Software Licenses Management: Tracking & Compliance

O que é gerenciamento de licenças de software?

O gerenciamento de licenças de software (SLM) é o processo de documentar, rastrear e controlar as licenças de software utilizadas em toda a organização a partir de um único console. Uma licença de software é um documento legal produzido por editores ou distribuidores de software que estabelece regras e diretrizes sobre o seu uso e a distribuição. Esse documento normalmente contém termos e condições, restrições, limitações e isenções de responsabilidade.

Como parte da gestão de ativos de software, o gerenciamento de licenças de software de TI envolve o rastreamento, a documentação e o controle de como e onde o software é utilizado em sua organização. Uma solução de gerenciamento de licenciamento de software pode auxiliá-lo a cumprir os contratos de licença, incluindo os contratos de licença de usuário final (EULA).

Ela também pode notificá-lo sobre datas de expiração de licenças e sinalizar uso excessivo ou subutilização por meio de um recurso de medição de software, tornando-se um componente essencial de qualquer estratégia de gestão de ativos de TI.

Na maioria das vezes, as equipes de TI utilizam uma ferramenta de gerenciamento de licenças de aplicações integrada a uma solução mais ampla de gestão de ativos de TI. As plataformas de gerenciamento de licenças de software baseadas em cloud tornaram significativamente mais fácil obter visibilidade em tempo real e automatizar workflows de conformidade em larga escala.

Tipos comuns de licenças de software

Compreender os diferentes tipos de licenças de software é a base para um gerenciamento eficaz de licenças. De forma geral, as licenças de software se dividem em duas categorias: software proprietário (comercial) e software livre e de código aberto (não comercial). As licenças proprietárias possuem as maiores restrições em relação à modificação e distribuição, tornando um sistema de gerenciamento de chaves de licença de software essencial para a conformidade.

Tipos de licenças de software

A seguir, uma lista dos diferentes tipos de licenças de software em ordem crescente de restritividade:

• Licenças de Domínio Público: qualquer pessoa pode usar e modificar o software sem nenhuma restrição.
• Licença Pública Geral Menor (LGPL): os desenvolvedores podem vincular bibliotecas de código aberto no código-fonte, e o código resultante pode ser licenciado sob qualquer outro tipo de licença. No entanto, o componente sujeito à LGPL deve permanecer disponível sob a mesma licença.
• Licenças Permissivas: a modificação e a distribuição do software são possíveis com algumas restrições em vigor, que variam de um software para outro.
• Licenças Copyleft: os desenvolvedores podem modificar e distribuir o software, desde que os mesmos direitos permaneçam disponíveis para alterações posteriores.
• Licenças Proprietárias: ninguém está autorizado a copiar, modificar ou distribuir o software. Esta é a forma mais restritiva de licenciamento e requer um sistema dedicado de gerenciamento de licenças de software para manter a conformidade.

Principais recursos das ferramentas de gerenciamento de licenças de software (SLM)

Como parte da gestão de ativos de TI, uma solução de gerenciamento de licenciamento de software permite que você realize todas as atividades relacionadas a licenças com apenas alguns cliques e ajuda a manter os problemas de licenciamento de software sob controle.

• Inventário de software atualizado

• Relatórios de conformidade de licenças de software

• Alertas de conformidade de licenças de software

Inventário de software atualizado

O software de gestão de ativos de TI verifica a rede periodicamente para detectar novos softwares instalados ou desinstalados em sua rede. Isso é feito por meio de verificação diferencial de ativos, permitindo que você se mantenha atualizado o tempo todo sem utilizar largura de banda excessiva.

Relatórios de conformidade de licenças de software

A ferramenta de auditoria de software ajuda a simplificar o gerenciamento de conformidade de licenças de software por meio dos seguintes relatórios integrados:

1. Relatório de conformidade de licenças de software: este relatório fornece detalhes sobre o software comercial com seu status de conformidade de licença, determinado com base nas informações inseridas na seção Gerenciar Licenças de Software em nossa página de ajuda.
2. Relatório de licenças de software a serem renovadas: este relatório fornece a lista de softwares cujas licenças precisam ser renovadas em breve. Você pode especificar o período de tempo e também visualizar licenças que já expiraram selecionando as opções apropriadas.
3. Com base na medição de software e nas estatísticas de uso, você pode decidir se deseja ou não renovar as licenças.

Alertas de conformidade de licenças de software

Com a ajuda de uma ferramenta de auditoria de licenças de software, você pode configurar alertas por e-mail e se manter informado sobre a dinâmica do inventário em sua organização. Os alertas podem ser gerados para notificá-lo sobre:

1. Não conformidade da política de licenciamento de software (excesso ou insuficiência de licenças).
2. Software sendo usado após o período de validade da licença.
3. Uso de licenças de software abaixo de um limite especificado.

Etapas no rastreamento e gerenciamento de licenças de software

O gerenciamento eficaz de licenças de software segue um processo estruturado em quatro estágios. Juntas, essas etapas formam um workflow completo de serviços de gerenciamento de licenças que abrange desde a descoberta até a prontidão para auditorias.

Estágio 1: Descoberta

O primeiro passo é construir um panorama completo do seu ambiente de software. Execute uma verificação de ativos em todos os endpoints para descobrir cada aplicação instalada em sua rede. Esse inventário atualizado forma a base para todas as atividades subsequentes de gerenciamento de licenças. Usando uma ferramenta abrangente de gerenciamento de licenças de software de TI, você pode identificar softwares comerciais e não comerciais e sinalizar imediatamente quaisquer aplicações não autorizadas ou em fim de vida útil.

• Etapa 1: execute uma verificação de ativos para descobrir e atualizar seu inventário de software.
• Etapa 2: identifique todos os softwares comerciais que requerem rastreamento ativo de licenças.
• Etapa 3: sinalize softwares não autorizados, proibidos ou em fim de vida útil para remoção.

Estágio 2: Centralização

Uma vez que seu inventário esteja estabelecido, use seu software de gerenciamento de licenças para consolidar e armazenar todos os detalhes das licenças em um único local. Isso inclui datas de expiração, faturas, comprovantes de compra, detalhes de garantia e chaves de licença. Embora isso represente um investimento de tempo inicial, o gerenciamento centralizado de chaves de licença de software economizará um esforço significativo durante as auditorias.

• Etapa 4: insira os detalhes das licenças em formato CSV (Nome do Produto, Fabricante, Versão, Proprietário da Licença, Número de Licenças, Nome da Licença, Licenciado Para, Data de Compra, Data de Expiração, Chave de Licença).
• Etapa 5: agrupe diferentes versões ou edições do mesmo software em uma única entrada para facilitar o rastreamento.

Estágio 3: Recuperação

Use o recurso de medição de software em sua ferramenta de gerenciamento de licenças de aplicações para monitorar o uso real. Com base nos dados de uso, recupere licenças de sistemas onde as aplicações estão instaladas, mas não são usadas ativamente. Isso reduz gastos desnecessários e garante que a contagem de licenças reflita a necessidade real da organização.

• Etapa 6: configure a medição de software para rastrear o uso por aplicação e por usuário.
• Etapa 7: identifique licenças subutilizadas e desinstale aplicações de sistemas onde não estão em uso.
• Etapa 8: realoque licenças recuperadas para outros usuários ou departamentos antes de adquirir novas.

Estágio 4: Preparação para auditoria

Configure alertas e agende relatórios de conformidade usando sua solução de gerenciamento de licenciamento de software para garantir que você esteja sempre pronto para auditorias. Auditorias internas proativas dão a confiança de que sua posição de licenciamento está precisa antes que editores externos conduzam suas próprias revisões.

• Etapa 9: configure alertas para software com excesso ou insuficiência de licenças.
• Etapa 10: agende relatórios de conformidade para monitorar tendências de uso de licenças.
• Etapa 11: realize auditorias internas periódicas para verificar sua postura de conformidade.
• Etapa 12: renove licenças com base nos dados de uso atuais em vez dos volumes de compra anteriores.

Recuperação de licenças de software ociosas e redundantes

Uma das oportunidades mais significativas de redução de custos no gerenciamento de licenças de software de TI é a recuperação sistemática de licenças não utilizadas. As organizações frequentemente pagam por softwares que permanecem ociosos em endpoints onde foram implementados mas nunca usados ativamente. Uma plataforma robusta de gerenciamento de licenças pode ajudar a identificar esse desperdício rapidamente.

A recuperação funciona combinando dados de medição de software com políticas automatizadas de desinstalação. Quando o uso cai abaixo de um limite definido durante um período determinado, o sistema de gerenciamento de licenças pode acionar um workflow de desinstalação e devolver a licença ao pool disponível. Isso é particularmente valioso para aplicações corporativas de alto custo, como ferramentas CAD, suítes de criação e clientes de database, onde uma única licença pode representar um gasto anual significativo.

• Monitore tendências de uso em períodos de 30, 60 ou 90 dias para identificar licenças consistentemente ociosas.
• Defina políticas automatizadas de desinstalação para aplicações não utilizadas além do threshold definido.
• Realoque licenças recuperadas para novos funcionários ou equipes antes de renovar ou adquirir licenças adicionais.
• Use o recurso de agrupamento de software para rastrear a recuperação em múltiplas versões da mesma aplicação.

Desafios no gerenciamento de licenças de software

Gerenciar licenças de software em uma organização distribuída é uma das responsabilidades mais complexas que as equipes de TI enfrentam. Sem uma solução dedicada de gerenciamento de licenciamento de software, as organizações frequentemente encontram os seguintes desafios.

O que é não conformidade de software?

A não conformidade de software refere-se ao não cumprimento dos termos de uma licença de software ou ao uso não autorizado de software. Isso pode ocorrer quando uma organização instala mais cópias do software do que a licença permite, usa o software para fins comerciais sem a licença apropriada ou modifica e redistribui o software em violação dos termos da licença.

A não conformidade de software pode ter consequências graves, incluindo ações legais por parte do editor do software e penalidades financeiras significativas. Editores de software como Adobe e Microsoft auditam periodicamente os ambientes de seus clientes para detectar pirataria, violação de direitos autorais e uso não autorizado. Falhar em uma dessas auditorias pode causar danos irreversíveis à reputação e resultar em multas custosas. Uma abordagem proativa de gerenciamento de licenças de software é a forma mais confiável de evitar esses resultados.

Outros desafios comuns

• Falta de visibilidade: sem verificação contínua da rede, as equipes de TI não têm uma visão confiável do que está instalado nos endpoints, tornando impossível verificar a conformidade.
• Compras descentralizadas: softwares adquiridos fora da TI (Shadow IT) criam lacunas de licenciamento difíceis de rastrear sem um sistema centralizado de gerenciamento de licenças de aplicações.
• Proliferação de licenças: as organizações acumulam licenças de diversos fornecedores, edições e versões ao longo do tempo, tornando o rastreamento manual propenso a erros e ineficiente.
• Falhas na gestão de renovações: sem alertas automatizados, renovações de licenças são perdidas ou duplicadas, gerando tanto lacunas de conformidade quanto gastos desnecessários.
• Complexidade da força de trabalho remota e híbrida: dispositivos operando fora da rede corporativa são mais difíceis de verificar e gerenciar, criando pontos cegos na postura de conformidade de licenças.
• Despreparo para auditorias: organizações sem um workflow estruturado de serviços de gerenciamento de licenças frequentemente são pegas despreparadas quando um editor de software inicia uma auditoria externa.

Benefícios de usar ferramentas de gerenciamento de licenças de software

Implementar uma solução abrangente de gerenciamento de licenciamento de software agrega valor em conformidade, controle de custos e eficiência operacional. Confira por que as empresas dependem dessas ferramentas e por que manter a conformidade de licenças de software é uma prioridade estratégica.

• Manter um inventário de software atualizado: ter visibilidade completa sobre os softwares instalados em sua rede é essencial para alcançar a conformidade. Verificações regulares de inventário garantem que nenhuma aplicação passe despercebida, seja instalada pela TI ou diretamente pelos usuários finais.
• Redução de gastos de TI: ao monitorar métricas de uso e recuperar licenças ociosas, as organizações evitam renovar ou adquirir licenças desnecessárias. Este é um dos benefícios mais impactantes do gerenciamento de licenças de software baseado em cloud.
• Alertas em tempo real para não conformidade: configure alertas em tempo real para sinalizar softwares com licenças insuficientes para que sua equipe possa agir antes que uma auditoria detecte a lacuna.
• Evitar penalidades de auditoria: editores de software auditam periodicamente os ambientes de seus clientes. Organizações que mantêm conformidade contínua por meio de um sistema de gerenciamento de licenças podem abordar essas auditorias com confiança em vez de preocupação.
• Proibir aplicações não corporativas: bloqueie aplicações não corporativas em sua rede para reduzir riscos de segurança e garantir produtividade.
• Realizar auditorias internas de licenças de software: auditorias internas frequentes usando ferramentas de licenciamento de software garantem que você esteja adequadamente licenciado o tempo todo e ajudam a evitar multas inesperadas.
• Planejamento simplificado de renovações: com dados de uso e alertas de expiração em mãos, as renovações de licenças se tornam uma decisão planejada e baseada em dados em vez de uma ação reativa.

Como alcançar a conformidade de licenças de software com o Endpoint Central

Alcançar a conformidade de licenças de software é apenas um aspecto do gerenciamento de licenças. Uma abordagem completa também envolve a otimização do uso de licenças para reduzir os gastos de TI e manter o monitoramento consistente de licenças de software ao longo do tempo.

Os recursos integrados de gerenciamento de licenças de software do Endpoint Central tornam isso simples. Como uma plataforma unificada de gerenciamento de licenças de software de TI, ele combina descoberta, centralização, medição e prontidão para auditorias em um único agente lightweight implementado em todos os seus endpoints. Seja gerenciando uma pequena empresa ou uma grande corporação, o Endpoint Central se adapta às suas necessidades com opções de implementação em cloud, on-premises e híbrida.

• Monitore o uso de aplicações comerciais para determinar se as licenças estão sendo utilizadas de forma eficiente.
• Reduza custos desinstalando aplicações de sistemas onde não estão sendo usadas.
• Renove licenças com base em estatísticas de uso de software em vez de volumes históricos de compra.
• Implemente um software de conformidade de licenças para obter visibilidade holística de todo o seu parque de software.
• Use o recurso de gerenciamento de chaves de licença de software para armazenar e rastrear todas as chaves de licença e direitos em um único local.
• Aproveite os recursos de gerenciamento de licenças de aplicações para agrupar, monitorar e gerar relatórios de software de diversos fornecedores e versões.

Perguntas frequentes

Procurando uma solução MSP? Escolha o Endpoint Central MSP

Gerencie e proteja os endpoints dos seus clientes sem complicações. Descubra as vantagens de nos escolher.

Saiba mais