Automatize as operações de faturamento com o ServiceDesk Plus MSP
Um processo de faturamento complexo é caro e frustrante para os MSPs e seus clientes. Conforme sua empresa de MSP cresce, o processo se torna mais complexo devido a vários fatores como:
Sistemas de manutenção de registros diferentes que, muitas vezes, resultam no faturamento incorreto.
Indisponibilidade de um recurso de faturamento automatizado na ferramenta de central de serviços de TI.
Faturamento manual, aumentando o risco de erro humano.
Ausência de automações que dificulta a capacidade de rastrear e cobrar por vários serviços usados pelos clientes.
Vamos analisar a Zylker, um MSP fictício, para descobrir como os recursos de faturamento do ServiceDesk Plus MSP podem ajudar a automatizar seu faturamento.
A Zylker Corp. é um MSP em crescimento que está conquistando novos clientes por meio de indicações e de sua reputação confiável. O crescimento da Zylker é tão expressivo que a empresa deve contratar mais técnicos para lidar com os tickets recebidos. Para cobrar seus clientes, ela usa uma ferramenta de faturamento arcaica e uma ferramenta de service desk de TI que não é compatível a nenhuma integração com seu software de faturamento. Com o aumento do número de solicitações recebidas, o volume de trabalho manual está sobrecarregando a equipe de técnicos e resulta em uma série de problemas relacionados ao faturamento:
- A solução de service desk da Zylker está desatualizada, não tem recursos de controle de tempo e mal ajuda os técnicos a lidar com tickets de diferentes complexidades. O MSP enfrenta dificuldades para faturar com precisão o tempo e o esforço dedicados a cada solicitação recebida.
- Cada solicitação recebida precisa ser rastreada e ter um custo atribuído separadamente, o que é uma tarefa tediosa à medida que a empresa cresce.
- Novos clientes estão buscando planos flexíveis que possam ser ajustados aos seus orçamentos. Porém, por enquanto, a empresa só pode oferecer planos fixos e de taxa fixa.
- Alguns clientes querem uma opção de pré-pagamento, com a possibilidade de adicionar créditos caso seu plano se esgote. No entanto, o software de faturamento deles não é capaz de oferecer esse recurso deixando alguns clientes insatisfeitos.
- O aumento na quantidade de clientes torna impraticável e trabalhoso para a Zylker notificar cada um deles prontamente quando seus contratos de serviço estão prestes a expirar.
O ServiceDesk Plus MSP da ManageEngine é um software que pode ajudar a resolver todos esses desafios para a Zylker, permitindo que a empresa se concentre no que faz de melhor: - fornecer serviços gerenciados - sem ter que se preocupar com faturamento impreciso e clientes insatisfeitos.
Descubra como ela implementou faturamento e contratos automatizados para oferecer um processo de cobrança automatizado, flexível e sem complicações para seus clientes com o ServiceDesk Plus MSP.
Adição de um log de trabalho no ServiceDesk Plus MSP.
Adição de vários logs de trabalho a uma solicitação para registrar todos os técnicos
Controle de tempo com precisão
Quando a Zylker implementou o ServiceDesk Plus MSP em seu sistema de central de serviços de TI, ela conseguiu monitorar e documentar com eficiência o tempo e o esforço de seus técnicos para cada solicitação recebida usando os logs de trabalho. Com eles, os técnicos agora podem fornecer detalhes abrangentes sobre seu trabalho, incluindo o tempo necessário para resolver o problema e o custo total incorrido e adicionar o log de trabalho como resposta inicial. Além disso, a organização agora pode diferenciar facilmente entre logs de trabalho faturáveis e não faturáveis, garantindo o faturamento preciso do cliente.
Automatização da atribuição de custos às solicitações
Em seguida, a Zylker configurou as regras de cobrança, que são usadas para predefinir os detalhes de custo das solicitações recebidas. Elas permitem que a empresa cubra as solicitações de serviço e os incidentes recebidos com base em vários critérios, como conta, categoria ou prioridade. Dessa forma, ela pode rastrear e atribuir custos a todas as solicitações do usuário final sem nenhuma intervenção manual.
Configuração de uma regra de cobrança no ServiceDesk Plus MSP.
Criação de um plano de serviço pós-pago no ServiceDesk Plus MSP.
Criação de um plano de serviço pré-pago no ServiceDesk Plus MSP.
Criação de planos de serviço flexíveis
Depois de configurar as regras de cobrança, a Zylker elabora um plano de serviço para cada cliente com base em seus requisitos e nos serviços que ela fornecerá. No plano de serviço, ela pode configurar as opções abaixo para criar planos flexíveis:
- Escolha entre os três tipos diferentes de planos de serviço (por hora, por solicitação ou por uma taxa fixa) para criar diferentes pacotes de serviços.
- Utilização de diferentes modos de faturamento (pré-pago e pós-pago) para permitir que os clientes paguem antecipadamente ou após o término do contrato de serviço.
- Escolha de diferentes ciclos de faturamento (semanal, mensal, trimestral, anual etc.)
- Obtenção de cobranças adicionais de uso associando regras de cobrança a serem aplicadas após o término do plano de serviço.
Esses planos de serviço podem ser associados a contratos (criados com o faturamento de contratos) para automatizar a cobrança dos clientes.
Planos de recarga para clientes pré-pagos
Para atender aos clientes pré-pagos, a Zylker pode criar um plano de recarga. Usado para alocar um crédito adicional aos contratos de serviço existentes. Com isso, ela tem a opção de adicionar as cobranças de recarga ou uma quantidade de solicitações e unidades em hora. Esse crédito extra pode ser adicionado aos planos de serviço dos clientes, com as cobranças correspondentes à recarga sendo aplicadas. Usando esse plano, a empresa permite que os clientes continuem usufruindo dos serviços, mesmo quando seu plano de serviço expirar.
Criação de um plano de recarga no ServiceDesk Plus MSP.
Configuração de faturamento do contrato no ServiceDesk Plus MSP.
Automação de faturamento por meio de contratos inteligentes
Por fim, a Zylker cria contratos inteligentes de serviço com a ajuda Faturamento de contratos. Esse recurso é um processo de cobrança pelos serviços fornecidos dentro de um contrato com o cliente. É um tipo de cobrança recorrente, em que as faturas são geradas automaticamente em intervalos regulares, como mensalmente ou anualmente. Com o ServiceDesk Plus MSP, a empresa agora pode estabelecer contratos de serviço com seus clientes, configurando notificações de validade, moeda, impostos e outros itens nos contratos de serviço. Quando um contrato de serviço estiver ativo, as faturas serão enviadas automaticamente aos clientes da Zylker com base em seu ciclo de faturamento.
Agora que a nova plataforma de service desk da Zylker resolveu todos os seus desafios de faturamento, a organização pode voltar a prestar excelentes serviços de MSP. O ServiceDesk Plus MSP ajuda a empresa a cobrar seus clientes de forma precisa, flexível e automática.