Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est une série d’actions répétable que l’on peut exécuter sur le plan procédural pour atteindre un objectif métier précis.
Voici des exemples de workflows courants des entreprises :
- Intégration d’employés
- Gestion des notes de frais
- Traitement des salaires
- Approbations
Pour atteindre un objectif métier, il existe d’autres types de workflow unique, comme les projets.
Qu’est-ce qu’un workflow d’entreprise ?
Une entreprise compte en général des centaines d’employés, voire des milliers. Son exploitation courante consiste en de nombreux workflows exécutés chaque jour par ses équipes. Il existe en gros deux types de workflows métier d’entreprise :
Workflows uniques : en général appelés projets. Chacun de ces workflows présente des besoins et des objectifs finaux spécifiques et apporte une solution précise à ces besoins et objectifs. Il s’agit souvent de projets à long terme, ayant un délai d’exécution d’au moins un an.
Workflows répétitifs : courants dans l’exploitation d’entreprise. L’entreprise les exécute chaque jour avec des entrants similaires et des résultats prévisibles.
Chaque secteur ou domaine (industrie, entreposage, logistique ou gestion du personnel) comprend des workflows avec différentes étapes exécutées successivement pour atteindre un objectif métier ou final. Comme ils se déroulent aussi au sein d’une entreprise, on parle de workflows d’entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des workflows d’entreprise ?
La gestion des workflows d’entreprise (EWM) est le processus global consistant à planifier, exécuter, analyser et gérer des workflows d’entreprise via des tâches manuelles ou automatiques.
Impératif de gestion des workflows d’entreprise
L’identification des processus répétitifs et leur automatisation avec la gestion des workflows marque la première étape pour assurer la viabilité organisationnelle. L’EWM s’impose pour :
- Gagner en efficacité
- Améliorer la productivité
- Accroître la rentabilité
- Éliminer les engorgements
- Réduire les délais de traitement
- Simplifier les opérations
- Favoriser la croissance
- Évoluer automatiquement
- Gagner en agilité organisationnelle
- Prendre des décisions fondées sur des données concrètes
Stratégies de gestion des workflows d’entreprise
Il existe plusieurs méthodes EWM, les deux courantes étant :
1. Méthodes manuelles
Cette méthode repose sur l’emploi de personnel pour superviser manuellement chaque workflow d’entreprise, du début à la fin. Elle s’avère chronophage et tend à être gourmande en ressources et répétitive. Elle est aussi source d'erreurs, à cause du facteur humain inhérent.
2. Automatisation
La gestion des workflows d’entreprise automatique constitue la meilleure méthode. Exécutée avec une solution logicielle d’automatisation de workflow, l’EWM devient :
- Rapide. En fait, l’EWM automatique est bien plus rapide que la manuelle.
- Exacte. On l’exécute à l’aide d’un logiciel, qui en général n’est pas source d'erreurs.
- Efficace. Exige moins de personnel, le logiciel remplaçant souvent de nombreux individus.
L’EWM automatique recouvre deux sous-catégories. Il s'agit de :
1. Utilisation de solutions logicielles prédéfinies
Dans ce cas, l’entreprise achète des solutions logicielles prédéfinies pour automatiser et gérer ses workflows. Souvent appelées des solutions standards ou de série, elles offrent un ensemble de modules EWM. Si l’entreprise veut personnaliser ces solutions, elle ne le peut pas normalement.
2. Solutions sur mesure
Dans ce cas, l’entreprise fait appel à des développeurs pour gérer ses workflows. Cette catégorie se divise elle-même en différentes approches, comme :
- Développement classique : approche classique de l’EWM, où l’on crée intégralement des solutions logicielles avec des méthodologies de conception traditionnelles comme la programmation sur mesure selon un cycle de vie de développement logiciel.
- Gestion des workflows d’entreprise low-code
Low-code : définition
Le low-code consiste à développer des solutions logicielles avec un minimum de programmation. On peut automatiser des workflows et les gérer à l’aide d’outils graphiques interactifs. Inutile de programmer totalement des solutions automatisées dans des langages informatiques complexes.
Voici des exemples de générateurs graphiques qu’offre plateformes :
1. Générateurs de formulaires : servent à collecter les informations nécessaires à l’automatisation.
2. Générateurs de processus métier : ces générateurs à diagrammes permettent d’automatiser et de gérer les workflows via une interface utilisateur graphique (GUI).
3. Générateurs de tableaux de bord : servent à afficher les statistiques de workflow et à les gérer précisément.
Quels sont les avantages des plateformes low-code ?
Ces plateformes offrent de nombreux avantages aux entreprises. Voici les plus notables :
- Automatisation de workflow rapide et gestion des workflows
- Autonomisation des utilisateurs opérationnels et des développeurs
- Évolutivité automatique
- Disponibilité permanente
- Sécurité intégrée
Les plateformes low-code offertes reposent en général sur un modèle SaaS (Software-as-a-Service), avec un abonnement en versant des frais annuels ou mensuels pour les utiliser.
Étapes de gestion des workflows d’entreprise avec le low-code
1. Identifier les workflows
En cas de projets, les workflows sont uniques. On doit les définir après une collecte minutieuse des exigences. On peut identifier facilement les workflows répétitifs, car il faut les exécuter fréquemment avec des entrants et des résultats similaires.
2. Mapper les étapes et les transitions du workflow
Un workflow comporte plusieurs étapes de bout en bout.
Par exemple, voici les étapes d’un workflow de gestion des demandes :
Début
Demande ajoutée
Demande en cours d’examen
Demande vérifiée
Demande réglée
Fin
Les transitions (actions intermédiaires assurant la progression d’une étape à l’autre) sont :
Voici comment le workflow ci-dessus apparaît dans AppCreator, la plateforme d’orchestration de workflows low-code de ManageEngine.
3. Utiliser les générateurs graphiques pour faire glisser, déplacer et relier les transitions entre les étapes du workflow
4. Déployer
5. Analyser, optimiser et enrichir les workflows
Une autre façon de gérer les workflows d’entreprise consiste à créer des solutions low-code. On transforme rapidement chaque besoin en une application. Les applications low-code permettent :
- Aux utilisateurs opérationnels sans expérience en programmation de développer eux-mêmes. Ils ne dépendent donc plus des DSI déjà surchargées.
- Aux développeurs professionnels de se focaliser sur la logique. Les plateformes font abstraction des complexités et des subtilités du développement logiciel.
Par exemple, pour gérer les workflows de recrutement, l’entreprise peut développer une application low-code qui prend en charge tout le processus, de la sélection des candidats à l’intégration des employés. On peut créer ces applications low-code très rapidement, jusqu’à 10 fois plus vite qu’avec les méthodes classiques. Les générateurs graphiques qu’offrent les plateformes low-code le permettent.
L’EWM reste une question complexe. L’adoption de plateformes low-code accélère et simplifie l’EWM. Finalement, on obtient une solution avantageuse à la fois pour les utilisateurs opérationnels et la DSI.
Cherchez-vous une solution low-code pour gérer les workflows de votre entreprise ?
Questions fréquentes
1) Quelles sont les conditions pour utiliser des plateformes low-code pour gérer les workflows d’entreprise ?
La plupart des plateformes sont hébergées dans le cloud. Souvent, il suffit d’un navigateur, d’une connexion Internet et d’un abonnement à la plateforme de son choix.
2) Quelle expérience en programmation exige l‘EWM avec des plateformes low-code ?
Peu ou pas d’expérience en programmation. La plupart des générateurs interactifs utilisant une interface graphique WYSIWYG, aucune formation n’est exigée.
3) Quel investissement demande l‘EWM low-code par rapport au développement classique ?
Bien moindre. Inutile de payer des experts spécialisés qualifiés pour gérer les workflows d’entreprise sur une plateforme low-code. Le délai de mise sur le marché réduit allège aussi les coûts.
4) Faut-il adapter les solutions EWM low-code à des fins d’évolutivité ?
L’architecture des plateformes low-code garantit que les solutions en résultant évoluent automatiquement avec un nombre d’utilisateurs variable. Nul besoin d’adapter les solutions low-code si le nombre d’utilisateurs augmente.