Guide complet de l’automatisation de workflow
- Qu’est-ce qu’un workflow ?
- Finalités des workflows
- Aperçu de l’automatisation de workflow
- Aperçu de l’automatisation de workflow
- Avantages d’une solution d’automatisation de workflow
- Caractéristiques d’une solution d’automatisation de workflow d’entreprise idéale
- Mode d’automatisation des workflows
- Aperçu du low-code et rôle pour automatiser des workflows
- Caractéristiques notables des plateformes low-code
- Secteurs pouvant bénéficier de l’automatisation de workflow
- Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est une série d’actions ou de tâches qu’une organisation suit et exécute successivement pour atteindre un objectif métier.
Chaque entreprise compte de nombreux processus. Les workflows facilitent la réalisation de processus métier et de tâches.
Voici des exemples de workflows courants dans toutes les organisations :
Intégration d’employés
Versement de salaires
Approbation de factures
Allocation de ressources
Demandes de déplacement
On peut scinder un workflow en des tâches, qui s’enchaînent de la première à la dernière. Chaque tâche, hormis la première, a un prédécesseur. Chaque tâche, hormis la dernière, a un successeur. L’exécution de la dernière tâche d’un workflow marque son achèvement.
Finalités des workflows
Les workflows offrent un cadre séquentiel structurel pour atteindre les objectifs de l'organisation. Ils ordonnent le désordre.
Ils décomposent des activités complexes en blocs précis, exécutables appelés tâches. Cela simplifie l’exécution des opérations de l'organisation.
Les workflows améliorent l’efficacité et la productivité. Ils offrent des gains de temps et de coût.
Inconvénients de l’exécution manuelle des workflows
Avant l’arrivée des solutions d’automatisation de workflow, on les exécutait manuellement. L’exécution manuelle présente plusieurs inconvénients :
Elle exige l’intervention humaine d’un personnel dédié. L’organisation grandissant, cela accroît les coûts, car la masse salariale augmente avec la taille des équipes.
Elle s’avère lente et chronophage.
Le facteur humain accroît aussi la probabilité d’inexactitude et le risque d’erreurs.
Aperçu de l’automatisation de workflow
L’automatisation de workflow exploite la technologie pour exécuter des workflows, appuyant l’intervention humaine. Elle apporte la puissance du numérique à l’exécution de processus manuels.
Aperçu d’une solution d’automatisation de workflow
Une solution d’automatisation de workflow consiste en une application spécialisée, un outil ou une plateforme qui transforme les processus manuels en les simplifiant, les automatisant et les numérisant.
Grâce à des algorithmes de prise de décision heuristique, ce type de solution mécanise les étapes des processus manuels et les tâches répétitives, pour des gains de temps et de coûts.
Avantages d’une solution d’automatisation de workflow
Gains de temps et de productivité opérationnelle
En numérisant et automatisant les processus manuels, la solution permet d'exécuter des workflows d’un seul clic. On effectue en quelques minutes ce qui prenait des semaines auparavant. On réduit ainsi le délai d’exécution des processus et des tâches. Le service rapide satisfait les clients et libère les équipes, contribuant à une meilleure productivité opérationnelle.
Priorité à l’essentiel
Automatisez les tâches de gestion courantes, banales et répétitives. En éliminant les tâches subalternes, l’organisation permet aux équipes de se consacrer à l’important et l’essentiel d’un point de vue opérationnel. Cela allège la charge des collaborateurs et favorise l’innovation. L’entreprise peut pleinement tirer parti de son capital intellectuel.
Adaptation automatique
Une solution d’automatisation de workflow facilite l’adaptation automatique d’une organisation. Au fil de sa croissance, il lui suffit d’automatiser d’autres processus avec ces outils. Elle peut le faire en créant de nouveaux workflows en quelques clics. Inutile de disposer de plus de personnel.
Économies de coûts
Gérez les processus métier de l’organisation avec moins de personnel. Un processus qui mobilisait cinq collaborateurs avant l’automatisation n’en demande plus qu’un après, permettant à l’organisation de réduire ses coûts d’exploitation.
Exactitude accrue
Diminuez énormément la possibilité d’erreurs grâce au numérique. Des processus automatisés exécutés par des machines produisent des résultats exacts, éliminant l’erreur humaine.
Caractéristiques d’une solution d’automatisation de workflow d’entreprise idéale
Accessibilité
Quiconque doit pouvoir utiliser la solution, quelle que soit son expertise technique. Une solution d’automatisation de workflow simple, facile à prendre en main, est essentielle, car elle n’exige aucune formation retardant l’utilisation. Une interface accessible facilite et accélère l’automatisation dans l’entreprise.
La plateforme doit aussi appuyer les développeurs. Ses fonctions d’automatisation rapide leur permettent d’améliorer le processus de développement logiciel.
Une solution d’automatisation de workflow répondant à la fois aux besoins des opérationnels et des développeurs assure une adoption générale dans toute l’organisation.
Automatisation interactive
La solution d’automatisation de workflow doit offrir des fonctions interactives. Elle réduit le temps consacré à automatiser des workflows tout en facilitant le processus. Elle minimise aussi le besoin de recourir à un développement classique. Les opérationnels peuvent automatiser des workflows complexes, une interface graphique s’avérant intuitive pour tous.
Moyens de notification
La solution d’automatisation doit informer instantanément les acteurs de l’état du workflow. Les notifications s’effectuent directement dans l’application, par SMS ou courrier. Cela assure une automatisation rapide, les acteurs étant immédiatement informés de leurs responsabilités à l’égard des workflows.
Déploiement multi-plateforme
Le développement logiciel vise actuellement le web, iOS ou Android.
L’architecture technique d’une application créée pour le Web diffère de celle d’une application conçue pour iOS. De même, les architectures iOS et Android n’utilisent pas les mêmes piles techniques et langages de programmation. iOS utilise les langages Swift et Objective-C. Android utilise Java et le SDK Android. Il faut répéter le processus de développement pour créer des applications pour ces diverses plateformes. Cela oblige à investir plus de ressources.
Pour relever ce défi, la plupart des solutions d’automatisation de workflow offrent un déploiement multi-plateforme. Une fois des workflows automatisés via leur interface, on peut les déployer d’un seul clic pour le web, iOS ou Android, ce qui préserve les ressources.
Mode d’automatisation des workflows
Le fonctionnement des organisations repose sur des processus. Certains processus répétitifs sont très souvent exécutés dans l’activité courante d’une organisation. Il convient donc d’automatiser ces processus métier manuels.
Identification des processus
La première étape de l’automatisation de workflow consiste à identifier les processus à automatiser. Chaque processus métier devient un workflow unique.
Simplification du processus métier en tâches précises
L’étape suivante consiste à scinder un processus métier en tâches précises. Ces tâches deviennent les étapes du workflow.
Préparation des données et entrée
L’étape suivante consiste à entrer les données de la tâche dans la solution d’automatisation de workflow. Ces données englobent celles que requiert la tâche, les documents à envoyer aux acteurs ou les actions d’approbation affectées aux propriétaires.
Désignation de propriétaires
La quatrième étape consiste à affecter des propriétaires à chaque tâche du workflow. Ces propriétaires sont en général les acteurs du processus métier associé. Les propriétaires de tâche sont chargés des approbations et de l’entrée des données de workflow. Les workflows sont affectés aux propriétaires de tâche pour l’exécution.
Publication
L’étape finale consiste à publier le workflow avec la solution d’automatisation de workflow en indiquant les données nécessaires à son exécution, du début à la fin.
Une fois un workflow automatisé, l’étape suivante consiste à analyser sa performance en évaluant des indicateurs de performance clés (KPI) générés pendant son exécution.
Aperçu du low-code et rôle pour automatiser des workflows
La méthode d’automatisation de workflow classique consiste à utiliser des langages de programmation pour définir divers aspects du fonctionnement. Cela oblige à recourir à des experts du domaine ou des équipes de génie logiciel dédiées. De plus, ce processus est chronophage. Le développement classique type entrepris pour assurer l’automatisation de workflow exige des mois de travail, voire un an dans certains cas.
Quelle alternative s’avère viable, rapide et efficace ?
La réponse est une plateforme low-code.
Définition du low-code et rôle
Le low-code désigne l’utilisation minimale du codage classique pour automatiser des workflows et développer des applications numérisant des processus métier.
Les plateformes low-code sont un moyen rapide de développement applicatif pour l’automatisation. Elles offrent des jeux d’outils comme des générateurs interactifs. Ces jeux d’outils permettent aux opérationnels d’automatiser eux-mêmes des workflows tout en aidant les développeurs à effectuer l’automatisation bien plus rapidement qu’avec des méthodes classiques.
Caractéristiques notables des plateformes low-code
Générateurs interactifs
Base des plateformes low-codes, les générateurs interactifs offrent une interface graphique qui permet de créer des applications et d’automatiser des workflows par glisser-déplacer des éléments voulus et des critères de tâche. Les générateurs interactifs comprennent :
- Générateurs de formulaires : pour collecter des informations sur les workflows
- Générateurs de workflows : pour concevoir les workflows
- Générateurs de tableaux de bord et de rapports : pour afficher graphiquement les statistiques de workflow
- Générateurs d’UI : pour créer visuellement des interfaces de workflow
Les générateurs interactifs réduisent le délai d’automatisation par rapport à des méthodes de génie logiciel classiques.
Intégrations
Une entreprise possède des bases de données et des systèmes logiciels existants. On déconseille de les ignorer et d’automatiser les workflows à partir de rien. Les plateformes low-code offrent des fonctions d’intégration facile aux systèmes actuels et hérités de l’organisation pour déployer une automatisation de workflow fluide.
L’intégration à d’autres logiciels facilite l’accès et l’utilisation des données dans des workflows automatisés.
Personnalisation
Les plateformes low-code sont hautement personnalisables, jusqu’au moindre détail. Les processus métier étant spécifiques, l’organisation peut exploiter ces plateformes pour automatiser facilement des workflows complexes sur mesure.
Évolutivité automatique
Le génie logiciel classique consiste à créer des applications dans l’optique d’un nombre prédéfini d’utilisateurs. S’il faut adapter le workflow à un public élargi ou si un workflow est déclassé en termes de volumes d’exécution, on doit élaborer d’autres scripts. Une plateforme low-code, quant à elle, permet une évolution automatique des workflows selon le nombre d’utilisateurs, car son ADN intègre l’agilité.
Questions fréquentes
Quel niveau de connaissance technique exige l’automatisation de workflows sur des plateformes low-code ?
Aucune expérience antérieure en programmation informatique n'est requise pour commencer à automatiser des workflows sur une plateforme low-code.
Comment acquérir une solution d’automatisation de workflow ?
Une solution d’automatisation de workflow repose souvent sur un modèle d’abonnement. Les licences sont mensuelles ou annuelles.
En quoi consiste l’automatisation de workflow low-code ?
Elle consiste à utiliser au minimum la programmation pour automatiser des workflows. Pour y parvenir, on fait appel à des générateurs interactifs.
Combien de temps faut-il pour automatiser des workflows ?
Selon les étapes du workflow et l’efficacité de la solution d’automatisation utilisée, l’opération peut s’effectuer en quelques minutes ou quelques heures.