Recherche de contenu de boîte aux lettres Exchange

La boîte aux lettres Exchange est un référentiel de communications par courrier électronique, qui peut souvent contenir des informations professionnelles confidentielles. Elle peut contenir des données sur les transactions bancaires, les numéros de compte, les cartes bancaires, les devis d'offres, et bien plus encore. Les boîtes aux lettres sont une source très vulnérable de vol d'informations et d'attaques internes.

Les outils natifs d'Exchange vous permettent de rechercher des éléments tels que des e-mails, des documents et des conversations par messagerie instantanée au moyen de requêtes avec des mots-clés spécifiques. Cependant, cette méthode n'est pas complète et n'est pas utile dans les cas où vous devez rechercher un élément d'information spécifique parmi les nombreux e-mails envoyés et reçus chaque jour par votre organisation.

Exchange Reporter Plus offre une solution simple de recherche de contenu avec laquelle vous pouvez créer des critères basés sur des attributs, des modèles ou des mots-clés. Plusieurs filtres de condition vous permettent d’affiner les résultats rapidement et avec précision. Vous pouvez créer et planifier des profils de recherche de contenu à générer et à envoyer aux parties prenantes au fur et à mesure des besoins.

Pour effectuer des recherches instantanées dans les boîtes aux lettres de votre organisation avec Exchange Reporter Plus :

Cliquez sur l'onglet Recherche de contenu.
Accédez à Exchange Server → Rapports de recherche de contenu → Profils de contenu de messagerie → Recherche instantanée.
Choisissez une Organisation Exchange appropriée dans le panneau de gauche.
Sélectionnez les Boîtes aux lettres et les Dossiers dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.
Dans le champ Mots-clés, ajoutez autant de filtres de condition que vous le souhaitez. En savoir plus.
Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également enregistrer ce profil pour toute référence ultérieure. Il vous suffit de rechercher le profil enregistré dans le côté gauche de l'onglet Recherche de contenu et de cliquer dessus pour exécuter le rapport. Le rapport généré peut être exporté dans quatre formats : CSV, HTML, PDF et XLS. En savoir plus

Exchange Reporter Plus permet le filtrage du contenu des e-mails avec un champ ou tous les champs mentionnés ci-dessous. Vous pouvez créer un ou plusieurs critères afin de filtrer le contenu requis.

La liste des champs pouvant servir à configurer ces critères est : Objet du message, Destinataire Cci, Est lu et confirmation demandée, Sensibilité, Taille du message, Est lu, ID du message Internet, En-têtes de message Internet, Du destinataire, Au destinataire, Classe de message, En réponse à, ID de conversation, Sujet de conversation, Est projet, Vient de moi, Est renvoyé, Est envoyé, Est associé, Est modifié, A une pièce jointe, Importance, Date de réception du message, Date de création du message, Date d'envoi du message, et Corps.

Grâce à la fonction de recherche de contenu d'Exchange Reporter Plus, vous pouvez :

Rechercher dans plusieurs boîtes aux lettres : Recherchez dans toutes les boîtes aux lettres ou dans certaines de votre organisation Exchange.
Effectuer des recherches basées sur les conditions : Définissez plusieurs conditions pour filtrer les e-mails que vous voulez consulter.
Effectuer des recherches basées sur des modèles : Utilisez les conditions RegEx et Matches RegEx ainsi que les expressions couramment utilisées pour identifier les e-mails contenant des informations personnelles.
Automatiser les recherches : Créez des profils de recherche pour consulter automatiquement les boîtes aux lettres à des intervalles spécifiés.
Mettre en œuvre des intervalles d'interrogation flexibles : Choisissez et modifiez les intervalles d'interrogation selon vos besoins.
Déléguer les autorisations aux techniciens : Accordez des autorisations de recherche de contenu uniquement aux techniciens sélectionnés sans élever leurs niveaux d'accès.
Afficher le contenu et télécharger les pièces jointes : Affichez le contenu des e-mails au format HTML et téléchargez les pièces jointes pour garder un œil dessus.

Comme l'exigent le RGPD, la loi HIPAA, la FISMA et d'autres politiques réglementaires et de conformité, les utilisateurs ne sont pas autorisés à partager des numéros de carte bancaire, des numéros de sécurité sociale, des identifiants de connexion et d'autres informations personnelles dans les e-mails. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas.

L'avantage d'avoir une fonction de recherche de contenu est que vous pouvez facilement retracer une fuite d'informations sensibles et garder un œil sur les attaquants potentiels. Vous pouvez également vous assurer que les normes de sécurité et de conformité sont respectées par vos employés et garder un œil sur le type d'informations transférées dans les boîtes aux lettres de plusieurs employés.