# Mobile Email Management (MEM) Atur, kelola, dan amankan email bisnis untuk perusahaan Anda ## Mobile Device Management untuk ![Android](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-4.png) ![iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-3.png) ![iPad OS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-5.png) ![macOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-6.png) ![Apple TV](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-7.png) ![Windows](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-1.png) ![Chrome OS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-os-icon-2.png) ![Mobile](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-7.png) ![Tablet](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-2.png) ![laptop](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-6.png) ![Desktop](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-5.png) ![TV](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-1.png) ![Rugged Device](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-3.png) ![IoT](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-dev-icon-4.png) ## Pengelolaan email yang andal dan scalable untuk perangkat mobile Anda ![Konfigurasikan aplikasi email secara otomatis](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-1.png) ### Konfigurasikan aplikasi email secara otomatis Otomatiskan konfigurasi email sebagai bagian dari proses provisioning. ![Terapkan kontrol akses](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-4.png) ### Terapkan kontrol akses Pastikan hanya perangkat yang disetujui yang dapat mengakses email. ![Sesuaikan pengaturan email](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-6.png) ### Sesuaikan pengaturan email Tentukan aplikasi email yang tepat, konfigurasikan pengaturan, serta sinkronkan kontak dan kalender. ![Cabut akses secara instan](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-5.png) ### Cabut akses secara instan Hapus email di perangkat yang tidak compliant atau saat decommissioning. ## Atur dan amankan data email bisnis sensitif sambil mengoptimalkan pengalaman pengguna ![Konfigurasikan akun email secara over-the-air](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-6.png) ### Konfigurasikan akun email secara over-the-air Tingkatkan efisiensi provisioning email dengan memuat variabel secara dinamis seperti username, dari layanan direktori atau server Mobile Device Manager Plus. ![Amankan data email](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-15.png) ### Amankan data email Terapkan kebijakan Data Loss Prevention (DLP), seperti pembatasan copy dan paste, screenshot, berbagi lampiran, dan menambahkan akun pribadi. ![Aktifkan Exchange ActiveSync](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-9.png) ### Aktifkan Exchange ActiveSync Izinkan pengguna mengakses data perusahaan yang disimpan di server Exchange, seperti email, kontak, kalender, dan tugas, bahkan saat mereka sedang offline. ![Terapkan conditional access](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-19.png) ### Terapkan conditional access Audit akses user ke server email Exchange dan Microsoft 365, serta batasi akses perangkat yang tidak dikelola. ![Amankan lampiran email](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-14.png) ### Amankan lampiran email Gunakan fitur built-in viewer untuk membuka lampiran dan hanya izinkan aplikasi yang disetujui oleh user yang dapat membukanya jika diperlukan. ![Aktifkan signature default](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-18.png) ### Aktifkan signature default Rancang dan kelola signature email standar yang konsisten di seluruh organisasi, atau buat signature berbeda untuk tiap departemen sesuai kebutuhan user. ![Kelola kontak secara aktif di perangkat](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-16.png) ### Kelola kontak secara aktif di perangkat Izinkan user mengakses vCard berisi informasi kontak, menyimpannya di perangkat mereka, dan melakukan sinkronisasi berkala menggunakan CardDAV. ![Sinkronkan kalender dan jadwal acara](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-20.png) ### Sinkronkan kalender dan jadwal acara Berikan akses ke kalender berlangganan melalui sinkronisasi CalDAV agar user tidak melewatkan acara atau jadwal penting. ![Cabut akses akun](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/mdmfea-icon-12.png) ### Cabut akses akun Hapus konfigurasi email secara remote dari perangkat user yang hilang, dicuri, dalam kondisi jailbroken, rooted, atau sudah tidak digunakan (retired). ## Kembangkan framework pencegahan dan respons ancaman email ![Ilustrasi fitur 1](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-1.png) ### Kustomisasi aplikasi klien email di seluruh organisasi Anda Konfigurasi izin dan fungsi email secara remote dengan menentukan parameter seperti tipe akun, nama domain, dan metode autentikasi yang disukai untuk berbagai aplikasi email, termasuk Outlook, Gmail, Apple Mail, Samsung Email, dan Zoho Mail. Pastikan juga kebijakan akses perangkat dan pembatasan berbagi data diterapkan sejak awal. ![Ilustrasi fitur 2](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-2.png) ### Komunikasi email yang aman Aktifkan pertukaran pesan yang aman antara klien dan server email melalui saluran SSL/TLS. Gunakan enkripsi end-to-end seperti S/MIME untuk mengenkripsi pesan saat disimpan maupun saat dikirim. Tambahkan signature digital untuk memverifikasi keaslian pengirim dan integritas pesan. ![Ilustrasi fitur 3](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-3.png) ### Terapkan kontrol akses berbasis perangkat Otomatiskan pemberian akses aplikasi bisnis dan mailbox hanya untuk perangkat yang dikelola, sekaligus mencegah perangkat tidak terkelola mengakses Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, dan Zoho Workplace. Berikan masa tenggang akses agar user dapat dengan nyaman melakukan pendaftaran perangkat. Tentukan target user untuk kebijakan conditional access, seperti seluruh karyawan lapangan atau kontraktor. ![Ilustrasi fitur 4](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-4.png) ### Aktifkan autentikasi tanpa password Berikan pengalaman login yang aman dan tanpa hambatan dengan single sign-on (SSO). User hanya perlu sekali login untuk mengakses semua layanan web dan aplikasi yang dibutuhkan, termasuk aplikasi email, sehingga mengurangi kelelahan akibat penggunaan banyak password. Untuk keamanan dan kemudahan lebih lanjut, organisasi juga bisa menerapkan autentikasi berbasis sertifikat agar pengguna tidak perlu login sama sekali (zero sign-on). ![Ilustrasi fitur 5](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-5.png) ### Konfigurasikan fungsi email Hilangkan human error dalam keamanan email dengan pembatasan keamanan lanjutan, seperti memblokir aplikasi email yang tidak disetujui, mencegah ekspor ke akun email lain, dan membatasi forward email. Cegah penggunaan format HTML yang berpotensi membawa ancaman seperti virus dan malware ke perangkat. ![Ilustrasi fitur 6](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/images/fea-page-illustration-6.png) ### Buat sandbox untuk email dan lampiran Isolasi workspace dan batasi akses email korporat hanya melalui aplikasi yang dikelola di perangkat pribadi. Lihat dan kelola lampiran email dengan aman menggunakan document viewer bawaan. Nonaktifkan sinkronisasi data dengan layanan cloud dan aplikasi non-kerja untuk mencegah isi email tersimpan secara tidak sengaja di server pihak ketiga yang tidak tepercaya. ## MEM 101: Dasar-dasar Mobile Email Management (MEM) ### 1. Apa itu Mobile Email Management (MEM)? Email adalah metode utama komunikasi resmi dalam organisasi. Agar karyawan yang bekerja remote tetap terhubung dan produktif, mereka harus bisa mengakses mailbox perusahaan melalui perangkat mobile sendiri. Melalui mobile email management, admin IT dapat memfasilitasi akses yang aman ke email perusahaan pada smartphone, tablet, dan laptop karyawan, sehingga file bisnis penting tetap terlindungi dari potensi ancaman keamanan. ### 2. Mengapa Anda harus mengelola email mobile enterprise? Penggunaan perangkat mobile yang meluas di tempat kerja membuat email perusahaan harus bisa diakses oleh user lewat perangkat tersebut. Namun, akses mobile dapat menimbulkan ancaman keamanan terhadap data perusahaan. User mungkin menggunakan perangkat yang tidak tepercaya, aplikasi yang tidak disetujui, koneksi Wi-Fi yang tidak aman untuk mengakses mailbox mereka, atau secara tidak sengaja membagikan lampiran email sensitif, sehingga data perusahaan bisa bocor ke pihak yang tidak berwenang. Selain itu, email itu sendiri bisa mengandung malware atau ancaman tersembunyi lain yang dapat mengancam kerahasiaan data perusahaan di perangkat. Untuk mengatasi risiko ini, email mobile perusahaan harus dikelola oleh tim IT. ### 3. Apa tantangan dalam mengelola enterprise Mobile Email Management (MEM)? Dengan berbagai jenis perangkat dan platform yang digunakan di organisasi, sulit memastikan hanya perangkat mobile yang tepercaya yang bisa mengakses email perusahaan. Untuk melindungi data perusahaan yang sedang dikirim dari risiko keamanan, admin IT harus memastikan protokol komunikasi yang aman digunakan saat user mengakses email di perangkat tersebut. Backup otomatis ke server cloud pihak ketiga dan penggunaan aplikasi yang tidak disetujui untuk membuka email dan lampiran membuat data sensitif perusahaan bisa diakses oleh penyedia aplikasi dan layanan cloud yang tidak berwenang. Dalam lingkungan BYOD, keamanan jadi lebih rumit karena user yang keluar dari organisasi mungkin masih menyimpan lampiran email perusahaan di perangkat pribadinya. Selain itu, jika perangkat hilang atau dicuri, data perusahaan berisiko jatuh ke tangan yang salah. Tantangan-tantangan ini dapat diatasi dengan menggunakan tool mobile email management untuk mengelola dan mengamankan email mobile perusahaan. ### 4. Apa saja fitur utama tool Mobile Email Management (MEM)? #### Tool dan layanan mobile email management mempermudah pengelolaan email perusahaan dengan cara: - Memungkinkan admin untuk melakukan pra-konfigurasi email perusahaan pada perangkat secara remote dan massal - Memastikan hanya perangkat tepercaya dan aplikasi yang disetujui yang dapat digunakan oleh user untuk mengakses mailbox perusahaan - Membatasi sharing data email dengan perangkat, user, dan aplikasi yang tidak berwenang - Menerapkan penggunaan protokol komunikasi yang aman saat user mengakses mailbox mereka - Secara virtual memisahkan workspace dan email perusahaan pada perangkat BYOD (Bring Your Own Device) ### 5. Bagaimana tool MDM dapat dimanfaatkan untuk mobile email management? #### Solusi [Mobile Device Management (MDM)](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/what-is-mdm.html?emailmgmt) yang komprehensif memungkinkan admin IT untuk mengelola email mobile dengan cara: - **Mengonfigurasi akun email perusahaan untuk user**: Admin IT harus memastikan setiap user memiliki akun email perusahaan untuk komunikasi internal maupun eksternal. Dengan MDM, Anda dapat membuat akun email secara massal dengan mengaitkan kebijakan email pada perangkat user ([Android](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/android/mdm_android_email.html?emailmgt), [iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/ios/mdm_email.html?emailmgt), dan [Windows](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/windows/mdm_windows_email.html?emailmgt)). Proses ini menjadi jauh lebih efisien berkat penggunaan variabel dinamis, yang secara otomatis mengambil alamat email yang terdaftar pada perangkat saat proses enrollment. Selain itu, MDM memungkinkan Anda mengonfigurasi signature email dan menetapkan akun email default untuk user. - **Mengonfigurasi pembatasan email**: Banyak pengirim menggunakan format HTML untuk menambahkan grafik dan tautan dalam email. Email berformat HTML ini bisa menjadi ancaman bagi perangkat, seperti virus tersembunyi atau malware yang dapat terunduh otomatis. Dengan MDM, ancaman ini dapat dihilangkan dengan cara membatasi penggunaan format HTML pada email hanya menjadi teks biasa (plain text). Selain itu, forward email otomatis juga merupakan masalah keamanan penting yang perlu diatasi oleh admin. Misalnya, jika seorang user mengaktifkan fitur forward email ke alamat eksternal dan kemudian tidak lagi bekerja di perusahaan, data sensitif organisasi bisa bocor. Kondisi ini semakin kritis jika informasi penting diekstrak oleh pihak tidak berwenang melalui email. Cara efektif mencegah hal ini adalah dengan menggunakan MDM untuk membatasi forward email. Selain itu, MDM juga memungkinkan Anda mengelola sinkronisasi alamat email dengan layanan cloud pihak ketiga, penggunaan akun email dari aplikasi non-email, notifikasi email, dan lainnya. - **Memastikan komunikasi yang aman**: Komunikasi email biasanya menggunakan standar konfigurasi email seperti POP atau IMAP untuk mengambil email. Namun, metode ini sering kali mengirimkan isi email dalam bentuk teks biasa (plain text), sehingga data rahasia berpotensi rentan terhadap serangan penyadapan dan serangan siber lainnya. Solusinya adalah menggunakan koneksi SSL/TLS yang memastikan lalu lintas email terenkripsi dan aman selama transmisi. Selain itu, dengan menambahkan lapisan enkripsi melalui S/MIME yang menjaga integritas pesan dan meningkatkan privasi data, MDM memungkinkan Anda membangun saluran komunikasi yang aman untuk email dengan mengaktifkan koneksi SSL/TLS atau menggunakan SSL certificate pada perangkat [Android](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/android/mdm_android_certificate.html?emailmgt), [iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/ios/mdm_certificate.html), dan [Windows](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/windows/mdm_windows_certificate.html). MDM juga mendukung konfigurasi Simple Certificate Enrollment Protocol (SCEP) untuk perangkat [iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/ios/mdm_scep.html?emailmgt) dan [Windows](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/windows/mdm_windows_scep.html?emailmgt) agar email dapat diamankan menggunakan sertifikat digital. - **Mengamankan lampiran email**: Lampiran email sering berisi dokumen penting dengan data sensitif. Setelah lampiran tersebut diunduh, dokumen tersebut bisa dibuka menggunakan aplikasi yang tidak dikelola, dibagikan ke perangkat lain, atau bahkan dicadangkan ke layanan cloud pihak ketiga, yang berisiko menyebabkan kebocoran data. Dengan MDM, Anda dapat memastikan lampiran email terlindungi tidak hanya saat pengiriman, tetapi juga setelah diunduh. Misalnya, aplikasi [ManageEngine MDM](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/mdm-benefits-of-installing-me-mdm-app.html?emailmgt) yang memiliki fitur Document Viewer [memastikan dokumen penting dapat dilihat dan disimpan secara aman](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/how-to/mdm-secure-email-attachments.html?emailmgt). Karena berbagi dokumen ke perangkat lain atau layanan cloud dibatasi, data perusahaan sepenuhnya terisolasi (sandboxed), sehingga mencegah pelanggaran keamanan. Alternatifnya, dokumen ini dapat diakses menggunakan aplikasi viewer dokumen lain yang telah disetujui oleh organisasi Anda. - **Mengamankan akses ke Exchange**: Banyak organisasi menggunakan Exchange Server untuk mengelola email bisnis, sehingga Exchange menjadi salah satu target utama ancaman keamanan. Meskipun sudah melakukan upaya terbaik seperti konfigurasi firewall dan penggunaan tool keamanan lainnya, banyak organisasi yang belum menyadari bahwa akses ke [Exchange Server dapat dikontrol pada tingkat perangkat melalui fitur conditional access](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/profile_management/mdm_conditional_exchange_access.html?emailmgt). Untuk membantu melindungi lingkungan Exchange organisasi Anda, MDM memungkinkan pembatasan akses perangkat yang tidak dikelola ke server Exchange Anda. - **Pra-konfigurasi pengaturan dan izin aplikasi**: Email adalah media komunikasi utama dalam bisnis, tetapi pengaturan akun email bisa sulit dan memakan waktu. Fitur konfigurasi aplikasi yang dikelola oleh MDM (untuk [iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/app_management/ios_app_management.html?emailmgt#iOS_app_config) dan [Android](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/android_for_work/mdm_app_configurations_and_permissions.html?emailmgt#configurations)) sangat mempermudah proses ini. Anda dapat menyesuaikan fungsi aplikasi email yang dikelola sesuai kebutuhan organisasi, mendistribusikan aplikasi tersebut ke perangkat, serta melakukan pra-konfigurasi parameter seperti tipe akun, nama domain, dan signature email agar aplikasi siap digunakan segera setelah instalasi. Aplikasi produktivitas seperti IBM Verse (untuk [Android](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/how-to/configure-android-ibm-verse-using-mdm.html?emailmgt) dan [iOS](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/how-to/configure-ios-ibm-verse-using-mdm.html?emailmgt)), [Microsoft Outlook](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/how-to/configuring-outlook-app-using-mdm.html?emailmgt), dan [Zoho Mail](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/how-to/mdm-managed-app-config-zoho-mail-ios.html?emailmgt) bisa dengan mudah dikonfigurasi menggunakan MDM. Selain itu, MDM memungkinkan Anda untuk melakukan [pra-konfigurasi izin aplikasi](https://www.manageengine.com/mobile-device-management/help/android_for_work/mdm_app_configurations_and_permissions.html?emailmgt#permissions). Misalnya, jika Anda tidak ingin lampiran email disimpan pada perangkat, Anda dapat menonaktifkan izin penyimpanan sebelum aplikasi didistribusikan. Izin terhadap data tertentu dapat dikonfigurasi agar menjadi kendali pengguna, apabila data tersebut tidak esensial untuk fungsi aplikasi. Misalnya, jika aplikasi Zoho Mail hanya digunakan untuk mengelola email perusahaan, maka izin akses kontak perangkat dan SMS dapat diserahkan ke kebijakan pengguna. Sebaliknya, jika aplikasi digunakan untuk pelacakan perangkat, Anda dapat secara remote mengaktifkan izin akses lokasi perangkat. ### 6. Apa manfaat menggunakan Mobile Device Manager Plus untuk Mobile Email Management (MEM)? [Mobile Device Manager Plus](https://www.manageengine.com/id/mobile-device-management) adalah tool MDM lengkap yang juga memiliki kemampuan manajemen email perusahaan dan korporat, sehingga dapat berfungsi sebagai software manajemen email. Dengan menggunakan Mobile Device Manager Plus untuk manajemen email seluler, admin IT dapat melakukan pra-konfigurasi dan melindungi email perusahaan pada perangkat dengan berbagai platform secara remote, semuanya dari satu konsol terpadu. Potensi kebocoran data dapat diminimalkan dengan menerapkan protokol komunikasi yang aman, kebijakan Data Loss Prevention (DLP), serta mendistribusikan aplikasi terpercaya untuk membuka lampiran email tanpa perlu menggunakan aplikasi pihak ketiga. Data pada perangkat juga terlindungi dari virus tersembunyi atau malware yang mungkin ada di email dengan membatasi penggunaan format HTML. Melalui tool MDM ini, admin IT bahkan dapat memastikan hanya perangkat yang patuh dan tepercaya yang diperbolehkan mengakses sumber daya perusahaan seperti Exchange server.