Come eseguire la ricerca dei contenuti in Microsoft 365

La funzionalità di ricerca dei contenuti di Microsoft 365 aiuta a tenere d'occhio le email inviate e ricevuti dalla propria organizzazione. Sebbene il Centro di sicurezza e compliance di Microsoft 365 disponga di questa funzionalità, non è sufficiente in alcune aree.

Ad esempio, non è possibile effettuare ricerche basate su schemi per identificare numeri di carte di credito, numeri di previdenza sociale e altre informazioni personalmente identificabili (PII) che seguono uno schema regolare (modello REGEX). Inoltre, non è possibile pianificare l'esecuzione automatica delle ricerche di contenuto.

La ricerca del contenuto della cassetta postale di M365 Manager Plus consente di:

• Cercare più cassette postali: Cerca su tutte o le cassette postali selezionate nella configurazione di Microsoft 365 con un solo clic.
• Eseguire ricerche basate su condizioni: Imposta più condizioni per filtrare le email che non è necessario visualizzare. Ad es.: Email che dispongono del termine "Download gratuito" nell'Oggetto e presentano allegati.
• Filtri basati su regole: Crea regole per identificare email specifiche. Ad es.: Ad es.: Email lette da utenti con il termine “Download gratuito” nell’Oggetto e presentano allegati.



• Eseguire ricerche basate su schemi: Utilizza RegEx e frasi d’uso comune per identificare email con informazioni personali.
• Automatizzare ricerche: Crea profili di ricerca per esaminare automaticamente cassette postali a intervalli specificati.
• Creare avvisi: Configura avvisi email dettagliati su risultati di ricerca automatizzati.

Passaggi per eseguire l'operazione di ricerca

1. Andare alla scheda Ricerca contenuti.
2. Nel campo Selezionare cassetta postale, utilizzare + per selezionare le cassette postali in cui cercare.
3. Impostare il Criterio di ricerca. Utilizzando l'opzione +, è possibile impostare più condizioni. Ad es.: Oggetto - Contiene - Download gratuito
4. Fare clic su Cercare.

Passaggi per creare un profilo di ricerca

Se si desidera che lo strumento esegua la ricerca a intervalli regolari e condivida i risultati della ricerca tramite email, occorre creare un profilo di ricerca.

1. Andare alla scheda Impostazioni.
2. Passare a profili di Configurazione → Configurazione ricerca → Ricerca contenuti nel pannello a sinistra.
3. Fare clic su Opzioni avanzate se si desidera configurare la notifica email.
4. Selezionare la casella di controllo Avvisi email corrispondenti a questo profilo.
5. Selezionare il Modello di notifica utilizzando l'opzione +.
6. Dal menu a discesa Notifica il, selezionare quando l'amministratore dovrebbe ricevere la notifica.
   • Nuova posta: quando viene trovata una nuova email corrispondente ai criteri di ricerca.
   • Posta spostata: quando un'email esistente corrispondente ai criteri di ricerca viene spostata da una cartella principale a un'altra cartella principale.
   • Posta eliminata: quando un'email corrispondente ai criteri di ricerca viene eliminata.
7. Scegliere l'opzione Includi dettagli evento se nell'email devono essere inclusi anche i dettagli sul risultato.
8. Fare clic su Aggiungi.

Ulteriori informazioni sulla funzionalità di ricerca contenuti di Microsoft 365 sono disponibili qui.