대부분의 조직에서 인사(HR) 부서는 정확하고 최신 직원 프로필로 가득 찬 디렉터리를 유지하기 위해 무척 노력합니다. 그러나 실제로는 틀린 정보 또는 오래된 정보로 대부분 작업해야 합니다. 이 문제에 대한 쉬운 해결책은 IT 헬프 데스크 직원에게 수동으로 사용자 정보를 업데이트하는 일상적인 업무를 부여하는 것입니다. 그러나 이것은 좋은 해결책이 아닙니다.
ADSelfService Plus의 디렉터리 셀프 업데이트 기능 는 앞서 언급한 문제를 효과적으로 해결합니다. 사용자 포털에 로그온 할 때 사용자가 중요한 필드를 업데이트하도록 하여 필요한 정보가 Active Directory(AD)에 있는지 확인합니다. 사용자는 필수 입력란을 업데이트 할 때까지 탭을 전환할 수 없습니다. 이를 통해, 인사 부서에 응급 상황에서 유용하게 사용할 수 있는 최신의 정확한 정보를 제공합니다.
사용자가 헬프 데스크의 개입없이 Active Directory에서 실시간으로 개인 정보를 업데이트 할 수 있습니다. 이렇게 하면 관리 목적으로 인사 부서에 즉시 정보를 제공하고 "직원 검색"기능을 사용할 때는 다른 동료에게 정보를 제공할 수 있습니다.
인사 부서에서 선호하는 형식으로 모든 직원의 정보를 추출합니다. 예를 들어, 일부 회사의 인사팀은 이름, 직원 ID 및 연락처 정보와 같은 특정 필드를 사용자 프로필에 표시하려 합니다. 또한 집 전화 번호보다 휴대 전화 번호를 선호할 수도 있습니다. 레이아웃을 설계하는 동안 인사팀의 모든 요구 사항을 고려하여 Active Directory에서 표준화된 최종 사용자 프로필을 쉽게 완성할 수 있습니다.
드래그 앤 드롭 GUI 요소, 필수 필드, 힌트, 미리 채워진 필드 등을 사용하여 사용자가 정보를 입력하는 방법을 통제할 수 있는 효과적인 레이아웃을 구축합니다. 게다가 수평 조직이 회사의 표준이 되고 있지만, 많은 대기업과 가족이 운영하는 기업은 여전히 전통적인 계층적 조직 구조를 유지합니다. 이 경우 단일 사용자 정의 레이아웃을 사용하여 조직의 모든 사용자로부터 정보를 수집할 수 없습니다. 직원들의 업무를 반영하여 다양한 레이아웃을 세심하게 설계해야 합니다. 예를 들어 관리자에게 사용되는 레이아웃은 해당 관리자에게 보고하는 직원에게는 사용할 수 없습니다. 디렉터리 셀프 업데이트 기능을 사용하면 서로 다른 OU 및 그룹에 대해 서로 다른 레이아웃을 디자인할 수 있으므로 해당 문제를 해결할 수 있습니다.
내 정보 탭에서 사용자가 개인 정보를 변경한 내용을 기반으로 사용자 정의 레이아웃의 특정 속성을 자동으로 업데이트합니다. 사용자가 작성한 항목이 Admin 관리자가 설계한 규칙을 충족하면, 이 속성들은 Admin 관리자가 설정한 값으로 자동으로 채워집니다. 예를 들어, 사용자가 영업 부서이면, 사용자 정의 레이아웃의 관리자 필드를 자동 채울 수 있습니다. 부서가 영업일 경우, 업데이트 관리자로 '홍길동' 이 자동으로 채워지게 할 수 있습니다. 마찬가지로, 필요에 따라 필드를 자동으로 업데이트하는 규칙을 만들 수 있습니다.
사용자가 프로필 정보를 업데이트하는 동안 자신의 프로필 사진을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 동료를 검색할 때 다른 동료가 쉽게 사용자의 프로필을 식별할 수 있습니다. 이 옵션을 사용하면 Active Directory에서 사진이 업데이트된 후에, 사용자의 Outlook Web Access 프로필에도 반영됩니다. 또한 사진이 많은 메모리를 차지할 염려가 있는 경우, 업로드 할 크기를 정의하여 사진의 크기를 제한할 수 있습니다.
ADSelfService Plus를 사용하여 특정 기간 동안 프로필을 자동 업데이트 한 사용자에 대한 정확한 정보를 얻기 위해, 보고서를 예약하고 생성합니다. 이러한 보고서를 CSV, PDF, XLS, HTML 및 CSVDE와 같은 여러 형식으로 내보낸 다음 귀하의 이메일 주소로 배달할 수 있습니다.