La geo-redundancia, que está disponible para los usuarios de todos los planes de Office 365, replica continuamente los datos de sus servicios de Office 365 en varios centros de datos de Microsoft para garantizar que no se pierda ningún dato en caso de fallos de infraestructura en cualquier centro de datos. En caso de fallos a gran escala, Microsoft pone en marcha procedimientos de gestión de la continuidad del servicio, y los usuarios probablemente no notarían ninguna perturbación debida a fallos en el centro de datos.
Por tanto, con un modelo de recuperación de datos tan inmenso, ¿es necesario que las empresas realicen copias de seguridad de los datos de Office 365?
Echemos un vistazo objetivo a las distintas funciones que ofrece Microsoft para mejorar la protección de sus datos y descubramos también sus carencias.
La papelera de reciclaje de Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive for Business permite a los usuarios y administradores recuperarse de los borrados accidentales. La cantidad de tiempo que los objetos eliminados se almacenan en la papelera de reciclaje es la misma para SharePoint Online y OneDrive for Business, pero diferente para Exchange Online.
En Exchange Online, cuando se elimina cualquier elemento del buzón, este se coloca en la papelera de reciclaje, también llamada carpeta de elementos eliminados o papelera de reciclaje de primera etapa. Cuando la Papelera de reciclaje se vacía por el usuario, los elementos de la Papelera de reciclaje se mueven a la carpeta Elementos recuperables, desde la que el administrador aún puede recuperar estos elementos. Si los usuarios eliminan permanentemente elementos de los buzones utilizando el comando Shift+Delete, los elementos no se almacenarán en la carpeta de elementos eliminados, sino que se colocarán directamente en la carpeta de elementos recuperables. De forma predeterminada, los elementos borrados del buzón se almacenan en la carpeta Elementos recuperables durante 14 días. Este periodo puede ampliarse hasta un máximo de 30 días (las entradas del calendario pueden almacenarse un máximo de 120 días).
Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se purgarán permanentemente de los servidores de Office 365 si los elementos eliminados se han mantenido en la carpeta Elementos recuperables durante el tiempo especificado por la política de retención, o si un administrador vacía los elementos de la carpeta Elementos recuperables.
En SharePoint Online y OneDrive for Business, cuando elimina un elemento, este se mueve a la papelera de reciclaje y se retiene durante 93 días. Si los usuarios vacían la papelera de reciclaje antes de los 93 días, los elementos se transfieren a la papelera de reciclaje de segunda etapa (papelera de reciclaje de colección de sitios) y se retienen durante el resto de los 93 días. Tanto si los elementos se encuentran en la papelera de reciclaje del usuario como en la papelera de reciclaje de la colección de sitios, se purgarán 93 días después de la fecha de eliminación y no podrán ser recuperados por el usuario ni por el administrador.
Sin embargo, Microsoft sigue conservando una copia de todos los contenidos del sitio durante 14 días adicionales más allá de los 93 días. Los administradores pueden ponerse en contacto con la Asistencia de Microsoft para solicitar una restauración en cualquier momento dentro del plazo de 14 días.
Las políticas de retención o las retenciones por juicios pueden aplicarse a buzones y sitios enteros para impedir la eliminación de datos de cualquier tipo. Los datos de un buzón o de un sitio no pueden ser borrados por el usuario mientras la retención esté en vigor.
Sin embargo, los administradores maliciosos o los usuarios con acceso privilegiado aún pueden eliminar elementos de un buzón o sitio mantenido en retención eliminando la retención, eliminando los elementos y volviendo a aplicar la retención. Para evitar situaciones como esta, Microsoft proporciona una función denominada Bloqueo de retención o Bloqueo de preservación que garantiza que nadie, incluidos los administradores, pueda desactivar la política de retención o hacerla menos restrictiva. Sin embargo, el Bloqueo de preservación permite a los administradores ampliar el alcance de una política de retención añadiendo ubicaciones o prolongando su duración.
La función de restauración de archivos de Office 365 le ofrece la posibilidad de revertir todos los archivos y carpetas de los sitios de OneDrive for Business a una versión anterior. Esto le permite recuperarse de desastres a gran escala como ataques de ransomware y malware en sus sitios de OneDrive for Business.
Para superar las limitaciones de las funciones nativas de protección de datos de Microsoft, los administradores necesitan una solución sólida de respaldo y restauración de Office 365 que ofrezca aún más.
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