Applications Manager está preparado para GDPR, ¿y usted?
GDPR ya está aquí
El 25 de mayo de 2018 entró plenamente en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Si está pensando que este reglamento no se aplica a usted porque está situado fuera de la UE, puede que se lleve una sorpresa; este nuevo reglamento se aplica a cualquier organización que procese datos personales de ciudadanos de la UE, incluso si opera más allá de las fronteras de la UE.
¿Cuál es el beneficio del GDPR?
El GDPR tiene como objetivo crear un estándar más alto de protección de datos para los usuarios finales, lo que les da derecho a ver cómo, cuándo, por qué, dónde y qué cantidad de su información de identificación personal (PII) está siendo almacenada, procesada y eliminada. La PII es cualquier información que revele directa o indirectamente la identidad de un individuo. El GDPR exige a las empresas que permitan a los usuarios finales:
- Controlar cómo se utiliza su información personal, especificando si es para ventas, marketing o asistencia.
- Exigir que se eliminen todos sus datos personales en un plazo estipulado.
¿Qué grado de cumplimiento del GDPR tiene Applications Manager?
Applications Manager como responsable del tratamiento
1. Dentro del producto
Applications Manager, al igual que todos los productos de ManageEngine, respeta los derechos de nuestros usuarios a la privacidad de sus datos. Hemos revisado nuestra política de privacidad y nuestro flujo de trabajo empresarial para dar cabida a diversas funciones que garanticen la privacidad del usuario, todo ello para mantener el cumplimiento del GDPR. Utilizamos la información de los clientes únicamente con fines legítimos.
2. Marketing
Todos los datos recopilados se almacenan en un CRM centralizado con un completo conocimiento del usuario sobre cómo se han consumido los datos. No se recopila ningún dato sin una prueba de consentimiento.
Basándonos en su consentimiento y suscripciones, le notificaremos sobre nuevas versiones de productos, actualizaciones y services packs; próximos eventos y cambios en nuestra política de privacidad. En un plazo de 60 días tras la cancelación de la suscripción, todos los datos personales serán eliminados del sistema. Tiene total libertad para darse de baja de cualquiera o de todas nuestras notificaciones.
En función de su suscripción, siempre que se detecte una vulnerabilidad o infracción en Applications Manager, se le notificará su impacto junto con las correcciones sugeridas.
3. Preventas y ventas
Las solicitudes de demostración y los datos de contacto de los clientes potenciales se almacenan en un servidor CRM central y en un portal de asistencia. Tras la demostración, los clientes potenciales calificados se envían al equipo de ventas. En todo momento, cualquier tipo de dato del usuario se procesa y almacena en el CRM central y en el portal de asistencia tras obtener su consentimiento.
4. Asistencia
Los detalles, incluidos los problemas, las solicitudes de funciones y las mejoras, se almacenan en nuestro servidor CRM centralizado y en el portal de asistencia, hasta que el usuario desactive la cuenta. Los registros de correo electrónico de los tickets planteados se mantienen hasta que el usuario desactive la cuenta. Los logs FTP cargados se almacenan durante un periodo de 10 días. Los archivos o logs se descargan para su análisis y se limpian una vez resueltos los problemas
Applications Manager como encargado del tratamiento
Applications Manager proporciona una comunicación segura a través de HTTPS que garantiza un almacenamiento seguro mediante la encriptación de la información personal antes de almacenarla en nuestras bases de datos o sistemas. Además de las prácticas de seguridad predeterminadas, los usuarios pueden enmascarar los campos personalizados como PII.
Applications Manager proporciona la gestión de cuentas de usuario mediante la asignación de permisos a un conjunto de usuarios. De este modo, los usuarios con menos privilegios no podrán acceder a las opciones de administración, lo que significa que solo los usuarios autorizados podrán acceder a los datos personales del sistema, modificarlos o eliminarlos.
Los usuarios pueden buscar su PII en Applications Manager para ver dónde se almacenan sus datos. En Applications Manager, la información crítica como quién ha iniciado sesión en el producto y ha editado los ajustes de configuración se audita en los logs. Los usuarios finales pueden controlar los cambios realizados a partir de estos logs.
Al ser Applications Manager un producto on-premise, los usuarios finales tienen la libertad de borrar sus datos personales. Los usuarios finales pueden hacer una copia de seguridad o exportar los datos necesarios de su base de datos antes de desinstalar el producto.
Notificación de violación de la seguridad
Como solución on-premises, todos los detalles críticos de Applications Manager se almacenan en la base de datos de su empresa. De conformidad con el GDPR, siempre que Applications Manager (un encargado del tratamiento de datos) se vea afectado por una infracción, se le notificará al respecto junto con las correcciones pertinentes. Del mismo modo:
- Cualquier PII que usted proporcione durante la evaluación, instalación o compra será utilizada únicamente de acuerdo con la Política de Privacidad de Zoho.
- En función de su suscripción, siempre que se detecte una vulnerabilidad o infracción en Applications Manager, se le notificará su impacto junto con las correcciones sugeridas.
Siempre que se ponga en contacto con el servicio de asistencia o active la carga automática de logs con fines de diagnóstico, solo se recopilarán los datos pertinentes y no se obtendrá ninguna información personal sin consentimiento previo.
