La tecnología está tomando protagonismo en la educación a medida que más escuelas ven los beneficios de usarla para impartir mejor el conocimiento y recopilar información procesable que pueden utilizarla para mejorar sus modelos de enseñanza. Las escuelas K-12 no son una excepción.
Si bien el paso de los distritos escolares a los ecosistemas digitales conduce a una buena instrucción en las aulas, también significa que hay más computadoras, contraseñas, cuentas y aplicaciones que deben ser gestionadas. Los departamentos de TI de las escuelas K-12 ya están trabajando con un presupuesto muy reducido y no están equipados para manejar los requisitos de los distritos escolares con herramientas heredadas y equipos pequeños. Estos obstáculos tecnológicos se interponen al objetivo principal de una escuela de proporcionar una educación de calidad.
Estos son algunos de los mayores obstáculos que impiden a los equipos de TI de los distritos escolares satisfacer las demandas de TI de los usuarios:
Grupos de usuarios diversos
Las escuelas K-12 atienden a un gran número de estudiantes, personal, padres y exalumnos. Todos estos grupos de usuarios tienen diferentes requisitos y diversas proezas tecnológicas. Un enfoque de talla única no es suficiente, ya que no proporciona a todos los grupos de usuarios un nivel de satisfacción similar.
Información almacenada en silos
Las escuelas K-12 tienen diferentes departamentos y diferentes tipos de información, por lo que los datos en silos son inevitables. La recopilación de toda esta información para obtener una imagen clara de toda la TI de la escuela es importante, pero los datos en silos hacen más difícil obtener toda la información crucial en un solo lugar.
Presupuestos muy reducidos
La mayoría de los distritos escolares operan con un presupuesto pequeño. Esto a menudo lleva a que el departamento de TI no tenga suficientes recursos y tenga que conformarse con un pequeño equipo de mesa de ayuda que lucha por atender las necesidades de TI de toda la escuela.
Diversidad geográfica
Los distritos escolares K-12 pueden abarcar cientos de millas, lo que dificulta a los equipos de TI hacer el seguimiento de los estudiantes, los activos y proporcionar asistencia suficiente. El monitoreo y la asistencia a las estaciones de trabajo en diferentes aulas repartidas por todo el campus también es un reto para los pequeños equipos de mesa de ayuda de TI.
Activos diversos y numerosos
Los desktops, laptops, servidores, aplicaciones y cuentas son solo algunos de los tipos de activos que un distrito escolar necesita brindar asistencia. Controlar y gestionar todos estos activos es un desafío para cualquier mesa de ayuda. El hecho de no gestionar suficientemente los activos puede afectar la capacidad de la escuela para enseñar a los estudiantes.
La lamentable UI que desalienta a los usuarios de adoptar el portal de TI
Los estudiantes y el personal son más expertos en tecnología que nunca, y una buena experiencia del usuario es vital para mejorar la adopción de la mesa de ayuda. Una UI deficiente desalentará a los usuarios a utilizar la mesa de ayuda para informar de problemas y obtener la asistencia que necesitan.
Supere los problemas de TI de su escuela con ServiceDesk Plus
Cambie la forma en que su escuela K-12 ofrece asistencia con ServiceDesk Plus.
Aborde los obstáculos a los que se enfrentan los distritos escolares con el arsenal de funciones de ServiceDesk Plus.
Pruébelo primero. ¡Tome una prueba gratuita de 30 días!
Cómo las funciones de mejores prácticas de ITSM en ServiceDesk Plus ayudan a las instituciones a mejorar la fluidez de sus procesos de ITSM.
Establezca un único punto de contacto para todo el personal, estudiantes y profesores.
Con ServiceDesk Plus, el personal y los estudiantes pueden interactuar con la mesa de ayuda y acceder a servicios, anuncios, información y más desde un solo lugar.
- Cubra una base de usuarios diversa, compuesta por personal, estudiantes, padres y exalumnos con el portal de autoservicio. Gestione los servicios, anuncios e información disponibles para cada grupo de usuarios.
- Haga anuncios en todo el distrito o en escuelas específicas en el portal de autoservicio sobre información importante como el tiempo de inactividad debido al mantenimiento.
- Gestione todas las ofertas de servicios con un catálogo de servicios TI personalizado que permite el acceso a los servicios basado en roles.
- Dé a los usuarios la capacidad de resolver sus problemas de TI con artículos de la base de conocimientos que proporcionan soluciones de autoayuda para problemas comunes como el restablecimiento de contraseñas o cómo utilizar varios servicios para estudiantes. Mantenga bases de conocimientos separadas para técnicos y usuarios.
Construya una mesa de ayuda que se alinee con los objetivos de su distrito.
ServiceDesk Plus es un software de mesa de ayuda intuitivo que se puede configurar en unos pocos días o semanas, dependiendo de la complejidad de la infraestructura de su escuela. Los módulos de gestión de servicios de TI completamente personalizables y out-of-the-box, permiten a las escuelas adaptar la mesa de ayuda para cumplir con los objetivos estratégicos.
- Implemente ServiceDesk Plus como una solución on-premises o en la nube según las políticas y requisitos de su distrito escolar.
- Agilice los esfuerzos de prestación de servicios con flujos de trabajo personalizados que garanticen el cumplimiento de los más altos estándares.
- Diseñe plantillas únicas de incidentes y solicitudes de servicio para recopilar solo la información relevante de los estudiantes y el personal, garantizando que su mesa de ayuda siga las normas de privacidad.
Mueva los recursos a iniciativas estratégicas de TI.
Libere a los técnicos de tareas repetitivas y permita que centren su atención en tareas más importantes.
- Automatice diversas acciones de la mesa de ayuda, como la asignación de tickets, notificaciones, cierre de tickets y acciones basadas en condiciones para acelerar la resolución de los tickets.
- Adopte un enfoque shift-left con Zia, el agente virtual de ServiceDesk Plus que puede realizar muchas tareas de mesa de ayuda y manejar tareas simples. Zia ayuda a mejorar la productividad de los equipos de mesa de ayuda más pequeños liberando a los técnicos de los tickets L1.
Implemente actualizaciones de TI sin problemas.
Mantenga la TI de su escuela al día con actualizaciones bien planificadas, y reemplace o cambie fácilmente diversas partes de su infraestructura de TI para garantizar que los estudiantes no se vean afectados por una infraestructura poco fiable y obsoleta.
- Actualice su infraestructura de TI para cumplir los objetivos sin afectar al resto de la escuela utilizando gestión de cambios, para minimizar el riesgo y documentar claramente los cambios en la infraestructura.
- Controle las implementaciones a largo plazo y a gran escala con la gestión de proyectos. Asocie múltiples cambios con proyectos y gestione todos los cambios desde un solo lugar, dando a la mesa de ayuda un panorama general de la implementación.
- Implemente las actualizaciones de TI más rápido con la gestión de liberaciones de TI para garantizar un mejor gobierno y control
Gestione todos los activos de la escuela y de los estudiantes bajo un mismo techo.
ServiceDesk Plus le ayuda a gestionar toda la gama de activos que están bajo la jurisdicción de su escuela en un solo lugar, facilitando el control de los activos y su salud.
- Descubra todos los activos y garantice que se registren aprovechando los múltiples métodos de análisis, que van desde el análisis basado en agentes y los análisis de red hasta el análisis de códigos de barras.
- Supervise y gestione todos los activos de hardware repartidos por los campus escolares de su distrito, incluyendo los activos no informáticos. Facilite la auditoría con un rápido vistazo a todo el ciclo de vida de los activos.
- Manténgase al tanto de todo el software de su escuela al analizar y gestionar las aplicaciones desde un solo lugar. Las funciones de gestion de licencias y la medición de software con alertas proactivas recuerdan a la mesa de ayuda que debe renovar las licencias, lo que ayuda a su escuela a cumplir con las normas.
- Asigne la relación entre los elementos de configuración CIs CI) y la información crítica, como los incidentes asociados a un CI, para gestionar eficazmente la salud de la infraestructura de TI de su escuela.
- Responda y resuelva los problemas en tiempo real, sin importar dónde se encuentre el activo en el campus con el control remoto.
Promueva una experiencia de usuario positiva para los estudiantes y el personal a fin de mejorar la adopción de la mesa de ayuda.
Utilice las personalizaciones de ServiceDesk Plus para crear una experiencia de usuario positiva. Fomente la adopción de la mesa de ayuda con un diseño elegante y dominios reconocibles.
- Cree dominios únicos y reconocibles, y configure el portal de autoservicio con temas personalizados, widgets y más para mejorar la experiencia del usuario.
- Personalice el aspecto de su portal de autoservicio de TI con el logotipo y la estética de diseño de su distrito.
- Lleve la mesa de ayuda al smartphone del usuario con la aplicación móvil ServiceDesk Plus. Permita al personal y a los estudiantes informar y supervisar los problemas de la aplicación, y permita que la mesa de ayuda brinde asistencia a los usuarios sobre la marcha.
Tome decisiones informadas y estratégicas con informes anticipados.
El módulo de informes integrado de ServiceDesk Plus ayuda a las escuelas a medir el rendimiento de su mesa de ayuda. Los informes robustos le ayudan a identificar los problemas recurrentes y a reducir proactivamente el tiempo de inactividad que puede interrumpir las clases.
- Mida el rendimiento de la mesa de ayuda de su escuela con informes personalizados y obtenga mediciones específicas de la mesa de ayuda como el número de tickets resueltos, el número de tickets que han violado los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y el tiempo promedio que se tarda en resolver los tickets.
- Identifique las escuelas o departamentos que se enfrentan a más problemas en todo el distrito y mueva los recursos para maximizar la eficiencia.
- Tome decisiones basadas en los datos midiendo los indicadores de rendimiento clave para mejorar continuamente la infraestructura de TI de su escuela. Identifique los activos problemáticos llevando un control del número de tickets creados para cada activo y mejorarlos.
- Manténgase al tanto de las tendencias de TI de su escuela con dashboards gráficos que pueden personalizarse para adaptarse a necesidades específicas. Visualice información importante, como el número de tickets abiertos, tickets no asignados y tickets cercanos a la violación del SLA en tiempo real.
Aprenda cómo puede transformar la experiencia del usuario de ITSM de su escuela con ServiceDesk Plus
Premios y reconocimientos
RECURSOS ADICIONALES
Obtenga más información sobre ITSM con nuestra amplia colección de recursos
- Software de mesa de ayuda personalizado
- Acciones personalizadas de la mesa de ayuda
- Formularios de solicitud de mesa de ayuda personalizados
- Roles y permisos de la mesa de ayuda
- Asistencia de múltiples sitios
- Aplicación de aprovisionamiento
- Programador de la mesa de ayuda
- Software de mesa de ayuda para universidades educativas
- Software de mesa de ayuda para organizaciones gubernamentales
- Software de mesa de ayuda para hospitales
- Software de mesa de ayuda para escuelas K12
