Um fluxo de trabalho é um conjunto de ações ou tarefas seguidas e executadas sequencialmente em uma organização para atingir um objetivo comercial.
As empresas estão repletas de processos. Os fluxos de trabalho facilitam a realização de processos e tarefas de negócios.
lguns exemplos de fluxos de trabalho comuns em todas as organizações são:
Os fluxos de trabalho podem ser divididos em tarefas, que fluem de uma tarefa inicial até a final. Cada uma delas, com exceção da primeira, tem uma tarefa anterior, assim como possuem uma sucessora, com exceção da tarefa final. A execução da última tarefa em um fluxo de trabalho significa que ele foi concluído.
Os fluxos de trabalho oferecem uma abordagem estrutural e sequencial para atingir os objetivos organizacionais. Eles trazem ordem em vez de desordem.
Dividem atividades complexas em blocos granulares e executáveis chamados de tarefas. Isso simplifica o processo de execução das operações organizacionais.
Os fluxos de trabalho aumentam a eficiência e a produtividade. Eles geram economia de tempo e de custos.
Antes do advento do software de automação de fluxo de trabalho, eles eram executados manualmente. A execução manual tem várias desvantagens:
Exige trabalho manual de pessoal dedicado. À medida que uma organização se expande, isso aumenta as despesas, pois mais pessoal equivale a mais salários pagos.
A execução é lenta e demorada.
O fator humano também aumenta a probabilidade de imprecisão e o risco de erros.
A automação do fluxo de trabalho aproveita a tecnologia para executar fluxos de trabalho, complementando o envolvimento humano. Ela abre o poder da digitalização para o mundo da execução manual de processos.
O software de automação de fluxo de trabalho refere-se a software especializado, ferramentas de automação de fluxo de trabalho e plataformas de automação de fluxo de trabalho que transformam os processos manuais ao simplificá-los, automatizá-los e digitalizá-los.
Usando algoritmos de tomada de decisão baseados em heurística, o software de automação de fluxo de trabalho mecaniza as etapas dos processos manuais e as ações operacionais repetitivas, economizando tempo e dinheiro.
Ao digitalizar e automatizar processos manuais, as ferramentas de automação de fluxo de trabalho permitem que os processos de negócios sejam executados com um único clique no botão. O que antes levava semanas será feito em minutos. Isso significa um tempo de resposta mais rápido para processos e tarefas. Os clientes ficarão satisfeitos com o serviço imediato e os funcionários ganharão mais tempo, contribuindo para o aumento da produtividade organizacional.
Automatize as tarefas cotidianas administrativas, repetitivas e mundanas. Ao eliminar o foco da organização em tarefas domésticas, os funcionários podem se concentrar no que é importante e essencial do ponto de vista comercial. Isso reduz a carga de trabalho da equipe da organização e promove a inovação. A riqueza intelectual da empresa pode ser utilizada adequadamente.
O software de automação de fluxo de trabalho permitirá que qualquer organização seja dimensionada automaticamente. À medida que a organização cresce, ela só precisará automatizar mais processos com essas ferramentas, o que pode ser feito projetando novos fluxos de trabalho com apenas alguns cliques em botões. Não será necessário mais pessoal.
Cuide dos processos de negócios da organização com menos pessoal. O que costumava exigir cinco partes interessadas em um processo antes da automação exigirá apenas uma única parte após a automação, economizando dinheiro para a organização em despesas operacionais.
Reduza a possibilidade de erros em um fator enorme com a digitalização. Processos automatizados executados por máquinas significam resultados precisos, eliminando o erro humano.
TO software deve poder ser usado por qualquer pessoa, independentemente do conhecimento técnico. Uma aplicação de automação de fluxo de trabalho simples e fácil de aprender e usar é essencial, pois não causará tempo de inatividade para o treinamento das partes interessadas. Uma interface acessível ajudará a empresa a obter a automação de forma fácil e rápida.
Ao mesmo tempo, a plataforma de automação também deve capacitar os desenvolvedores. Eles devem ser capazes de acelerar o processo de automação do fluxo de trabalho, aproveitando os recursos de automação rápida dessas plataformas.
Uma plataforma de automação de fluxo de trabalho que atenda tanto aos usuários da linha de negócios quanto aos programadores profissionais garantirá a adoção universal em toda a organização.
O software de automação de fluxo de trabalho deve oferecer recursos de criação de automação do tipo arrastar e soltar. Isso reduzirá o tempo necessário para automatizar os fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, aumentará a facilidade da automação. Também minimizará a quantidade de programação convencional necessária. Os usuários da linha de negócios também podem automatizar fluxos de trabalho complexos, pois uma interface de arrastar e soltar é intuitiva para todos.
O software de automação deve ser capaz de notificar as partes interessadas sobre os status do fluxo de trabalho instantaneamente. As notificações podem ser feitas por meio de notificações push de aplicações, SMS ou e-mail. Isso garantirá uma automação rápida, pois as partes interessadas serão imediatamente notificadas sobre suas responsabilidades com relação aos fluxos de trabalho.
Atualmente, o software é desenvolvido para a Web, iOS e Android.
A arquitetura técnica de uma aplicação desenvolvido para a Web é diferente de um desenvolvido para iOS. Da mesma forma, as arquiteturas do iOS e do Android diferem na pilha técnica e nas linguagens de programação usadas. O iOS usa as linguagens de programação Swift e Objective-C. O Android usa Java e o Android SDK. O processo de desenvolvimento precisa ser repetido ao criar aplicações para essas plataformas variadas. Isso significa que é necessário investir mais tempo e dinheiro.
Para superar esse desafio, a maioria das plataformas de automação de fluxo de trabalho oferece implantação em várias plataformas. Os fluxos de trabalho automatizados uma vez usando sua interface podem ser implantados com um único clique na Web, no iOS e no Android, economizando tempo e dinheiro.
As organizações operam com base em processos. Certos processos são repetitivos e têm alta frequência de execução nas atividades cotidianas de uma organização. Esses processos comerciais manuais são os que precisam ser automatizados.
A primeira etapa da automação do fluxo de trabalho é identificar os processos que precisam ser automatizados. Cada processo de negócios torna-se um fluxo de trabalho exclusivo.
A próxima etapa é dividir um processo de negócios em tarefas granulares. Essas tarefas se tornam as etapas do fluxo de trabalho.
A próxima etapa é inserir os dados da tarefa no software de automação do fluxo de trabalho. Essas entradas incluem os dados necessários para a tarefa, os documentos que precisam ser enviados às partes interessadas ou as ações de aprovação atribuídas aos proprietários da tarefa.
A quarta etapa é atribuir proprietários para cada tarefa no fluxo de trabalho. Esses proprietários geralmente são participantes do processo comercial associado. Eles serão responsáveis pelas aprovações e pela entrada de dados do fluxo de trabalho, que serão atribuídos aos proprietários das tarefas para execução.
A etapa final é publicar o fluxo de trabalho usando o software de automação, fornecendo a ele os dados necessários para realizá-lo desde o início até a conclusão.
Depois que um fluxo de trabalho é automatizado, a próxima etapa é analisar seu desempenho, medindo os principais indicadores de desempenho (KPIs) gerados durante sua execução.
A abordagem convencional da automação do fluxo de trabalho é utilizar linguagens de programação para projetar vários aspectos do empreendimento. Para isso, é necessário contar com a ajuda de especialistas no assunto ou de equipes dedicadas de engenharia de software. Além disso, esse processo também consome muito tempo. A programação convencional típica realizada para obter a automação do fluxo de trabalho consumirá meses de esforço, até mesmo um ano em alguns casos.
A resposta é uma plataforma low-code.
Low-code significa o uso de codificação convencional mínima para automatizar fluxos de trabalho e desenvolver aplicações que digitalizam os processos de negócios.
As plataformas low-code são uma abordagem de desenvolvimento rápido de aplicações para automação. Elas fornecem conjuntos de ferramentas, como construtores do tipo arrastar e soltar. Embora esses conjuntos de ferramentas permitam que os usuários da linha de negócios automatizem os fluxos de trabalho por conta própria, eles também ajudam os programadores a realizar a automação em uma fração do tempo em comparação com os métodos convencionais.
Leia mais sobre low-codeUm elemento básico das plataformas low-code, os construtores do tipo arrastar e soltar fornecem uma interface gráfica de usuário que permite a criação de aplicações e a automação do fluxo de trabalho arrastando e soltando os elementos desejados e os critérios de tarefas no lugar. Os construtores de arrastar e soltar incluem:
Os construtores de arrastar e soltar reduzem o tempo necessário para a automação, quando comparados com as abordagens convencionais de engenharia de software.
Uma empresa terá bancos de dados e sistemas de software pré-existentes. Não será prudente eliminá-los e começar do zero ao automatizar os fluxos de trabalho. As plataformas low-code oferecem recursos para uma integração descomplicada com os sistemas existentes e legados das organizações para implementar a automação do fluxo de trabalho sem problemas.
Com a integração com outros softwares, os dados podem ser facilmente acessados e utilizados em workflows automatizados.
As plataformas low-code são altamente personalizáveis, até o último detalhe. Os processos de negócios são exclusivos e as organizações podem aproveitar as plataformas para automatizar facilmente fluxos de trabalho personalizados complexos.
Na engenharia de software tradicional, as aplicações são projetadas com um número predefinido de usuários em mente. Se um fluxo de trabalho tiver que ser dimensionado para mais funcionários ou se for reduzido em termos de volumes de execução, será necessário executar scripts separados. As plataformas low-code, por outro lado, permitem que workflows sejam dimensionados automaticamente com a alteração do número de usuários, pois são projetadas tendo em mente a escalabilidade.
Não é necessário ter experiência prévia em programação de computadores para começar a automatizar seus fluxos de trabalho em uma plataforma low-code.
O software de automação de fluxo de trabalho normalmente é oferecido em um modelo de compra baseado em assinatura. As licenças podem ser mensais ou anuais.
É o uso de programação mínima para automatizar fluxos de trabalho. Isso é possível com o uso de construtores de automação do tipo arrastar e soltar.
Dependendo das etapas do fluxo de trabalho e do uso de um software eficiente de automação, ele pode ser automatizado em apenas alguns minutos ou algumas horas.