As 8 principais estratégias eficazes para garantir a conformidade no workplace
A conformidade no Workplace não se resume apenas a seguir regras; trata-se de criar um ambiente seguro, ético e de apoio para todos. Conformidade envolve a adesão a leis, regulamentos, normas e processos internos que regem o funcionamento das organizações. Uma questão urgente nesse contexto é a saúde mental, área que tem recebido atenção significativa nos últimos anos.
Segundo a Organização Mundial da Saúde, estima-se que 15% dos adultos em idade ativa em 2019 apresentavam algum transtorno mental.
Esse dado alarmante ressalta a importância da conformidade no ambiente de trabalho, especialmente em áreas como apoio à saúde mental, segurança e tratamento justo. Garantir a conformidade não apenas mantém as organizações alinhadas às leis e regulamentos, mas também promove um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo, beneficiando, em última análise, tanto os colaboradores quanto a organização como um todo.
Por que a conformidade no workplace é importante?
A conformidade no workplace é importante porque garante que sua organização esteja alinhada com padrões legais e éticos, evitando processos judiciais e possíveis penalidades financeiras. Também é essencial para manter um ambiente de trabalho seguro e justo para todos os colaboradores, promovendo confiança e responsabilidade. Aqui estão alguns motivos que reforçam essa importância:
Para evitar problemas legais: Organizações que não cumprem as leis trabalhistas podem enfrentar ações judiciais. Por exemplo, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos Estados Unidos (EEOC) relatou que, em 2020, empregadores pagaram US$ 439 milhões em benefícios monetários a vítimas de discriminação.
“Se as empresas não tiverem um incentivo financeiro para cumprir o salário mínimo, cria-se uma dinâmica de corrida para baixo. Empresas que querem cumprir a lei e pagar seus trabalhadores de forma justa podem ser prejudicadas pela concorrência.”
— Anna Stansbury, Professora Assistente de Desenvolvimento de Carreira da Turma de 1948Para garantir segurança: A conformidade com regulamentações de segurança, como os padrões da OSHA, reduz significativamente lesões no workplace. Segundo a própria OSHA, empresas que implementam programas de segurança eficazes podem alcançar até 40% de redução em lesões.
Para construir confiança: Transparência na conformidade fortalece a confiança. Uma pesquisa da Personio, mostrou que 59% dos funcionários do Reino Unido acreditam que suas organizações deveriam melhorar a abertura e a transparência sobre remuneração e recompensas, e 61% afirmam que isso impactaria positivamente sua percepção da empresa.
8 maneiras de garantir conformidade no workplace
1. Conheça as regulamentações
O primeiro passo para garantir a conformidade no workplace é entender as regras. Cada setor possui seu próprio conjunto de regulamentações, então é fundamental identificar quais se aplicam à sua organização.
Por exemplo, se o seu negócio lida com dados, você precisa garantir conformidade com regulamentações de proteção de dados como a GDPR ou o CCPA. Se você atua na área da saúde, seguir as diretrizes da HIPAA é obrigatório.
O ponto aqui é que você não pode garantir conformidade se não souber exatamente com o que precisa estar em conformidade. Deixar de cumprir essas normas pode tornar sua organização vulnerável a consequências legais graves.
2. Documente políticas e procedimentos
Depois de conhecer as regras, o próximo passo é documentá-las por meio de políticas e procedimentos claros e acionáveis. Um conjunto bem documentado de diretrizes de conformidade garante que todos na organização estejam alinhados.
Por exemplo, os procedimentos de tratamento de dados da sua empresa devem ser claros, concisos e acessíveis a todos os colaboradores que lidam com informações sensíveis, como membros das equipes de RH ou jurídico. Documentar políticas também facilita treinamentos, além de permitir que os colaboradores consultem esses materiais quando surgirem dúvidas. Além disso, uma documentação clara reduz ambiguidades e cria uma base sólida para auditorias eficazes no futuro.
3. Aplique políticas e procedimentos de forma consistente
A consistência é fundamental quando se trata de conformidade. Não basta ter políticas; é necessário aplicá-las de maneira uniforme em toda a organização. A aplicação inconsistente de regras pode gerar confusão, favorecimentos ou até complicações legais.
Uma abordagem consistente garante que todos os colaboradores sejam submetidos aos mesmos padrões, promovendo justiça no workplace. A consistência também aumenta a responsabilidade, pois os colaboradores sabem que qualquer desvio das políticas terá consequências.
4. Remova barreiras de conformidade
Às vezes, políticas podem ser difíceis de seguir devido a limitações práticas. Para garantir a conformidade, é essencial resolver esses obstáculos. Isso pode significar tornar os processos de conformidade mais intuitivos ou fornecer aos colaboradores ferramentas que facilitem o cumprimento das regulamentações.
Por exemplo, se a inserção de dados faz parte dos requisitos de conformidade, mas o seu sistema é antigo ou difícil de usar, os colaboradores podem pular etapas cruciais sem intenção. Modernizar seus sistemas, introduzir automações quando necessário ou oferecer diretrizes fáceis de entender pode reduzir o risco de não conformidade.
5. Treine seus colaboradores
Mesmo com as melhores políticas, alcançar a conformidade é difícil sem treinamento adequado. Os colaboradores precisam ser educados sobre as políticas que devem seguir, por que elas são importantes e quais são as consequências da não conformidade.
Treinamentos regulares garantem que os colaboradores saibam suas responsabilidades, como lidar com situações que possam representar riscos de conformidade e como relatar violações. Além disso, o treinamento deve ser contínuo, não um evento único. Novas regulamentações e políticas internas surgem o tempo todo, e atualizações frequentes mantêm todos alinhados.
6. Mantenha-se atualizado sobre leis e regulamentações
Leis e regulamentações não são estáticas; elas mudam constantemente, e seus esforços de conformidade precisam acompanhar essas mudanças. Seja lidando com leis trabalhistas, diretrizes de saúde e segurança ou regulamentações de cibersegurança, manter-se atualizado é essencial.
Você pode acompanhar essas mudanças consultando especialistas jurídicos, regularmente, participando de webinars ou assinando newsletters relevantes. Se sua organização não se mantiver atualizada, corre o risco de sair de conformidade, o que pode resultar em multas, processos e danos à reputação.
7. Ultilize tecnologia no workplace
Uma das maneiras mais eficazes de garantir conformidade no workplace é por meio da tecnologia. Ferramentas como o ManageEngine AppCreator, uma plataforma low-code que permite criar e personalizar soluções com pouca necessidade de codificação, podem automatizar diversas tarefas de conformidade, tornando mais fácil rastrear, aplicar e reportar esforços de conformidade.
Por exemplo, você pode usar tecnologia para automatizar processos de auditoria, garantir aplicação uniforme de políticas entre departamentos e monitorar registros de treinamento dos colaboradores. Softwares de conformidade também criam trilhas de auditoria digitais extremamente úteis durante inspeções ou revisões internas.
Ao utilizar a tecnologia correta, você pode implementar alertas automatizados, gestão centralizada de dados, monitoramento em tempo real, relatórios abrangentes e trilhas de auditoria digitais — garantindo que nada passe despercebido, economizando tempo e reduzindo erros humanos.
8. Audite e meça a conformidade
Por fim, nenhuma estratégia de conformidade está completa sem auditorias regulares e medições da sua aderência às regras. Auditorias ajudam a identificar lacunas nos esforços de conformidade e garantem que suas políticas estejam sendo seguidas corretamente. Medir a conformidade também permite avaliar a aderência geral às regulamentações e a eficácia dos programas de treinamento e da implementação das políticas.
É importante estabelecer um sistema para acompanhar métricas de conformidade, como o número de violações reportadas, o tempo necessário para resolvê-las e o nível de engajamento dos colaboradores nos treinamentos de conformidade. A medição contínua permite melhorias constantes, garantindo que seu workplace permaneça em conformidade a longo prazo.
Como o AppCreator ajuda a garantir a conformidade no workplace
AppCreator é uma plataforma low-code que permite criar aplicações personalizadas adaptadas às necessidades específicas de conformidade da sua organização, sem exigir amplo conhecimento técnico. Veja como ele ajuda:
Workflows personalizados para conformidade: Com o AppCreator, você pode criar workflows que automatizam tarefas de conformidade, como documentação, lembretes de treinamento para funcionários e atualizações de políticas. Por exemplo, se sua empresa estiver sujeita a novas leis de proteção de dados, você pode criar um fluxo que notifique os colaboradores e atualize políticas internas em tempo real.
Auditoria em tempo real: A plataforma oferece insights em tempo real sobre conformidade, permitindo que gestores acompanhem quem concluiu treinamentos, quem está seguindo as regras e onde existem falhas. Essas auditorias podem ser automatizadas e programadas para ocorrer regularmente, garantindo consistência nos esforços de conformidade.
Relatórios facilitados: Relatórios são parte essencial da conformidade, especialmente quando há reguladores externos envolvidos. O AppCreator simplifica esse processo ao permitir a geração automática de relatórios com base em dados em tempo real. Assim, você pode fornecer rapidamente documentação sobre medidas de conformidade para auditorias externas ou revisões internas, com intervenção manual mínima.
Gestão de documentos: Armazene todas as suas políticas, procedimentos e documentos legais de conformidade em um único local centralizado, fácil de acessar e atualizar. Esse recurso garante que os colaboradores sempre tenham acesso às informações mais atuais, reduzindo o risco de seguirem políticas desatualizadas.
Gestão de treinamentos: Você pode configurar aplicações personalizadas para acompanhar o treinamento dos colaboradores em tópicos relacionados à conformidade. A plataforma facilita o envio de lembretes, o acompanhamento do progresso e garante que todos concluam os treinamentos obrigatórios de conformidade.
Se você quiser explorar as possibilidades desse software, é só compartilhar suas necessidades e podemos criar uma prova de conceito gratuita para você.
Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.
Artigo Original: https://www.manageengine.com/appcreator/application-development-articles/tips-to-ensure-compliance-in-workplace.html
Traduzido por Ana Carollyne Costa Bastos