Gerenciamento de e-mail online (MEM)

E-mail ainda é uma das mais importantes formas de comunicação hoje. Muitas empresas preferem os e-mails como comunicação oficial porque são rápidos, confiáveis e muito simples. O uso generalizado de comunicações por e-mail criou uma série de problemas referente ao gerenciamento de e-mail pelos administradores de TI, por exemplo, o fornecimento de contas de e-mail para dispositivos de funcionários e a proteção de dados confidenciais da empresa contidos em e-mails, incluindo qualquer anexos. As empresas precisam ter uma maneira de proteger o e-mail contra violações de dados.

Com os recursos de gerenciamento de e-mail móvel das soluções de gerenciamento dos dispositivos móveis, como o Mobile Device Manager Plus, os administradores de TI podem resolver facilmente esses problemas enquanto protegem o e-mail corporativo e protegem e-mails nos dispositivos móveis. Aqui você pode encontrar uma lista das funções com suporte para simplificar o gerenciamento de e-mail corporativo.

Principais recursos do Gerenciamento de e-mail móvel (MEM)

Configurando contas de e-mail corporativo para funcionários

Os administradores de TI precisam garantir que cada funcionário possua uma conta de e-mail corporativa para comunicações internas, bem como interações externas com clientes, fornecedores e funcionários. Com o MDM, você pode criar contas de e-mail em massa associando uma política de e-mail aos dispositivos dos funcionários (Android, iOS e Windows).

Criar contas de e-mail individuais para cada funcionário é entediante. As variáveis dinâmicas simplificam essa tarefa, recuperando automaticamente os endereços de e-mail atribuídos aos dispositivos durante o registro. Além disso, o MDM possibilita a configuração da assinatura de e-mail e uma conta padrão para os usuários.

Configurando restrições no e-mail

Muitos remetentes usam HTML para adicionar gráficos e links aos e-mails. Esses e-mails em HTML representam uma ameaça potencial aos dispositivos na forma de vírus ocultos e outros softwares maliciosos que podem ser baixados automaticamente. Usando o MDM, você pode eliminar essa ameaça

O encaminhamento automático de e-mail é outro grande risco de segurança com o qual os administradores precisam lidar. Se um funcionário ativou o encaminhamento de e-mail para um endereço externo e deixou a empresa, dados confidenciais da organização podem ser perdidos. A situação se torna mais grave quando informações críticas são exfiltradas via e-mail para terceiros não autorizados. Uma solução viável de evitar essas situações é usando o MDM para restringir o encaminhamento de e-mails. O MDM também permite você gerenciar a sincronização de endereços de e-mail com serviços em nuvem de terceiros, o uso de contas de e-mail de aplicações que não são de e-mail, notificações de e-mail, e muito mais.

Garantir uma comunicação segura

A comunicação por e-mail usa, sobretudo, configuração de e-mail padrão como POP ou IMAP na recuperação de e-mails. Isso normalmente envolve transmissão de conteúdo de e-mail como texto sem formatação, possivelmente deixando os dados confidenciais vulneráveis a ataques de espionagem e outros ataques cibernéticos. A solução é usar uma conexão SSL/TLS, que garante que o tráfego de e-mail seja criptografado e seguro durante a transmissão. Além de fornecer uma camada adicional de criptografia por meio de S/MIME, que mantém a integridade da mensagem e aprimora a privacidade dos dados, o MDM permite que você configure um canal de comunicação seguro para e-mails habilitando uma conexão SSL/TLS ou certificados SSL para Android, iOS e Windows. Além disso, o Simple Certificate Enrollment Protocol (SCEP) pode ser configurado para IOS e Windows para proteção e-mails usando os certificados.

Proteger anexos de e-mail

Os anexos de e-mail geralmente contêm documentos importantes com informações confidenciais. Após feito o download, esses podem ser abertos usando qualquer aplicação não gerenciada, compartilhadas com outro dispositivo e até mesmo armazenados em serviços em nuvem de terceiros, levando a vazamento de dados. Com o MDM, você pode ter a certeza de que anexos de e-mail estão protegidos não apenas durante a transmissão, mas também após o download. A aplicação ME MDM com visualização de documentos integrada garante uma exibição segura e o armazenamento de documentos importantes que são recebidos como anexos. Com o compartilhamento de documentos para outros dispositivos ou serviços em nuvem sendo restrito, os dados corporativos estão totalmente seguros, impedindo as violações de segurança. Como alternativa, esses documentos podem ser acessados usando outras aplicações de visualização de documentos aprovados pela sua empresa.

Proteger o acesso ao Exchange

Muitas empresas usam o Exchange Server para gerenciar e-mails comerciais. Esse é um dos principais motivos pelos quais o Exchange está constantemente sob risco de ameaças à segurança. Apesar de todo esforço para restringir o acesso ao Exchange usando configurações de firewall e outras ferramentas de segurança, muitas empresas não sabem de que podem controlar o acesso ao Exchange Server no nível do dispositivo. Para proteger melhor o ambiente Exchange de sua empresa, use o MDM que permite que você impeça que dispositivos não gerenciados acessem seu servidor Exchange.

Configurações e permissões predefinidas da aplicação

O e-mail é a forma preferida de comunicação nas empresas, mas configurar contas de e-mail pode ser difícil e demorado. As configurações de aplicações gerenciadas pelo MDM (iOS e Android) simplificam o processo consideravelmente. Você pode personalizar as funcionalidades de qualquer aplicação de e-mail gerenciado para atender aos seus requisitos organizacionais, distribuir a aplicação para dispositivos e pré-configurar parâmetros como tipo de conta, nome de domínio e assinatura de e-mail para preparar a aplicação pronta para uso corporativo logo após a instalação. Aplicações de produtividade como IBM Verse (para Android e iOS), Microsoft Outlook e Zoho Mail podem ser facilmente configurados com o MDM.

Fora isso, o MDM permite pré-configurar as permissões de aplicação. Por exemplo, se você não quiser que os anexos de e-mail sejam armazenados no dispositivo, poderá desativar a permissão de armazenamento mesmo antes de distribuir a aplicação. Permissão para dados específicos pode ser configurada como controlada pelo usuário, quando isso não for fundamental para a funcionalidade da aplicação. Supondo que você precise da aplicação Zoho Mail, principalmente para gerenciar e-mails corporativos, a configuração da permissão para acessar os contatos do dispositivo e SMS pode ficar a critério do usuário. Do mesmo modo, se uma aplicação estiver sendo usada para rastrear o dispositivo, você pode, remotamente forçar a habilitação de permissão da aplicação para acessar a localização do dispositivo.