Gerenciamento de e-mail em dispositivos móveis

1. O que é gerenciamento de e-mail em dispositivos móveis?

O e-mail é o principal meio de comunicação oficial nas organizações. Para manter equipes móveis conectadas e produtivas, é fundamental que elas possam acessar suas caixas de e-mail corporativas em dispositivos móveis. Por meio do gerenciamento de e-mail móvel, administradores de TI podem viabilizar o acesso seguro ao e-mail corporativo em smartphones, tablets e laptops, mantendo arquivos críticos para o negócio protegidos contra ameaças de segurança.

2. Por que gerenciar o e-mail corporativo em dispositivos móveis?

O uso generalizado de dispositivos móveis no ambiente de trabalho tornou necessário disponibilizar o e-mail corporativo nesses dispositivos. No entanto, o acesso móvel pode representar um risco à segurança dos dados corporativos: funcionários podem utilizar dispositivos não confiáveis, aplicações não aprovadas ou conexões Wi-Fi inseguras para acessar suas caixas de e-mail, ou compartilhar inadvertidamente anexos confidenciais com terceiros não autorizados. Além disso, os próprios e-mails podem conter malware ou ameaças ocultas que comprometem a confidencialidade dos dados corporativos nos dispositivos. Para mitigar esses riscos, o gerenciamento de e-mail corporativo móvel pela equipe de TI é indispensável.

3. Quais são os desafios do gerenciamento de e-mail corporativo móvel?

Com a diversidade de tipos de dispositivos e plataformas em uso nas organizações, garantir que apenas dispositivos confiáveis acessem o e-mail corporativo pode ser uma tarefa complexa. Os administradores de TI precisam assegurar que protocolos de comunicação seguros sejam utilizados no acesso ao e-mail por esses dispositivos. Backups automáticos em servidores cloud de terceiros e o uso de aplicações não aprovadas para visualizar e-mails e anexos corporativos expõem dados sensíveis a provedores não autorizados.

Em ambientes BYOD, a segurança torna-se ainda mais desafiadora: um funcionário que deixa a organização pode continuar com anexos de e-mail corporativos armazenados em seu dispositivo pessoal. Da mesma forma, um dispositivo perdido ou roubado coloca em risco os dados corporativos nele contidos. Esses desafios podem ser superados com o uso de uma ferramenta de gerenciamento de e-mail móvel.

4. Quais são os principais recursos de uma ferramenta de gerenciamento de e-mail móvel?

As ferramentas e serviços de gerenciamento de e-mail móvel simplificam o gerenciamento corporativo ao:

• Permitir que os administradores pré-configurem o e-mail corporativo nos dispositivos remotamente e em massa.
• Garantir que apenas dispositivos confiáveis e aplicações aprovadas acessem as caixas de e-mail corporativas.
• Restringir o compartilhamento de dados de e-mail com dispositivos, usuários e aplicações não autorizados.
• Exigir o uso de protocolos seguros no acesso às caixas de e-mail.
• Containerizar virtualmente os ambientes de trabalho corporativos e e-mails em dispositivos BYOD.

5. Como uma ferramenta de MDM pode ser usada no gerenciamento de e-mail móvel?

Uma solução abrangente de gerenciamento de dispositivos móveis permite que os administradores de TI gerenciem o e-mail móvel das seguintes formas:

• Configurar contas de e-mail corporativo para os funcionários: Os administradores precisam garantir que todos os colaboradores tenham uma conta de e-mail corporativa para comunicação interna e externa — com clientes, fornecedores e parceiros. Com o MDM, é possível criar contas em massa associando uma política de e-mail aos dispositivos (Android, iOS e Windows). Variáveis dinâmicas simplificam esse processo ao buscar automaticamente os endereços de e-mail mapeados aos dispositivos durante o registro. Além disso, o MDM permite configurar a assinatura de e-mail e definir uma conta padrão para os usuários.
• Configurar restrições de e-mail: Muitos remetentes utilizam HTML para incluir gráficos e links nos e-mails. Esse formato pode representar um risco para os dispositivos ao ocultar vírus e outros softwares maliciosos que podem ser baixados automaticamente. Com o MDM, é possível eliminar essa ameaça restringindo completamente o uso do HTML em e-mails — exigindo somente texto simples. O encaminhamento automático de e-mails é outra preocupação relevante: se um funcionário configurou o encaminhamento para um endereço externo antes de sair da empresa, dados sensíveis da organização podem ser vazados. O MDM permite bloquear o encaminhamento de e-mails e controlar também a sincronização com serviços cloud de terceiros, o uso de contas por aplicações não destinadas a e-mail, notificações e outras configurações.

• Garantir comunicação segura: Os protocolos de e-mail tradicionais, como POP e IMAP, transmitem o conteúdo em texto simples, deixando dados confidenciais vulneráveis a ataques de interceptação. A solução é utilizar conexões SSL/TLS, que garantem a criptografia do tráfego de e-mail em trânsito. Além da camada adicional de criptografia proporcionada pelo S/MIME — que preserva a integridade das mensagens e reforça a privacidade dos dados —, o MDM permite estabelecer canais de comunicação seguros habilitando conexões SSL/TLS ou usando certificados SSL para dispositivos Android, iOS e Windows. O protocolo SCEP (Simple Certificate Enrollment Protocol) também pode ser configurado para dispositivos iOS e Windows para proteger e-mails com certificados.
• Proteger anexos de e-mail: Anexos frequentemente contêm documentos importantes com dados sensíveis. Após o download, esses arquivos podem ser abertos por qualquer aplicação não gerenciada, compartilhados para outros dispositivos ou salvos em serviços cloud de terceiros — resultando em vazamento de dados. Com o MDM, é possível garantir a proteção dos anexos não apenas em trânsito, mas também após o download. O visualizador de documentos integrado do aplicativo ManageEngine MDM garante a visualização e o armazenamento seguros de documentos recebidos como anexos. Como o compartilhamento com outros dispositivos ou serviços cloud é bloqueado, os dados corporativos ficam totalmente em sandbox, prevenindo violações de segurança. Alternativamente, os documentos podem ser acessados por outros visualizadores aprovados pela organização.

• Proteger o acesso ao Exchange: Muitas organizações utilizam o Exchange Server para gerenciar e-mails corporativos — e justamente por isso ele é um alvo constante de ameaças. Embora configurações de firewall e outras ferramentas de segurança sejam comuns, muitas organizações desconhecem que é possível controlar o acesso ao Exchange Server no nível do dispositivo com acesso condicional. O MDM permite restringir o acesso de dispositivos não gerenciados ao servidor Exchange.
• Pré-configurar configurações e permissões de aplicações: Embora o e-mail seja o meio de comunicação preferencial nos negócios, configurar contas pode ser trabalhoso e demorado. As configurações gerenciadas de aplicações do MDM (iOS e Android) simplificam significativamente esse processo. É possível personalizar as funcionalidades de qualquer aplicação de e-mail gerenciada, distribuí-la aos dispositivos e pré-configurar parâmetros como tipo de conta, nome de domínio e assinatura de e-mail — deixando a aplicação pronta para uso corporativo logo após a instalação. Aplicações de produtividade como IBM Verse (Android e iOS), Microsoft Outlook e Zoho Mail podem ser facilmente configuradas via MDM. O MDM também permite pré-configurar as permissões das aplicações: por exemplo, se não for desejável que os anexos sejam salvos no dispositivo, o acesso ao armazenamento pode ser desativado antes mesmo da distribuição da aplicação. Permissões para dados específicos podem ser configuradas como controladas pelo usuário quando não são essenciais para a funcionalidade da aplicação — como o acesso a contatos e SMS para uma aplicação usada principalmente para gerenciar e-mails corporativos. Já se a aplicação for utilizada para rastrear o dispositivo, a permissão de localização pode ser ativada remotamente de forma forçada.

6. Quais são os benefícios de usar o Mobile Device Manager Plus para gerenciamento de e-mail móvel?

O Mobile Device Manager Plus é uma solução completa de MDM com capacidades de gerenciamento de e-mail corporativo, que também funciona como software de gerenciamento de e-mail. A ferramenta permite que os administradores de TI pré-configurem e protejam remotamente o e-mail corporativo em dispositivos de diferentes plataformas — tudo a partir de um único console. O risco de vazamento de dados pode ser minimizado com a aplicação de protocolos de comunicação seguros, políticas de DLP e distribuição de uma aplicação confiável para visualização de anexos — eliminando a necessidade de aplicações de terceiros. O MDM também protege os dados dos dispositivos contra vírus ocultos ou malware em e-mails, restringindo o uso do formato HTML. Com a solução, o administrador de TI pode ainda garantir que apenas dispositivos conformes e confiáveis acessem recursos corporativos como o Exchange Server.