Gerenciamento de e-mail móvel

1. O que é gerenciamento de e-mail móvel?

O e-mail é o principal método de comunicação oficial dentro das organizações. Para manter as forças de trabalho móveis conectadas e produtivas, é essencial que elas possam acessar suas caixas de e-mail corporativas em seus dispositivos móveis. Por meio do gerenciamento de e-mail móvel, os administradores de TI podem facilitar o acesso seguro ao e-mail corporativo nos smartphones, tablets e laptops das forças de trabalho, mantendo os arquivos críticos para os negócios protegidos contra possíveis ameaças à segurança.

2. Por que você deve gerenciar o e-mail móvel corporativo?

O uso generalizado de dispositivos móveis no local de trabalho exigiu que o e-mail corporativo fosse acessível nesses dispositivos. No entanto, o acesso móvel pode representar uma ameaça à segurança dos dados corporativos. Os funcionários podem usar dispositivos não confiáveis, aplicativos não aprovados ou conexões Wi-Fi inseguras para acessar suas caixas de correio ou podem compartilhar inadvertidamente anexos confidenciais de e-mail corporativo, resultando no vazamento de dados corporativos para terceiros não autorizados. Além disso, os próprios e-mails podem conter malware ou outras ameaças ocultas que comprometem a confidencialidade dos dados empresariais nos dispositivos. Para combater esses riscos de segurança, os e-mails móveis empresariais precisam ser gerenciados pela equipe de TI.

3. Quais são os desafios do gerenciamento de e-mail móvel empresarial?

Com vários tipos de dispositivos e plataformas usados em uma organização, pode ser difícil permitir que apenas dispositivos móveis confiáveis acessem o email corporativo. Para proteger os dados corporativos em trânsito contra riscos de segurança, os administradores de TI precisam garantir que protocolos de comunicação seguros sejam usados quando os e-mails forem acessados nesses dispositivos. Backups automatizados para servidores em nuvem de terceiros e o uso de aplicativos não aprovados para visualizar e-mails e anexos corporativos tornam dados corporativos confidenciais acessíveis a provedores de aplicativos e serviços em nuvem não autorizados.

Em ambientes BYOD, garantir a segurança se torna mais complicado, pois um funcionário que sai da organização ainda pode ter anexos de e-mail corporativo baixados em seu dispositivo pessoal. Além disso, se um dispositivo for perdido ou roubado, os dados corporativos nele contidos correm o risco de cair em mãos erradas. Esses desafios podem ser superados usando uma ferramenta de gerenciamento de e-mail móvel para gerenciar e proteger o e-mail móvel corporativo.

4. Quais são os principais recursos de uma ferramenta móvel de gerenciamento de e-mail?

Ferramentas e serviços de gerenciamento de e-mail móvel simplificam o gerenciamento de e-mail corporativo ao:

• Permitir que os administradores pré-configurem o e-mail corporativo nos dispositivos remotamente e em massa
• Garantir que apenas dispositivos confiáveis e aplicativos aprovados possam ser usados para acessar caixas de correio corporativas.
• Restringir o compartilhamento de dados de e-mail com dispositivos, usuários e aplicativos não autorizados.
• Imposição do uso de protocolos seguros quando os usuários acessam suas caixas de e-mail.
• Containerização virtual de espaços de trabalho corporativos e e-mails em BYODs.

5. Como uma ferramenta MDM pode ser aproveitada para gerenciamento de e-mail móvel?

Uma abrangente solução de gerenciamento de dispositivos móveis pode permitir que administradores de TI gerenciem e-mail móvel:

• Configurando contas de e-mail corporativas para funcionários: os administradores de TI precisam garantir que cada funcionário tenha uma conta de e-mail corporativa para comunicação interna, bem como interações externas com clientes, fornecedores e colaboradores. Usando o MDM, você pode criar contas de e-mail em massa associando uma política de e-mail aos dispositivos dos funcionários (Android, iOS, e Windows). Criar contas de e-mail individuais para cada funcionário é entediante; variáveis dinâmicas simplificam essa tarefa buscando automaticamente os endereços de e-mail mapeados para dispositivos durante o registro. Além disso, o MDM permite configurar a assinatura de e-mail e configurar uma conta de e-mail padrão para os usuários.
• Configurando restrições de e-mail: muitos remetentes usam HTML para adicionar gráficos e links a e-mails. Esses e-mails em HTML representam uma ameaça potencial aos dispositivos na forma de vírus ocultos e outros softwares maliciosos que podem ser baixados automaticamente. Usando o MDM, você pode eliminar essa ameaça restringindo completamente o uso do formato HTML em e-mails em favor apenas de texto simples. O encaminhamento automático de e-mail é outra importante preocupação de segurança com a qual os administradores precisam lidar. Se um funcionário tiver habilitado o encaminhamento de e-mail para um endereço externo e sair da empresa, os dados confidenciais pertencentes à organização poderão ser perdidos. A situação fica mais séria quando informações críticas são vazadas para terceiros não autorizados por e-mail. Uma forma viável de prevenir essas situações é usar o MDM para restringir o encaminhamento de emails. O MDM também permite gerenciar a sincronização de endereços de e-mail com serviços em nuvem de terceiros, o uso de contas de e-mail de aplicativos que não são de e-mail, notificações por e-mail e muito mais.

• Garantindo a segurança da comunicação: A comunicação por e-mail usa principalmente padrões de configuração de e-mail, como POP ou IMAP, para recuperar e-mails, o que normalmente envolve a transmissão do conteúdo do e-mail como texto simples, possivelmente deixando os dados confidenciais vulneráveis a ataques de espionagem e outros ataques cibernéticos. A solução é usar uma conexão SSL/TLS, que garante que o tráfego seja criptografado e seguro durante o trânsito. Além de fornecer uma camada adicional de criptografia por meio do S/MIME, que mantém a integridade da mensagem e aprimora a privacidade dos dados, o MDM permite que você estabeleça um canal de comunicação seguro para e-mails ativando uma conexão SSL/TLS ou usando certificados SSL para Android, iOS e Windows. Além disso, o protocolo SCEP (Simple Certificate Enrollment Protocol) pode ser configurado para dispositivos iOS e Windows, para proteger e-mails usando certificados.
• Proteção de anexos de e-mail: Os anexos de e-mail geralmente incluem documentos importantes que contêm dados confidenciais. Depois que esses anexos são baixados, eles podem ser abertos usando qualquer aplicativo não gerenciado, compartilhados com outro dispositivo e até mesmo fazer backup em serviços de nuvem de terceiros, resultando em vazamento de dados. Com o MDM, você pode ter certeza de que os anexos de e-mail estão protegidos não apenas durante o trânsito, mas também depois de serem baixados. Por exemplo, o Document Viewer integrado do aplicativo ManageEngine MDM garante a visualização e o armazenamento seguros de documentos importantes recebidos como anexos. Como o compartilhamento dos documentos com outros dispositivos ou serviços de nuvem é restrito, os dados corporativos ficam completamente protegidos, evitando violações de segurança. Como alternativa, esses documentos podem ser acessados usando outros aplicativos de visualização de documentos aprovados pela sua organização.

• Protegendo o acesso ao Exchange: Muitas organizações usam o Exchange Server para gerenciar e-mails comerciais, o que é um dos principais motivos pelos quais o Exchange está constantemente em risco de ameaças à segurança. Apesar de seus melhores esforços para restringir o acesso ao Exchange usando configurações de firewall e outras ferramentas de segurança, muitas organizações não sabem que podem controlar o acesso no nível do dispositivo com acesso condicional. Para ajudá-lo a proteger melhor o ambiente do Exchange da sua organização, o MDM permite restringir o acesso de dispositivos não gerenciados ao seu servidor do Exchange.
• Pré-definir configurações e permissões de aplicativos: O e-mail é a forma preferida de comunicação para empresas, mas configurar contas de e-mail pode ser difícil e demorado. Configurações de aplicativos gerenciados do MDM (iOS e Android) simplificam consideravelmente o processo. Você pode personalizar as funcionalidades de qualquer aplicativo de e-mail gerenciado para atender aos seus requisitos organizacionais, distribuir o aplicativo para dispositivos e pré-configurar parâmetros como tipo de conta, nome de domínio e assinatura de e-mail para deixar o aplicativo pronto para uso corporativo logo após a instalação. Aplicativos de produtividade como IBM Verse (paraAndroid e iOS), Microsoft Outlook, e Zoho Mail pode ser facilmente configurado usando MDM. Além disso, o MDM permite que você pré-configure as permissões do aplicativo. Por exemplo, se não quiser que anexos de e-mail sejam armazenados no dispositivo, você pode desativar a permissão de armazenamento antes mesmo de distribuir o aplicativo. A permissão para dados específicos pode ser configurada como controlada pelo usuário, quando não for fundamental para a funcionalidade do aplicativo. Supondo que você precise do aplicativo Zoho Mail principalmente para gerenciar e-mails corporativos, a configuração da permissão para acessar os contatos do dispositivo e SMS pode ficar a critério do usuário. Da mesma forma, se um aplicativo estiver sendo usado para rastrear o dispositivo, você poderá forçar remotamente a ativação da permissão do aplicativo para acessar a localização do dispositivo.

6. Quais são os benefícios de usar o Mobile Device Manager Plus para gerenciamento de e-mail móvel?

Mobile Device Manager Plus é uma ferramenta MDM completa que também possui recursos de gerenciamento de e-mail corporativo e corporativo, permitindo que funcione como um software de gerenciamento de e-mail. Usar o Mobile Device Manager Plus para gerenciamento de e-mail móvel permite que os administradores de TI pré-configurem e protejam remotamente o e-mail corporativo em dispositivos em diversas plataformas, tudo a partir de um único console. A possibilidade de vazamento de dados pode ser minimizada aplicando protocolos de comunicação seguros, aplicando políticas DLP e distribuindo um aplicativo confiável para visualizar anexos de e-mail que elimina a necessidade de aplicativos de terceiros. Os dados do dispositivo podem ser protegidos contra vírus ou malware ocultos em e-mails, restringindo o uso de HTML. Usando esta ferramenta MDM, um administrador de TI pode até mesmo garantir que apenas dispositivos confiáveis e compatíveis tenham acesso a recursos corporativos, como o servidor Exchange.