Microsoft 365 freigegebene Postfachberichte

Erhalten Sie umfassende Berichte zu freigegebenen Postfächern für Microsoft 365 mit Nachverfolgung von Postfachberechtigungen, Aktivitäten, Speicherplatz und E-Mail-Verkehr – ganz ohne Schwierigkeiten mit PowerShell.

Freigegebene Postfächer in Microsoft 365 werden von Teams verwendet, um E-Mails von einer gemeinsamen Adresse zu senden und zu empfangen, z. B. für Support, Abrechnung oder Information, ohne dass eine eigene Lizenz erforderlich ist. Obwohl sie für die Zusammenarbeit unverzichtbar sind, stellen sie echte Herausforderungen bei Zugangskontrolle, Aktivitätsüberwachung und Speicherverwaltung dar.

Warum Sie Berichte zu freigegebenen Microsoft 365 Postfächern benötigen

Das Microsoft 365 Admin Center und das Exchange Admin Center bieten mit ihren Exchange Online Berichtennur begrenzte Einblicke in freigegebene Postfächer. Sie liefern keine detaillierten Aufschlüsselungen darüber, wer auf ein freigegebenes Postfach zugegriffen hat, welche Berechtigungen erteilt wurden, wie viele E-Mails gesendet oder empfangen wurden oder wann ein Postfach zuletzt aktiv war, ohne dass Administratoren jedes Postfach einzeln öffnen müssen. Das Erzeugen dieser Daten mittels Graph PowerShell-Skripten erfordert spezielles Fachwissen und einen erheblichen Zeitaufwand.

ManageEngine M365 Manager Plus, das All-in-One Microsoft 365 Verwaltungstool, löst dieses Problem mit einer speziellen Suite von Microsoft 365 Berichten zu freigegebenen Postfächern. Ohne eine einzige Zeile PowerShell-Code schreiben zu müssen, können Administratoren alle Aktivitäten freigegebener Postfächer im Tenant melden und steuern – alles von einer zentralen Reporting-Konsole aus.

M365 Manager Plus bietet folgende Berichte:

• Freigegebene Postfächer
• Zugriff auf freigegebene Postfächer
• Senden als freigegebenes Postfach
• Aktivitäten freigegebener Postfächer
• Inaktive freigegebene Postfächer
• Meistgenutzte freigegebene Postfächer
• Größe freigegebener Postfächer
• E-Mail-Aktivität freigegebener Postfächer
• Von freigegebenem Postfach gesendete E-Mails
• Von freigegebenem Postfach empfangene E-Mails
• Berechtigungen für freigegebene Postfächer

Bericht zu freigegebenen Postfächern

Dieser gibt einen Überblick über alle freigegebenen Postfächer in der Microsoft 365 Umgebung mit Details wie Anzeigename, Objekt-ID und Alias, sodass Sie entscheiden können, ob freigegebene Postfächer hinzugefügt oder gelöscht werden sollen.

Bericht zum Zugriff auf Shared Mailbox

Prüfen Sie, wer Zugriff auf jede Shared Mailbox hat, mit detaillierten Einblicken in zugewiesene Benutzer und deren Zugriffsrechte, wie z. B. wer auf die Mailbox zugegriffen hat, der Besitzer der Mailbox, wann auf die Mailbox zugegriffen wurde und welche Operation durchgeführt wurde.

Bericht „Send As Shared Mailbox“

Benutzer mit dem Recht „Send As“ können E-Mails von einer anderen Adresse senden und die Nachricht so erscheinen lassen, als ob sie von der Shared Mailbox gesendet wurde. Verfolgen Sie Benutzer mit „Send As“-Berechtigungen, um zu identifizieren, wer E-Mails als Shared Mailbox senden kann, wann sie sie genutzt haben, die Client-IP-Adresse und mehr im angegebenen Zeitraum.

Bericht zu Aktivitäten in Shared Mailboxes

Überwachen Sie alle Aktivitäten, die in Shared Mailboxes ausgeführt werden, einschließlich Benutzerinteraktionen und Zugriffsmuster, mit Details zu Benutzern, die auf die Shared Mailbox zugegriffen haben, den durchgeführten Operationen, den Zeitpunkten der Operationen, den Operationsstatus und mehr.

Bericht zu inaktiven Shared Mailboxes

Identifizieren Sie Shared Mailboxes, die über einen festgelegten Zeitraum nicht genutzt wurden, anhand der letzten Aktivitätsdaten. Bereinigen Sie ungenutzte Mailboxen, um Ressourcen zu optimieren und Unordnung zu reduzieren.

Bericht zu meistgenutzten Shared Mailboxes

Dieser Bericht rankt Shared Mailboxes nach ihrem E-Mail-Volumen und hebt die aktivsten Mailboxes im Tenant über einen ausgewählten Zeitraum hervor. Administratoren können schnell erkennen, welche Shared Mailboxes das höchste Volumen erzeugen, was nützlich für Ressourcenplanung, Priorisierung des Supports und sicherstellt, dass Speicherquoten für Mailboxes mit hohem Volumen angemessen konfiguriert sind.

Bericht zur Größe von Shared Mailboxes

Dieser zeigt die Speicherverbrauchsdaten für jede Shared Mailbox im Tenant, einschließlich der Gesamtgröße der Elemente, der Elementanzahl und der aktuellen Nutzung relativ zur zugewiesenen Speicherquote. Er gibt Administratoren einen klaren Überblick darüber, welche Mailboxes sich ihren Grenzen nähern oder diese überschreiten.

Bericht zur E-Mail-Aktivität von Shared Mailboxes

Dieser bietet eine konsolidierte Sicht auf den E-Mail-Verkehr aller Shared Mailboxes über einen angegebenen Berichtszeitraum, mit Details zu gesendeten und empfangenen E-Mails sowie den jeweiligen Größen auf Benutzer- und Tagesbasis.

Bericht „Mails Sent by Shared Mailbox“

Dieser liefert Informationen zu von Shared Mailboxes gesendeten E-Mails mit Details wie der E-Mail-Adresse des Empfängers, dem Betreff der E-Mail, der Größe der E-Mail und dem Zeitpunkt des Versands. Dies hilft Administratoren, den Versand von E-Mails aus Shared Mailboxes zu überwachen.

Bericht „Mails Received by Shared Mailbox“

Dieser liefert Details zu den von Shared Mailboxes empfangenen E-Mails. Er zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders, den Betreff der E-Mail, die Größe der E-Mail, den Zeitpunkt des Empfangs und mehr, was Ihnen hilft, den Empfang von E-Mails in Shared Mailboxes zu verfolgen.

Bericht zu Berechtigungen von Shared Mailboxes

Der Bericht zu Berechtigungen von Shared Mailboxes bietet eine umfassende Aufschlüsselung aller Berechtigungen, die jeder Shared Mailbox im Tenant zugewiesen sind. Er berichtet über Full Access-, Send As- und Send on Behalf-Berechtigungen sowie über die Identität jedes Nutzers oder jeder Gruppe, die diese Rechte besitzen.

Weitere Exchange Online-Berichte in M365 Manager Plus

M365 Manager Plus umfasst eine breitere Palette von Exchange Online-Berichten, die über dedizierte Shared Mailbox-Ansichten hinausgehen. Viele dieser Berichte, wie Berichte zur Mailbox-Delegation, zum Zugriff auf Nicht-Eigentümer-Mailboxen, zu Mailbox-Weiterleitungen und zu Verteilergruppen, zeigen auch Shared Mailbox-Daten neben anderen Empfängertypen an. Alle Exchange Online-Berichte in M365 Manager Plus unterstützen geplante Berichtsbereitstellung, Multi-Format-Exporte (CSV, XLSX, PDF oder HTML) und Tenant-bezogene Filterungen.

Warum M365 Manager Plus als Ihr Exchange Online-Berichtstool wählen?

Die Verwaltung von Exchange Online in großem Umfang bedeutet, den Überblick über Mailbox-Nutzung, Berechtigungen, Mailfluss und Compliance — alles gleichzeitig zu behalten. M365 Manager Plus bietet IT-Teams eine einzige strukturierte Ansicht ihrer Exchange Online-Umgebung, sodass sie weniger Zeit mit dem Zusammenstellen von Daten verbringen und mehr Zeit haben, darauf zu reagieren.

• Unbegrenzte Datenaufbewahrung: Die nativen Prüfprotokolle von Microsoft verschwinden nach 180 Tagen. M365 Manager Plus speichert Berichts- und Auditzdaten auf Ihrer eigenen Infrastruktur, solange Sie sie benötigen, sodass Compliance-Überprüfungen und historische Untersuchungen nicht durch ein willkürliches Aufbewahrungsfenster verhindert werden.
• Skriptloser Zugriff auf fortgeschrittene Daten: Einige der nützlichsten Exchange Online-Attribute sind nur über PowerShell zugänglich. M365 Manager Plus stellt sie über eine Point-and-Click-Oberfläche mit flexiblen Filtern bereit, ohne dass Skripte geschrieben, getestet oder gewartet werden müssen.
• Umsetzbare Berichte: Berichte sollten keine Sackgassen sein. Mit M365 Manager Plus können Sie Mailboxes, Verteilergruppen und Shared Mailboxes direkt aus einem Bericht erstellen, ändern oder löschen und so Ihren Arbeitsablauf an einem Ort halten.
• Benutzerdefinierte Berichte: Jede Umgebung hat unterschiedliche Prioritäten. Erstellen Sie Exchange Online-Berichte basierend auf den Attributen, die für Ihr Team wichtig sind, von Mailbox-Größen und inaktiven Benutzern bis hin zu Weiterleitungsregeln und Berechtigungsänderungen. Speichern und planen Sie dann die Berichte, sodass dieselbe Konfiguration jederzeit bereitsteht.
• Automatisierte Planung und Zustellung: Planen Sie jeden Exchange Online-Bericht so, dass er automatisch ausgeführt und die Ergebnisse direkt an die richtigen Posteingänge in einem für Ihr Team passenden Rhythmus gesendet werden.
• Delegierte Berichterstattung über Tenants hinweg: In Multi-Tenant-Umgebungen muss nicht jeder Administrator alles sehen. Begrenzen Sie den Berichtszugriff so, dass jeder Administrator genau das sieht, was für seine Rolle relevant ist, ohne weitergehende Berechtigungen zu vergeben als notwendig.

Weitere Funktionen von M365 Manager Plus

• Exchange Online-Verwaltung: Erstellen, ändern und löschen Sie Mailboxes, Verteilerlisten, Shared Mailboxes und Ressourcen-Mailboxes in großen Mengen, ohne Remote-PowerShell-Sitzungen zu benötigen.
• Microsoft 365-Berichterstattung: Erhalten Sie über 700 vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichte zu Entra ID, SharePoint Online, Teams, OneDrive for Business und mehr — alle zugänglich über ein einziges Dashboard.
• Microsoft 365-Verwaltung: Verwalten Sie Benutzer, Gruppen, Mailboxes, Teams, SharePoint-Berechtigungen und Lizenzzuweisungen in verschiedenen Workloads, ohne zwischen Admin-Portalen wechseln zu müssen.
• Microsoft 365-Automatisierung: Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Onboarding, Offboarding, Lizenzbereitstellung und Gruppenaktualisierungen mit No-Code-Workflows ohne zusätzliche Abonnements.
• Microsoft 365-Auditierung: Behalten Sie ein vollständiges, durchsuchbares Protokoll jeder Änderung in Ihrer Microsoft 365-Umgebung, einschließlich Exchange Online-Konfigurationsänderungen und Mailbox-Zugriffsereignissen.
• Microsoft 365-Benachrichtigungen: Bleiben Sie Problemen mit Echtzeitwarnungen bei verdächtigem Mailbox-Zugriff, Erstellung von Weiterleitungsregeln, Änderungen an Administratorrollen und Richtlinienverstößen voraus.
• Delegation der Microsoft 365-Administration: Erteilen Sie Helpdesk-Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Exchange Online-Aufgaben, ohne volle Administratorrechte oder Kontrolle über Benutzer außerhalb ihres Aufgabenbereichs zu gewähren.