Défi
Dans la gestion des employés d'une entreprise, les équipes des ressources humaines (RH) travaillent en tandem avec les équipes des technologies de l'information (TI) en fonction des besoins pour fournir des comptes aux nouveaux employés et déprovisionner les comptes lorsque les employés quittent l'entreprise. En outre, des mises à jour constantes de profils des employés doivent être traitées immédiatement en fonction des changements d'équipe ou de lieu. Cette dépendance à l'égard d'équipes externes peut créer des goulets d'étranglement dans l'accueil des employés et accroître les risques de sécurité si les droits d'accès des anciens employés ne sont pas révoqués à temps.
Solution
En intégrant les applications du système de gestion des ressources humaines (HRMS) à vos plateformes Active Directory (AD), Exchange, Office 365 et autres, vous pouvez synchroniser les données stockées dans les champs d'information des employés du HRMS avec les champs correspondants dans AD. Ce processus permet de protéger l'intégrité des données, d'éviter les erreurs de saisie, de renforcer la sécurité et de gagner du temps normalement consacré à la gestion des propriétés des comptes.
L'intégration d'ADManager Plus à Workday vise à améliorer l'efficacité et la sécurité du processus d'intégration, de modification et de départ des employés.
Avantages d'une gestion du cycle de vie axée sur les RH.
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Accélérer le processus d'intégration des employés.
Comment le département RH informe-t-il les administrateurs informatiques lorsque de nouveaux employés rejoignent l’organisation ? Dans la plupart des cas, le responsable des RH exporte les détails de l'utilisateur dans un fichier CSV à partir de son application HRMS et partage le fichier avec l'équipe informatique par e-mail. L'automatisation de l’attribution d’utilisateurs élimine les opérations d’intégration fastidieuses de ce type, libérant ainsi beaucoup de temps pour les administrateurs informatiques qui peuvent s'occuper d'autres tâches importantes. Avec ADManager Plus, vous pouvez provisionner automatiquement des comptes dans AD, Office 365, Exchange, Skype Entreprise et Google Workspace. Vous pouvez également vous assurer que les changements effectués dans l'application HRMS sont reflétés dans tous les comptes.
Atténuer la compromission potentielle des comptes des anciens employés.
Les comptes dormants peuvent passer inaperçus pendant longtemps, et il est important de supprimer ces comptes des systèmes aussi rapidement que possible pour éliminer les attaques potentielles d’anciens employés en colère ou d'initiés malveillants. En intégrant ADManager Plus à Workday, les comptes des anciens employés peuvent être désactivés and stripped off their privileges much faster than relying on manual methods to perform this process. This substantially reduces the access window of a malicious user accessing sensitive data, thereby better protecting your company from a breach.
Synchroniser les mises à jour du système RH avec AD.
Lorsque les rôles ou les responsabilités des employés changent, l'équipe informatique doit modifier les propriétés de leurs comptes, les ajouter aux groupes pertinents ou les déplacer vers une autre unité d'organisation. Les administrateurs doivent immédiatement prendre en compte les modifications apportées aux membres des groupes et aux autorisations des serveurs de fichiers, car elles déterminent l'accès d'un employé aux ressources pertinentes. Grâce à l'intégration d'ADManager Plus avec les outils de la console HRMS, les changements dans les champs de l'employé de la base de données HRMS déclenchent automatiquement des changements dans les attributs correspondants dans AD. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez dire adieu aux demandes en excès au service d’assistance.
Alignez les besoins de l'entreprise sur les processus informatiques.
En fonction de la nature de l'entreprise, il est important d'établir un cadre pour l'habilitation de sécurité des employés lorsqu'ils accèdent aux serveurs de fichiers et aux ressources critiques au sein de l'organisation. ADManager Plus offre des modèles intelligents basés sur des règles pour définir strictement les propriétés et les privilèges que chaque utilisateur doit posséder. Cela permet de mettre en place un environnement sécurisé où aucun utilisateur ne se voit accorder des droits excessifs qui pourraient être utilisés à mauvais escient.
Tenez vos parties prenantes informées grâce à des alertes en temps réel.
En général, les équipes informatiques n'ont pas de visibilité sur les actions de gestion des utilisateurs car les outils natifs ne permettent pas de prévisualiser les changements dans AD ou de détecter les modifications non autorisées. Pour chaque compte utilisateur créé, modifié ou supprimé, vous pouvez configurer des notifications par SMS/e-mail en temps réel qui seront envoyées aux membres de l'équipe concernés. Vous pouvez également obtenir une analyse des comptes créés, supprimés et modifiés à l'aide de rapports préconfigurés.
Éliminez la dépendance à l'égard des équipes externes.
En automatisant l'expérience du provisionnement et du déprovisionnement, l'équipe informatique n'a plus besoin de dépendre de l'équipe des RH pour exécuter ces processus, ce qui améliore les relations interfonctionnelles et la productivité.