Guía rápida para integrar Paylocity y Active Directory

Para las organizaciones que dependen tanto de Paylocity como de Active Directory, la falta de comunicación entre ambos sistemas puede suponer un reto. Cada vez que RR. HH. contrata a un nuevo empleado, su información debe introducirse manualmente en Paylocity y, a continuación, el departamento de TI tiene que crear ese mismo perfil en Active Directory. Esto no solo genera mucho trabajo, sino que también aumenta las posibilidades de que se produzcan errores que puedan afectar a la nómina, el acceso de los empleados y la seguridad.

Cuando Paylocity y Active Directory no funcionan juntos, los equipos se ven obligados a ponerse al día, con consecuencias que van desde frustrantes retrasos hasta graves riesgos de seguridad. La pregunta es: ¿por qué aguantar eso?

En este blog se analizan los retos que puede resolver la integración de Paylocity con Active Directory, los pasos necesarios para integrarlos manualmente y cómo ADManager Plus puede conectar a la perfección ambos sistemas para lograr procesos de gestión de identidades más fluidos y seguros.

Ventajas clave de integrar Paylocity con Active Directory

1. Proceso de incorporación optimizado

Cuando Paylocity y Active Directory funcionan juntos, los nuevos empleados se incorporan de manera eficiente y sin problemas. Con la sincronización automatizada, RR. HH. puede introducir los datos de los empleados en Paylocity, y las cuentas de Active Directory se crean y configuran automáticamente. Esto garantiza que los nuevos empleados tengan el acceso que necesitan desde el primer día, lo que minimiza los retrasos y crea una experiencia de incorporación fluida y sin complicaciones.

2. Mayor seguridad durante la salida de la empresa

Un sistema integrado de Paylocity y Active Directory garantiza que, cuando un empleado abandona la empresa, su acceso se revoca de inmediato. Cuando RR. HH. lo marca como inactivo en Paylocity, la cuenta correspondiente de Active Directory se desactiva automáticamente, lo que protege a su organización de posibles brechas de seguridad. Este proceso de salida ágil minimiza el riesgo de acceso no autorizado a información confidencial, lo que garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad.

3. Datos coherentes y precisos en todos los sistemas

Al sincronizar los datos de los empleados entre Paylocity y Active Directory, se garantiza la coherencia entre ambos sistemas. Los cambios, como las actualizaciones de funciones, los cambios de departamento y la información de contacto, se reflejan automáticamente en tiempo real. Esto reduce los errores, evita confusiones y elimina la necesidad de actualizaciones manuales, lo que permite a los equipos de RR. HH. y TI centrarse en tareas más estratégicas y minimizar el riesgo de problemas de acceso.

4. Nóminas precisas y cumplimiento normativo

Cuando los datos de los empleados se sincronizan automáticamente entre Paylocity y Active Directory, se reducen significativamente los errores relacionados con las nóminas y el cumplimiento normativo. Con asignaciones de funciones y datos de contacto coherentes y actualizados, Paylocity puede procesar con precisión las nóminas, las retenciones fiscales y las prestaciones. Esto reduce el riesgo de errores en las nóminas, ayuda a garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y laboral, y mitiga la posibilidad de costosas auditorías o complicaciones legales.

Cómo integrar manualmente Paylocity con Active Directory

Paylocity se puede integrar con Active Directory mediante LDAP o PowerShell, aprovechando sus capacidades nativas para gestionar los datos de los usuarios.

El Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP) permite realizar consultas directas a Active Directory para recuperar o actualizar datos de los usuarios, como nombres de usuario, direcciones de correo electrónico y pertenencia a grupos. Esta integración suele requerir el desarrollo de scripts o aplicaciones personalizados para consultar Active Directory, asignar los datos a la estructura de la API de Paylocity y gestionar las actualizaciones manualmente.

Para aquellos que prefieren el uso de scripts, PowerShell proporciona una plataforma que ayuda a crear scripts para tareas como consultar datos de usuario y enviarlos a la API de Paylocity. Los scripts de PowerShell se pueden automatizar para que se ejecuten según un calendario, lo que proporciona una sincronización básica entre sistemas.

Paylocity proporciona directrices de integración detalladas, que incluyen el acceso a la API, la configuración del entorno de pruebas y los procesos de prueba. Puede encontrar más información aquí.

Por qué confiar únicamente en scripts de PowerShell para las integraciones podría no funcionar a largo plazo

Aunque PowerShell ofrece cierta automatización, hay varias razones por las que este método no se adapta eficazmente, especialmente en organizaciones más grandes:

1. La complejidad de gestionar scripts de PowerShell

A medida que su organización crece, los scripts de PowerShell se vuelven cada vez más difíciles de mantener. Actualizar los scripts para reflejar los cambios en las funciones, los permisos o las políticas exige una atención constante por parte del departamento de TI, lo que supone una carga de mantenimiento significativa.

2. El riesgo de discrepancias en los datos.

La introducción de datos inexactos en Paylocity o la mala interpretación por parte del departamento de TI al ejecutar los scripts pueden provocar discrepancias entre Paylocity y Active Directory. Estos errores pueden dar lugar a problemas de acceso, como que se deniegue a los empleados el acceso a herramientas críticas o que mantengan el acceso después de su salida.

3. La pérdida de tiempo que suponen las operaciones manuales

Aunque PowerShell puede gestionar acciones masivas, el proceso sigue requiriendo un esfuerzo manual considerable. El departamento de RR. HH. debe exportar los datos o notificar las actualizaciones al departamento de TI, y este último debe ejecutar los scripts y resolver cualquier problema. Esta coordinación continua se vuelve cada vez más ineficaz a medida que aumenta la plantilla.

4. El retraso en las actualizaciones de seguridad en tiempo real.

Dado que PowerShell depende de actualizaciones periódicas, la sincronización entre Paylocity y Active Directory no siempre es en tiempo real. Este retraso puede crear vulnerabilidades de seguridad, especialmente durante la salida de un empleado, cuando es esencial la desactivación inmediata de la cuenta.

5. El factor del error humano.

A pesar de sus capacidades, PowerShell es susceptible al error humano. Una actualización omitida o un script ejecutado incorrectamente por un administrador de TI puede provocar problemas de acceso, discrepancias en las nóminas o riesgos de seguridad.

¿Por qué utilizar ADManager Plus para integrar Active Directory con Paylocity?

ADManager Plus es una solución de gobernanza de identidades diseñada para simplificar la gestión de identidades y el control de acceso, garantizando que los datos de sus empleados se mantengan actualizados, seguros y conformes con la normativa. Automatiza las tareas clave de gestión de identidades, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la eficiencia operativa. También elimina las conjeturas y el trabajo manual de la integración de Active Directory con aplicaciones de terceros como Paylocity, ofreciendo una solución más fluida y eficiente.

Al automatizar las tareas clave de gestión de identidades, ADManager Plus garantiza que los datos de sus empleados estén siempre actualizados, seguros y cumplan con la normativa. Se trata de algo más que sincronizar sistemas; se trata de gestionar la identidad y el acceso de forma que su organización funcione sin problemas y sin dolores de cabeza.

Así es como ADManager Plus puede ayudar a optimizar las tareas de gestión de identidades en Paylocity y Active Directory:

Sincronización automatizada: ADManager Plus mantiene Paylocity y Active Directory sincronizados sin esfuerzo adicional.

Actualizaciones en tiempo real: los datos de sus empleados se actualizan instantáneamente en ambos sistemas, lo que garantiza que no haya lagunas ni retrasos.

Gestión de datos sin errores: reduzca el riesgo de cometer costosos errores por actualizaciones manuales, manteniendo la seguridad de sus sistemas y la precisión de sus nóminas.

Incorporación y salida más rápidas: los nuevos empleados reciben todas las cuentas y accesos que necesitan, y los empleados que se van se desactivan automáticamente. Se acabaron los retrasos y las comprobaciones manuales.

Seguridad reforzada: ADManager Plus garantiza la desactivación oportuna de las cuentas, para que pueda estar tranquilo sabiendo que sus sistemas son seguros y cumplen con las normas.

¿Está listo para simplificar la gestión de identidades en Paylocity y Active Directory? ADManager Plus lo hace fácil, seguro y automatizado, para que pueda centrarse en lo que más importa. No se limite a creer en nuestra palabra: pruebe hoy mismo la versión de prueba gratuita y compruebe por sí mismo lo fácil que puede ser.

También puede consultar nuestro Marketplace para ver más integraciones que facilitarán sus flujos de trabajo. ¡Hagamos las cosas más fáciles juntos!