Gestión de activos de software de manera eficiente: la clave para no pagar tres veces por lo mismo
Imagina pagar la suscripción del gimnasio en tres tarjetas distintas sin darte cuenta, durante meses. Suena absurdo, pero es justo lo que pasa en muchas empresas con el software: el área de marketing compra una herramienta de diseño, sistemas la vuelve a adquirir para otro equipo y nadie se entera hasta que llega la factura anual.
Ese tipo de descontrol tiene nombre técnico: falta de gestión de activos de software. Y aunque parezca un detalle administrativo, puede estar drenando una parte considerable del presupuesto de TI sin que nadie lo note.
¿Qué es la gestión de activos de software y por qué debería importarte?
La gestión de activos de software es el proceso de identificar, controlar y optimizar todo el software que una organización usa: qué está instalado, en qué dispositivos, cuántas licencias se compraron y cuántas realmente se aprovechan. Un flujo de trabajo de la gestión de activos según las mejores prácticas se ve de la siguiente manera.
Fuente:ManageEngine
No es un tema exclusivo de TI. Cuando finanzas no sabe lo que compra, cuando compras no sabe lo que ya existe y cuando seguridad no sabe qué corre en la red, el caos tiene precio. Y dicho costo es medible.
¿Quiénes deben preocuparse por esto?
La respuesta rápida: cualquier empresa con equipos. Pero hay perfiles donde el riesgo es especialmente alto:
Organizaciones con equipos remotos o híbridos, donde el control físico de dispositivos es limitado
Empresas en crecimiento donde cada área compra herramientas por su cuenta, sin visibilidad central
Sectores regulados como finanzas, salud o gobierno, donde el cumplimiento no es opcional
Cualquier empresa con renovaciones automáticas de software que nadie revisa antes de que llegue el cargo
Si te identificas con alguno de estos puntos, lo que sigue te va a resultar muy familiar.
¿Dónde se escapa el dinero sin que nadie lo note?
Según datos de Josys Inc, el software no autorizado o no gestionado puede representar entre el 30% y el 40% del gasto tecnológico en organizaciones grandes. Eso no es un número menor: en empresas medianas puede equivaler a decenas de miles de dólares anuales que nadie está justificando.
A eso se suman las licencias que nadie usa
estima que entre el 30% y el 40% de todo el software instalado, ya sea en servidores propios o en la nube, nunca se utiliza realmente. Pagar por algo que no se toca es, en el mejor caso, dinero mal usado; en el peor, un riesgo de seguridad activo.
Y hay otro ángulo que pocos consideran hasta que es tarde: las auditorías de proveedores.
¿Cuándo llega la auditoría y qué tan preparado estás?
Forrester ha advertido que las auditorías de software son una preocupación creciente para cualquier empresa. Esto es porque los grandes proveedores elevan sus reclamaciones a millones de dólares por supuesto incumplimiento de licencias, impulsados por los cambios tecnológicos como la movilidad y la nube.
Los datos más recientes de Business Wire confirman que esto no es una amenaza teórica. Un estudio de 2025 reveló que el 62% de las organizaciones que fueron auditadas por un proveedor de software en el último año tuvieron un aumento significativo frente al 40% de 2023. Casi el 32% de esas organizaciones incurrió en responsabilidades financieras superiores al millón de dólares, más del triple de lo registrado dos años antes.
La pregunta no es si tu empresa va a enfrentar una auditoría, sino cuándo. Y la diferencia entre salir bien o recibir con una factura millonaria depende de qué tan ordenado esté tu inventario de software hoy.
¿Por qué la gestión manual no escala?
Muchos equipos todavía intentan controlar el software con hojas de cálculo compartidas entre varios responsables. Funciona hasta cierto punto y ese suele ser mucho más bajo de lo que se espera.
Según datos de Block 64, aunque el 87% de los líderes de TI afirman tener visibilidad suficiente sobre su consumo tecnológico, en la práctica solo el 35% gestiona activamente su inventario de software. La brecha entre creer que se controla y realmente hacerlo es exactamente donde se acumula el riesgo.
Sin automatización, detectar una licencia duplicada, un software instalado sin autorización o una renovación innecesaria depende de que alguien lo note manualmente. Y en entornos de cientos o miles de dispositivos, eso no ocurre a tiempo.
La solución: visibilidad centralizada
Aquí es donde herramientas como AssetExplorer de ManageEngine marcan la diferencia. En lugar de perseguir la información equipo por equipo, la plataforma escanea automáticamente toda la red, detecta el software instalado, lo clasifica y lo cruza contra las licencias compradas.
Algunas de las funciones más útiles en la práctica:
Descubrimiento automático de software en todos los dispositivos conectados
Clasificación por categorías como «Autorizado», «No autorizado» y «En evaluación»
Alertas cuando el número de instalaciones supera el de licencias disponibles
Reportes de uso para identificar qué software lleva meses sin abrirse
Seguimiento del ciclo de vida de las licencias, con avisos de vencimiento
Con esa información disponible en tiempo real, decisiones que antes tomaban semanas de revisión manual ahora se toman con datos concretos en minutos. Descubre cómo fue posible para BANSI con este caso de éxito.
Un ejemplo concreto para ponerlo en perspectiva
Imagina un equipo de TI que, tras el primer escaneo automático, descubre que una herramienta de videoconferencias tiene 200 licencias activas, pero solo 110 usuarios la han usado en los últimos 90 días. Cancelar el excedente representa un ahorro inmediato sin afectar a nadie.
En otro caso, el sistema detecta que en tres equipos del área de logística hay instalado un software de acceso remoto que nadie autorizó. Sin visibilidad centralizada, esa brecha podría haberse mantenido activa durante meses.
Contenido relacionado: Madurez en gestión de servicios: más allá de implementar la tecnología
¿Cuántas licencias de software paga tu empresa este mes que nadie está usando? Si no tienes la respuesta en menos de un minuto, probablemente sea el momento de cambiar cómo estás gestionando ese inventario.
La gestión de activos de software eficiente no es un proyecto para “cuando haya tiempo”. Es una decisión que impacta directamente el presupuesto, la seguridad y la tranquilidad del equipo de TI cuando llegue la próxima auditoría.
Fuentes
- Gartner | https://www.gartner.com/smarterwithgartner/dont-let-shadow-it-put-your-business-at-risk
- Forrester | https://forrester.com/report/The+Growing+Danger+From+Software+Audits/-/E-RES133146
- BusinessWire / LicenseFortress & Unisphere Research | https://www.businesswire.com/news/home/20250122806719/en/The-Rising-Cost-of-Software-Compliance-2025-Survey-Highlights-Growing-Audit-Frequency-and-Financial-Impact-on-Businesses
- ITAM Forum vía Cloudaware | https://cloudaware.com/blog/benefits-of-it-asset-management/
- Block 64 | https://block64.com/it-asset-management/how-much-it-leaders-waste-on-cloud-saas-hardware-budgets/