¿Qué es la proliferación de SaaS? ¿Por qué es perjudicial y cómo podemos gestionarla?

¿Qué es exactamente la proliferación de SaaS?

La proliferación de SaaS es la expansión descontrolada de aplicaciones SaaS dentro de una organización. Esta situación se produce cuando varios departamentos o personas adquieren y despliegan de forma independiente diferentes herramientas SaaS sin una estrategia o supervisión unificadas. El resultado es un entorno de software fragmentado en el que numerosas aplicaciones, muchas de las cuales tienen funcionalidades que se solapan, operan de forma aislada. Esta falta de control centralizado y visibilidad puede dar lugar a ineficiencias, aumento de los costes y vulnerabilidades de seguridad.

¿Cuáles son las señales de alerta de la proliferación del SaaS?

Reconocer a tiempo la proliferación del SaaS es fundamental para mitigar sus efectos adversos. Algunas señales de alerta comunes son:

Aplicaciones redundantes

Se utilizan múltiples herramientas con funcionalidades similares en diferentes departamentos. Esta redundancia se produce a menudo porque los diferentes equipos pueden no ser conscientes de las aplicaciones que utilizan otros departamentos, lo que da lugar a múltiples suscripciones a herramientas que, en esencia, hacen lo mismo. Por ejemplo, el departamento de marketing puede utilizar una herramienta de marketing por correo electrónico, mientras que el de ventas utiliza otra, ambas con características similares.

Aumento de los costes

Un aumento notable de los costes de suscripción a SaaS sin el correspondiente aumento de la productividad es un claro indicador de la proliferación de SaaS. Cuando el gasto en herramientas SaaS se dispara, puede afectar significativamente al presupuesto de la organización. A menudo, este aumento de los costes se debe a la duplicación de funciones de múltiples herramientas o a suscripciones infrautilizadas.

TI en la sombra

Los departamentos o las personas adquieren y utilizan software sin el conocimiento o la aprobación del equipo de TI. Esta práctica, conocida como TI en la sombra, puede dar lugar a importantes riesgos de seguridad e ineficiencias. Los empleados pueden suscribirse a software que creen que les ayudará a realizar mejor su trabajo, pero sin la supervisión del equipo de TI, estas herramientas pueden crear vulnerabilidades e ineficiencias.

Dificultad para realizar un seguimiento

La incapacidad para mantener un inventario preciso de todas las aplicaciones SaaS y sus usuarios es una señal de alarma importante. Cuando las organizaciones no pueden realizar un seguimiento de qué herramientas se utilizan, quién las utiliza y cuánto cuestan, resulta casi imposible gestionar las aplicaciones SaaS de forma eficaz. Esta falta de visibilidad puede dar lugar a renovaciones inesperadas y a la pérdida de oportunidades para consolidar herramientas.

Problemas de integración

Los retos que plantea la integración de diversas herramientas SaaS con los sistemas existentes o entre sí también pueden indicar una proliferación de SaaS. Cuando se utilizan demasiadas aplicaciones dispares, cada vez es más difícil garantizar que funcionen bien juntas. Esto puede dar lugar a silos de datos, en los que la información crítica queda atrapada en aplicaciones específicas y no es accesible para toda la organización.

¿Qué causa la proliferación de SaaS?

Hay varios factores que contribuyen al aumento de la proliferación de SaaS dentro de las organizaciones:

Compras descentralizadas

Cuando los departamentos compran herramientas SaaS de forma independiente, se produce una falta de coordinación y supervisión. Cada departamento puede tener su propio presupuesto y proceso de toma de decisiones para la adquisición de software, lo que da lugar a la existencia de múltiples herramientas que sirven para el mismo propósito. Sin un enfoque unificado, las organizaciones acaban teniendo numerosas aplicaciones, a veces redundantes.

Facilidad de adquisición

La simplicidad de suscribirse a aplicaciones SaaS puede dar lugar a compras impulsivas y redundantes. Con solo unos pocos clics, cualquiera puede registrarse en una nueva herramienta SaaS. Esta comodidad, aunque beneficiosa, a menudo conduce a decisiones precipitadas sin una evaluación adecuada de la necesidad de la herramienta o su solapamiento con las soluciones existentes.

Falta de gobernanza informática centralizada

Sin una política informática centralizada que supervise la adquisición, el uso y la gestión de SaaS, las aplicaciones proliferan sin control. Cuando no existe un marco de gobernanza SaaS claro, los departamentos son libres de elegir sus propias herramientas, lo que conduce a un panorama de software fragmentado.

TI en la sombra

Los empleados que buscan soluciones rápidas a sus problemas pueden adoptar aplicaciones SaaS sin la aprobación del equipo de TI. Esta práctica suele darse cuando los empleados consideran que el proceso oficial de TI es demasiado lento o restrictivo. Aunque estas herramientas pueden proporcionar beneficios a corto plazo, pueden crear problemas a largo plazo relacionados con la seguridad, el cumplimiento normativo y los costes.

Crecimiento y escalabilidad rápidos

A medida que las empresas crecen y se expanden rápidamente, pueden adoptar nuevas herramientas para satisfacer necesidades inmediatas sin tener en cuenta las implicaciones a largo plazo. En su prisa por dar soporte a nuevas funciones y procesos, las empresas pueden incorporar numerosas aplicaciones SaaS para abordar retos específicos, lo que da lugar a un ecosistema de software desordenado e ineficiente.

¿Cuáles son los retos y riesgos asociados a la proliferación del SaaS?

Sobrecostes

La proliferación descontrolada del SaaS conlleva un aumento de los costes de suscripción, ya que se adquieren aplicaciones redundantes. Sin un sistema de gestión centralizado, a las organizaciones les puede resultar difícil negociar mejores precios o realizar un seguimiento preciso de los gastos. Cada departamento puede suscribirse de forma independiente a diferentes herramientas sin darse cuenta de que tienen fines similares, lo que conlleva un desperdicio de recursos. Con el tiempo, estos costes se acumulan y afectan significativamente al presupuesto de la organización. Además, sin visibilidad de todos los gastos de SaaS, las empresas no pueden aprovechar los descuentos por volumen ni negociar mejores condiciones con los proveedores, lo que aumenta aún más los costes.

Reducción de la productividad

El uso de múltiples aplicaciones SaaS con funcionalidades similares puede confundir a los empleados y reducir la productividad general. Los esfuerzos de formación e incorporación se duplican, ya que cada herramienta requiere su propio conjunto de instrucciones y la aclimatación de los usuarios. A los empleados les puede resultar difícil determinar qué herramienta utilizar para tareas específicas, lo que conlleva una pérdida de tiempo y una ineficiencia. Esta fragmentación puede dar lugar a una falta de procesos y flujos de trabajo estandarizados, lo que dificulta la colaboración eficaz entre los equipos. Además, el cambio entre diferentes aplicaciones puede interrumpir los flujos de trabajo y reducir la velocidad general con la que se completan las tareas.

Riesgos de seguridad

Uno de los riesgos más importantes asociados con la proliferación del SaaS es el aumento del potencial de violaciones de seguridad. Cuando se utilizan numerosas aplicaciones sin supervisión informática, la organización es más susceptible a fugas de datos, accesos no autorizados y problemas de cumplimiento normativo. Cada aplicación adicional aumenta la superficie de ataque, lo que proporciona más oportunidades para las amenazas cibernéticas. La TI en la sombra, en la que los empleados utilizan aplicaciones no aprobadas, agrava este problema, ya que estas herramientas pueden no cumplir los protocolos de seguridad de la organización. Sin un control centralizado, garantizar medidas de seguridad coherentes en todas las aplicaciones resulta casi imposible, lo que da lugar a posibles vulnerabilidades.

Problemas de cumplimiento normativo

Muchos sectores tienen requisitos de cumplimiento normativo estrictos en materia de gestión y protección de datos. Sin una supervisión adecuada, las organizaciones corren el riesgo de incumplir la normativa debido al uso incontrolado de aplicaciones SaaS, lo que puede dar lugar a sanciones legales y económicas. Las diferentes aplicaciones SaaS pueden almacenar y procesar datos de diversas maneras, algunas de las cuales pueden no ajustarse a las normativas del sector. Garantizar que todas las aplicaciones cumplan las normas reglamentarias es difícil cuando no existe una gestión centralizada. El incumplimiento puede dar lugar a multas cuantiosas, acciones legales y daños a la reputación de la organización.

Retos de integración

La integración de múltiples aplicaciones SaaS con los sistemas existentes o entre sí puede ser compleja y requerir muchos recursos. Esta fragmentación puede dar lugar a silos de datos, en los que la información crítica queda aislada en diferentes herramientas, lo que dificulta la toma de decisiones eficaz. La falta de integración conduce a ineficiencias, ya que los datos deben transferirse manualmente entre sistemas, lo que aumenta el riesgo de errores. Además, los sistemas fragmentados pueden ralentizar las operaciones, ya que los empleados pueden necesitar acceder a múltiples aplicaciones para recopilar toda la información necesaria, lo que retrasa las respuestas y las acciones.

Dificultades en la gestión de usuarios

Gestionar el acceso y los permisos de los usuarios en una multitud de aplicaciones SaaS es engorroso. Esta situación puede dar lugar a accesos no autorizados, cuentas huérfanas y dificultades para aplicar las políticas de seguridad. Cuando los usuarios abandonan la organización o cambian de función, garantizar que su acceso se actualice o revoque adecuadamente en todas las aplicaciones se convierte en una pesadilla logística. Esta mala gestión puede dar lugar a que antiguos empleados mantengan el acceso a información confidencial o que personal no autorizado acceda a sistemas críticos. La aplicación coherente de las políticas de seguridad en todas las aplicaciones es un reto, lo que aumenta el riesgo de violaciones de la seguridad.

¿Por qué es importante que las empresas gestionen la proliferación de SaaS?

Rentabilidad

Al consolidar y optimizar las aplicaciones SaaS, las empresas pueden reducir los costes de suscripción y asignar los recursos de forma más eficaz. Una gestión eficaz permite a las organizaciones identificar herramientas redundantes y eliminar suscripciones innecesarias. Las empresas pueden redirigir los recursos ahorrados hacia iniciativas más estratégicas, mejorando el crecimiento y el desarrollo general de la organización.

Mayor seguridad

La gestión centralizada de las aplicaciones SaaS garantiza un mejor control sobre el acceso a los datos y las políticas de seguridad, lo que reduce el riesgo de infracciones y incumplimientos. Con una supervisión unificada, los departamentos de TI pueden aplicar medidas de seguridad coherentes en todas las aplicaciones, garantizando que todos los datos estén protegidos de acuerdo con los estándares de la organización.

Mayor productividad

La optimización del entorno SaaS simplifica los flujos de trabajo, reduce la confusión y mejora la productividad de los empleados. Con un panorama de software más organizado y eficiente, los empleados pueden centrarse en sus tareas sin verse abrumados por herramientas redundantes o procesos poco claros. Este enfoque optimizado reduce el tiempo dedicado a la formación y la incorporación, lo que permite a los empleados ser productivos más rápidamente.

Mejor toma de decisiones

La supervisión centralizada de las aplicaciones SaaS permite una mejor integración y acceso a los datos, lo que conduce a una toma de decisiones más informada. Cuando todos los datos se consolidan y son accesibles desde una plataforma unificada, los líderes pueden obtener una visión completa de las operaciones de la organización. Esta visibilidad permite un análisis y una presentación de informes más precisos, lo que facilita la planificación estratégica y una asignación más eficaz de los recursos.

¿Afecta la proliferación de SaaS a la experiencia del cliente?

Sí, la proliferación de SaaS puede afectar significativamente a la experiencia del cliente. Las aplicaciones SaaS inconexas y redundantes pueden provocar inconsistencias en la prestación de servicios, tiempos de respuesta más largos y una falta de datos unificados sobre los clientes. Al gestionar eficazmente la proliferación de SaaS, las empresas pueden garantizar una experiencia fluida y coherente a sus clientes, lo que mejora su satisfacción y fidelidad.

Prácticas recomendadas para evitar la proliferación de aplicaciones SaaS

Establecer una gobernanza de TI centralizada

La implementación de una política de gobernanza de TI centralizada es fundamental para controlar la proliferación de SaaS. Esta política debe describir los procesos de adquisición, gestión y retirada de aplicaciones SaaS. Implica la creación de un equipo dedicado o la asignación de funciones específicas para supervisar la gestión de SaaS, garantizando que todas las aplicaciones se examinen y aprueben antes de su adopción. Este enfoque ayuda a mantener la coherencia, la seguridad y la eficiencia en todo el panorama de software de la organización.

Realizar auditorías periódicas.

La auditoría periódica de su entorno SaaS ayuda a identificar aplicaciones redundantes, suscripciones no utilizadas y deficiencias en el cumplimiento normativo. Estas auditorías proporcionan información valiosa para optimizar su cartera de SaaS. Mediante la realización de auditorías exhaustivas, las organizaciones pueden descubrir qué aplicaciones están infrautilizadas o duplicadas y tomar medidas para consolidarlas o eliminarlas. Las auditorías periódicas también ayudan a realizar un seguimiento de las renovaciones de suscripciones, evitando renovaciones innecesarias y garantizando el cumplimiento de los acuerdos de licencia y los requisitos normativos.

Implemente una plataforma de gestión de SaaS.

El uso de una plataforma de gestión de SaaS puede simplificar enormemente el proceso de gestión de las aplicaciones SaaS. Estas plataformas ofrecen visibilidad y control centralizados, lo que permite a los equipos de TI realizar un seguimiento del uso, gestionar las licencias y aplicar las políticas de seguridad de forma eficaz. También facilitan la automatización del aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios, realizan un seguimiento de los patrones de uso de las aplicaciones y ayudan a la previsión presupuestaria y la optimización de costes. Al integrarse con otros sistemas de TI, estas plataformas garantizan flujos de trabajo fluidos y una mejor integración de los datos.

Promover la colaboración entre departamentos

Fomentar la colaboración entre los departamentos de TI, finanzas y otros garantiza que las aplicaciones SaaS satisfagan las necesidades de la organización sin causar duplicaciones o solapamientos innecesarios. La colaboración entre departamentos ayuda a comprender las necesidades específicas de cada uno de ellos y a seleccionar las herramientas SaaS que se ajustan a dichas necesidades, evitando al mismo tiempo compras redundantes. Este enfoque colaborativo fomenta una visión más estratégica y holística de los requisitos SaaS de la organización, lo que conduce a una toma de decisiones más informada.

Defina procesos de adquisición claros

Establecer procesos claros para la adquisición de aplicaciones SaaS ayuda a evitar la adopción descontrolada de nuevas herramientas. Estos procesos deben incluir flujos de trabajo de aprobación, consideraciones presupuestarias y evaluaciones de proveedores. Un proceso de adquisición bien definido garantiza que cada compra de SaaS se someta a una evaluación y aprobación exhaustivas antes de su implementación. Esto incluye evaluar la funcionalidad, la seguridad y el cumplimiento de las normas de la organización por parte de la aplicación. Al optimizar los procesos de adquisición, las organizaciones pueden evitar compras impulsivas y garantizar que todas las herramientas SaaS aporten valor al negocio.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de la expansión de SaaS?

Optimización de la utilización de los recursos

Una gestión eficaz de la expansión de SaaS garantiza una asignación más eficiente de los recursos, lo que se traduce en una mejor utilización tanto de los recursos financieros como de los humanos. Al identificar y eliminar las aplicaciones redundantes, las organizaciones pueden centrar sus inversiones en herramientas que ofrezcan el máximo valor y se ajusten a sus objetivos estratégicos.

Mayor eficiencia operativa

Cuando las aplicaciones SaaS se gestionan de forma centralizada, los flujos de trabajo se optimizan y se vuelven más eficientes. La gestión centralizada reduce la carga administrativa asociada a la gestión de múltiples suscripciones y cuentas de usuario, lo que permite a los equipos administrativos y de TI centrarse en tareas más estratégicas.

Escalabilidad y flexibilidad

La gestión centralizada de SaaS proporciona a las organizaciones la escalabilidad y la flexibilidad necesarias para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. A medida que la organización crece, se pueden añadir nuevas aplicaciones al entorno existente sin causar interrupciones ni confusión.

Mayor colaboración e integración

Con una estrategia de gestión SaaS unificada, las aplicaciones se integran mejor, lo que facilita la colaboración entre departamentos. La integración perfecta de las herramientas reduce los silos y permite un flujo de datos más fluido, lo que mejora el trabajo en equipo y la coordinación de proyectos.

Mejora de las relaciones con los proveedores

Al consolidar y optimizar las suscripciones a SaaS, las organizaciones pueden fomentar mejores relaciones con los proveedores. La gestión centralizada permite negociaciones más estratégicas con los proveedores, aprovechando el poder de compra total de la organización para garantizar mejores condiciones, descuentos y asistencia. Las relaciones sólidas con los proveedores pueden conducir a una mejor calidad del servicio, condiciones contractuales más favorables y acceso a recursos o funciones adicionales.

Gestión proactiva de riesgos

La gestión proactiva de la proliferación de SaaS ayuda a las organizaciones a identificar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes. Esto incluye comprender las dependencias de las aplicaciones, supervisar los patrones de uso y evaluar el impacto de los posibles fallos de las aplicaciones.

Mejor experiencia de usuario

Un entorno SaaS bien gestionado mejora la experiencia del usuario al proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas, de fácil acceso y uso. La gestión centralizada garantiza que las aplicaciones se actualicen de forma coherente, se configuren correctamente y estén fácilmente disponibles, lo que reduce la frustración y mejora la satisfacción de los empleados.

Al adoptar prácticas eficaces de gestión de la proliferación de SaaS, las organizaciones pueden obtener estas ventajas y crear un entorno SaaS más organizado, eficiente y productivo. Este enfoque no solo reduce los costes y mejora la seguridad, sino que también respalda los objetivos estratégicos a largo plazo e impulsa el éxito empresarial.

Cómo abordar eficazmente la necesidad de aplicaciones SaaS y mitigar la proliferación de SaaS

Utilizar soluciones integradas

Una estrategia eficaz para mitigar la proliferación de SaaS es utilizar soluciones integradas, como las que ofrecen Zoho y ManageEngine, incluida Site24x7. Estas plataformas ofrecen un conjunto de aplicaciones bajo un mismo paraguas, lo que proporciona una funcionalidad completa sin necesidad de utilizar múltiples herramientas dispares.

Zoho: Zoho ofrece una amplia gama de aplicaciones empresariales que abarcan CRM, finanzas, recursos humanos y mucho más. Con todas estas herramientas integradas, se elimina la necesidad de aplicaciones separadas para cada función, lo que reduce la redundancia y simplifica la gestión.

ManageEngine: Como división de Zoho, ManageEngine proporciona soluciones de gestión de TI que abarcan desde la gestión de redes hasta soluciones de asistencia técnica. Al consolidar las herramientas de gestión de TI en una sola plataforma, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones y reducir la complejidad de gestionar múltiples soluciones de software.

Site24x7: se trata de un producto de ManageEngine que proporciona una supervisión completa de sitios web, servidores, aplicaciones y la nube. Site24x7 ayuda a las organizaciones a mantener un rendimiento y una fiabilidad óptimos sin necesidad de herramientas de supervisión independientes.

Implementar una plataforma de gestión SaaS.

Las plataformas de gestión SaaS, como SaaS Manager Plus, ofrecen visibilidad y control centralizados, lo que permite a las organizaciones gestionar su entorno SaaS de forma eficaz y evitar la expansión descontrolada. Estas plataformas proporcionan una interfaz unificada para realizar un seguimiento y gestionar todas las aplicaciones SaaS, lo que garantiza la optimización del uso y el control de los costes.

Panel de control centralizado: las plataformas de gestión SaaS proporcionan un panel de control centralizado en el que se pueden supervisar en tiempo real todas las aplicaciones SaaS y sus métricas de uso.

Gestión de licencias y usuarios: realice un seguimiento y gestione las licencias y los usuarios para evitar gastos excesivos en aplicaciones no utilizadas o infrautilizadas y reducir los costes de los usuarios inactivos.

Revise y optimice periódicamente su catálogo de SaaS

Revisar y optimizar periódicamente su cartera de SaaS garantiza que sus aplicaciones se ajusten a las necesidades y objetivos de su organización. Este proceso ayuda a identificar oportunidades de consolidación y ahorro de costes.

¿Cómo ayuda SaaS Manager Plus a mitigar la proliferación de SaaS?

SaaS Manager Plus es una herramienta integral de gestión de SaaS diseñada para ayudar a las empresas a gestionar su entorno SaaS de forma eficaz. Estas son las características clave que la convierten en una herramienta esencial para mitigar la proliferación de SaaS:

Detección e inventario de aplicaciones

Detecte e invente automáticamente todas las aplicaciones SaaS utilizadas dentro de la organización, incluida la TI en la sombra. Esta función proporciona una visión completa del entorno SaaS, lo que garantiza que no se pase por alto ninguna aplicación.

Gestión de usuarios y licencias

Automatice el aprovisionamiento de usuarios, gestione los niveles de acceso y realice un seguimiento del uso de las licencias para garantizar una utilización óptima.

Control de acceso basado en roles: defina y gestione los roles de los usuarios para garantizar unos niveles de acceso adecuados y reducir los riesgos de seguridad.

Seguimiento de licencias: supervise el uso de las licencias para evitar compras excesivas y garantizar un uso óptimo de las suscripciones.

Renovación y gestión de costes

Supervise las fechas de renovación, reciba alertas y analice los patrones de gasto para identificar oportunidades de ahorro.

Alertas de renovación: reciba notificaciones oportunas antes de que caduquen las licencias para evitar interrupciones en el servicio y negociar mejores condiciones.

Análisis de costes: analice los patrones de gasto para identificar oportunidades de ahorro y presupuestar de forma más eficaz.

Informes y análisis

Obtenga información detallada sobre su entorno SaaS con informes avanzados y paneles en tiempo real, que le ayudarán a tomar decisiones informadas.

Al implementar SaaS Manager Plus, las organizaciones pueden gestionar eficazmente sus aplicaciones SaaS, evitar la expansión descontrolada y optimizar sus inversiones en SaaS. Las completas funciones de la plataforma proporcionan las herramientas necesarias para mantener el control sobre los entornos SaaS, garantizando la eficiencia, la seguridad y la rentabilidad.

Conclusión

La proliferación del SaaS es un reto cada vez mayor para las empresas modernas, pero con las estrategias y herramientas adecuadas, se puede gestionar de forma eficaz. Al comprender las causas y los riesgos asociados a la proliferación del SaaS, implementar las mejores prácticas y utilizar plataformas de gestión de SaaS completas, como SaaS Manager Plus, las organizaciones pueden optimizar su entorno SaaS, mejorar la seguridad y lograr un ahorro significativo en los costes. Gestionar la proliferación del SaaS no solo consiste en controlar los costes, sino también en facilitar una mejor toma de decisiones, mejorar la productividad y ofrecer una experiencia fluida al cliente.