Renovación del SaaS

¿Qué es la gestión de renovación del SaaS?

La gestión de la renovación del SaaS es la supervisión y el control exhaustivos de todo el proceso de renovación del SaaS, especialmente cuando una organización trata con varias aplicaciones SaaS. A medida que crece el número de herramientas SaaS en una organización, aumenta la complejidad de su gestión. Aquí es donde la gestión de la renovación del SaaS se hace indispensable.

Implica el control de los plazos de los contratos, las fechas de renovación y los datos de uso en todas las plataformas SaaS, lo que garantiza que no se pase por alto ninguna renovación y que las aplicaciones ofrezcan un valor óptimo. Para las empresas con docenas, si no cientos, de suscripciones SaaS activas, la gestión manual de estas renovaciones puede resultar difícil, ineficiente y costosa. La gestión de renovación del SaaS automatiza y simplifica esta tarea proporcionando un sistema estructurado para realizar el control, la renovación y la evaluación de cada solicitud.

Componentes clave de la gestión de la renovación del SaaS

He aquí algunos componentes esenciales que impulsan una gestión efectiva de la renovación del SaaS y permiten a su organización maximizar el valor de cada suscripción:

1. Monitoreo centralizado

Con tantas aplicaciones SaaS en uso, centralizar los datos relativos a las condiciones contractuales, los calendarios de renovación y los precios se convierte en algo crucial. Un dashboard centralizado para la gestión del SaaS permite a las empresas:

• Realizar un control de todas sus herramientas SaaS en un solo lugar.
• Monitorear las métricas de uso, como cuántos usuarios están activos en cada herramienta y con qué frecuencia la utilizan.
• Adelantarse a las próximas fechas de renovación mediante notificaciones o recordatorios automáticos.

Al centralizar la gestión de las renovaciones del SaaS, las empresas obtienen una visibilidad total de su entorno SaaS y evitan que se les escape alguna renovación.

2. Automatización de la renovación

El control automatizado de las renovaciones es otro componente crítico de la gestión de renovaciones del SaaS. Con la automatización de las renovaciones, las empresas ya no necesitan realizar un control manual de las fechas de los contratos, lo que puede ser propenso a errores. En su lugar, pueden automatizar las notificaciones para alertar a las partes interesadas cuando se acerque una fecha de renovación. Esta automatización minimiza el riesgo de que se pierdan renovaciones y reduce la carga administrativa que supone gestionar varias suscripciones.

3. Gestión de las relaciones con los proveedores

La gestión de la renovación del SaaS suele implicar la supervisión de las relaciones con los proveedores. Al mantener una relación positiva con los proveedores del SaaS, las empresas pueden asegurarse mejores ofertas durante el proceso de renovación e incluso acceder a una asistencia prioritaria o a funciones premium. Además, las empresas pueden utilizar los datos de uso anteriores para negociar contratos más acordes con sus necesidades actuales y futuras.

4. Información sobre el uso del SaaS

La información periódica sobre el uso ayuda a las organizaciones a evaluar el ROI de cada herramienta SaaS. Esta información puede incluir la frecuencia de uso de una aplicación, qué departamentos o equipos la utilizan y si el uso justifica el costo de la renovación. Los sistemas de gestión de renovación del SaaS suelen proporcionar análisis en tiempo real que informan la toma de decisiones, lo que permite a las empresas optimizar sus inversiones en el SaaS y evitar malgastar dinero en herramientas infrautilizadas.

5. Control de costos

Una gestión efectiva de la renovación del SaaS ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre sus presupuestos de software al permitirles controlar el gasto en todas las plataformas SaaS. Esto permite a los equipos financieros identificar las áreas en las que pueden reducirse los costos, como la cancelación de suscripciones redundantes o la negociación de mejores acuerdos con los proveedores. Además, la gestión de renovaciones ayuda a evitar costos sorpresa alertando a los equipos de las próximas renovaciones con suficiente antelación, dándoles el tiempo necesario para elaborar un presupuesto acorde.

Por qué es importante la gestión de la renovación del SaaS

Una gestión efectiva de la renovación del SaaS es esencial para las empresas modernas que dependen en gran medida de herramientas de software basadas en suscripciones para llevar a cabo sus operaciones. A medida que las empresas se expanden y adoptan más aplicaciones SaaS para satisfacer sus necesidades, la gestión de las renovaciones a través de múltiples herramientas puede resultar compleja.

A continuación se presentan las razones por las que implementar un sólido sistema SaaS de gestión de renovaciones es crucial para mantener la eficiencia operativa y controlar los costos:

Evite las interrupciones del servicio

Una renovación no efectuada puede conducir a una suspensión inmediata de los servicios, lo que puede causar importantes contratiempos operativos. Por ejemplo, si el software CRM o de gestión de proyectos de su empresa caduca, los datos críticos de los clientes o los proyectos en curso podrían quedar inaccesibles, lo que provocaría tiempos de inactividad y pérdidas de productividad. Una gestión adecuada de la renovación del SaaS garantiza que todas las suscripciones se renueven a tiempo, evitando cualquier interrupción que pudiera afectar a las funciones clave del negocio.

Optimice los costos del SaaS

Uno de los principales objetivos de la gestión de la renovación del SaaS es garantizar que las empresas utilicen adecuadamente el software y no renueven el software que infrautilizan o que ya no necesitan. Sin un sistema establecido, las organizaciones suelen renovar las solicitudes por costumbre, sin evaluar plenamente su necesidad. La gestión proactiva de la renovación permite a las empresas evaluar el valor y el uso de cada herramienta SaaS, permitiéndoles cancelar las aplicaciones redundantes o de bajo rendimiento.

Mantenga las relaciones con los proveedores

Construir y mantener relaciones sólidas con los proveedores de software es vital para cualquier empresa, especialmente para aquellas que dependen de herramientas SaaS críticas para impulsar sus operaciones. Las renovaciones puntuales y bien gestionadas demuestran profesionalidad y ayudan a fomentar las relaciones a largo plazo con los proveedores.

Garantice el cumplimiento

Muchas industrias están sujetas a normativas estrictas sobre el uso de software, la gestión de datos y la seguridad. Cuando las herramientas SaaS no se renuevan a tiempo, las organizaciones pueden violar inadvertidamente los términos del contrato, las leyes de privacidad de datos o las regulaciones específicas de la industria. El incumplimiento podría exponer a la empresa a problemas legales, sanciones económicas y daños a su reputación. Una correcta gestión de la renovación garantiza que las organizaciones cumplan siempre tanto los términos de sus acuerdos SaaS como cualquier requisito normativo pertinente, reduciendo el riesgo de complicaciones legales.

Mejore la planificación financiera

Las renovaciones del SaaS bien gestionadas contribuyen a una mejor planificación financiera y presupuestaria. Al conocer las fechas exactas de renovación y los costos asociados de todas las aplicaciones SaaS, los equipos financieros pueden elaborar presupuestos precisos para el año siguiente. Además, las herramientas de gestión de la renovación proporcionan visibilidad de los costos de software, lo que ayuda a los departamentos financieros a identificar posibles áreas de reducción o reasignación de costos.

Mejores prácticas para la renovación del SaaS

Para gestionar de forma efectiva las renovaciones del SaaS, las empresas necesitan una estrategia integral de renovación del SaaS que minimice los riesgos y maximice el valor de sus inversiones en software. He aquí algunas de las mejores prácticas para simplificar y optimizar su proceso de renovación del SaaS:

1. Centralice los datos del SaaS

Cuantas más aplicaciones SaaS utiliza una empresa, más difícil resulta hacer un control de cada contrato, fecha de renovación y métrica de uso. Centralizar todos los datos relacionados con el SaaS en una única plataforma agiliza todo el proceso de renovación. Al consolidar información como las condiciones contractuales, el recuento de usuarios, los costos y los datos de uso, las empresas pueden obtener un resumen general claro de su entorno SaaS. Esta visibilidad centralizada ayuda a las empresas a identificar fácilmente qué renovaciones se avecinan, qué aplicaciones están infrautilizadas y dónde pueden realizarse optimizaciones.

2. Establezca recordatorios automáticos

Confiar en métodos manuales para controlar las fechas de renovación del SaaS puede ser poco fiable y arriesgado, especialmente si su organización utiliza docenas de aplicaciones. Para evitar saltarse plazos importantes, las empresas deben establecer recordatorios automáticos para las próximas renovaciones. Al automatizar las alertas, se notifica a las partes interesadas relevantes con suficiente antelación a la fecha de renovación, lo que da tiempo a revisar la suscripción, negociar los términos o realizar los ajustes presupuestarios necesarios. Las herramientas de automatización también pueden ayudar a controlar otros hitos clave, como las fechas de vencimiento de los contratos, las métricas de uso y los límites de las licencias.

3. Evalúe regularmente el uso del SaaS

Revisar regularmente el uso y el rendimiento de sus aplicaciones SaaS es esencial para tomar decisiones de renovación con conocimiento de causa. Las empresas deben realizar auditorías periódicas de sus herramientas SaaS para determinar si cada aplicación se está utilizando en todo su potencial y si sigue aportando valor.

4. Negocie contratos

En lugar de aceptar los términos de renovación al pie de la letra, las empresas deberían utilizar los periodos de renovación como oportunidades para negociar contratos con los proveedores del SaaS. Los proveedores suelen estar abiertos a la negociación, especialmente en el caso de clientes a largo plazo o empresas que adquieren varias licencias.

A continuación se presentan algunos puntos de negociación que debe tener en cuenta:

• Descuentos en el precio: Si su organización es cliente desde hace tiempo o tiene previsto aumentar el número de usuarios, solicite descuentos por volumen o precios especiales.
• Actualizaciones de funciones: Negocie el acceso a funciones adicionales u opciones de asistencia premium sin incrementos significativos del precio.
• Términos flexibles: Explore si el proveedor está dispuesto a ajustar los términos del contrato para adaptarse a los cambios estacionales de su negocio o a nuevos patrones de uso.

5. Involucre a las partes interesadas

Las decisiones de renovación del SaaS no deberían recaer únicamente sobre los hombros del departamento de TI. En su lugar, involucre a las partes interesadas clave de diferentes departamentos, como el financiero, el jurídico y los usuarios finales del software, en el proceso de toma de decisiones. Involucrar a varios equipos puede proporcionar una visión más integral del valor de la aplicación, ya que cada departamento tendrá su propio conjunto de prioridades y puntos de vista.

Control del rendimiento de la renovación

Después de renovar una aplicación SaaS, es esencial monitorear continuamente su rendimiento de renovación. Esto implica revisar regularmente el software para garantizar que satisface las necesidades de la organización, aporta valor y proporciona un ROI positivo.

Desafíos durante la renovación del SaaS

La gestión de las renovaciones del SaaS no está exenta de desafíos. He aquí algunos obstáculos comunes que las empresas encuentran durante el proceso de renovación:

Falta de visibilidad

Con un número cada vez mayor de aplicaciones SaaS, resulta difícil controlar las fechas de renovación, los plazos de los contratos y el uso en toda la organización. Esta falta de visibilidad puede dar lugar a que se pierdan renovaciones o pagos por aplicaciones infrautilizadas.

Procesos manuales

Las organizaciones que dependen de métodos manuales, como las hojas de cálculo, para controlar las renovaciones del SaaS suelen experimentar ineficiencias. Los errores, los retrasos y la desorganización son habituales con los sistemas manuales.

Dependencia de un proveedor

Muchas empresas se encuentran atrapadas con un proveedor debido a los complejos términos del contrato o al costo de cambiar a una solución diferente. La dependencia de un proveedor puede limitar la flexibilidad y conducir a un pago excesivo por los servicios.

Dificultad para evaluar el ROI

Comprender si una herramienta SaaS merece la pena la inversión puede ser un reto, especialmente cuando los datos sobre el uso y el rendimiento son incompletos o de difícil acceso.

Complejidad del uso multidepartamental

Cuando múltiples departamentos utilizan diferentes aplicaciones SaaS, puede resultar difícil hacer un control de quién utiliza qué y con qué frecuencia. Esta complejidad puede llevar a subestimar o sobreestimar el valor de ciertas herramientas.

Cómo ManageEngine SaaS Manager ayuda a simplificar el proceso de renovación

SaaS Manager Plus ofrece una solución integral para agilizar y simplificar el proceso de renovación del SaaS.

He aquí cómo puede ayudarle esta herramienta integral:

Inventario centralizado del SaaS

SaaS Manager Plus cuenta con un dashboard centralizado que proporciona un resumen general completo de todas las suscripciones SaaS, sus fechas de renovación y los costos asociados. Esto elimina la necesidad de realizar un control manual de cada suscripción y garantiza que no se pase por alto ninguna renovación.

Alertas de renovación automáticas

Puede establecer recordatorios automáticos para las próximas renovaciones, garantizando que se le notifique con suficiente antelación. Esto ayuda a evitar decisiones de última hora y le da tiempo suficiente para revisar y negociar las condiciones con los proveedores.

Análisis de uso

Con análisis integrados, SaaS Manager Plus le permite controlar el uso del SaaS en toda la organización. Podrá identificar fácilmente qué aplicaciones se están infrautilizando, lo que le permitirá cancelar las suscripciones innecesarias y optimizar los costos.

Herramientas de gestión de costos

SaaS Manager Plus le ofrece un desglose detallado del gasto en cada aplicación. Esta visibilidad ayuda a los equipos financieros a controlar los presupuestos y a identificar áreas de ahorro mediante la eliminación de aplicaciones redundantes o no utilizadas.

Información en tiempo real

Obtenga información en tiempo real sobre la salud y el ROI de su pila SaaS. SaaS Manager Plus le ayuda a comprender el rendimiento de cada herramienta, garantizando que sus aplicaciones SaaS estén aportando valor a la organización.

Al aprovechar herramientas como ManageEngine SaaS Manager Plus y seguir las mejores prácticas de renovación del SaaS, las empresas pueden tomar el control de su proceso de renovación del SaaS, minimizar los costos y garantizar que sigan obteniendo valor de sus inversiones en software.