Microsoft 365 gedeelde mailboxrapporten

Krijg uitgebreide gedeelde mailboxrapportages voor Microsoft 365 met mailboxpermissies, activiteit, opslag en e-mailverkeer volgen zonder de moeilijkheden van PowerShell.

Gedeelde mailboxen in Microsoft 365 worden door teams gebruikt om e-mails te verzenden en ontvangen vanaf een algemeen adres, zoals voor ondersteuning, facturatie of informatie, zonder dat hiervoor een aparte licentie nodig is. Hoewel onmisbaar voor samenwerking, brengen ze echte uitdagingen met zich mee op het gebied van toegangscontrole, activiteitstoezicht en opslagbeheer.

Waarom u Microsoft 365 gedeelde mailboxrapporten nodig hebt

Het Microsoft 365 admin centrum en Exchange admin centrum bieden beperkte zichtbaarheid voor gedeelde mailboxen met hun Exchange Online rapporten. Ze bieden geen gedetailleerde uitsplitsingen van wie een gedeelde mailbox heeft geopend, welke rechten zijn toegekend, hoeveel mail er is verzonden of ontvangen, of wanneer een mailbox voor het laatst actief was zonder dat beheerders mailboxen afzonderlijk moeten openen. Het genereren van deze gegevens met Graph PowerShell scripts vereist gespecialiseerde kennis en veel tijd.

ManageEngine M365 Manager Plus, de alles-in-één Microsoft 365 administratie tool, lost dit op met een speciale suite van Microsoft 365 gedeelde mailbox rapporten. Zonder een enkele regel PowerShell-script te schrijven, kunnen beheerders rapporteren en actie ondernemen op alle gedeelde mailbox activiteiten binnen de tenant—allmaal vanuit één gecentraliseerde rapportageconsole.

M365 Manager Plus biedt de volgende rapporten:

• Gedeelde mailboxen
• Toegang tot gedeelde mailbox
• Verzenden als gedeelde mailbox
• Activiteiten in gedeelde mailbox
• Inactieve gedeelde mailboxen
• Meest gebruikte gedeelde mailboxen
• Grootte gedeelde mailbox
• E-mailactiviteit in gedeelde mailbox
• E-mails verzonden door gedeelde mailbox
• E-mails ontvangen door gedeelde mailbox
• Gedeelde mailbox permissies

Rapport gedeelde mailboxen

Dit geeft een overzicht van alle gedeelde mailboxen in de Microsoft 365 omgeving, met details zoals weergavenaam, object-ID en alias, zodat u kunt beslissen of u gedeelde mailboxen wilt toevoegen of verwijderen.

Rapport Toegang Gedeelde Postvakken

Controleer wie toegang heeft tot elk gedeeld postvak met gedetailleerde inzichten in toegewezen gebruikers en hun toegangsrechten, zoals wie het postvak heeft benaderd, de eigenaar van het postvak, wanneer het postvak is geopend en welke handeling is uitgevoerd.

Rapport Versturen Als Gedeeld Postvak

Gebruikers met het recht Versturen Als kunnen e-mails verzenden vanuit een ander adres en het bericht laten lijken alsof het vanuit het gedeelde postvak is verzonden. Volg gebruikers met Versturen Als-machtigingen om te identificeren wie e-mails kan verzenden als het gedeelde postvak, wanneer ze dit hebben gebruikt, het client-IP-adres en meer binnen de opgegeven duur.

Rapport Activiteiten Gedeelde Postvakken

Monitor alle activiteiten die binnen gedeelde postvakken zijn uitgevoerd, inclusief gebruikersinteracties en toegangspatronen, met details over gebruikers die het gedeelde postvak hebben benaderd, uitgevoerde handelingen, tijdstippen van de handelingen, statussen van de handelingen en meer.

Rapport Inactieve Gedeelde Postvakken

Identificeer gedeelde postvakken die gedurende een bepaalde periode niet zijn gebruikt op basis van de laatste activiteitsgegevens. Ruim ongebruikte postvakken op om middelen te optimaliseren en rommel te verminderen.

Rapport Meest Gebruikte Gedeelde Postvakken

Dit rangschikt gedeelde postvakken op basis van hun e-mailvolume en benadrukt de meest actieve postvakken in de tenant over een geselecteerde tijdsperiode. Beheerders kunnen snel zien welke gedeelde postvakken het meeste verkeer genereren, wat nuttig is voor het plannen van middelen, het prioriteren van ondersteuning en het verzekeren dat opslagquota correct zijn ingesteld voor postvakken met hoog volume.

Rapport Grootte Gedeelde Postvakken

Dit toont gegevens over het opslagverbruik voor elk gedeeld postvak in de tenant, inclusief de totale grootte van items, aantal items en huidig gebruik ten opzichte van het toegewezen opslagquotum. Het biedt beheerders een duidelijk beeld van welke postvakken hun limieten naderen of overschrijden.

Rapport E-mailactiviteit Gedeelde Postvakken

Dit biedt een geconsolideerd overzicht van e-mailverkeer over alle gedeelde postvakken gedurende een bepaalde rapportageperiode, met details over verzonden en ontvangen e-mails en de respectievelijke omvang per gebruiker per dag.

Rapport Verzonden E-mails door Gedeeld Postvak

Dit verstrekt informatie over e-mails die door gedeelde postvakken zijn verzonden, met details zoals het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp van de e-mail, de grootte van de e-mail en het verzendtijdstip. Dit helpt beheerders om e-mails verzonden vanuit gedeelde postvakken te monitoren.

Rapport Ontvangen E-mails door Gedeeld Postvak

Dit geeft details over de e-mails die zijn ontvangen door de gedeelde postvakken. Het toont het e-mailadres van de afzender, het onderwerp van de e-mail, de grootte van de e-mail, wanneer deze is ontvangen en meer, wat helpt bij het bijhouden van de ontvangen e-mails voor de gedeelde postvakken.

Rapport Machtigingen Gedeelde Postvakken

Het rapport Machtigingen Gedeelde Postvakken biedt een uitgebreide uitsplitsing van alle machtigingen die aan elk gedeeld postvak in de tenant zijn toegekend. Het rapporteert over Full Access, Send As en Send on Behalf machtigingen, samen met de identiteit van elke gebruiker of groep die deze rechten bezit.

Andere Exchange Online-rapporten in M365 Manager Plus

M365 Manager Plus bevat een bredere set Exchange Online-rapporten die verder gaan dan specifieke gedeelde postvakweergaven. Veel van deze rapporten, zoals mailboxdelegatie-rapporten, rapporten over toegang tot mailboxen door niet-eigenaren, mailbox-doorstuurrapporten en distributiegroep-rapporten, tonen ook gegevens van gedeelde postvakken naast andere typen ontvangers. Alle Exchange Online-rapporten in M365 Manager Plus ondersteunen geplande rapportlevering, export in meerdere formaten (CSV, XLSX, PDF of HTML) en filtering op tenantniveau.

Waarom kiezen voor M365 Manager Plus als uw Exchange Online-rapportagetool?

Het beheren van Exchange Online op grote schaal betekent het bijhouden van mailboxgebruik, machtigingen, mailflow en compliance—alles tegelijk. M365 Manager Plus biedt IT-teams een enkele gestructureerde weergave van hun Exchange Online-omgeving, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van gegevens en meer tijd aan het handelen op die gegevens.

• Onbeperkte gegevensretentie: De native auditlogs van Microsoft verdwijnen na 180 dagen. M365 Manager Plus slaat rapport- en auditgegevens op uw eigen infrastructuur op zolang als u het nodig heeft, zodat compliance-controles en historische onderzoeken niet worden geblokkeerd door een willekeurige bewaartermijn.
• Scriptloze toegang tot geavanceerde data: Sommige van de meest nuttige Exchange Online-attributen zijn alleen toegankelijk via PowerShell. M365 Manager Plus biedt deze via een point-and-click-interface met flexibele filtering zonder scripts te hoeven schrijven, testen of onderhouden.
• Actiegerichte rapporten: Rapporten zouden geen doodlopende straat moeten zijn. Met M365 Manager Plus kunt u postvakken, distributiegroepen en gedeelde postvakken rechtstreeks vanuit een rapport maken, wijzigen of verwijderen, waardoor uw workflow op één plek blijft.
• Aangepaste rapporten: Elke omgeving heeft andere prioriteiten. Bouw Exchange Online-rapporten rond de attributen die belangrijk zijn voor uw team, variërend van mailboxgroottes en inactieve gebruikers tot doorstuurregels en wijziging in machtigingen. Sla de rapporten vervolgens op en plan ze in, zodat dezelfde configuratie altijd klaarstaat wanneer u het nodig heeft.
• Geautomatiseerde planning en levering: Plan elk Exchange Online-rapport automatisch in en stuur de resultaten rechtstreeks naar de juiste inboxen volgens een frequentie die werkt voor uw team.
• Gedecentraliseerde rapportage over tenants: In multi-tenantomgevingen hoeft niet elke beheerder alles te zien. Beperk de toegang tot rapportage zodat elke beheerder precies ziet wat relevant is voor zijn rol, zonder bredere machtigingen te verlenen dan nodig.

Andere functies van M365 Manager Plus

• Exchange Online beheer: Maak, wijzig en verwijder postvakken, distributielijsten, gedeelde postvakken en resourcepostvakken in bulk zonder dat er remote PowerShell-sessies nodig zijn.
• Microsoft 365 rapportage: Ontvang meer dan 700 vooraf gebouwde en aangepaste rapporten over Entra ID, SharePoint Online, Teams, OneDrive for Business en meer—allemaal toegankelijk vanuit een enkel dashboard.
• Microsoft 365 beheer: Beheer gebruikers, groepen, postvakken, Teams, SharePoint-machtigingen en licentie-toewijzingen over workloads heen zonder te schakelen tussen adminportalen.
• Microsoft 365 automatisering: Automatiseer routinetaken zoals onboarding, offboarding, licentievoorziening en groepsupdates met no-code workflows zonder extra abonnementen.
• Microsoft 365 auditing: Houd een volledig en doorzoekbaar verslag bij van elke wijziging in uw Microsoft 365-omgeving, inclusief wijzigingen in Exchange Online-configuraties en mailbox-toegangsevenementen.
• Microsoft 365 waarschuwingsfunctie: Blijf problemen voor door realtime waarschuwingen over verdachte mailbox-toegang, het aanmaken van doorstuurregels, wijzigingen in admin-rollen en beleidschendingen.
• Microsoft 365 administratieve delegatie: Geef helpdeskmedewerkers toegang tot specifieke Exchange Online-taken zonder volledige adminrechten of controle over gebruikers buiten hun takenpakket te verlenen.