Software License Management: การติดตามและ Compliance

Software license management (SLM) คือกระบวนการจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานทั่วทั้งองค์กรจากคอนโซลเดียว Software license คือเอกสารทางกฎหมายที่ออกโดยผู้เผยแพร่หรือผู้จัดจำหน่ายซอฟต์แวร์ ซึ่งระบุกฎและแนวทางการใช้งานและการแจกจ่ายซอฟต์แวร์ โดยทั่วไปเอกสารนี้จะประกอบด้วยข้อกำหนดและเงื่อนไข ข้อจำกัด ข้อกำหนดในการใช้งาน และข้อความปฏิเสธความรับผิด

ระบบ Software License Management ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ Software Asset จะครอบคลุมการติดตามลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ การจัดเก็บข้อมูล และการควบคุมการใช้งานซอฟต์แวร์ในองค์กรของคุณทั้งในด้านวิธีการใช้งานและตำแหน่งที่ใช้งาน เครื่องมือ Software License Management ช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อตกลงลิขสิทธิ์ เช่น end-user license agreements (EULA) ได้ อีกทั้งซอฟต์แวร์จัดการลิขสิทธิ์ยังสามารถแจ้งเตือนวันหมดอายุ การใช้งานเกินสิทธิ์ หรือการใช้งานต่ำกว่าสิทธิ์ได้ผ่านฟีเจอร์ software metering 

Software non-compliance คืออะไร?

Software non-compliance หมายถึงการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Software License หรือการใช้งานซอฟต์แวร์โดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อบุคคลหรือองค์กรใช้งานซอฟต์แวร์ในลักษณะที่ไม่เป็นไปตามข้อตกลงลิขสิทธิ์ เช่น ติดตั้งสำเนาซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์จำนวนมากกว่าที่ลิขสิทธิ์อนุญาต หรือใช้งานซอฟต์แวร์ในเชิงพาณิชย์โดยไม่ได้ชำระค่าลิขสิทธิ์เชิงพาณิชย์ Software non-compliance ยังอาจเกิดขึ้นเมื่อมีการแก้ไขหรือแจกจ่ายซอฟต์แวร์ต่อโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือขัดต่อเงื่อนไขของลิขสิทธิ์

Software Non-compliance อาจส่งผลกระทบร้ายแรง รวมถึงการดำเนินคดีโดยผู้ผลิตหรือผู้เผยแพร่ซอฟต์แวร์ และบทลงโทษทางการเงิน ดังนั้นจึงควรอ่านและทำความเข้าใจข้อกำหนดของ Software License อย่างรอบคอบก่อนใช้งานซอฟต์แวร์ และต้องมั่นใจว่ามีการใช้งานซอฟต์แวร์ตามเงื่อนไขของลิขสิทธิ์อย่างถูกต้อง

ฟีเจอร์หลักของเครื่องมือ Software License Management (SLM)

ในฐานะส่วนหนึ่งของการจัดการ IT Asset เครื่องมือ Software License Management (SLM) ช่วยให้คุณดำเนินการทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นได้ในไม่กี่คลิก และช่วยลดปัญหาด้านการจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ภายในบริษัทของคุณ

• รายการซอฟต์แวร์ที่อัปเดตอยู่เสมอ

• รายงาน Software License Compliance

• การแจ้งเตือน Software License Compliance

รายการซอฟต์แวร์ที่อัปเดตอยู่เสมอ

ซอฟต์แวร์ IT Asset Management จะสแกนเครือข่ายเป็นระยะเพื่อตรวจหาซอฟต์แวร์ใหม่ที่ติดตั้งหรือถอนการติดตั้งภายในเครือข่ายของคุณ กระบวนการนี้ทำผ่าน differential asset scanning จึงช่วยให้คุณอัปเดตข้อมูลได้อยู่เสมอโดยไม่ใช้ Bandwidth ภายในเครือข่ายมากเกินไป

รายงาน Software License Compliance

เครื่องมือ Software Audit ช่วยให้การจัดการ Software License Compliance ง่ายขึ้นด้วยรายงานในตัวต่อไปนี้:

1. Software License Compliance Report: รายงานนี้แสดงรายละเอียดของซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์พร้อมสถานะ Software License Compliance โดยสถานะการจัดการ Software License Compliance จะถูกกำหนดตามข้อมูลที่ระบุไว้ในส่วน Manage Software Licenses บน หน้าให้ความช่วยเหลือ ของเรา
2. Software Licenses to be Renewed Report: รายงานนี้จะแสดงรายการซอฟต์แวร์ที่ลิขสิทธิ์ใกล้ถึงกำหนดต่ออายุ (คุณสามารถระบุช่วงเวลาได้) และยังสามารถดู Software License ที่หมดอายุไปแล้วได้ด้วยการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม
3. จากข้อมูล software metering และสถิติการใช้งาน คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะต่ออายุลิขสิทธิ์หรือไม่

การแจ้งเตือน Software License Compliance

ด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือ Software License Audit คุณสามารถตั้งค่า email alerts และรับทราบความเคลื่อนไหวของ Inventory ภายในองค์กรได้ โดยสามารถสร้างการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้ทราบเมื่อ:

1. ไม่เป็นไปตามนโยบายการใช้ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ (มีลิขสิทธิ์มากเกินไปหรือไม่เพียงพอ)
2. มีการใช้งานซอฟต์แวร์หลังจากลิขสิทธิ์หมดอายุ
3. การใช้งาน Software License ต่ำกว่าค่าที่กำหนดไว้

การใช้งาน Software License Management

1. ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งอยู่ - ขั้นตอนแรกของการจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์คือการระบุซอฟต์แวร์ application ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่ในเครือข่ายของคุณ โดยใช้ software license manager ที่ครอบคลุมเพื่อรันการสแกน Inventory บน Endpoint ทั้งหมดในเครือข่าย เครื่องมือ Software License Tracking จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์และไม่ใช่เชิงพาณิชย์ทั้งหมดที่ติดตั้งอยู่
2. Software License Management (SLM) - ซอฟต์แวร์จัดการลิขสิทธิ์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดเก็บและดูแลรายละเอียดวันหมดอายุ หลักฐานการสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับลิขสิทธิ์ที่ซื้อมา แม้จะเป็นกระบวนการที่ใช้เวลา แต่จะช่วยคุณได้มากในช่วงที่มีการ Audit
3. ป้อนและจัดเก็บข้อมูล - แนะนำให้อัปเดตข้อมูลซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ทั้งหมดในเครือข่ายเป็นระยะ วิธีที่ง่ายคืออัปโหลดรายละเอียดลิขสิทธิ์ในรูปแบบไฟล์ CSV ซึ่งมีฟิลด์ Product Name, Manufacturer, Version, License Owner, No. of licenses purchased, License Name, Licensed To, Purchased Date, Expired Date, License Key โดยคั่นด้วย comma ดังนั้น software license manager จึงช่วยลดเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ได้
4. ตั้งเวลารายงาน - ใช้เครื่องมือ Software License Management เพื่อตั้งค่าและกำหนดเวลารายงานสำหรับจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจนของจำนวนลิขสิทธิ์ที่ถูกใช้งานและไม่ได้ใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้คุณใช้ลิขสิทธิ์ที่ซื้อมาได้คุ้มค่ายิ่งขึ้น การตรวจสอบ usage metrics ผ่านระบบจัดการลิขสิทธิ์ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายจากลิขสิทธิ์ที่ไม่ได้ใช้งานได้อีกด้วย
5. จัดกลุ่มซอฟต์แวร์ - เมื่อคุณมีซอฟต์แวร์เดียวกันหลายเวอร์ชันติดตั้งอยู่ในเครือข่าย คุณสามารถจัดกลุ่มซอฟต์แวร์เหล่านั้นเข้าด้วยกัน และเพิ่มรายละเอียดลิขสิทธิ์สำหรับกลุ่มนั้นได้ เครื่องมือ Software License Management ช่วยให้จัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่ซื้อมาได้ง่ายขึ้น และดูได้ว่าในเครือข่ายมีการใช้งานซอฟต์แวร์เวอร์ชันใดบ้าง

Software license management คืออะไร?

Software license management คือกระบวนการจัดเก็บข้อมูลและตรวจสอบจำนวน Software License ที่ใช้งานภายในธุรกิจ เพื่อให้สอดคล้องกับ End User License Agreement (EULA) และเมื่อดำเนินการผ่านเครื่องมือ Software License Compliance ทีม IT จะสามารถลดต้นทุนซอฟต์แวร์ได้อย่างมากด้วยการซื้อจำนวนลิขสิทธิ์ที่เหมาะสมที่สุด โดยทั่วไปทีม IT มักใช้โซลูชัน IT Asset Management ที่มีฟีเจอร์ Software License Management รวมอยู่ในตัว

ประเภทของ Software License:

โดยภาพรวม Software License สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ proprietary (commercial) และ free and open source software (non-commercial) โดยประเภทแรกจะมีข้อจำกัดมากที่สุดในด้านการแก้ไขและการแจกจ่ายซอฟต์แวร์ จึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมือ Software License Management ต่อไปนี้คือรายการประเภทของ Software License ที่เรียงลำดับจากข้อจำกัดน้อยไปมาก:

• Public Domain Licenses: ทุกคนสามารถใช้งานและแก้ไขซอฟต์แวร์ได้โดยไม่มีข้อจำกัด
• Lesser General Public Licenses (LGPL): นักพัฒนาสามารถลิงก์ไลบรารี open source เข้ากับ source code ได้ และโค้ดที่ได้สามารถใช้ลิขสิทธิ์ประเภทอื่นได้ อย่างไรก็ตาม ส่วนประกอบที่อยู่ภายใต้ LGPL จะต้องเปิดให้ใช้งานภายใต้ลิขสิทธิ์ LGPL เดิม
• Permissive Licenses: สามารถแก้ไขและแจกจ่ายซอฟต์แวร์ได้ภายใต้ข้อจำกัดบางประการ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในแต่ละซอฟต์แวร์
• Copyleft Licenses: นักพัฒนาสามารถแก้ไขและแจกจ่ายซอฟต์แวร์ได้ ตราบใดที่สิทธิ์แบบเดียวกันนี้ยังคงอยู่สำหรับการแก้ไขเพิ่มเติมในอนาคต
• Proprietary Licenses: ไม่อนุญาตให้คัดลอก แก้ไข หรือแจกจ่ายซอฟต์แวร์ ถือเป็นรูปแบบลิขสิทธิ์ที่มีข้อจำกัดมากที่สุด และจึงจำเป็นต้องใช้ระบบ Software License Management

ทำไมธุรกิจจึงต้องทำ Software License Compliance?

เมื่อองค์กรซื้อซอฟต์แวร์ องค์กรจะยอมรับข้อตกลงลิขสิทธิ์ที่ผู้เผยแพร่ซอฟต์แวร์กำหนดไว้ Software compliance คือการปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับเหล่านั้นระหว่างการใช้งานซอฟต์แวร์ ผู้เผยแพร่ซอฟต์แวร์ (เช่น Adobe, Microsoft) จะ Audit สภาพแวดล้อมของลูกค้าเป็นระยะเพื่อตรวจหา ควบคุม และป้องกันการละเมิดลิขสิทธิ์ การละเมิดลิขสิทธิ์ทางทรัพย์สินทางปัญญา และการใช้ซอฟต์แวร์อย่างผิดกฎหมาย หากไม่ผ่านการ Audit เหล่านี้ อาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของธุรกิจอย่างถาวร เกิดค่าปรับจำนวนมาก และอาจนำไปสู่การดำเนินคดีได้ ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบจากการไม่ผ่าน Compliance Audit องค์กรจึงจำเป็นต้องรักษา License Compliance ไว้ตลอดเวลา ซึ่งสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ License Compliance ผ่านการใช้เครื่องมือ Software License Audit

ขั้นตอนในการติดตามและจัดการ Software License

• Step 1: ขั้นตอนแรกของการจัดการ Software License คือการสร้าง Inventory เริ่มด้วยการสแกน Asset เพื่อค้นหาและอัปเดตรายการซอฟต์แวร์ของคุณ
• Step 2: ใช้ซอฟต์แวร์จัดการลิขสิทธิ์เพื่อดูแลและจัดเก็บข้อมูลวันหมดอายุ ใบแจ้งหนี้ การรับประกัน และรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Software License ที่ซื้อมา
• Step 3: ฟีเจอร์ License Management ยังให้คุณสามารถจัดกลุ่ม edition/version ที่แตกต่างกันของซอฟต์แวร์เดียวกันได้ ซึ่งช่วยให้การติดตามหลายลิขสิทธิ์ทำได้ง่ายขึ้น
• Step 4: ตั้งค่าการแจ้งเตือนผ่านระบบ License Management เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อซอฟต์แวร์บางรายการมีลิขสิทธิ์ไม่เพียงพอหรือมากเกินความจำเป็น
• Step 5: ใช้เครื่องมือ software metering ในซอฟต์แวร์ License Management เพื่อติดตามการใช้งานซอฟต์แวร์ ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณสามารถลดหรือเพิ่มจำนวนลิขสิทธิ์ตามข้อมูลการใช้งานได้

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือ Software License Management

ซอฟต์แวร์ License Management เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการและตรวจสอบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับ Software License ตั้งแต่วันหมดอายุไปจนถึงรายละเอียดการรับประกัน ซึ่งสามารถอัปโหลดและดูแลได้ภายในซอฟต์แวร์จัดการลิขสิทธิ์ เมื่อใช้เครื่องมือ Software License Audit คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน Software License Compliance เพื่อรับการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนการ Audit ซอฟต์แวร์ได้ ฟีเจอร์ software metering ยังช่วยติดตาม usage metrics ของซอฟต์แวร์ application บางรายการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อคุณในช่วงต่ออายุลิขสิทธิ์ครั้งถัดไป คุณสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นจากลิขสิทธิ์ที่ไม่ได้ใช้งานได้ด้วยเครื่องมือ Software License Monitoring และไม่ต้องกังวลกับการตรวจสอบซอฟต์แวร์เดียวกันหลายเวอร์ชัน เพียงใช้ฟีเจอร์ Group Software เพื่อเพิ่มหลายเวอร์ชันของซอฟต์แวร์เดียวกันไว้ภายใต้กลุ่มเดียว เพื่อให้การติดตาม Software License ทำได้ง่ายขึ้น

Software Compliance คืออะไร และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร

Software compliance คือแนวทางการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ซื้อมาให้สอดคล้องกับกฎและข้อบังคับที่ผู้เผยแพร่ซอฟต์แวร์กำหนดไว้ เช่น จำนวน user licenses ที่เหมาะสม ระบบ Software License Management ช่วยให้องค์กรดำเนินการเรื่องนี้ได้จากคอนโซลเดียว เมื่อกฎด้าน Software Compliance เข้มงวดมากขึ้น การใช้เครื่องมือ Software License Tracking เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีซอฟต์แวร์ที่ไม่มีลิขสิทธิ์อยู่ในองค์กรจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นต่อไปนี้คือความสำคัญของการนำซอฟต์แวร์ Software License Management มาใช้ในองค์กรของคุณ:

• Maintaining an up-to-date software inventory: การมีภาพรวมที่ครบถ้วนของซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในเครือข่ายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำ Software Compliance เพื่อมอนิเตอร์และสร้างความชัดเจนของการติดตั้งซอฟต์แวร์ทั้งหมดภายในเครือข่าย คุณจำเป็นต้องรันการสแกน Software Inventory อย่างสม่ำเสมอ
• Real-time alerts for non-compliance: ตั้งค่า Real-time alerts ด้วย software license manager เมื่อเกิดสถานะลิขสิทธิ์ไม่เพียงพอ เพื่อให้คุณดำเนินการได้ทันที
• Prohibit non-business applications: คุณสามารถบล็อก application ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจภายในเครือข่าย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่คาดคิด
• Perform internal software license audits: ด้วยการ Audit ภายในอย่างสม่ำเสมอโดยใช้เครื่องมือ software licensing คุณจะมั่นใจได้ว่ามีลิขสิทธิ์เพียงพอและหลีกเลี่ยงค่าปรับที่ไม่คาดคิดได้

จะทำ Software License Compliance ได้อย่างไร?

การทำ Software License Compliance ให้สำเร็จเป็นเพียงหนึ่งในองค์ประกอบของการจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เท่านั้น การจัดการ Software License ยังรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานลิขสิทธิ์เพื่อลดค่าใช้จ่ายด้าน IT และการติดตาม Software License อย่างต่อเนื่อง ซึ่งสามารถทำได้โดย:

• ติดตามการใช้งาน application เชิงพาณิชย์เพื่อพิจารณาว่ามีการใช้ลิขสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
• ลดต้นทุนด้วยการถอนการติดตั้ง application ออกจากระบบที่ไม่มีการใช้งาน
• ต่ออายุลิขสิทธิ์ตามสถิติการใช้งานซอฟต์แวร์
• นำซอฟต์แวร์ License Compliance มาใช้เพื่อให้มีความชัดเจนแบบครบวงจร

กำลังมองหาโซลูชันสำหรับ MSP อยู่ใช่ไหม? เลือก Endpoint Central MSP

จัดการและรักษาความปลอดภัยให้ Endpoint ของลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ค้นพบประโยชน์ของการเลือกใช้เรา

ดูเพิ่มเติม