Utilize a análise avançada para identificar os principais fatores de custo de TI

Criar um orçamento de TI eficaz assemelha-se a resolver um quebra-cabeça complexo, sendo a identificação dos fatores de custo a peça fundamental para completá-lo. Assim como resolver um quebra-cabeça exige estratégia, planejar um orçamento de TI eficiente requer entender os fatores subjacentes que afetam os custos. Identificar e conter os desperdícios de recursos financeiros é essencial para elaborar o plano orçamentário ideal. Sem isso, os fatores de custo acabam consumindo a verba destinada à modernização ou a iniciativas de inovação, ou fazem com que os departamentos de TI ultrapassem seu orçamento. O principal desafio para identificar esses fatores é que, em muitos casos, eles se mascaram como despesas legítimas de TI.

Ao utilizar a análise avançada, os líderes de TI conseguem compreender os gastos da sua organização, identificar fatores de custo e tomar decisões informadas para reduzir despesas desnecessárias. Neste artigo, vamos explorar os benefícios do uso de análise avançada para identificar os principais fatores de custo em TI.

Por que os líderes de TI devem primeiro identificar os fatores de custo para elaborar o orçamento ideal?

Identificar os fatores de custo é a base para desenvolver um plano orçamentário de TI eficaz. Ao permitir que os líderes de TI compreendam os fatores subjacentes que impulsionam os custos, eles conseguem alocar o orçamento de forma eficiente, estabelecer prioridades de gastos e identificar áreas onde é possível reduzir despesas. Também podem prever e planejar mudanças nos custos de TI e ajustar os orçamentos de acordo, garantindo que os recursos sejam direcionados para atender às metas organizacionais. Com o auxílio da análise avançada, os líderes de TI podem criar um plano orçamentário alinhado aos objetivos estratégicos da organização, que maximize o ROI e impulsione o crescimento dos negócios.

Antes de começarmos a identificar os fatores de custo de TI, veja este relatório que mostra os gastos anuais de TI de uma organização fictícia.

De acordo com o relatório acima, houve picos repentinos nos gastos de TI em 2021 e 2022. Ao detalhar quais custos impactaram o help desk em 2022, podemos criar outro relatório que mostra os gastos detalhados nesse ano.

O relatório aponta que a segurança de TI foi a maior fonte de despesas, chegando a quase o dobro do estimado. Logo após as violações de segurança, os gastos relacionados ao help desk e aos ativos de software representam uma fatia significativa do orçamento de TI. Embora possam existir várias razões para esse aumento, é fundamental investigar e evitar esse tipo de despesa no futuro. Aqui está uma análise detalhada das despesas de TI nas três áreas identificadas acima:

1. Aumentos inesperados no volume de tickets do help desk

Não é segredo que o help desk é considerado o maior centro de custos da TI. Usuários finais recorrem ao help desk para tudo, desde a redefinição de uma senha simples até falhas em aplicações ou incidentes de segurança. Como resultado, o help desk está sempre cheio de tickets novos ou não resolvidos e, durante períodos de indisponibilidade, o volume cresce ainda mais, deixando os técnicos sobrecarregados. Isso acontece porque incidentes sempre desencadeiam uma cadeia de eventos menores que resultam no aumento do volume de tickets. E, à medida que o número de tickets cresce, também aumentam os custos para resolvê-los.

Imagine essa situação: De repente, seu help desk é inundado por tickets, já que os usuários não conseguem acessar determinadas aplicações para realizar suas tarefas, deixando os técnicos em dificuldade para lidar com o excesso. Com a análise avançada, os líderes de TI podem identificar por que o help desk está sobrecarregado de tickets. Veja este relatório de tendência diária de tickets recebidos em uma organização fictícia:

O relatório mostra um aumento repentino de tickets em 10 de dezembro. Para identificar a causa desse pico, criamos outra ilustração com os "assuntos" dos tickets abertos em 10 de dezembro de 2022.

A partir do relatório, fica claro que incidentes relacionados a acesso negado e atualizações de sistema operacional se repetem. Isso aponta para uma possível falha na atualização de SO realizada no dia anterior, que pode ter provocado o aumento no número de tickets no help desk. Com essas informações em mãos, os líderes de TI podem tomar decisões baseadas em dados para identificar a causa do aumento repentino de tickets. Ao identificar as causas dos picos de volume, a sua empresa consegue corrigi-los de forma eficaz, reduzindo tanto o número de tickets quanto as despesas.

2. Indisponibilidade relacionada a aplicações

O downtime é caro, envolvendo custos diretos como detecção, contenção e recuperação, além de custos indiretos como mão de obra, despesas legais, horas extras, custos de oportunidade, compensações e perda de produtividade. Além disso, o custo de reparar aplicações paradas pode ser significativamente alto, já que muitas vezes exige especialistas externos. A boa notícia é que o downtime pode ser prevenido ou, no mínimo, minimizado. Com o uso de análise avançada, os líderes de TI podem identificar proativamente potenciais problemas antes que se transformem em falhas críticas.

A visualização acima mostra cada aplicação que ficou indisponível pouco antes de sua manutenção planejada. Uma série de eventos como esses indica a necessidade de encurtar os ciclos de manutenção, de forma que as aplicações possam ser reparadas antes de falharem.

Embora reduzir o intervalo entre ciclos de manutenção ajude a prevenir indisponibilidades, observar sintomas ou sinais emitidos pela aplicação pouco antes da falha também é uma forma eficaz de detectar problemas de forma proativa, caso esses sintomas se repitam.

Analisar padrões recorrentes no help desk pode ajudar a reestruturar cronogramas de manutenção, reduzir a frequência de falhas e diminuir a duração dos períodos de indisponibilidade. Isso contribui diretamente para a redução dos custos associados ao downtime.

3. Violações de segurança cibernética

Embora não sejam eventos frequentes, violações de segurança cibernética acontecem, e são caras, constrangedoras e prejudicam permanentemente a reputação da organização, o que muitas vezes é mais grave do que a perda financeira direta. O custo total de uma violação de segurança cibernética inclui despesas de correção, despesas jurídicas, multas regulatórias, perda de receita e danos à reputação da marca. Veja um relatório de exemplo que mostra o número de incidentes de segurança e seus custos de correção nos últimos 12 meses:

De acordo com o relatório, o custo para resolver incidentes de segurança cibernética vem aumentando de forma constante nos últimos 12 meses. Esses custos acabam sendo pagos pelo orçamento geral de TI, desviando recursos de outros investimentos e planos. Investir em métodos mais robustos de prevenção em segurança pode ajudar a reduzir tanto o número de incidentes quanto os custos associados. Como boa prática, líderes de TI podem reservar fundos específicos para lidar com violações de segurança e garantir que os custos de incidentes reais permaneçam dentro desses limites.

Principais pontos

Em resumo, o segredo para otimizar o orçamento de TI está em identificar os fatores de custo da sua organização. Embora seja uma tarefa complexa e que exige tempo, a análise avançada torna esse processo mais simples. Com a análise avançada, você pode identificar por que o help desk, os reparos de aplicações e as violações de segurança estão gerando custos elevados e corrigi-los rapidamente, antes que se transformem em problemas críticos. Se você procura uma solução de análise avançada para ajudar a identificar os fatores de custo da sua organização e construir um plano orçamentário ideal, cadastre-se e faça um teste gratuito do Analytics Plus, a aplicação de análise de TI com IA da ManageEngine.

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