3 maneiras de otimizar os custos de TI de forma eficaz com análise avançada

O que é otimização de custos?    

Imagine que você seja dono de um restaurante e queira otimizar os custos do seu negócio. Você pode se mudar para uma região com aluguel mais baixo, mas perderá a clientela habitual e o ponto já consagrado do seu comércio. Você pode trocar para um fornecedor de baixo custo, mas talvez precise comprometer a qualidade da sua comida.

Se você é o responsável pela área de TI, cortar custos pode ser uma situação semelhante. Maximizar o valor entregue mantendo custos e riscos no mínimo é desafiador, mas é uma meta que precisa ser alcançada. Como a TI é um dos departamentos mais caros da empresa, a pressão para manter as despesas sob controle é ainda maior.

A otimização eficaz de custos é o "Santo Graal" que permite superar esse desafio e extrair o máximo de cada centavo investido. Este artigo destaca três formas simples de alcançar uma otimização eficaz de custos com a análise avançada.

Qual é o papel da análise avançada na otimização de custos de TI?

Otimizar custos de TI é fundamental para garantir que o orçamento seja gasto de maneira eficiente e não desperdiçado com equipamentos desnecessários ou atividades improdutivas. Ignorar a redução de custos consume o orçamento de TI, e não gera valor perceptível. Algumas organizações recorrem a cortes imediatos, implementando estratégias como redução de infraestrutura, diminuição de pessoal ou corte de determinados serviços. Essas decisões espontâneas muitas vezes são contraproducentes: podem gerar economia no curto prazo, mas custam exponencialmente mais no longo prazo.

A análise avançada abre caminho para uma otimização estratégica e holística dos custos, destacando pontos problemáticos em TI, como gastos excessivos, ineficiências em processos ou técnicos, má utilização de recursos, lacunas de habilidades, que drenam grandes parcelas do orçamento sem gerar um ROI eficiente. Sem análise avançada, seria impossível reunir em tempo hábil dados de TI complexos, fragmentados e isolados em um único local para tomar decisões eficazes de otimização de custos. Além disso, soluções analíticas voltadas para TI e que utilizam tecnologias de IA de última geração integradas, podem fornecer pistas contextuais e recomendações para cortar gastos desnecessários e indicar como redirecionar o orçamento recuperado para iniciativas mais úteis e com maior retorno sobre investimento.

Otimização de custos em TI 

A otimização de custos em TI é um processo contínuo, implementado para aumentar o valor entregue por cada centavo gasto pela organização, reduzindo ao mesmo tempo riscos e custos. Em TI, a otimização de custos pode ser alcançada por meio de:

• Otimização do uso de ativos de hardware e software, eliminando desperdícios
• Automação de processos repetitivos e aumento da produtividade
• Eliminação de custos desnecessários por meio da identificação de processos ineficientes

1. Planejamento eficaz e uso inteligente do inventário da organização 

Uma parte significativa do orçamento de TI é destinada a ativos. Identificar e minimizar ativos não utilizados no inventário pode gerar uma economia expressiva nos custos de TI. Duas maneiras de fazer isso com a análise:

a. Reaproveitar aplicações e licenças de software não utilizados: 

Na maioria das organizações, as licenças de software são renovadas automaticamente a cada ano, sem esperar que os colaboradores solicitem a renovação. Em muitos casos, alguns colaboradores pedem a compra de um software específico, mas depois percebem que não precisam mais dele. Isso geralmente resulta na renovação automática de uma licença de software que não está sendo utilizada. Naturalmente, isso gera um desperdício considerável: cerca de US$ 259 por computador em uma organização, de acordo com o estudo The Real Cost of Unused Software. Multiplique esse valor pelo número de colaboradores da organização e você terá uma noção das economias possíveis para o orçamento de TI 

Avaliar periodicamente o uso de software pode ajudar a conter gastos desnecessários. Abaixo está um relatório que lista os usuários e os softwares instalados em seus computadores, indicando a última vez em que foram utilizados. Também são exibidas as datas de renovação de cada usuário, destacando como as licenças foram renovadas mesmo que o software não tenha sido usado por mais de um ano. Para este artigo, selecionamos usuários do departamento de design e listamos os softwares que utilizam.

Como prática geral, é recomendável verificar com os usuários antes de renovar as licenças e confirmar se realmente há necessidade do software ou se eles já migraram para alternativas. Isso evita desperdícios e garante que o orçamento de TI seja direcionado para onde realmente gera valor.

b. Reduzir o tempo de permanência de hardware em estoque:

Na maioria dos casos, a TI compra ativos de hardware em grande quantidade e os armazena até que possam ser distribuídos aos usuários finais. Como resultado, muitos ativos ficam parados nas prateleiras e têm pouca utilidade para os usuários ou para a organização. Por exemplo, a vida útil média de um laptop é de quatro a cinco anos. Assim que são adquiridos, os ativos começam a depreciar e, com o tempo, seu valor se torna nulo ou insignificante. As rápidas mudanças tecnológicas e inovações têm tornado impossível que determinados hardwares, como laptops, sejam usados além de seu período de vida útil especificado.

Para obter o máximo benefício de seus investimentos em hardware, garanta que os ativos sejam colocados em uso imediatamente após a compra. Reduza o tempo de permanência em estoque e aumente a vida útil efetiva dos ativos. Para isso, planeje melhor as aquisições e adote o modelo de compras "just in time" para hardware.

Em casos de contratações em massa ou expansão planejada de equipe, trabalhe junto com o time de RH para organizar a compra e distribuição dos ativos de forma eficiente, minimizando o tempo de armazenamento.

Este é um relatório que ilustra o custo total dos ativos de hardware distribuído ao longo de todo o seu ciclo de vida. Um laptop com vida útil média de 5 anos, adquirido por US$ 2.000, equivale a US$ 400 por ano. Isso significa que, se o laptop ficar seis meses parado no estoque, haverá um desperdício de US$ 200.

Com base nos dados do relatório acima, veja agora a tendência do tempo em estoque e do tempo ativo de laptops em uma organização fictícia.

O relatório deixa claro que, à medida que o tempo médio de permanência de laptops em estoque cai para um mês, o valor desperdiçado em armazenamento diminui drasticamente.

2. Automatize os processos do help desk e aumente a produtividade

De acordo com pesquisas, 57% dos líderes de TI afirmam que a automação gera uma economia de 10 a 50% nos custos de processos manuais. Ao transferir tarefas manuais, tediosas e repetitivas para a automação, os custos operacionais do help desk são reduzidos.

A implementação de chatbots com IA e a introdução do autoatendimento ajudam a aliviar a carga dos técnicos, que deixam de lidar com uma enxurrada de tickets simples e repetitivos, como solicitações de redefinição de senha. Isso também contribui para otimizar os processos do help desk e permite que os técnicos tenham mais tempo para tratar tickets complexos. Mais tickets são resolvidos por dia e, no fim das contas, o custo por ticket é reduzido. Abaixo está um relatório que mostra a queda nos custos gerais do help desk conforme aumenta a adoção de chatbots e do autoatendimento.

O relatório acima ilustra claramente a relação inversamente proporcional entre os custos de serviço e o percentual de solicitações resolvidas por bots. Mantendo o volume total de solicitações constante, à medida que mais pedidos são resolvidos por bots, os custos totais de serviço diminuem gradualmente.

3.  Elimine custos desnecessários combatendo ineficiências  

Uma equipe de help desk eficiente deve ser capaz de oferecer soluções consistentes e confiáveis no momento certo. Isso significa que cada técnico precisa ter o conjunto de habilidades necessário para lidar com todas as categorias de solicitações em diferentes níveis de complexidade. Em outras palavras, o help desk deve contar com técnicos capacitados para resolver tickets de diferentes níveis de dificuldade em cada categoria de solicitação.

Uma forma de alcançar esse equilíbrio é realizar análises frequentes de lacunas de habilidades entre os técnicos e avaliar sua eficiência em diferentes categorias e níveis de complexidade. Usar essa análise para reduzir as lacunas de competências entre os técnicos tem impacto positivo na otimização de custos da organização. Veja o relatório de exemplo. As bolhas coloridas representam técnicos diferentes, e o tamanho da bolha representa a proficiência na categoria de solicitação.

De acordo com este relatório, há técnicos suficientes para resolver solicitações simples a intermediárias em categorias como problemas de hardware e reinicialização de sistemas, além de solicitações intermediárias em categorias como problemas de login, rede e software. No entanto, não há técnicos suficientes para lidar com solicitações simples em categorias como problemas de rede, atualizações de sistema operacional e problemas de software. Isso faz com que tickets simples dessas categorias sejam redirecionados para técnicos mais qualificados, deixando-os com pouco ou nenhum tempo para tratar solicitações complexas. Como resultado, essa lacuna de habilidades também aumenta o tempo de resolução e o custo para fechar os tickets. Portanto, com base nas informações obtidas na análise de lacunas de competências, a TI pode reduzir os custos do help desk trabalhando para suprir essas deficiências em categorias onde não há técnicos suficientes.

Principais pontos   

A otimização de custos busca aumentar o valor entregue enquanto mantém os custos sob controle. Uma estratégia eficaz de otimização de custos ajuda você a aproveitar ao máximo cada centavo investido, e a análise avançada facilita esse processo. Com as melhores práticas apresentadas neste artigo, esperamos que você consiga identificar áreas problemáticas, ineficiências, má utilização de recursos e gastos desnecessários que consomem o orçamento de TI e corrigi-los de forma prática e eficiente.

Os relatórios apresentados foram criados com o Analytics Plus, a aplicação de análise de TI orientada por IA da ManageEngine. Se você deseja criar relatórios semelhantes usando seus dados de TI, experimente o Analytics Plus gratuitamente

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