Guia prático de gerenciamento de SaaS: tudo que você precisa saber
Quantas ferramentas SaaS a sua empresa usa? Se quem responde essa pergunta é o departamento de TI sem o auxílio de ferramentas de monitoramento, é muito provável que você tenha plataformas escondidas contratadas por outros times.
Segundo um relatório especializado em SaaS de 2026, a TI é responsável por apenas 15% dos gastos com SaaS de uma organização e conhece apenas 13% das aplicações ativas. Isso significa que os outros 85% do orçamento são gerenciados por outras áreas do negócio — e boa parte delas nunca passou por nenhuma avaliação de segurança ou conformidade.
Neste artigo, vamos entender o que é o gerenciamento de SaaS, por que ele se tornou uma necessidade, quais são os principais desafios e como estruturar uma gestão eficiente com a ajuda da tecnologia certa.
O que é gerenciamento de SaaS?
O gerenciamento de SaaS é a prática de gerenciar, otimizar e administrar todas as aplicações SaaS de uma organização de forma proativa, cobrindo desde o inventário e as licenças até as renovações de contrato. Ele se apoia em quatro pilares: visibilidade completa do portfólio, otimização de licenças, redução de custos e mitigação de riscos.
Essa prática costuma aparecer em intersecções com outras disciplinas, mas que não são equivalentes. O SaaS Ops foca na operação e governança específica de aplicações SaaS. Já o Software Asset Management (SAM) é uma prática mais ampla, que cobre o gerenciamento de ativos de software em geral, incluindo licenças on-premises, contratos e conformidade, e não se limita a sistemas em nuvem. O que essas práticas têm em comum é o objetivo de trazer controle sobre o que a organização usa, quanto paga e quais riscos isso representa, mas cada uma com escopo e foco distintos.
Indo além do gerenciamento de SaaS, existe o conceito de FinOps, que é uma prática de governança financeira de recursos que cobre também a infraestrutura cloud como servidores e armazenamento.
Ambos os conceitos compartilham os diversos princípios, principalmente otimização de custos e governança financeira. Na prática, empresas que adotam FinOps costumam incluir o SaaS como parte do escopo, já que as duas práticas se complementam bem, principalmente em ambientes majoritariamente em cloud.
Por que o SaaS precisa de uma gestão específica?
Houve um tempo, até o início dos anos 2000, em que a instalação de softwares corporativos funcionava de maneira mais centralizada e com um processo bem definido: o time de TI comprava, instalava nos servidores da empresa e controlava quem tinha acesso. Apesar de ser mais lento e dependente de um setor, era uma forma mais previsível de gerenciamento. Com o SaaS, tudo mudou.
Neste novo modelo, o software é hospedado na nuvem pelo próprio fornecedor, acessado pelo navegador e contratado por assinatura — geralmente com um cartão de crédito, sem aprovação formal da TI.
Isso democratizou o acesso a ferramentas e facilitou processos internos dos times, que não dependem mais de aprovações, mas criou um problema estrutural: colaboradores ou equipes podem decidir internamente quais ferramentas utilizarão, nem sempre tomando a melhor decisão ou notificando a equipe de TI sobre a contratação.
O resultado é uma lista de softwares fantasmas não gerenciados, com gastos dispersos em diferentes contas, contratos com datas de renovação desconhecidas e aplicações com acesso a informações sensíveis que podem causar incidentes de segurança se vazadas. Tentar gerenciar esse ambiente com as mesmas ferramentas e processos do modelo on-premises não costuma ser suficiente.
Quais são os principais desafios do gerenciamento de SaaS?
Shadow IT e pontos cegos de visibilidade
Softwares adquiridos diretamente por colaboradores podem ser comprados via reembolso de despesas, com cartões corporativos ou até planos gratuitos que se renovam automaticamente, e acontecem sem revisão de TI ou compliance, representando, em média, 45% das aplicações de uma organização, segundo relatório de 2026.
O problema vai além do descontrole financeiro, já que estes softwares, existem nas sombras. Uma empresa com uma lista de 300 aplicações pode ter mais de 100 delas completamente fora do radar — sem avaliação de segurança, sem rastreamento de dados e sem responsável formal.
Gastos descontrolados e desperdício de licenças
Uma empresa média gasta US$ 55 milhões por ano com SaaS, sendo que, desse total, US$ 19,8 milhões são desperdiçados em licenças não utilizadas. O cenário é ainda mais preocupante, já que o Gartner projeta que, até o final de 2026, as empresas vão gastar 25% a mais do que deveriam em SaaS por falta de controle.
A verdade é que grande parte do desperdício vem da falta de visibilidade sobre o uso real dos softwares. Existem licenças para colaboradores que nunca sequer as ativaram, assinaturas duplicadas entre departamentos, ferramentas que continuam sendo pagas e renovadas automaticamente mesmo depois de abandonadas pelas equipes.
Riscos de segurança e conformidade
Como a maioria das aplicações é comprada de maneira independente pelos colaboradores, elas têm uma pontuação de risco de segurança classificada como "ruim", já que eles não fazem uma avaliação de segurança antes da contratação.
Cada vez que uma ferramenta é contratada e não passa por um processo de avaliação de risco, ela aumenta a superfície de ataque, possibilitando incidentes de segurança como vazamentos de dados e violações de conformidade com regulamentações, como LGPD e GDPR.
O Gartner estima que empresas sem uma prática de gerenciamento de SaaS são 5 vezes mais suscetíveis a incidentes cibernéticos.
Redundância de aplicações
Com compras descentralizadas, é muito comum que diferentes departamentos contratem, sem saber, ferramentas diferentes, mas com a mesma função.
Uma empresa pode ter três ferramentas de videoconferência, duas de gestão de projetos e quatro de assinatura eletrônica rodando em paralelo, sendo que cada uma é paga separadamente, com dados dispersos entre elas.
O problema principal desse cenário é o custo duplicado, entretanto, no ponto de vista do TI, os dados fragmentados e as integrações inconsistentes também são uma preocupação. Além disso, a prática pode causar atrito entre os times: na possibilidade de um projeto colaborativo, com ferramentas diferentes, pode ser difícil decidir qual utilizar em conjunto.
Quais são as funcionalidades essenciais de uma plataforma de gerenciamento de SaaS?
Descoberta e inventário de aplicações
O ponto inicial de qualquer programa de gerenciamento de SaaS é saber o que existe no ecossistema corporativo.
Uma plataforma eficaz descobre automaticamente as aplicações SaaS presentes nas fontes monitoradas e, mesmo aquelas compradas por colaboradores fora da TI, e centraliza as informações em um único console: fornecedor, responsável, gasto, categoria e status de segurança.
Sem esse inventário contínuo e automatizado, qualquer esforço de otimização fica limitado à parcela visível do portfólio, já que parte das ferramentas continua nas sombras.
Gestão de licenças e otimização de custos
Com o inventário em mãos, o próximo passo é entender como cada licença está sendo usada.
Com as licenças inativas distribuídas entre colaboradores, pode ser feita uma recuperação e redistribuição para usuários que realmente precisam de acesso.
Com as assinaturas duplicadas, uma análise pode ser realizada para identificar aquela que mais atende às necessidades da empresa, mantendo apenas uma para padronização entre os times.
Já com as ferramentas com baixa adoção, encerra-se a renovação automática dentro da janela possível. Também é importante analisar se é necessário extrair os dados antes da exclusão.
Dashboards de tendência de gastos por departamento, por fornecedor e por categoria ajudam as equipes de TI e finanças a tomar decisões conjuntas baseadas em dados — não em estimativas ou achismos.
Monitoramento de uso e adoção
Saber que uma licença foi comprada não significa que ela está sendo usada. O monitoramento de uso acompanha a atividade real de cada usuário em cada aplicação, identificando oportunidades de redução de licenças antes que cheguem à próxima renovação.
Esse dado também é útil para os times de forma geral, já que é possível identificar ferramentas com alta adoção e justificar investimentos ou expansões de licença com base em evidências.
Gestão de renovações e contratos
Uma empresa média tem 247 renovações de SaaS por ano, o que seria praticamente uma por dia útil. Sem um processo estruturado, renovações passam despercebidas, renovadas automaticamente sem negociação, perdendo a janela de exclusão de licenças.
Uma plataforma de gerenciamento de SaaS centraliza contratos, datas de vencimento e alertas antecipados, dando tempo suficiente para avaliar uso, negociar condições e tomar decisões mais assertivas baseadas em informações reais, sem achismo.
Avaliação de risco de segurança
É recomendável que cada aplicação no portfólio tenha uma pontuação de risco associada, que pode ser calculada baseada em certificações de segurança, política de privacidade, conformidade regulatória e histórico de incidentes.
Isso permite que TI e compliance priorizem quais ferramentas serão contratadas ou mantidas e quais precisam de revisão urgente, estabelecendo políticas internas para novas contratações.
Quais são os benefícios de uma gestão de SaaS eficiente?
Os benefícios são resoluções diretas aos desafios apresentados acima. Com uma plataforma de gerenciamento de SaaS, eles são mensuráveis e passíveis de serem apresentados em reuniões e relatórios.
No lado financeiro, a recuperação de licenças não utilizadas e a consolidação de ferramentas de funcionalidades duplicadas geram economia imediata. Com visibilidade de contratações e renovações, as negociações contam com dados reais de uso em vez de achismos ou preferências, o que resulta em contratos mais vantajosos.
Sob o ponto de vista da segurança, a visibilidade sobre todas as aplicações, incluindo o shadow IT, permite identificar e corrigir riscos antes que eles se tornem incidentes. Políticas internas para novas contratações evitam as ferramentas "fantasmas" e que os problemas se repitam.
Na eficiência operacional, processos automatizados e dashboards substituem planilhas manuais que ficam constantemente desatualizadas esperando atualizações. As equipes passam a trabalhar com a mesma fonte, em um único console, o que facilita decisões colaborativas e reduz o tempo gasto em análise manual e conjunta de dados advindos de ambientes diferentes.
Como a ManageEngine pode te ajudar a simplificar essa gestão?
O SaaS Manager Plus da ManageEngine foi desenvolvido para centralizar o gerenciamento de aplicações SaaS em um único console, cobrindo as etapas que mais geram desperdício e risco nas organizações.
A descoberta de aplicações acontece de forma automatizada por meio de integrações nativas com diretórios e provedores de identidade, conectores para aplicações SaaS como Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce e Slack, além de integrações com plataformas financeiras e outras fontes de dados corporativas. Isso amplia significativamente a visibilidade sobre aplicações contratadas fora do processo formal da TI, especialmente aquelas que deixam rastros de identidade ou de faturamento. Elas são organizadas em um inventário centralizado com informações de gasto, responsável e categoria.
Para o controle financeiro, a plataforma oferece dashboards de tendência de gastos por departamento e por fornecedor, facilitando a identificação de licenças não utilizadas e assinaturas duplicada. As equipes têm visibilidade sobre quanto cada área gasta em SaaS e podem agir antes das renovações, não depois.
A gestão de renovações é centralizada com alertas antecipados e acesso ao histórico de contratos, dando tempo para avaliação de uso e negociação com fornecedores. Para o controle de segurança, o SaaS Manager Plus amplia a visibilidade sobre o ecossistema SaaS da organização, ajudando a identificar aplicações contratadas fora do processo formal da TI, quais usuários têm acesso a cada aplicação e acessos que merecem revisão, apoiando a governança do ambiente.
O inventário de SaaS da sua empresa provavelmente é maior e mais caro do que parece. Com o SaaS Manager Plus, você passa a gerenciá-lo com visibilidade real, tomando decisões com dados, sem achismos. Clique aqui e saiba mais.
Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.