Offboarding inseguro: o que acontece quando um funcionário sai e seus acessos ficam?
O offboarding é o conjunto de procedimentos realizados no desligamento de um funcionário, incluindo a remoção de credenciais e acessos. O objetivo é realizar uma saída segura e organizada, reduzindo riscos operacionais, jurídicos e de segurança da informação.
Durante esse processo, áreas como RH, TI, financeiro, jurídico e alta liderança estão envolvidas A principal atividade é o controle de todos os acessos da empresa.
Neste artigo, vamos entender como o offboarding funciona, o que acontece se os acessos não forem revogados, quais são as melhores soluções para gerenciar identidades e acessos empresariais e como esse processo pode ser automatizado.
Processo de offboarding seguro: o que é e como funciona?
Secure offboarding process em portugues conhecido como: Processo de offboarding seguro é a combinação de processos realizados durante o desligamento de um funcionário. Cujo o foco é garantir uma saída alinhada e segura.
Entreas principais atividades desse processo estão a devolução de equipamentos, como computador, fone e mouse, o encerramento de acessos aos sistemas, a comunicação formal do desligamento, o alinhamento de pendências e a realização da entrevista de desligamento.
Quais áreas estão envolvidas no offboarding de um funcionário?
RH: fica responsável pela coordenação do processo de desligamento.
Formaliza, comunica as áreas responsáveis, define a data e o horário do desligamento e registra informações relacionadas ao encerramento do vínculo com a empresa;
TI: Uma das áreas mais importantes para a segurança dos acessos. É responsável por desativar as contas corporativas, revogar os acessos a sistemas, aplicações e serviços, remover ou alterar permissões e recolher ou bloquear dispositivos corporativos;
Jurídico: garante que tanto a empresa quanto o funcionário estejam de acordo com as obrigações legais e contratuais estabelecidas. Ela analisa contratos, questões de confidencialidade e proteção de informações;
Liderança: o gestor ou responsável pela equipe do colaborador dispensado garante a continuidade das atividades após o desligamento do funcionário, transferindo tarefas e identificando informações que precisam ser repassadas;
Funcionário: por mais que o funcionário esteja deixando a empresa, ele também possui responsabilidades no processo, como a devolução de equipamentos, a resolução de pendências e a entrega de documentos relevantes.
O que acontece com os acessos de um funcionário após o desligamento?
Um funcionário utiliza e-mail corporativo, CRM, VPN, aplicações na nuvem e outras ferramentas de comunicação, e o seu desligamento não revoga automaticamente todos os seus acessos.
Para isso é necessário aplicar as seguintes práticas:
Centralização de contas e permissões com o uso de plataformas de gerenciamento de identidades dos funcionários em diferentes sistemas;
Definição de permissões, garantindo ao funcionário apenas os acessos necessários para realizar suas atividades estabelecidas;
Monitoramento de alterações sobre acessos de registros, alterações, remoções e datas;
Automatização do desligamento com uma plataforma que permita desativar contas e renovar permissões automaticamente;
Identificação de contas criadas fora do controle da empresa, buscando por aplicações e serviços não oficiais usados pelo funcionário, evitando que permaneçam ativos.
O que acontece se acessos não oficiais continuam ativos?
Após o desligamento de um funcionário, a empresa revoga todos os acessos que conhece. No entanto, isso não garante que aplicações e recursos paralelos utilizados tenham sido desativados. Por exemplo, o funcionário pode ter criado uma conta pessoal em uma ferramenta de inteligencia artificial e compartilhado dados da empresa. Se ele sai da organização, esses dados seguem na ferramenta à disposição dele.
Enquanto essas contas permanecerem ativass, são consideradas uma brecha de segurança, aumentando o risco de uma ameaça interna.
Ameaças internas são ameaças à segurança cibernética. Elas se iniciam em usuários autorizados, como funcionários, contratados e parceiros comerciais que, intencionalmente ou acidentalmente, fazem o mau uso de seu acesso legítimo ou têm suas contas invadidas por cibercriminosos.
Como consequência, a empresa pode sofrer invasões, vazamentos de dados e exposição de informações confidenciais. A falta de controle sobre esses acessos também pode dificultar auditorias e comprometer a conformidade com normas e proteção de dados, como a LGPD, trazendo prejuízos financeiros e complicações para a empresa.
Como podemos prevenir essa brecha de segurança?
Para garantir a segurança da empresa, o processo de offboarding deve estar integrado ao gerenciamento de identidades e acessos, com uma automação de desprovisionamento que permita a TI revisar e remover as permissões de forma mais rápida e controlada.
A integração entre os sistemas de RH e IAM (Identity and Access Management, ou Gestão de Identidade e Acesso em português) também é importante para que o desligamento registrado pelo RH seja refletido no gerenciamento das identidades. Assim, o processo deixa de ser realizado totalmente de forma manual e passa a seguir um fluxo mais controlado e automatizado.
A importância de uma TI integrada e alinhada aos negócios.
Alem de ferramentas ou automações a segurança do processo de offboarding também necessita do alinhamento entre a equipe de TI e as demais áreas da empresa. O RH, por exemplo deve comunicar os desligamentos, enquanto a TI deve garantir que os acessos sejem revogados. Quando essas responsabilidades não estão bem definidas, falhar de comunicação podem deixar acessos ativos mesmo após a saída de um funcionario.
Por questões como essa o offboarding deve fazer parte de uma estratégia mais ampla de governança corporativa, com processos, responsabilidades e politícas de segurança bem estabelecidas.
Como as soluções da ManageEngine podem ajudar no processo de offboarding?
Para facilitar o processo de offboarding e deixá-lo mais seguro, as empresas podem recorrer a soluções que auxiliam no gerenciamento, na automação e na auditoria das identidades e permissões. A ManageEngine conta com quatro ferramentas para deixar seu processo de offboarding mais seguro.
O AD360 suite oferece recursos para facilitar o gerenciamento de identidades e acessos, permitindo centralizar e controlar diferentes aspectos do ciclo de vida dos usuários e suas permissões.
O ADManager Plus módulo que compõe o AD360 ou pode ser adquirido separadamente. Fica responsável por automatizar tarefas relacionadas ao gerenciamento de usuários no Active Directory, ajudando a desativar contas e remover acessos durante o processo de offboarding.
O ADAudit Plus ferramenta que compõe o AD360 ou pode ser adquirido separadamente. Complementa esse processo ao fornecer auditoria sobre as atividades realizadas no Active Directory e o monitoramento de logons e detecção de ações suspeitas em contas de ex-funcionários. Com ele, a empresa pode acompanhar alterações, identificar quem realizou alguma ação e verificar quando ela ocorreu, aumentando a visibilidade sobre as atividades relacionadas à identidade.
O PAM360 é voltado para o gerenciamento de acessos privilegiados, garantindo o cotrole total, a auditoria e a segurança sobre as contas mais sensíveis da infraestrutura de TI de uma organização.
Em conjunto, as soluções ajudam a automatizar o desprovisionamento, controlar os acessos e acompanhar as alterações realizadas, reduzindo os pontos cegos durante o processo de offboarding.
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