So prüfen Sie die Postfachgröße in Microsoft 365

Die Standardgröße von Microsoft-365-Postfächern hängt von Postfachtyp und Nutzerabonnement ab. Standardmäßig beträgt die Größe eines Nutzerpostfachs also entweder 50 GB oder 100 GB – und wenn der Speicherplatz verbraucht ist, können keine E-Mails mehr gesendet oder empfangen werden. Um das zu vermeiden, müssen Administratoren die Postfachgröße im Auge behalten.

Zu diesem Zweck gibt es im Admin Center von Microsoft 365 den Postfachnutzungsbericht. (Microsoft 365 Admin Center → Berichte → Nutzung → Bericht auswählen → Exchange → Postfachnutzung)

Der Postfachnutzungsbericht aus dem Admin Center zeigt nur den Speicherplatz an, der von Nutzerpostfächern belegt ist. Um die tatsächliche Größe der Nutzerpostfächer, die Größe freigegebener Postfächer, die Postfach-Ressourcennutzung und andere zugehörige Details erfahren möchten, müssen Sie das Exchange Admin Center (EAC) aufrufen.

Größenberichte zu M365-Postfächern

M365 Manager Plus verfügt über ein dediziertes Set von Berichten mit Einblicken zur Postfachnutzung. Die Berichte umfassen unter anderem:

• Postfachgröße
• Postfachgrößenbeschränkungen
• Aktuelle Postfachgröße versus Kontingent
• Archiv-Postfachgröße
• Postfach-Speicherinformationen
• Größe freigegebener Postfächer
• Raumpostfachnutzung

Neben den oben genannten können Sie mit dem Tool auch Berichte mit Statistiken der täglichen Postfachnutzung abrufen. Anders als beim Admin Center von Microsoft 365 finden Sie in M365 Manager Plus die Berichte zu allen Arten von Postfächern in nur einem Fenster.

So zeigen Sie den Postfachgrößenbericht an

1. Melden Sie sich bei M365 Manager Plus an.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Berichte.
3. Navigieren Sie links zu Exchange Online → Postfachberichte.
4. In der Kategorie Größenberichte klicken Sie auf den Bericht Postfachgröße.

Hinweis: Um die Berichte Größe freigegebener Postfächer und Raumpostfachnutzung anzuzeigen, gehen Sie links auf Exchange Online → Weitere Exchange-Berichte.

Microsoft 365 Admin Center versus M365 Manager Plus

• Vordefinierte Berichte: M365 Manager Plus bietet mehr als 100 vordefinierte Berichte: zu Exchange-Online-Postfächern, während das Admin Center nur recht wenige Berichte parat hat.
• Daten älter als 180 Tage: Die vom Microsoft 365 Admin Center bereitgestellten Berichte zeigen keine Daten, die älter sind als 180 Tage. Dagegen können Sie in M365 Manager Plus ohne Beschränkung alle Daten einsehen, direkt ab dem Tag der Installation.
• Spezifische Berichte: Mit M365 Manager Plus können Sie ganz nach den Anforderungen Ihrer Organisation einen eigenen Bericht erstellen. Dem Admin Center fehlt diese Flexibilität.
• Berichte planen: Alle Berichte in M365 Manager Plus können zur Erstellung in angegeben Abständen geplant und direkt per E-Mail an Ihren Posteingang gesendet werden.
• Berichte exportieren: M365 Manager Plus exportiert Berichte in den Formaten CSV, XLSX, PDF oder HTML, während das native Portal nur CSV-Dateien unterstützt.

Hier erfahren Sie mehr über die Berichtsfunktionen von Microsoft 365.