So richten Sie die Beweissicherung in Microsoft 365 ein

E-Mail-Journale und E-Mail-Archivierung sind notwendig, um Speicherplatz in der nativen Datenbank einzusparen und dabei IT-Vorschriften und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Sie müssen unbedingt einen Nachweis aller essenziellen Konversationen, Ereignisse und E-Mails pflegen. In Microsoft 365 können Sie ein Postfach dazu in einen der Zustände „Beweissicherung“ oder „In-Place-Aufbewahrung“ versetzen.  Die Beweissicherung führt Buch über alle Postfachelemente, einschließlich den gelöschten Elementen und der geänderten Originalversion von geänderten Elementen. Die in der Beweissicherung platzierten Entitäten werden aufbewahrt, bis der festgelegte Aufbewahrungszeitraum endet. Wenn Administratoren oder Konformitätsmanager in Microsoft 365 auf ausgewählte Postfächer zugreifen können (einschließlich in der Beweissicherung), dann ermöglicht ihnen die eDiscovery-Funktion, nach Daten zu suchen bzw. diese abzurufen. Diese Datenerkennung kann es Ihrer Organisation ermöglichen, für Audits und aus rechtlichen Gründen forensische Analysen durchzuführen.

Beweissicherung in Microsoft 365

Befolgen Sie diese Schritte, um die Beweissicherung in Microsoft 365 zu aktivieren:

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
2. Navigieren Sie zu Empfänger → Postfächer → Bearbeiten → Postfach-Funktionen → Beweissicherung → Aktivieren.
3. Geben Sie die Dauer der Beweissicherung fest, also wie lange die Elemente aufbewahrt werden sollen.

Die Beweissicherung lässt sich in Microsoft 365 auch per PowerShell aktivieren, indem Sie Set-Mailbox <Postfachname> -LitigationHoldEnabled $true und zugehörige Cmdlets verwenden.

Warum M365 Manager Plus die bessere Option ist

In Microsoft 365 fällt Ihnen die aufwendige Aufgabe zu, für jedes Postfach einzeln die Beweissicherung zu aktivieren und den Aufbewahrungszeitraum festzulegen. Mit M365 Manager Plus können Sie einfach eine CSV-Datei importieren, um mehrere Postfächer in der Beweissicherung zu platzieren. Bei Bedarf können Sie auch Postfächer von anderen Mandanten in der Organisation auswählen. Schließlich können Sie einen Besitzer für die Beweissicherungspostfächer festlegen, die Zugriff auf alle gespeicherten Dateien und Daten erhalten sollen. Mit den folgenden Schritten platzieren Sie ein Postfach mit M365 Manager Plus in der Beweissicherung:

1. Melden Sie sich bei M365 Manager Plus an.
2. Navigieren Sie links zur Registerkarte Verwaltung → Exchange Online → Postfachverwaltung.
3. Unter Exchange-Konfigurationen wählen Sie Postfach-Beweissicherung festlegen aus.
4. Nun wird die Seite Postfach-Beweissicherung festlegen angezeigt, wo Sie bei Beweissicherung konfigurieren ein Häkchen setzen.
5. Aktivieren Sie die Beweissicherung und wählen Sie einen Beweissicherungsbesitzer für das Postfach aus.
6. Geben Sie mit der Aufbewahrungsdauer an, wie lange Postfachelemente erhalten bleiben sollen.
7. Im Abschnitt Postfächer zum Ändern suchen wählen Sie den Mandanten aus und geben die Postfächer ein, die Sie konfigurieren möchten. Wenn Sie über eine Liste der Postfächer in Form einer CSV-Datei verfügen, können Sie diese Datei importieren, um die Beweissicherung für mehrere Postfächer gleichzeitig festzulegen.
8. Klicken Sie auf Suchen.
9. Wählen Sie die Postfächer aus und klicken Sie unten links auf die nun erscheinende Schaltfläche Anwenden.

   

So legen Sie mit M365 Manager Plus die Beweissicherung für mehrere Postfächer gleichzeitig fest. In unserem Artikel So weisen Sie gruppenbasierte Lizenzen für mehrere Microsoft-365-Nutzer auf einmal zu erfahren Sie, wie M365 Manager Plus diesen Prozess vereinfacht.