SharePoint-Tool für Auditing und Überwachung

Das Auditing spielt bei der SharePoint-Administration eine wichtige Rolle, insbesondere wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und forensische Anforderungen geht. Um Datenlecks zu vermeiden, müssen Sie stets wissen, wer aus welcher Gruppe auf welches Dokument zugegriffen hat, und wer eine Site oder eine Site-Sammlung erstellt bzw. gelöscht hat.

Irgendwann bringen Sie SharePoint-Audit-Protokolle nicht weiter

Mit SharePoint-Audit-Protokollen können Sie alle Aktivitäten in Ihrer SharePoint-Umgebung analysieren. Die nativen Builds haben jedoch ihre Schwächen, wodurch Audits unnötig erschwert werden.

• Schwieriger Zugriff: Die Suche nach Audit-Berichten ist mit dem nativen Build mühselig. Außerdem werden die erstellten Berichte nicht nach Objekten kategorisiert und sind daher schwierig zu analysieren. Die in diesen Audit-Berichten erfassten Rohdaten sind wenig nutzerfreundlich, und da Änderungsereignisse nach Objekt-ID verzeichnet werden, sind sie schwierig zu lesen.
• Unpraktisch: Da die Erfolge nur im Excel-Format exportiert werden können, ist die Analyse furchtbar umständlich. Die Audit-Einstellungen müssen für jede Site-Sammlung getrennt aktiviert werden. Wenn eine Farm nun also 45 Site-Sammlungen enthält, und jede davon einzeln aktiviert werden muss ... Es fallen Ihnen sicher bessere Dinge ein, die Sie mit Ihrer Zeit anstellen können.
• Ungenügende Daten: Wenn Sie etwas über ein Änderungsereignis erfahren möchten, benötigen Sie die Werte von vor und nach der Änderung. Es reicht nicht, zu wissen, dass eine Änderung mit den Berechtigungen eines Nutzers vorgenommen wurde. Sie müssen wissen, wie die Berechtigungen vorher aussahen, und wie sie danach aussehen, um die Situation richtig einschätzen zu können. SharePoint-Audit-Protokolle liefern Ihnen diese Informationen leider nicht.
• Ausufernde Datenbank: Schließlich werden SharePoint-Audit-Protokolle in der Datenbank von SharePoint gespeichert, die dabei schnell an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit kommt. Und an schlechter Performance leidet für gewöhnlich auch die Produktivität.

Die gute Nachricht: Sie können etwas gegen diese Einschränkungen tun

Zum Glück gibt es SharePoint Manager Plus für Verwaltung, Auditing, Berichterstellung und Überwachung als Komponente von AD360, unserer vereinheitlichten IAM-Lösung. Sie wurde speziell dazu entworfen, diese Beschränkungen zu überwinden und Ihnen die Arbeit leichter zu machen. Sie können damit über eine zentrale Umgebung Audit-Berichte sowohl für Vor-Ort- als auch Office-365-Umgebungen erstellen. Im nativen Build ist das nicht möglich (hier müssen Sie jeden Bericht an bestimmten Stellen in der Umgebung erstellen). SharePoint Manager Plus bietet eine ganze Menge Vorteile, hier eine kleine Auswahl:

• Im Voraus kategorisierte Audit-Berichte machen objektspezifische Audits zum Kinderspiel. Sie können also nach Audit-Ereignissen zu beliebigen Objekten suchen, ob zu Dokument-Bibliotheken, Listen, SharePoint-Nutzern oder Gruppen.
• Informationen werden verarbeitet, bevor die Berichte erstellt werden. Die IDs werden dabei zu Namen umgewandelt, damit Sie die Berichte problemlos lesen können.
• Audit-Berichte können in mehreren Formaten exportiert werden, darunter als XLS, CSV, PDF und HTML. Auf diese Weise wird es einfacher, Ihre Umgebung einzuschätzen.
• Alle Site-Sammlungen in der Umgebung lassen sich mit nur einem Klick gemeinsam auditieren. Sie können außerdem die verschiedenen Audit-Ereignisse auswählen, die für Site-Sammlungen verfolgt werden sollen.
• Sie können die neuen und alten Werte eines Änderungsereignisses im Auge behalten und erfahren, welche Berechtigungen oder Titel zuvor festgelegt bzw. geändert wurden.
• Audit-Protokolle werden in der Datenbank von SharePoint Manager Plus gespeichert, nicht in der von SharePoint. Dies beeinträchtigt nicht die Leistungsfähigkeit von SharePoint, sondern sorgt einfach für eine effiziente Funktionsweise.
• Audit-Protokolle können ganz nach Bedarf archiviert und wiederhergestellt werden. Dies hilft Ihnen dabei, die Konformität mit gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und Audit-Protokolle wenn nötig einfach einzusehen.
• Sie können Alarmierungen erstellen, um sich per E-Mail über Änderungsereignisse benachrichtigen zu lassen. Außerdem können Sie Zeitpläne erstellen, um Berichte täglich, wöchentlich oder monatlich per E-Mail an sich selbst oder andere Nutzer schicken zu lassen.