Vendor consolidation sebagai kunci biaya IT yang lebih optimal di 2026
Tim IT tentu sudah tidak asing lagi dengan sistem yang kompleks. Perusahaan saat ini menggunakan banyak layanan cloud, tool cybersecurity, dan teknologi automasi. Hal ini mengakibatkan lingkungan IT dipenuhi dengan berbagai vendor, software, dan layanan yang berbeda. Meski bertujuan untuk meningkatkan performa, penggunaan vendor yang terlalu banyak justru bisa menyulitkan perusahaan dalam menjaga efisiensi dan mengelola biaya IT.
Realita biaya IT saat ini: Mengapa menjadi perhatian utama
Di tahun 2026, strategi yang "setengah-setengah" sudah tidak lagi cukup. Terlebih lagi jika anggaran IT terasa sangat cepat habis. Laporan dari Gartner® memperkirakan total belanja IT global pada 2025 mencapai US$5,74 triliun. Wajar saja jika pengeluaran ini semakin diawasi ketat oleh tim IT maupun bisnis.
Tidak hanya dari sisi infrastruktur IT saja, tekanan biaya juga datang dari sisi cybersecurity. Anggaran cybersecurity diproyeksikan naik 15,1% dalam satu tahun karena ancaman siber yang terus meningkat. Di saat yang sama, investasi global untuk GenAI diperkirakan melonjak hingga 76,4%. Kesimpulannya? Perusahaan perlu menentukan cara dan ke mana anggaran IT dialokasikan dengan jauh lebih cermat.
Banyak bisnis modern yang saat ini mulai menyadari bahwa banyak vendor tidak menjadikan bisnis lebih maju atau lebih untung. Setiap vendor memiliki kontrak, jadwal update, dan aturan yang berbeda. Akibatnya, sistem IT justru dipenuhi fungsi yang tumpang tindih, masalah terkait kompatibilitas, dan beban admin yang semakin besar. Tim IT juga akan kerepotan jika harus mempertanggungjawabkan semua invoice subscription setiap EOFY (End of Financial Year).
Karena itu, vendor consolidation menjadi semakin penting. Lebih dari sekadar mengurangi jumlah vendor atau meringankan pekerjaan tim keuangan, vendor consolidation dapat membantu perusahaan membangun lingkungan IT yang lebih sederhana dan terintegrasi. Dengan jumlah vendor yang lebih sedikit tentunya operasional menjadi lebih rapi, biaya lebih terkendali, dan nilai dari setiap anggaran IT bisa dimaksimalkan. Komunikasi pun bisa terjalin dengan lebih mudah karena tidak terlalu banyak pihak yang harus dikoordinasikan.
Sekarang, kita akan melihat mengapa vendor consolidation akan menjadi kebutuhan penting untuk mengoptimalkan IT di tahun 2026. Pembahasan berfokus pada manfaat, tantangan, serta langkah-langkah praktis agar perusahaan dapat menerapkan vendor consolidation dengan tepat. Tujuannya agar perusahaan tidak hanya fokus pada keberlangsungan, tetapi pada pertumbuhan.
Apa itu vendor consolidation?
Secara sederhana, vendor consolidation adalah proses untuk mengurangi jumlah vendor eksternal yang digunakan untuk produk, layanan, atau teknologi. Alih-alih mengelola banyak kontrak dengan berbagai vendor (yang kebanyakan hanya memberi update saat renewal saja), perusahaan bisa fokus memilih sedikit partner yang mampu memenuhi kebutuhan dengan lebih menyeluruh.
Vendor consolidation bisa menciptakan cara kerja yang lebih sederhana, lebih efisien, dan lebih mudah untuk dikembangkan seiring dengan pertumbuhan bisnis.
Mengapa vendor consolidation semakin relevan di tahun 2026?
Lingkungan IT terus berubah dengan sangat cepat. Jika 2026 mengikuti pola 2025, belanja teknologi diperkirakan kembali mencetak rekor baru. Kenaikan biaya hampir tidak terhindarkan. Kondisi ini terasa semakin berat bagi perusahaan yang ingin tetap menjaga margin bisnis. Tekanan biaya ini sebenarnya masih bisa dikelola secara strategis dengan memilih vendor dan pendekatan yang tepat.
Akan tetapi, masalahnya bukan hanya soal biaya saja. Manajer IT juga saat ini menghabiskan banyak waktu untuk mengurus koordinasi kontrak, training, renewal, dari setiap vendor yang digunakan. Waktu ini seharusnya bisa digunakan untuk inovasi, menyelesaikan masalah, dan meningkatkan layanan. Pada akhirnya, waktu adalah uang, dan membuang-buang waktu sama dengan membuang-buang uang.
Penggunaan terlalu banyak vendor IT sering kali justru membuat pekerjaan tim IT semakin rumit. Kontrak bisa overlap, aplikasi tidak terintegrasi satu sama lain, dan proses compliance harus dilakukan berulang kali untuk vendor yang berbeda. Setiap vendor tentunya memiliki jadwal upgrade sendiri, sehingga siklus upgrade bisa saling bertabrakan. Jika ada satu hal saja yang tidak sinkron pada sistem, hal tersebut bisa berdampak ke seluruh stack IT dan memengaruhi pengalaman pengguna.
Benefit utama dari vendor consolidation
Mengelola vendor dengan cara yang lebih sederhana tentunya memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Baik itu dari sisi finansial, operasional, maupun strategi jangka panjang. Berikut alasan mengapa Anda perlu mempertimbangkan untuk mengurangi jumlah vendor yang digunakan:
1. Hemat biaya dan membuat anggaran lebih optimal
Perusahaan dapat menghemat biaya dengan mudah lewat vendor consolidation. Mengurangi jumlah vendor memungkinkan Anda untuk:
Mengurangi fungsi yang overlap: Saat perusahaan menggunakan banyak vendor, solusi-solusi tersebut sering kali tidak saling terintegrasi. Akibatnya, satu tantangan IT justru ditangani oleh beberapa tool sekaligus. Vendor consolidation membantu menghilangkan solusi yang memiliki fungsi serupa.
Menekan biaya administratif: Pengelolaan kontrak dan invoice menjadi lebih sederhana ketika jumlah vendor berkurang. Dengan begitu, tim procurement dan finance tidak harus berkoordinasi dengan terlalu banyak pihak (seperti account manager dan tim IT).
Mendapatkan penawaran menarik untuk pembelian jumlah besar: Jika vendor yang digunakan sedikit, nilai kerja sama dengan tiap vendor menjadi lebih besar. Hal ini biasanya membuka peluang untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif atau benefit tambahan dari vendor, terutama di area seperti cybersecurity dan AI.
2. Tata kelola vendor yang lebih baik
Salah satu manfaat yang sering tidak disadari dari vendor consolidation adalah kemudahannya dalam mengelola hubungan dengan vendor. Proses terkait penerapan compliance, monitoring performa, dan pembagian tanggung jawab dari masing-masing pihak pun menjadi lebih mudah. Pengelolaan yang terpusat membuat audit jadi lebih mudah, penilaian risiko dapat dilakukan lebih cepat, dan tenggat compliance tidak lagi terlewat.
3. Hubungan dengan vendor jadi lebih kuat
Pernah mendengar istilah "less is more"? Prinsip ini juga berlaku dalam pengelolaan vendor. Dengan jumlah vendor yang lebih sedikit, perusahaan dapat membangun hubungan kerja yang lebih erat dan kolaboratif. Hal ini memungkinkan:
Negosiasi harga: Ketika perusahaan Anda menjadi klien penting bagi vendor, Anda bisa mendapatkan penawaran yang lebih menguntungkan.
Solusi yang lebih relevan: Vendor fokus membantu pengembangan solusi yang benar-benar dibutuhkan perusahaan dalam jangka panjang.
Customer support jadi lebih baik: Dengan menjadi klien prioritas, penanganan masalah akan menjadi lebih cepat.
4. Alokasi resource yang lebih strategis
Vendor consolidation membantu tim internal untuk lebih fokus bekerja. Daripada membuang waktu untuk berpindah-pindah platform, mengurus renewal kontrak, atau menangani masalah antarsistem, tim IT bisa fokus pada pekerjaan yang benar-benar berdampak bagi bisnis.
Manfaatnya mungkin tidak langsung terlihat, tapi dampaknya nyata. Semakin sedikit vendor, maka semakin sedikit masalah yang muncul. Semakin banyak pula peluang perusahaan untuk berinovasi.
Tantangan vendor consolidation dan cara mengatasinya
Vendor consolidation ini tentu saja memiliki tantangan. Namun, tantangan tersebut dapat dihadapi lewat cara-cara yang praktis dan kreatif. Dalam beberapa kasus, hambatan ini justru bisa berubah menjadi kekuatan baru bagi perusahaan. Berikut tantangan yang sering terjadi dan cara mengatasinya:
1. Takut jika harus bergantung pada satu vendor (vendor clock-in)
Salah satu tantangan yang paling sering muncul adalah perusahaan yang takut bergantung pada satu atau dua vendor saja. Hal yang ditakutkan antara lain: bagaimana jika kinerja vendor menurun? jika harga tiba-tiba naik dan sulit ketika ingin pindah ke vendor lain? Kekhawatiran inilah yang sering membuat tim IT ragu untuk menyederhanakan jumlah vendor yang digunakan.
Cara mengatasinya: Gunakan pendekatan stage-gate. Proses vendor consolidation dapat dilakukan secara bertahap, lengkap dengan evaluasi pada setiap tahapannya. perusahaan dapat menilai performa dan value dari setiap vendor, sehingga tidak perlu langsung bergantung penuh pada satu vendor saja.
2. Proses implementasi yang kompleks
Secara konsep, vendor consolidation memang terdengar sederhana. Namun dalam praktiknya, tim IT perlu memindahkan proses, data, dan peran tim dari berbagai sistem yang sudah ada ke setup yang lebih sederhana. Hal itu tentunya bukanlah hal yang mudah.
Cara mengatasinya: Lakukan vendor consolidation secara bertahap. Mulailah dengan memetakan vendor yang memiliki fungsi serupa, lalu prioritaskan layanan yang memiliki risiko rendah dan relatif mudah diganti. Susun roadmap yang jelas untuk mengatur proses transisi, termasuk masa overlap dan pengujian sistem. Gunakan dashboard real-time untuk melacak progres, tiket, mendeteksi hambatan lebih awal, dan meminimalkan downtime.
3. Penolakan dari tim internal
Dalam prosesnya, vendor consolidation ini sering kali mendapat penolakan dari tim internal. Biasanya, tim sudah terlanjur merasa nyaman dengan sistem serta orang yang selama ini mereka kenal. Kondisi ini membuat perubahan terasa berat dan sering menjadi hambatan dalam proses implementasi.
Cara mengatasinya: Libatkan stakeholder sejak awal proses. Tunjuk perwakilan dari setiap tim atau unit bisnis sebagai project champion, lalu ajak mereka untuk terlibat dalam diskusi kebutuhan dan pemilihan vendor. Sampaikan manfaat vendor consolidation secara jelas: berkurangnya pekerjaan administratif, support yang lebih baik, dan penggunaan tool yang lebih relevan untuk pekerjaan sehari-hari. Dengan ruang diskusi dan feedback yang terbuka, tim internal akan lebih mudah menerima perubahan.
Langkah-langkah menerapkan vendor consolidation
Kabar baiknya? vendor consolidation dapat diterapkan dengan lancar jika perusahaan melakukan perencanaan yang tepat dan menjalankannya dengan konsisten. Berikut lima langkah yang dapat menjadi panduan sesuai dengan best-practice yang sudah banyak diterapkan di industri:
1. Lakukan audit vendor
Mulai dengan mencatat seluruh vendor yang digunakan saat ini. Mana saja vendor dengan fungsi yang serupa? Apakah ada kontrak yang performanya kurang optimal atau tidak memberikan value sesuai harapan? Identifikasi overlap, inefisiensi, serta peluang untuk melakukan konsolidasi. Jangan lupa perhatikan vendor yang tercatat di anggaran masing-masing tim, karena terkadang beban anggaran justru datang dari sana.
2. Tentukan tujuan yang jelas
Tetapkan tujuan yang terukur sejak awal. Baik itu menurunkan x% biaya IT, mengurangi y jumlah vendor, atau meningkatkan compliance sebesar z%. Tujuan yang jelas akan memudahkan perusahaan mendapatkan dukungan dari manajemen dan menjaga tim tetap fokus selama proses berjalan.
3. Buat roadmap
Buat layout yang jelas terkait prioritas, timeline, kebutuhan resource, dan potensi risiko. Libatkan stakeholder dari setiap tim agar proses berjalan lebih mulus. Selain itu, susun proyeksi finansial untuk menunjukkan ROI dari vendor consolidation.
4. Manfaatkan teknologi
Di tahun 2026 ini, saatnya mengucapkan selamat tinggal pada pengelolaan vendor lewat spreadsheet. Gunakan tools seperti automasi manajemen kontrak dan analytics berbasis AI untuk menilai performa vendor. Teknologi ini membantu mengidentifikasi layanan yang overlap, membandingkan kontrak, dan mengoptimalkan procurement. Semakin banyak data yang dikumpulkan, akan semakin tepat juga keputusan yang diambil.
5. Monitor dan optimalkan secara terus-menerus
Vendor consolidation bukanlah proses sekali jalan. perusahaan perlu terus memantau performa vendor, mengidentifikasi peluang-peluang lain, dan memastikan penghematan benar-benar tercapai. Leader industri seringkali melakukan review per-quarter dalam tahun pertama untuk menjaga proses tetap berjalan sesuai rencana.
Vendor consolidation yang sukses ditandai dengan penghematan biaya jangka panjang dan juga struktur IT yang lebih siap untuk menghadapi peluang bisnis di masa depan.
Penutup
Kenaikan biaya IT di tahun 2026 ini bukanlah beban. Lewat vendor consolidation, Anda dapat menekan biaya sekaligus meningkatkan efisiensi IT perusahaan. Vendor seharusnya membantu menyederhanakan operasional, bukan justru menambah kerumitan. Perlu diingat, banyak sekali cara yang ada untuk melakukan konsolidasi, maka terapkanlah cara yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kunci melakukan vendor consolidation adalah tujuan yang jelas, proses pengambilan keputusan yang strategis dan berbasis data dengan melibatkan seluruh stakeholder terkait. Perusahaan yang mulai menerapkan vendor consolidation di 2026 ini akan merasakan perubahan positif. Mulai dari biaya yang lebih hemat, hubungan vendor yang lebih solid, hingga operasional IT yang optimal.
Bagi perusahaan yang masih ragu, cobalah menjawab satu pertanyaan penting ini: apakah vendor yang digunakan saat ini benar-benar memberikan value atau justru menjadi beban? Jika jawabannya yang kedua, mungkin ini saatnya untuk mulai menerapkan vendor consolidation secara strategis.
Tulisan ini merupakan terjemahan dari blog berjudul Vendor consolidation—the key to IT cost optimization in 2026 oleh Jeremy Spence.