Direct Inward Dialing: +1 408 916 9890
End of support Exchange Server 2016 & 2019: Apa yang bisa Anda lakukan?
- Solusi cloud Anda—Exchange Online
- Tetap on-premise dengan Exchange Server SE
- Exchange Online atau Exchange Server SE? Pertimbangan faktor utama
- Mengapa Exchange Online bisa menjadi pilihan terbaik
- Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi cloud?
- Apa tantangan Exchange Online?
- Bagaimana cara M365 Manager Plus mengelola Exchange Online?
Catat ini di kalender Anda. Pada tanggal 14 Oktober 2025, Exchange Server 2016 dan 2019 akan mencapai end of support. Setelah ini, kedua versi Exchange Server tersebut tidak akan lagi menerima dukungan official, perbaikan bug, atau update keamanan. Sehingga, organisasi yang masih menggunakannya akan menghadapi risiko keamanan yang serius.
Untuk memastikan lingkungan email Anda tetap stabil dan terlindungi, Anda bisa memigrasikan penerapan on-premise ke Exchange Online atau meng-upgrade ke Exchange Server Subscription Edition (Exchange Server SE).
Pada artikel ini, kami akan menganalisis tiap pilihan, membandingan atribut utama dan perbandingannya, serta membantu Anda menentukan pilihan terbaik yang sesuai kebutuhan organisasi.
Solusi cloud Anda—Exchange Online
Exchange Online adalah layanan email berbasis cloud dari Microsoft yang menyimpan data Anda di server mereka, namun Anda tetap memiliki kepemilikan penuh atas data tersebut. Microsoft tidak menggunakan data Anda untuk keperluan periklanan. Data Anda aman karena dilindungi dengan enkripsi saat transit (TLS/SSL) dan saat disimpan (misalnya dengan BitLocker). Dengan kepatuhan terhadap berbagai regulasi dan standar utama seperti ISO 27001, SOC, HIPAA/HITECH, dan GDPR, Microsoft memastikan keamanan dan kepatuhan yang kuat.
Microsoft juga menangani seluruh operasi backend—seperti infrastruktur data center, hardware, patch, dan global availability—sehingga Anda terbebas dari urusan administratif. Tugas Anda adalah mengelola akun, konfigurasi, dan governance/tata kelola (misalnya pengaturan retensi dan arsip). Dengan berlangganan Microsoft 365 plan (misalnya E3 dan E5) yang mencakup Exchange Online, Anda akan mendapatkan keuntungan berupa biaya lisensi yang terprediksi, pembaruan otomatis, dan infrastruktur email yang tangguh.
Tetap on-premise dengan Exchange Server SE
Exchange Server SE adalah rilis terbaru yang menjaga arsitektur model on-premise seperti versi sebelumnya. Dengan versi ini, Anda dapat menyimpan data di server pribadi sambil menerima pembaruan fitur secara berkala melalui model berlangganan. Namun, Anda tetap bertanggung jawab dalam membeli dan menjaga hardware, merancang solusi availability, menerapkan enkripsi, dan mengelola tugas seperti manajemen akun, pengaturan retensi, dan kebijakan arsip.
Anda harus memiliki lisensi yang sesuai, dan dalam model langganan ini, Anda mungkin harus membayar biaya tahunan untuk langganan serta maintenance plan tahunan Software Assurance, alih-alih membayar sekaligus satu kali di awal (asumsi ini didasarkan pada ketentuan SharePoint Server Subscription Edition, karena Microsoft belum memberikan informasi resmi hingga 7 April 2025). Selain itu, Anda juga perlu mengelola proses pembaruan, menjadwalkan maintenance, dan menangani potensi downtime yang terjadi.
Exchange Online atau Exchange Server SE? Pertimbangan faktor utamanya
Berikut ini adalah tabel yang mengilustrasikan perbedaan utama antara Exchange Online dan Exchange Server SE.
| Faktor | Exchange Online | Exchange Server SE |
|---|---|---|
| Maintenance | Microsoft mengelola seluruh infrastruktur server, patch, dan upgrade, sehingga mengurangi beban kerja harian tim IT. | Anda bertanggung jawab atas pengaturan server, hardware, dan patch, yang memberikan kendali penuh namun menambah beban administratif. |
| Skalabilitas | Mudah diskalakan dengan menambah atau mengurangi lisensi pengguna, tanpa perlu mengubah hardware. | Skalabilitas membutuhkan pembelian hardware tambahan atau upgrade server, yang memerlukan waktu dan biaya. |
| Update | Update dan fitur baru diterapkan secara otomatis oleh Microsoft, menjaga layanan tetap up-to-date. | Anda menentukan sendiri kapan akan menerapkan update berbasis langganan, sehingga memungkinkan pengujian terlebih dahulu, namun menambah pekerjaan administratif. |
| Availability | Menyediakan high availability dan geo-redundancy. Anda memerlukan koneksi internet yang stabil untuk layanan tanpa gangguan. | Availability bergantung pada desain HA Anda sendiri (misalnya clustering). Anda bertanggung jawab atas failover dan langkah redundansi. |
| Keamanan dan kepatuhan | Menyediakan fitur keamanan dan kepatuhan (ISO 27001, SOC, HIPAA, GDPR). Data dienkripsi saat dikirim (TLS) dan disimpan (BitLocker). | Anda mengelola keamanan on-premise secara menyeluruh. Exchange Server SE tidak menyertakan TLS/SSL atau enkripsi disk secara default, jadi Anda harus mengaturnya sendiri. |
| Lokasi data (Data residency) | Data disimpan di data center pusat Microsoft dan direplikasi untuk redundansi. | Anda menyimpan data di server milik sendiri dan memiliki kendali penuh atas lokasi data tersebut. |
| Lisensi | Membutuhkan paket layanan Microsoft 365 atau Office 365 (misalnya E3 atau E5) dengan Exchange Online. Pembayaran per mailbox pengguna. | Lisensi berbasis langganan untuk tiap server, ditambah Software Assurance. Fitur dan perbaikan hanya tersedia selama langganan aktif (diasumsikan berdasarkan ketentuan SharePoint Server Subscription Edition, karena belum ada info resmi dari Microsoft per 7 April 2025). |
| Biaya operasional | Biaya langganan untuk lisensi pengguna. Tidak ada biaya untuk server fisik atau data center. | Biaya langganan berkelanjutan ditambah biaya hardware, daya listrik, dan pemeliharaan. |
| Kustomisasi dan kontrol | Pengaturan dan manajemen yang mudah. Kustomisasi terbatas karena konfigurasi dikelola oleh Microsoft. | Lebih fleksibel untuk dikustomisasi. Anda mengelola hardware, keamanan, dan konfigurasi secara menyeluruh—lebih kompleks, tetapi memberikan kontrol penuh. |
Mengapa Exchange Online bisa menjadi pilihan terbaik
Exchange Server SE memang masih mengandalkan arsitektur on-premise, namun biayanya sebenarnya lebih mahal dibandingkan dengan lisensi permanen satu kali bayar yang digunakan sebelumnya. Ini karena biaya langganannya mencakup kebutuhan hardware dan biaya maintenance tahunan. Selain itu, Anda juga akan dibebani tugas mengelola koneksi server, menjaga availability, mengelola update, dan mengoordinasikan tool enkripsi atau keamanan, yang bisa mengalihkan resource IT dari inisiatif strategis lainnya.
Kecuali jika organisasi Anda memiliki kewajiban regulasi atau kebutuhan operasional khusus yang mengharuskan hosting on-premise, Exchange Online adalah pilihan yang lebih hemat biaya dan praktis. Berikut alasannya:
- Biaya langganan yang terukur: Hanya bayar sesuai jumlah mailbox pengguna yang dibutuhkan, tanpa perlu investasi besar untuk hardware on-premise.
- Update dan keamanan otomatis: Microsoft secara otomatis menerapkan patch dan fitur baru di latar belakang, menjaga lingkungan Anda tetap aman dan up-to-date tanpa downtime.
- Ketahanan sistem dengan replikasi global: Data Anda direplikasi ke berbagai data center, sehingga Anda tetap terlindungi dari kegagalan sistem tanpa harus merancang strategi failover sendiri.
- Beban administratif berkurang: Tim IT Anda bisa lebih fokus pada provisioning akun, governance, dan dukungan pengguna, bukan pada pemeliharaan hardware atau siklus patch yang kompleks.
Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi cloud?
Jika Anda mempertimbangkan Exchange Online sebagai solusi email berbasis cloud, Anda tentu sudah memahami manfaat Exchange Online dalam mengurangi kompleksitas IT, meningkatkan keamanan, dan menyederhanakan budget.
Meskipun Exchange Online memiliki banyak manfaat, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan terlebih dahulu. Berikut ini beberapa di antaranya:
Migrasi: Migrasi ke Exchange Online membawa tantangan bagi admin, terutama dalam memindahkan data mailbox yang besar.
- Cutover migration
Metode ini memindahkan semua mailbox sekaligus dan paling cocok untuk organisasi yang menggunakan Exchange 2013 atau versi lebih baru dengan jumlah mailbox di bawah 150. Metode ini mudah diterapkan, namun kurang ideal untuk lingkungan yang besar atau kompleks.
- Staged migration
Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk memindahkan user secara bertahap dalam beberapa batch. Metode ini dirancang untuk pengguna Exchange 2010 atau versi sebelumnya dan membutuhkan sinkronisasi direktori menggunakan Microsoft Entra Connect.
- Hybrid migration
Migrasi hybrid memungkinkan Anda untuk menjalankan lingkungan on-premise dan cloud secara paralel, sehingga cocok untuk organisasi besar atau organisasi yang membutuhkan konsistensi jangka panjang. Metode ini memerlukan banyak pengaturan, namun lebih fleksibel dan memiliki user experience yang lebih baik.
Sebelum mulai migrasi, perhatikan hal-hal berikut:
- Perhitungan peningkatan bandwidth jika ukuran mailbox melebihi 50GB untuk menghindari throttling (pembatasan kecepatan transfer).
- Gunakan akun layanan dengan izin ApplicationImpersonation dan FullAccess di server lokal untuk migrasi.
- Gunakan peran Global Administrator di Microsoft 365 untuk mailbox provisioning.
- Persiapkan update akses firewall, DNS, dan mail flow connector.
- Pengguna akhir mungkin perlu melakukan autentikasi ulang atau membuat ulang profil Outlook mereka setelah migrasi.
Lisensi: Exchange Online bekerja dengan model lisensi per user/pengguna. Anda bisa membeli plan Exchange Online secara terpisah atau melalui suite Microsoft 365 yang mencakup Exchange beserta aplikasi dan layanan lainnya.
- Exchange Online Plan 1: Menyediakan 50GB mailbox per user, Outlook on the web, dan perlindungan anti-malware.
- Exchange Online Plan 2: Mencakup semua fitur Plan 1, ditambah 100GB mailbox, data loss prevention (DLP), dan fitur voicemail.
- Microsoft 365 Business Standard: Menawarkan fitur Exchange Online Plan 1, bersama dengan versi desktop dari aplikasi Office, OneDrive, SharePoint, dan Teams.
- Microsoft 365 E3: Mencakup fitur Exchange Online Plan 2, plus fitur keamanan yang canggih, tool compliance, dan tambahan aplikasi Office.
Pilih plan yang paling sesuai dengan ukuran organisasi, persyaratan kepatuhan, dan kebutuhan kolaborasi di organisasi Anda.
Apa tantangan Exchange Online?
Mengelola Exchange Online secara efektif memiliki tantangannya tersendiri, misalnya laporan bawaan yang sulit dipahami. Hal ini membuat admin harus memilah log audit yang sangat panjang dan lebih menyerupai raw data daripada actionable insight.
Selain itu, tugas rutin seperti mengelola permission mailbox, mengonfigurasi delegasi mailbox, atau menyesuaikan kuota penyimpanan mailbox bisa menjadi merepotkan jika dilakukan satu per satu atau menggunakan tool biasa.
Belum lagi, semakin berkembangnya adopsi Microsoft 365 oleh organisasi Anda, misalnya untuk aplikasi-aplikasi seperti Teams, SharePoint Online, atau Entra ID, pengelolaan masing-masing layanan melalui portal administrasi yang berbeda akan semakin sulit. Tanpa adanya pelaporan yang terintegrasi atau manajemen yang interaktif, Anda dapat meningkatkan kompleksitas dan beban kerja administratif.
Oleh karena itu, solusi seperti ManageEngine M365 Manager Plus menjadi sangat penting.
Bagaimana cara M365 Manager Plus mengelola Exchange Online?
M365 Manager Plus secara langsung mengatasi berbagai tantangan manajemen Exchange Online. Solusi ini menyediakan laporan yang simpel dan bisa mengumpulkan informasi penting menjadi insight yang jelas dan mudah dibaca, sehingga membantu mengambil keputusan dengan cepat. Selain itu, M365 Manager Plus juga memudahkan tugas administrasi secara massal seperti delegasi mailbox, manajemen permission (izin), dan penyesuaian kuota. Sehingga, tim IT dapat dengan efisien menjalankan perubahan di seluruh organisasi.
Dengan M365 Manager Plus, Anda bisa mendapatkan konsol terpadu untuk mengelola audit, pelaporan, monitoring, dan alert di seluruh layanan Microsoft 365, termasuk Exchange Online.
- Manajemen mailbox yang sederhana: Ketahui ukuran, kapasitas, dan pemanfaatan mailbox dengan mudah. Sehingga, Anda bisa melakukan manajemen resource dengan efisien.
- Delegasi izin mailbox secara mendetail: Pantau dan kelola hak akses pengguna secara jelas untuk memastikan keamanan mailbox yang tepat.
- Laporan compliance: Buat laporan untuk mematuhi audit dan regulasi seperti HIPAA, SOX, GLBA, FISMA, PCI DSS, dan ISO dengan mudah.
- Audit mailbox komprehensif: Lacak aktivitas mailbox dan perilaku pengguna dengan mudah dari satu tempat terpusat.
- Audit spam yang mudah diakses: Identifikasi dan kelola aktivitas spam secara efektif untuk menjaga keamanan email.
- Alert malware real-time: Dapatkan notifikasi instan saat ada ancaman untuk melindungi Exchange Online secara proaktif.
- Kustomisasi pencarian konten: Jadwalkan dan otomatiskan pencarian konten di seluruh mailbox untuk menyederhanakan audit internal dan tugas compliance.
- Backup Exchange Online: Pastikan perlindungan data mailbox yang terus-menerus dengan backup offline yang aman, cepat, dan memudahkan recovery.
Ketika Anda memutuskan untuk memigrasikan beban kerja lainnya ke Microsoft 365, M365 Manager Plus menjadi sangat penting. Solusi ini mendukung user life cycle management pada Entra ID, sehingga bisa menjadi tool yang dapat diandalkan untuk manajemen site Teams and SharePoint Online. Selain itu, M365 Manager Plus juga menyediakan audit, monitoring, dan alert real-time di seluruh lingkungan Microsoft 365 beserta dengan kemampuan manajemen lintas tenant yang menyeluruh.
Hal ini memastikan organisasi Anda mendapatkan informasi yang jelas terkait aktivitas penting dan potensi risiko, sehingga menyederhanakan kepatuhan dan tata kelola. Akibatnya, tim IT Anda bisa lebih fokus pada inisiatif strategis dan inovasi, alih-alih mengelola tool administratif yang kompleks dan terpisah-pisah.
Download the versi uji coba gratis 30 hari dari M365 Manager Plus dan eksplor berbagai fitur yang tersedia. Hubungi kami untuk mendapatkan demo gratis yang dipersonalisasi dan mempelajari cara mengonfigurasi tool ini untuk mengamankan Microsoft 365 Anda.
