Praktik terbaik manajemen aset IT

Tanpa rencana yang jelas dan alur proses yang efisien, mengelola semua hardware, software, dan aset virtual maupun non-IT dari satu tempat bisa menjadi tantangan. Oleh karena itu, menerapkan manajemen aset IT (ITAM) adalah langkah yang tepat. Proses ini memberikan berbagai manfaat, seperti mengurangi biaya pemeliharaan tambahan, mengoptimalkan penggunaan lisensi, mengurangi jumlah aset yang tidak terpakai, meminimalkan risiko keamanan, mempersiapkan audit, meningkatkan efisiensi praktik ITSM lainnya, membantu pengambilan keputusan pembelian yang lebih baik, serta membuat anggaran yang tepat. Dengan tujuh praktik terbaik dalam pengelolaan aset IT, Anda dapat mengatasi tantangan ITAM dan memaksimalkan manfaat untuk organisasi Anda.

Apa itu manajemen aset IT (ITAM)?

"Manajemen aset merupakan proses yang sistematis untuk mengembangkan, mengoperasikan, memelihara, meningkatkan, dan menghapus aset dengan cara yang paling hemat biaya (termasuk semua biaya, risiko dan atribut performa) " - Wikipedia

"Manajemen Aset IT merupakan serangkaian praktik bisnis yang menggabungkan aset IT di seluruh unit bisnis dalam organisasi. Praktik ini terdiri atas keuangan, inventaris, kontrak dan tanggung jawab manajemen risiko untuk mengelola life cycle aset termasuk keputusan taktis dan strategis." - International Association of IT Asset Managers (IAITAM)

Tujuan proses ITAM

• Mengukur total nilai hardware dan software yang tidak terpakai. Ini membantu mengoptimalkan penggunaan aset dan mengurangi biaya pemeliharaan tambahan.
• Identifikasi hardware dan aplikasi software yang hilang. Menurut Gartner, sekitar lima persen aset dicuri setiap tahunnya. Anda dapat mengidentifikasi dan mengganti komponen yang hilang secepatnya untuk meminimalkan kerugian.
• Merencanakan kebutuhan masa depan. Menilai dampak hardware lama pada aset IT membantu Anda membuat keputusan tentang pembelian aset baru dan memperbaiki atau membuang peralatan yang lama.

Manfaat proses ITAM untuk IT Anda

• Memberikan visibilitas menyeluruh terhadap infrastruktur IT. ITAM membantu organisasi memahami dan mengendalikan ekosistem IT sejak awal, dengan menyediakan gambaran lengkap tentang aset yang dimiliki.
• Mendukung praktik ITSM lainnya. Dengan informasi aset yang akurat, tim IT dapat lebih mudah menangani insiden, problem, atau change. ITAM juga membantu mengidentifikasi dampak insiden dan melakukan analisis akar masalah secara efektif.
• Membantu kepatuhan dan kesiapan audit, ITAM mendukung organisasi dalam memenuhi standar kepatuhan, mengurangi risiko hukum, serta meningkatkan keamanan.
• Mengurangi pengeluaran IT yang tidak diinginkan dengan mengoptimalkan penggunaan aset dan mengendalikan pembelian aset IT.

Tiga kasus penggunaan yang menarik terkait dengan ITAM

Mari kita simak tiga cerita yang menarik tentang ITAM.

Cerita pertama membahas bagaimana ITAM membantu mengurangi pengeluaran IT. Sebuah institusi medis besar di California menghadapi masalah dengan aset IT yang tersebar dan tidak terkelola dengan baik. Banyak lisensi yang tidak terpakai, server yang berjalan tanpa diketahui, serta hardware yang masih dipelihara meskipun sudah tidak digunakan. Mereka ingin menemukan jawaban atas pertanyaan berikut:

• Apakah semua lisensi yang dimiliki benar-benar digunakan?
• Apakah ada server yang berjalan tanpa diketahui tim IT?
• Apakah masih ada hardware yang dipelihara tetapi tidak diperlukan?

Dengan menerapkan solusi ITAM, mereka berhasil mengidentifikasi aset yang tidak efisien, mengoptimalkan penggunaan lisensi, dan mengurangi biaya pemeliharaan yang tidak perlu. Dalam tiga tahun, langkah ini membantu mereka menghemat tiga juta dolar hanya dengan mengelola aset IT dengan lebih efektif.

Cerita kedua adalah tentang apa yang mungkin terjadi jika Anda tidak memiliki ITAM yang efektif. Department of Justice di London kehilangan data tahanan yang sensitif dan didenda sebesar 180.000 euro. Pihak penjara gagal mengaktifkan mekanisme enkripsi pada hard disk mereka. Mereka juga tidak memiliki sistem yang tepat untuk melacak dan memelihara aset hardware, sehingga menimbulkan risiko keamanan data sensitif.

Cerita ketiga membahas bagaimana proses ITAM yang efektif bisa menyelamatkan Marriott. Hotel itu hancur total saat terjadi serangan 11 September, termasuk server utamanya, yang memuat informasi sensitif berupa data klien dan staf. Sebuah organisasi bernama Tangram dipekerjakan untuk memulihkan data yang hilang. Tangram dengan mudah bisa mendapatkan detail konfigurasi server asli melalui tool inventaris yang sudah digunakan oleh Marriott. Server cadangan segera direplikasi, dan datanya berhasil diperoleh.

1. Buat inventaris Anda menggunakan beberapa sumber discovery

Intinya adalah menemukan dan melacak setiap aset di organisasi. Mari kita lihat pendekatan tiga langkah untuk melakukan hal ini.

1.1. Langkah pertama adalah menemukan aset di jaringan Anda.

Anda dapat melakukan pemindaian manajemen aset jaringan atau domain Windows tergantung pada jenis perangkat yang ingin dipindai, ditemukan dan dilacak. Jika aset Anda tersebar di beberapa situs, gunakan pemindaian aset terdistribusi untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.

1.2. Langkah kedua adalah menemukan aset di luar jaringan Anda.

Pada langkah ini, pemindaian agent-based berguna. Anda perlu mengatur agen di workstation Anda untuk memindai informasi mesin dan mengembalikan informasi tersebut ke server pusat Anda. Pada pemindaian berikutnya, agen yang memindai aset Anda untuk mencatat perubahan hanya mengirimkan data diferensial ke database ServiceDesk Plus, sehingga mengurangi beban pada server dan jaringan ServiceDesk Plus Anda.

Langkah ketiga adalah memastikan bahwa aset mobile Anda juga terlacak. Awalnya, Anda mungkin tidak memiliki Kebijakan ITAM Bring Your Own Device, tetapi Anda dapat mulai menerapkan kebijakan ini dengan meminta pengguna untuk mendaftarkan perangkat pribadi mereka untuk pelacakan MDM. Perangkat pribadi berada di dalam dan di luar jaringan, dan oleh karena itu memerlukan teknik penemuan aset yang dinamis.

Salah satu keuntungan menggunakan MDM adalah mengurangi efek samping shadow IT.

Selalu ada dilema antara memilih teknik penemuan aset agent-based atau agentless. Sebaiknya, gunakan kombinasi keduanya untuk mencapai hasil yang terbaik.

Teknik agent-based asset discovery

• Berikan visibilitas dengan tampilan yang mendalam tentang sistem IT Anda. Visibilitas ini memainkan peran yang penting dalam membantu organisasi untuk menentukan dan mengendalikan infrastruktur IT.
• Berikan dukungan untuk praktik ITSM lainnya dengan menyediakan informasi yang akurat tentang aset yang terkena dampak karena insiden, masalah, atau perubahan. Hal ini membantu mengidentifikasi dampak insiden dan melakukan analisis akar penyebab.
• Bantu organisasi Anda agar tetap patuh, siap untuk diaudit, dan mengurangi risiko hukum dan keamanan.
• Hemat pengeluaran IT yang tidak diinginkan dengan mengoptimalkan penggunaan aset dan mengendalikan pembelian aset IT.
• Dapat digunakan untuk memindai workstation individual secara selektif yang telah mengalami perubahan.

Teknik discovery aset agentless

• Merupakan metode yang ringan dan non-invasif karena tidak memerlukan otentikasi.
• Memakan waktu implementasi yang sangat sedikit.
• Tidak menimbulkan biaya tambahan untuk pemasangan, pemeliharaan, atau peningkatan.
• Mengharuskan semua perangkat dalam jaringan untuk tetap menyala.

Penting untuk mengetahui segala hal tentang aset Anda. Anda perlu mendapatkan sebanyak mungkin informasi tentang aset untuk membantu mengambil keputusan penting nantinya. Berikut adalah beberapa parameter hardware dan software dasar yang harus Anda lacak.

Untuk mengakses aset dengan mudah, tanpa perlu melakukan pencarian yang rumit, Anda hanya perlu mengklasifikasikannya menjadi tiga bagian, sebagai berikut.

2. Melacak life cycle aset secara keseluruhan

Organisasi memiliki kebijakan pengadaan, pemeliharaan, dan pembuangan aset. Anda perlu membuat life cycle aset untuk mencakup semua tahapan aset di organisasi Anda. Setiap tahapan aset dapat memiliki satu atau lebih status aset yang relevan.

Pada diagram di atas, sebuah aset pada awalnya diminta oleh departemen atau pengguna. Permintaan pembelian kemudian diajukan dan dikirimkan untuk disetujui. Setelah permintaan pembelian disetujui, aset diperoleh dan dipasang di sistem IT. Lalu, aset digunakan oleh pengguna. Jika aset perlu diperbaiki atau sedang tidak digunakan, aset akan disimpan. Terakhir, jika aset tersebut telah kedaluwarsa atau terdepresiasi, aset tersebut akan dibuang atau digunakan kembali tergantung pada kebutuhan.

Task penting lainnya adalah melacak status aset dengan cermat karena sifatnya yang dinamis. Misalnya, workstation dapat digunakan selama beberapa hari lalu disimpan sampai dibutuhkan kembali. Oleh karena itu, penting untuk memperbarui status aset Anda secara berkala.

Kemajuan teknologi telah menguntungkan kita dengan adanya konsep penandaan aset IT seperti barcode, RFID, dan GPS, yang menyederhanakan proses pelacakan aset. Konsep penandaan aset IT ini membantu menyelaraskan kepemilikan, lokasi, dan konfigurasi aset hardware secara terus menerus.

Mari kita simak apa saja manfaat pelacakan aset.

Manfaat pelacakan aset IT:

Informasi yang terkini dan akurat tentang aset Anda.

Seiring dengan berkembangnya organisasi Anda, jumlah aset IT yang diperlukan untuk mendukung operasi bisnis Anda meningkat. Alur proses pelacakan aset IT yang tepat membantu Anda melacak dan mempertahankan aset dengan usaha yang minimal, berapapun jumlahnya. Hal ini memungkinkan staf help desk Anda untuk lebih fokus menyelesaikan masalah daripada melacak aset.

Sebagai contoh, saat peak season, Walmart mempekerjakan staf sementara untuk memenuhi permintaan tambahan sehingga menyebabkan lonjakan kebutuhan gadget. Perusahaan memerlukan persediaan gadget yang optimal untuk menjalankan bisnis tanpa gangguan. Perkiraan buffer stok hanya dapat diidentifikasi dengan mudah jika aset yang ada dilacak dengan benar.

3. Kelola software dan lisensi di satu tempat

Berikut adalah beberapa praktik terbaik kepatuhan software untuk memastikan bahwa penggunaan software Anda selalu mematuhi regulasi.

3.1. Pelajari software dan lisensi yang ada

Pindai dan identifikasi semua detail lisensi yang ada. Pelajari jenis lisensi yang Anda miliki, kapan lisensi tersebut akan kedaluwarsa, dan apakah terkait dengan suatu kontrak.

3.2. Pilih jenis lisensi yang sesuai dengan kebutuhan Anda

Anda memiliki banyak pilihan jenis lisensi seperti volume, individual, OEM, CAL, serentak, dan abadi untuk dipilih. Anda perlu mengidentifikasi jenis atau kombinasi jenis yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda, berdasarkan jenis software yang Anda miliki. Misalnya, uji coba software akan memerlukan lisensi sementara, sedangkan software inti, seperti platform coding, akan memerlukan lisensi yang permanen.

3.3. Rekonsiliasikan lisensi

Rekonsiliasi lisensi adalah pekerjaan yang paling menjenuhkan diproses ITAM karena melibatkan banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual. Jika Anda pernah menggunakan software manajemen aset, Anda akan menyadari tiga hal penting berikut ini: jumlah instalasi, lisensi yang tersedia, dan lisensi yang sudah dialokasikan. Analisis data akan membantu Anda menentukan tingkat kepatuhan software.

3.4. Pastikan kepatuhan software dengan membeli lisensi baru atau menghapus aplikasi yang ada

Pastikan kepatuhan software dengan membeli lisensi baru atau menghapus aplikasi yang ada Proses ini memang memakan waktu, tetapi tetap perlu dilakukan. Jangan sampai Anda melebihi atau kekurangan lisensi, karena keduanya dapat menimbulkan konsekuensi serius: denda yang besar atau kenaikan total biaya kepemilikan (TCO). Sebaiknya gunakan dashboard real-time untuk memantau dan mengukur metrik kepatuhan software secara akurat.

4. Padukan ITAM dengan praktik ITSM lainnya

Berikut adalah beberapa prasyarat untuk integrasi ITAM-ITSM yang efektif. Pastikan bahwa teknisi dan pengguna Anda mematuhi prasyarat ini.

4.1. Pastikan bahwa Anda mengatur workstation Anda untuk pengguna

Pengaturan workstation dapat membantu Anda melacak dan mengelola workstation pengguna tertentu untuk analisis cepat. Anda juga dapat mengetahui jumlah workstation yang sedang digunakan. Informasi ini membantu Anda mengatasi fluktuasi selama ada kebutuhan ad hoc aset IT.

4.2. Buat CMDB yang komprehensif untuk mendapatkan satu tampilan dari seluruh IT Anda

CMDB adalah replika virtual organisasi Anda. CMDB juga mendukung modul lain seperti insiden, masalah, perubahan, dan proyek. Oleh karena itu, penyempurnaan CMDB Anda memberikan hasil yang lebih baik dari segi efisiensi semua modul lainnya.

4.3. Hubungkan aset yang terkena dampak dengan insiden, masalah, dan perubahan

Menghubungkan aset dengan masalah membantu memudahkan analisis dan penyelesaian.

ITAM memengaruhi proses ITSM lainnya, seperti

Manajemen insiden

ITAM memberikan informasi diagnostik utama tentang aset yang digunakan oleh pengguna. Hal ini juga membantu teknisi mengakses workstation, melalui fitur kontrol manajemen aset jarak jauh untuk troubleshooting.

Manajemen masalah

ITAM menyediakan informasi diagnostik untuk melakukan analisis akar penyebab.

Manajemen perubahan

ITAM membantu melakukan perubahan IT dengan risiko, downtime, dan dampak yang minim. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memahami dampak dari merencanakan perubahan pada IT terlebih dahulu.

5. Pantau metrik yang penting

Membuat laporan ITAM yang spesifik dapat membantu Anda mencapai tujuan khusus. Mari kita simak beberapa tujuan tersebut dan laporan terkait.

Tool ITAM saat ini menawarkan keuntungan dalam menghasilkan laporan standar bawaan dan laporan khusus. Laporan standar yang telah dikonfigurasikan sebelumnya dapat dibuat dengan tombol sekali klik. Anda tidak perlu repot dan bisa menghemat banyak waktu jika Anda ingin membuat beberapa laporan dalam berbagai skenario. Laporan juga dapat dibuat secara khusus menggunakan platform interaktif pada setiap waktu.

Salah satu praktik yang baik adalah menetapkan metrik utama yang penting bagi dashboard Anda. Beberapa tool ITAM memungkinkan Anda untuk menambahkan laporan yang dihasilkan sebagai widget dashboard, untuk memastikan bahwa informasi yang Anda cari sudah tersedia. Berikut adalah beberapa komponen dashboard yang perlu dilacak oleh setiap manajer aset IT.

• Workstation berdasarkan sistem operasi
• Memantau penggunaan software yang jarang terpakai, tidak terpakai, dan sering terpakai.
• Informasi kepatuhan lisensi

6. Melakukan audit internal

Audit internal merupakan hal yang penting. Menjadi patuh pada regulasi dan siap untuk diaudit memastikan bahwa Anda mengendalikan IT Anda, dan bahwa Anda telah menghemat banyak pengeluaran IT yang tidak diinginkan. Audit sebenarnya dapat terjadi kapan saja, dan oleh karena itu Anda perlu memastikan bahwa Anda selalu siap untuk diaudit. Lakukan audit internal terhadap semua vendor Anda setidaknya dua kali dalam setahun.

Mari kita simak manfaat melakukan audit internal.

• Berfungsi sebagai sistem peringatan dini.
• Membantu Anda terhindar dari denda dan kerugian yang besar.
• Mencegah adanya temuan di dalam infrastruktur IT Anda
• Mempersiapkan staf Anda dengan pengalaman langsung untuk menghadapi audit yang sebenarnya tanpa perlu merasa panik .

Berikut adalah daftar periksa audit manajemen aset IT untuk melakukan audit tanpa perlu repot.

6.1. Prioritaskan vendor Anda

Audit biasanya memakan waktu. Pastikan bahwa Anda memprioritaskan daftar vendor Anda sebelum melakukan audit internal, berdasarkan faktor eksternal seperti kemungkinan audit dari vendor, profil vendor, dan vendor yang telah memasok sebagian besar inventaris. Selalu ingat untuk melakukan audit vendor satu per satu dan jangan terburu-buru.

6.2. Tetapkan kebijakan audit

Anda perlu menetapkan dengan jelas pengguna dan tool ITAM yang terlibat dalam audit Anda. Anda juga perlu merencanakan strategi audit Anda dan menetapkan ruang lingkup audit Anda.

Aspek personal

Tentukan peran audit yang sesuai. Daftarkan nama departemen yang terlibat beserta tingkat keterlibatannya. Pilih personel yang kompeten dari tim legal dan teknis untuk menjalankan peran auditor. Bentuk juga tim atau komite untuk mewakili dan membela kepentingan organisasi selama proses audit.

Tool ITAM yang digunakan

Periksa untuk melihat apakah Anda perlu menginstal tool pihak ketiga, atau jika Anda berencana untuk menggunakan tool ITAM yang ada untuk audit software dan hardware. Beberapa vendor mungkin tidak mempertimbangkan penggunaan tool ITAM pihak ketiga.

Perencanaan

Anda juga perlu merencanakan untuk melakukan audit di permukaan dengan cepat atau audit yang mendalam yang memakan waktu. Rencanakan proses yang tepat untuk melakukan audit.

Tetapkan ruang lingkup

Beberapa audit mungkin hanya fokus pada pelanggaran lisensi, sementara audit yang lain mungkin berfokus pada penemuan penggunaan software terlarang. Anda perlu mengidentifikasi parameter spesifik dari audit individual berdasarkan tujuan audit.

6.3. Ciptakan lingkungan yang ramah audit

Simpan catatan yang terkait dengan pembelian, hak, dan inventaris yang siap dan dapat diakses untuk audit. Berikan insentif kepada tenaga kerja untuk berpartisipasi dalam audit, yang akan memberi mereka tujuan dan motivasi untuk lebih memahami pelaksanaan audit software dan hardware dengan benar. Persiapkan tool ITAM Anda untuk menjalankan laporan penggunaan dan kepatuhan beberapa kali, jika diperlukan.

6.4. Susun rencana perbaikan

Hasil audit sebagian besar mengecewakan jika terdapat banyak temuan. Menjawab pertanyaan berikut akan membantu Anda melakukan modifikasi yang diperlukan untuk mengatur inventaris Anda dengan benar.

• Bagaimana cara melakukan install/uninstall software?
• Bagaimana cara membeli lisensi baru?
• Apakah anggaran saya mencukupi untuk membayar denda yang mungkin dikenakan?

7. Lakukan perbaikan karena ITAM adalah upaya yang berkelanjutan

Untuk terus meningkatkan kualitas, Anda perlu terus merefresh database aset dan CMDB Anda secara teratur dengan teknik pemindaian yang berbeda. Anda juga dapat secara otomatis menjadwalkan pemindaian untuk melacak perubahan pada database aset IT. Secara umum, perubahan ini berarti penambahan, modifikasi, dan penghapusan pada database aset.

Anda perlu memeriksa peningkatan yang berkelanjutan dengan membuat checklist kegiatan sistematis yang perlu dilakukan. Anda juga harus meninjau hasil proses ITAM Anda dengan benchmark untuk data lampau. Anda berkesempatan untuk melakukan inventarisasi dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Kesimpulan

Tujuh praktik terbaik manajemen aset IT yang dibahas di atas mencakup sebagian besar aspek proses ITAM, mulai dari mendeteksi aset Anda dan mengintegrasikan ITAM dengan praktik ITSM lainnya untuk meningkatkan kualitas ITAM secara berkelanjutan.