Senza un piano solido e un flusso di processo snello, è difficile tracciare e gestire tutti i tuoi asset hardware, software, virtuali e non IT da un unico luogo. Ecco perché l'implementazione di un processo di IT asset management (ITAM) è la cosa giusta da fare, che ti porterà anche molti vantaggi. Può aiutarti a ridurre i costi di manutenzione aggiuntivi, a utilizzare le licenze in modo ottimale, a ridurre il numero di risorse inutilizzate e i rischi per la sicurezza, ad attrezzarti per gli audit, ad aumentare l'efficienza di altri processi ITIL®, a prendere decisioni di acquisto efficaci, a formulare budget precisi e molto altro. Queste sette best practice per la gestione delle risorse IT ti aiuteranno a superare le sfide ITAM, a raccogliere i massimi benefici e a rivoluzionare il modo in cui gestisci le tue risorse IT.
"La gestione delle risorse è un processo sistematico di sviluppo, gestione, manutenzione, aggiornamento e dismissione delle risorse nel modo più efficiente in termini di costi (inclusi anche i rischi e gli attributi di performance)." - Wikipedia
"L'ITAM è un insieme di pratiche aziendali che incorpora gli asset IT in tutte le unità aziendali. Unisce le responsabilità finanziarie, di inventario, contrattuali e di gestione del rischio per gestire il ciclo di vita complessivo delle risorse, comprendendo i processi decisionali tattici e strategici" - Associazione internazionale dei gestori delle risorse IT (IAITAM)
Diamo un'occhiata a tre storie interessanti sull'ITAM.
Primo caso d'uso:La prima storia parla di come l'ITAM abbia contribuito a contenere la spesa IT. Un grande istituto medico californiano voleva consolidare le proprie risorse informatiche, che erano sparpagliate, con licenze inutilizzate e interessate da diversi altri problemi. Venivano richieste risposte alle seguenti domande:
L'obiettivo dell'azienda era quello di ridurre la manutenzione indesiderata delle risorse, ridurre i costi delle licenze e ottimizzare l'uso di quelle esistenti. Le risposte a queste domande l'hanno aiutata a risparmiare tre milioni di dollari in soli tre anni.
Secondo caso d'uso:La seconda storia riguarda ciò che può accadere quando non si dispone di un'ITAM efficace. Il Dipartimento di Giustizia di Londra ha perso i dati sensibili dei detenuti ed è stato multato per 180.000 euro. Le autorità carcerarie non erano riuscite ad attivare il meccanismo di crittografia sui loro dischi rigidi. Inoltre, non disponevano di un sistema adeguato per il tracciamento e la manutenzione delle risorse hardware, mettendo così a rischio la sicurezza dei dati sensibili.
Terzo caso d'uso:La terza storia parla di come un efficace processo ITAM sia stato vitale per Marriott. L'hotel è stato completamente distrutto dagli attacchi dell'11 settembre, così come il suo server principale, che disponeva di dati sensibili relativi ai clienti e al personale. È stata ingaggiata un'azienda di nome Tangram per recuperare i dati persi. Tangram è stata in grado di ottenere facilmente i dettagli della configurazione originale del server attraverso uno strumento di inventario che Marriott stava già utilizzando. Un server di backup è stato replicato in breve tempo e i dati sono stati recuperati con successo.
Il punto di partenza è individuare e tracciare ogni risorsa della tua azienda. Per farlo, vediamo un approccio in tre fasi.
Puoi sfruttare la scansione del dominio o della gestione delle risorse di rete di Windows, a seconda del tipo di dispositivi che vuoi individuare e tracciare. Se le tue risorse sono sparse in più siti, utilizza la scansione delle risorse distribuite per ottenere le informazioni di cui hai bisogno.
È qui che le scansioni basate su agenti tornano utili. Devi distribuire agenti sulle tue postazioni di lavoro per scansionare le informazioni del dispositivo e inviare le informazioni al server centrale. Nelle scansioni successive, l'agente analizza le tue risorse alla ricerca di modifiche e invia solo i dati differenziali al database di ServiceDesk Plus, riducendo il carico su quest'ultimo e sulla tua rete.
Il terzo passo è quello di garantire che anche i tuoi asset mobili siano monitorati. Forse all'inizio non disporrai di una policy ITAM sui dispositivi "ibridi", ma puoi sempre cominciare chiedendo agli utenti di registrare i propri dispositivi personali per il tracciamento MDM. Questi dispositivi personali entrano ed escono dalla rete interna e richiedono quindi tecniche di individuazione dinamica degli asset.
Un vantaggio dell'utilizzo dell'MDM è che riduce gli effetti negativi della shadow IT.
La scelta tra tecniche di individuazione delle risorse basate su agenti e non basate su agenti è sempre un dilemma. Si consiglia di utilizzare una combinazione di entrambe per ottenere i migliori risultati.
È importante che tu sappia tutto sui tuoi asset. Devi acquisire quante più informazioni possibili sulle risorse per aiutarti a prendere decisioni critiche in seguito. Qui ci sono alcuni parametri hardware e software di base che ti consigliamo di tracciare.
Per accedere facilmente alle risorse, senza noiose ricerche, in genere devi classificarle in tre sezioni, come illustrato di seguito.
Ogni azienda ha le sue policy uniche in materia di approvvigionamento, manutenzione e smaltimento delle risorse. Devi definire un ciclo di vita dell'asset per coprire tutte le sue fasi di in azienda. Ogni fase in cui l'asset si trova può avere uno o più stati ad essa associati.
Nel diagramma sopra riportato, all'inizio un asset viene richiesto da una divisione o da un utente. Viene quindi avanzata una richiesta di acquisto, che viene poi inviata per l'approvazione. Dopo l'approvazione della richiesta di acquisto, l'asset viene acquistato e installato nell'ambiente IT. L'asset viene poi messo in uso associandolo ad un utente. Se l'asset deve essere riparato o non è momentaneamente in uso, viene messo in deposito. Infine, se l'asset è scaduto o ha perso valore, si deve decidere se smaltirlo o riutilizzarlo.
Un altro compito importante è quello di seguire meticolosamente gli stati delle risorse, perché sono dinamici. Ad esempio, una postazione di lavoro può essere utilizzata per un paio di giorni e poi inserita in deposito fino alla successiva necessità. Ecco perché è importante aggiornare periodicamente gli stati e mantenerli tali.
I progressi tecnologici ci hanno avvantaggiato con i concetti di contrassegno delle risorse IT tramite codici a barre, RFID e GPS, che ne semplificano il tracciamento. Questi concetti aiutano a conciliare continuamente proprietà, ubicazione e configurazione delle risorse hardware.
Diamo un'occhiata ai vantaggi della tracciabilità delle risorse.
Avere informazioni aggiornate e accurate sui tuoi asset, in qualsiasi momento, ti aiuta a prendere le decisioni giuste.
Offre scalabilitàCon l'aumento delle dimensioni della tua azienda, aumenta il numero di risorse IT necessarie per supportare le tue operazioni aziendali. Un corretto flusso di processo del tracciamento delle risorse IT ti aiuta a tracciare e a eseguire la manutenzione degli asset con il minimo sforzo, indipendentemente dai numeri. Questo permette al personale del tuo help desk di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi piuttosto che sul tracciamento delle risorse.
Puoi pianificare in anticipo eventuali aumenti dei requisiti del software di gestione delle risorse ITUsiamo l'esempio di Walmart. Durante l'alta stagione, l'azienda assume personale stagionale per soddisfare la domanda extra. Questo, a sua volta, provoca un picco nel fabbisogno di gadget. L'azienda ha bisogno di avere una scorta ottimale di gadget per gestire il proprio business senza interruzioni. Questa stima delle scorte cuscinetto può essere eseguita facilmente solo se gli asset esistenti sono tracciati correttamente.
Ecco alcune best practice per garantire la conformità dei tuoi software.
Scansiona e identifica tutti i dettagli della tua attuale licenza e delle tue distribuzioni. Scopri che tipo di licenze possiedi, quando scadranno e se sono collegate ad eventuali contratti.
C'è un'ampia scelta di tipi di licenza tra cui scegliere, come multilicenza, individuale, OEM, CAL, uso simultaneo e perpetua. Devi fare le tue ricerche per identificare il tipo o la combinazione di tipi che meglio si adattano alla tua azienda, in base al tipo di software che possiedi. Ad esempio il software di prova potrebbe aver bisogno di una licenza temporanea, mentre il software di base, come la piattaforma di codifica, potrebbe aver bisogno di una licenza perpetua.
Questo è il compito più noioso dell'ITAM perché comporta un grande sforzo manuale. Se utilizzi un software di gestione delle risorse, sarà possibile registrare tre importanti dettagli: il numero di installazioni, le licenze disponibili e le licenze già assegnate. L'analisi di questi dati ti aiuterà a determinare il livello di conformità del tuo software. Non farti prendere dal panico se i numeri non corrispondono all'inizio, perché pochissime aziende riescono a essere perfette già dalla prima volta.
Anche questo è un processo che richiede tempo, ma è un male necessario. La conformità deve essere perfetta, perché altrimenti incorreresti in pesanti sanzioni o in un aumentato costo totale di proprietà. Si consiglia di predisporre dashboard in tempo reale per misurare e tracciare le metriche di conformità del software.
Ecco alcuni prerequisiti per un'integrazione ITAMITSM efficace. Assicurati che i tuoi tecnici e gli utenti finali si attengano a questi prerequisiti.
La mappatura delle tue postazioni di lavoro può aiutarti a tracciare e gestire in modo efficace la postazione di lavoro di un utente finale specifico per una rapida analisi. Avrai anche un conteggio delle postazioni di lavoro attualmente in uso, cosa che può aiutarti ad affrontare le fluttuazioni in caso di richieste di risorse informatiche ad hoc.
Un CMDB è una replica virtuale della tua azienda. Il CMDB supporta anche altri moduli come incidente, problema, modifica e progetto. Pertanto, perfezionare il CMDB si traduce in una migliore efficienza anche di tutti gli altri moduli.
Legare gli asset ai problemi aiuta ad analizzarli e risolverli con facilità.
Gestione dei casi
L'ITAM fornisce informazioni diagnostiche chiave sulle risorse utilizzate dal richiedente. Inoltre aiuta i tecnici ad accedere a qualsiasi postazione di lavoro, tramite una funzione di controllo remoto della gestione delle risorse, per risolvere i problemi.
Gestione dei problemi
L'ITAM fornisce informazioni diagnostiche per eseguire l'analisi delle root cause.
Gestione delle modifiche
L'ITAM aiuta a realizzare le modifiche IT con il minimo rischio, i minori tempi di inattività e il minore impatto. Ti consente inoltre di comprendere in anticipo l'impatto dei cambiamenti pianificati sull'IT.
La generazione di report ITAM specifici può aiutarti a raggiungere obiettivi specifici. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi obiettivi e ai relativi report.
Gli odierni strumenti ITAM offrono il vantaggio di generare sia report standard integrati che report personalizzati. I report standard preconfigurati possono essere generati con un semplice clic. In questo modo elimini lo sforzo inutile e risparmi molto tempo se vuoi generare un report più volte in vari scenari. I report possono anche essere personalizzati utilizzando una piattaforma interattiva ogni volta che vuoi.
È buona norma fissare le metriche chiave sul tuo dashboard. Alcuni strumenti ITAM ti consentono di aggiungere i report generati come widget del dashboard. Questo assicura che le informazioni che cerchi siano prontamente disponibili. Ecco alcuni componenti del dashboard che ogni IT asset manager dovrebbe tracciare
Ecco perché le autoverifiche sono importanti: mantenere la conformità ed essere pronti per gli audit ti garantisce il controllo sull'IT, e ti dà la sicurezza di aver già evitato molte spese indesiderate. Gli audit reali possono tenersi in qualsiasi momento, e quindi è necessario assicurarsi di essere sempre pronti. Conduci autoverifiche per tutti i tuoi fornitori almeno due volte all'anno.
Ora, diamo un'occhiata ai vantaggi di condurre autoverifiche interne.
Ecco una checklist di controllo della gestione delle risorse IT per effettuare una verifica senza problemi.
Gli audit richiedono di solito molto tempo. Assicurati di stabilire una lista delle priorità tra i fornitori prima di un'autoverifica, basandoti su fattori esterni come la probabilità di una audit da parte del fornitore, il profilo del fornitore e il fornitore da cui proviene la maggior parte dell'inventario. Ricordati sempre di eseguire l'audit su un fornitore alla volta e di non affrettare le cose.
Devi definire chiaramente le persone e gli strumenti ITAM coinvolti nei tuoi audit. Devi inoltre pianificare la strategia di esecuzione dell'audit e stabilire la portata dello stesso.
Aspetto umano
Definisci ruoli di audit appropriati. Elenca i nomi delle divisioni e il loro livello di coinvolgimento nell'audit. Scegli persone competenti dell'ufficio legale e tecnico per svolgere il ruolo di revisore contabile. Inoltre, forma un comitato per rappresentare e difendere l'azienda.
Strumenti ITAM coinvolti
Verifica se è necessario installare uno strumento di terze parti o se prevedi di utilizzare gli strumenti ITAM esistenti per l'audit di software e hardware. Alcuni fornitori potrebbero non gradire l'uso di strumenti ITAM di terze parti.
Pianificazione
Devi poi scegliere tra un audit superficiale veloce o un audit approfondito che richiede molto tempo. Elabora piani di roll-out e di back-out adeguati per eseguire l'audit.
Definizione dell'obiettivo
Alcuni audit possono concentrarsi solo sulle violazioni delle licenze, mentre altri possono concentrarsi sull'individuazione dell'uso di software proibiti. Devi identificare parametri specifici da tracciare per i singoli audit in base allo scopo dei medesimi.
Tieni pronti e accessibili per l'audit i registri relativi agli acquisti, ai diritti e all'inventario. Fornisci incentivi ai tuoi dipendenti affinché partecipino all'audit. Questo darà loro uno scopo e la motivazione per immergersi in profondità e con dedizione nell'esecuzione delle verifiche di software e hardware. Prepara i tuoi strumenti ITAM per eseguire più volte i report di utilizzo e di conformità, se necessario.
I risultati degli audit sono per lo più deludenti, con molte discrepanze. Rispondere alle seguenti domande ti aiuterà ad apportare le modifiche necessarie per impostare correttamente il tuo inventario.
Per migliorare sempre, devi aggiornare regolarmente il database degli asset e il CMDB con diverse tecniche di scansione. Puoi anche programmare le scansioni automatiche per tenere traccia delle modifiche al database delle risorse IT. In generale, queste modifiche corrispondono ad aggiunte, rettifiche e cancellazioni nel database delle risorse.
Devi controllare che ci sia un miglioramento continuo creando una lista di controllo delle attività sistematiche da svolgere. Ti suggeriamo anche di confrontare i risultati dei tuoi processi ITAM con i parametri di riferimento per i dati passati. Sarebbe una buona occasione per fare il punto della situazione e individuare le aree di miglioramento.
Le sette best practice per la gestione delle risorse ITIL di cui sopra coprono la maggior parte degli aspetti di un processo ITAM, dal rilevamento degli asset e l'integrazione dell'ITAM con altri processi ITIL aziendali al miglioramento continuo dell'ITAM. Devi identificare uno strumento che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi ITAM in modo efficace. Ma il mercato ITSM di oggi è sovraccarico di strumenti per la gestione delle risorse IT, che rendono più complicato il processo di selezione. Devi prestare attenzione a quei vantaggi unici e a quelle caratteristiche fuori dagli schemi che alcuni strumenti offrono per guadagnare un vantaggio rispetto ai tuoi concorrenti.
Grazie alle funzionalità integrate di gestione delle risorse, il nostro software di help desk IT ServiceDesk Plus fornisce ai tecnici IT lo stato, l'allocazione, la cronologia e l'utilizzo di tutti gli asset IT e non IT. Avere tutte queste informazioni in un unico posto rende facile la ricerca di una risorsa o di una relazione di audit del software.