Evite que los hackers vulneren las impresoras de su oficina

Comencemos con un escenario sencillo.

Es una tarde tranquila en la oficina. La mayoría de los empleados se han ido a casa. Las luces se atenúan y la red sigue funcionando como de costumbre. En una esquina hay una impresora que lleva años allí. A lo largo del día imprime facturas, documentos de Recursos Humanos, planes de proyectos y ―en ocasiones― informes financieros confidenciales.

Nadie piensa realmente en ello. Al fin y al cabo, solo es una impresora.

Pero imagine que alguien escanea la red de la empresa desde el exterior. No busca primero los portátiles o los servidores. En su lugar, nota otra cosa: una impresora que responde a la red y está conectada silenciosamente como cualquier otro dispositivo.

Ese pequeño descubrimiento podría ser el principio de un incidente de seguridad. Por fortuna, las organizaciones pueden evitar que esta situación ocurra con unos pocos pasos.

El dispositivo olvidado en la red

Empiece por realizar una auditoría de los equipos de impresión

El primer paso para proteger las impresoras es simplemente saber lo que tiene.

Muchas organizaciones acumulan impresoras a lo largo de los años. Algunas se instalaron hace años, otras se trasladaron entre departamentos y otras se añadieron durante las rápidas ampliaciones de la oficina. Al final, nadie tiene una idea clara de cuántas impresoras existen en la red.

Este es el tipo de entorno que aprovechan los atacantes.

Auditar los equipos de impresión ayuda a los equipos de TI a descubrir todos los dispositivos conectados a la red, identificar los modelos obsoletos, comprobar las versiones del firmware y comprender cómo se utilizan. Una vez que todo es visible, resulta más fácil aplicar directivas de seguridad consistentes y retirar los dispositivos que ya no cumplen las normas de seguridad.

Luego viene la puerta más fácil de abrir

Cambie inmediatamente las contraseñas predeterminadas

Ahora imagine que una de esas impresoras sigue utilizando las credenciales predeterminadas de fábrica.

Para los atacantes, esto equivale a encontrar una puerta sin cerrar. Muchas credenciales predeterminadas están a disposición del público. Esto significa que un hacker no necesita herramientas sofisticadas, solo un poco de paciencia. Con un simple escaneo, alguien podría obtener acceso administrativo a la impresora y cambiar sus ajustes o interceptar los trabajos de impresión.

Cambiar las contraseñas predeterminadas es una de las medidas más sencillas y efectivas.

Hay más formas efectivas de proteger las impresoras. Reemplazarlas por credenciales seguras y únicas garantiza que solo los administradores autorizados puedan acceder a los ajustes del dispositivo.

Un pequeño cambio como este puede cerrar una vía de ataque sorprendentemente común.

El documento olvidado

Habilite la impresión segura

Al día siguiente, un empleado imprime un informe confidencial antes de ausentarse para asistir a una reunión. La impresora termina el trabajo rápidamente y las páginas se depositan tranquilamente en la bandeja de salida.

Cualquiera que pasara por allí podría leerlos.

Este tipo de exposición accidental ocurre más a menudo de lo que las organizaciones creen. La impresión segura ayuda a evitarlo garantizando que los documentos sólo se liberan cuando el usuario está físicamente presente en la impresora.

Con la impresión basada en PIN o la autenticación mediante tarjeta de identificación, los empleados deben verificar su identidad antes de que se impriman los documentos. Es una medida de seguridad sencilla que protege la información sensible de ser vista o tomada por la persona equivocada.

La impresora que se va, pero se lleva los datos con ella

Borre los datos de la impresora antes de retirar los dispositivos

Con el tiempo, la impresora se reemplaza por un modelo más nuevo. El viejo modelo se recicla o revende.

Lo que mucha gente olvida es que las impresoras suelen almacenar copias temporales de los documentos en su memoria interna o en sus discos duros. Sin una limpieza de datos adecuada, esos archivos podrían seguir dentro del dispositivo.

Antes de retirar una impresora, las organizaciones deben garantizar que todos los datos almacenados se borren de forma segura y que el dispositivo se restablece a los ajustes de fábrica. Tratar las impresoras como cualquier otro dispositivo que maneja datos evita que los documentos confidenciales salgan de la organización de forma involuntaria.  

Las señales de advertencia que se esconden a plena vista

Monitoree los logs de la impresora en busca de actividad inusual

Las impresoras generan logs que registran quién imprimió qué y cuándo. La mayoría de las veces, estos logs pasan desapercibidos. Sin embargo, pueden revelar oportunamente las señales de problemas.

Por ejemplo, un repentino aumento de la actividad de impresión a altas horas de la noche o el envío de trabajos de impresión inusuales cuando la oficina está vacía podrían indicar un comportamiento sospechoso. Al revisar periódicamente los logs de las impresoras, los equipos de TI pueden detectar anomalías a tiempo e investigar posibles problemas de seguridad antes de que se agraven.

Reflexiones finales

Las impresoras rara vez figuran en la lista de dispositivos que más preocupan a las organizaciones. Sin embargo, combinan la conectividad de red, el alcance de los datos y el procesamiento de los documentos. En otras palabras, son mucho más vulnerables de lo que parecen.

Al auditar los equipos de impresión, cambiar las credenciales predeterminadas, habilitar la impresión segura, borrar los dispositivos antes de retirarlos y monitorear los logs de actividad, las organizaciones pueden cerrar una brecha de seguridad que a menudo pasa desapercibida.

Las organizaciones pueden cerrar una brecha de seguridad que a menudo pasa desapercibida. Para lograrlo, es importante auditar los equipos de impresión, cambiar las credenciales predeterminadas, habilitar la impresión segura, borrar los dispositivos antes de retirarlos y supervisar los registros de actividad.

A veces, los mayores riesgos para la ciberseguridad no son los sistemas que todo el mundo vigila de cerca, sino los dispositivos que trabajan silenciosamente en segundo plano.