TI en la sombra

¿Qué es la TI en la sombra?

La TI en la sombra se ha vuelto cada vez más común, aunque muchos departamentos de TI podrían desconocer su existencia en la organización o no tener permiso para su uso. Los empleados suelen adoptar herramientas no autorizadas para optimizar tareas y mejorar la productividad, pero sin una gestión centralizada, la TI en la sombra puede generar riesgos que comprometen la ciberseguridad de una organización. Estos riesgos incluyen filtraciones de datos, incumplimiento de las normas regulatorias y posibles vulnerabilidades a ciberamenazas. A medida que se acelera la transformación digital, es fundamental que las empresas comprendan las implicaciones de la TI en la sombra, evalúen su impacto y establezcan una estrategia para su gestión.

Tipos de TI en la sombra y ejemplos

La TI en la sombra abarca tanto hardware como software, cada uno con sus propios riesgos y desafíos. Comprender estos tipos de TI ayuda a las organizaciones a crear soluciones de TI en la sombra más específicas y a supervisar eficazmente el uso no autorizado de la tecnología.

Hardware de TI en la sombra

El hardware de TI en la sombra incluye dispositivos no autorizados utilizados dentro de la red de una organización, como portátiles, tabletas, teléfonos móviles, unidades USB y dispositivos de almacenamiento externo. Los empleados podrían llevar estos dispositivos al lugar de trabajo para realizar tareas específicas sin pasar por el proceso de aprobación del departamento de TI, a menudo por conveniencia o por la percepción de falta de acceso a los recursos adecuados dentro de la organización.

Aplicaciones de TI en la sombra

La TI en la sombra abarca un ecosistema diverso de herramientas no autorizadas que los empleados adoptan para mejorar su productividad y flujo de trabajo. Estas aplicaciones suelen clasificarse en dos categorías principales: soluciones en la nube y software local. Comprender esta distinción es crucial para los departamentos de TI, ya que cada tipo presenta desafíos únicos en términos de detección, gestión de la seguridad y mitigación de riesgos. Analicemos ambas categorías y sus ejemplos comunes para comprender mejor el alcance de la TI en la sombra en las organizaciones modernas.

Aplicaciones basadas en la nube

Las aplicaciones de TI en la nube son herramientas comunes, pero no aprobadas, en las organizaciones actuales. Resultan atractivas para los empleados porque son accesibles desde cualquier lugar, fáciles de implementar y, a menudo, no requieren conocimientos técnicos avanzados. Algunos ejemplos incluyen servicios de intercambio de archivos como Dropbox, herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana, y plataformas de mensajería como Slack.

Aplicaciones locales

Las aplicaciones de TI en la sombra locales son software instalado directamente en el dispositivo de un empleado que ha eludido los protocolos de seguridad del departamento de TI. Estas incluyen herramientas especializadas que los empleados consideran necesarias para desempeñar sus funciones de forma más eficiente, como software de diseño, herramientas de análisis o aplicaciones de productividad personal. A diferencia de las aplicaciones en la nube, las herramientas locales pueden ser más difíciles de supervisar para los departamentos de TI, especialmente cuando los empleados las instalan por su cuenta en dispositivos proporcionados por el trabajo sin permiso.

Al comprender las diferentes formas de TI en la sombra, las organizaciones pueden desarrollar mejores estrategias para abordar el uso no autorizado de software y hardware. Monitorear estas soluciones de TI en la sombra, implementar controles centralizados y educar a los empleados sobre los riesgos asociados con las aplicaciones no autorizadas son pasos esenciales para una gestión eficaz de la TI en la sombra.

¿Qué motiva a los empleados a utilizar shadow IT?

Los empleados recurren a la TI en la sombra por diversas razones, pero a menudo con la intención de optimizar tareas o aumentar la productividad. Entre las principales motivaciones se incluyen:

Eficiencia: Los empleados pueden percibir las herramientas aprobadas como obsoletas, demasiado lentas o engorrosas y optar por alternativas más rápidas.

Facilidad de uso: muchas herramientas de TI en la sombra basadas en la nube están diseñadas para ser fáciles de usar, lo que las hace más atractivas para las necesidades inmediatas.

Autonomía: algunos empleados prefieren tener control sobre su entorno de trabajo y encuentran que las soluciones de TI en la sombra son más adaptables a sus tareas específicas.

Soporte de TI inadecuado: cuando los empleados sienten que el departamento de TI no responde lo suficiente, pueden buscar sus propias soluciones para realizar el trabajo.

Comprender estas motivaciones puede ayudar a las organizaciones a implementar estrategias efectivas de gestión de TI en la sombra.

Riesgos asociados a la TI en la sombra

El uso de TI en la sombra presenta diversos riesgos para una organización, desde amenazas a la seguridad hasta mayores costos. A continuación, se detallan los diferentes tipos de riesgos:

Riesgos de cumplimiento

Las aplicaciones no autorizadas pueden provocar el incumplimiento de las normas del sector, como el RGPD o la HIPAA, ya que estas herramientas podrían no cumplir los requisitos regulatorios de protección de datos. Además, dificultan a las empresas el seguimiento y la gestión del acceso a los datos, lo que aumenta el riesgo de infracciones.

Riesgos de costos

La TI en la sombra suele generar suscripciones de software redundantes y mayores costos de licencia. Sin una gestión centralizada, las empresas podrían pagar por múltiples herramientas que cumplen la misma función, lo que genera un desperdicio de recursos.

Riesgos de seguridad

Las aplicaciones no aprobadas suelen carecer de protocolos de seguridad, lo que las convierte en blancos fáciles para los hackers. El acceso no autorizado a datos corporativos puede provocar filtraciones de datos, infecciones de malware y otras vulnerabilidades de seguridad. En ciberseguridad, la presencia de TI en la sombra es especialmente preocupante, ya que elude los firewalls y las medidas de seguridad establecidos, lo que aumenta el riesgo para la organización.

Riesgo causado por aplicaciones de TI ocultas con acceso a la red: Muchas aplicaciones de TI ocultas se acceden a través de redes sin la supervisión del equipo de TI. Esto crea vulnerabilidades de seguridad, lo que facilita que los ciberdelincuentes exploten las vulnerabilidades.

Riesgo de las aplicaciones de TI en la sombra con OAuth habilitado: Las aplicaciones con OAuth habilitado pueden acceder a otras aplicaciones dentro de la organización. Este nivel de integración, si se realiza sin la aprobación del departamento de TI, puede proporcionar a los hackers acceso no autorizado a datos confidenciales en múltiples aplicaciones.

Expansión del SaaS

La proliferación descontrolada de aplicaciones SaaS (SaaS sprawl) dificulta que los equipos de TI gestionen y supervisen las aplicaciones eficazmente. Esto genera desorden, mayor carga de trabajo de TI y dificultades para implementar medidas de seguridad en todas las aplicaciones.

Cómo gestionar la TI en la sombra e implementar una política de TI en la sombra

Gestionar eficazmente la TI en la sombra requiere políticas proactivas y formación. A continuación, se explica cómo las organizaciones pueden implementar soluciones de TI en la sombra para reducir los riesgos:

Educar a los empleados

Se debe informar a los empleados sobre los peligros de la TI en la sombra y animarlos a seguir los procedimientos adecuados para la adopción de nuevas tecnologías. La formación es la primera línea de defensa para garantizar que los empleados comprendan el impacto de las herramientas no aprobadas en la seguridad y el cumplimiento normativo.

Implementar cursos de cumplimiento obligatorio

Implementar cursos obligatorios de cumplimiento para los empleados garantiza que estén al tanto de las regulaciones del sector y de los riesgos de la TI en la sombra. Esto puede ayudar a minimizar las posibilidades de que los empleados accedan a aplicaciones no autorizadas.

Realizar auditorías periódicas

Las auditorías frecuentes ayudan a identificar herramientas no autorizadas en uso dentro de la organización. Las auditorías programadas regularmente permiten a los equipos de TI detectar la TI oculta antes de que provoque graves problemas de seguridad o cumplimiento.

Proporcionar una alternativa

Para minimizar la TI en la sombra, las empresas deberían agilizar el proceso de solicitud de nuevas herramientas. Si los empleados cuentan con un canal adecuado para obtener las aplicaciones necesarias, es menos probable que recurran a la TI en la sombra.

Monitorear eficazmente la TI en la sombra

Las organizaciones pueden implementar herramientas de monitoreo que detecten aplicaciones no autorizadas y señalen riesgos potenciales. Mediante el uso de herramientas de monitoreo de TI en la sombra, los equipos de TI pueden bloquear aplicaciones no autorizadas y abordar los problemas a medida que surgen.

¿Cómo ayuda SaaS Manager Plus a sacar a la luz la TI en la sombra?

ManageEngine SaaS Manager Plus es una potente solución de TI en la sombra que proporciona amplia visibilidad y control sobre el software no autorizado en toda su organización. Así es como aborda eficazmente los desafíos de la TI en la sombra:

ADescubrimiento automatizado: SaaS Manager Plus escanea continuamente su red para identificar todas las aplicaciones SaaS activas, lo que le permite descubrir software oculto o no aprobado sin intervención manual.

Panel centralizado: La plataforma proporciona una vista unificada de las aplicaciones SaaS en un único panel centralizado, consolidando los datos sobre el uso, el gasto y el acceso a las aplicaciones. Esto simplifica la monitorización y facilita la identificación de tendencias o anomalías.

Monitoreo en tiempo real: SaaS Manager Plus rastrea sus herramientas de aplicaciones SaaS y brinda información en tiempo real sobre el uso no autorizado de aplicaciones, lo que permite a su equipo de TI detectar y mitigar rápidamente los posibles riesgos de seguridad asociados con aplicaciones no aprobadas.

Optimización de costos: Al identificar suscripciones redundantes o infrautilizadas, SaaS Manager Plus permite una gestión presupuestaria más eficaz. Esta función ayuda a eliminar gastos innecesarios asociados con herramientas no utilizadas o duplicadas.

Seguridad mejorada: con visibilidad integral, SaaS Manager Plus mitiga los riesgos de seguridad al descubrir aplicaciones con posibles vulnerabilidades.

Control de acceso de usuarios: SaaS Manager Plus proporciona un control granular sobre el acceso de los usuarios a diversas aplicaciones. Esto facilita la gestión de permisos, la revocación de accesos a usuarios no autorizados y garantiza que solo el personal autorizado pueda usar herramientas SaaS específicas.

Informes detallados: La plataforma genera informes detallados sobre el uso de SaaS, el gasto, las actividades de los usuarios y los posibles riesgos. Estos informes proporcionan datos valiosos para ayudarle a tomar decisiones informadas, optimizar la asignación de recursos y fortalecer la gestión de TI en la sombra.

Integración con otras herramientas de TI: SaaS Manager Plus se integra con las herramientas de gestión de TI más populares para facilitar el intercambio de datos y una mejor supervisión entre sistemas. Esta función garantiza un enfoque integral para la gestión de TI en la sombra.

Con SaaS Manager Plus, las organizaciones logran una gestión integral de la TI en la sombra y minimizan los riesgos asociados con aplicaciones no autorizadas. Esta solución permite a los equipos de TI mantener una visibilidad completa de todo el software en uso, lo que ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo, la seguridad y la rentabilidad.

Consultas comunes sobre TI en la sombra

La monitorización y gestión eficaces de la TI en la sombra son esenciales para las organizaciones actuales. Aquí le presentamos lo que necesita saber sobre la TI en la sombra:

¿Cuáles son los beneficios de un programa de gestión de Shadow IT?

Un programa de TI en la sombra bien administrado puede brindar varios beneficios, entre ellos:

• Seguridad mejorada
• Costos reducidos
• Aumento de la productividad
• Cumplimiento mejorado
• Mejor alineación entre TI y los objetivos comerciales

¿Por qué se considera que Shadow IT es la base de la gestión de SaaS?

La regulación de la TI en la sombra es fundamental en la gestión de SaaS porque aborda los riesgos asociados a las aplicaciones no aprobadas, mejora el cumplimiento y permite a los departamentos de TI obtener una visibilidad completa del ecosistema SaaS.

Tipos de métodos de descubrimiento de TI en la sombra

Los métodos para descubrir TI en la sombra incluyen monitorear el tráfico de la red, realizar auditorías de software periódicas y utilizar herramientas especializadas para identificar aplicaciones no autorizadas en tiempo real.

¿Cómo influye Shadow IT en el rendimiento empresarial?

La TI en la sombra sin supervisión suele generar mayores costos, vulnerabilidades de seguridad y problemas de cumplimiento. Sin embargo, cuando el nuevo software se implementa y gestiona eficazmente, puede brindar información sobre herramientas que podrían beneficiar significativamente la productividad y la innovación.

Al comprender y gestionar eficazmente la TI en la sombra, las organizaciones pueden lograr un equilibrio entre productividad y seguridad, empoderando a los empleados y garantizando que el uso de la tecnología se ajuste a las políticas de la organización. Obtener una visibilidad completa de su entorno SaaS es fácil y eficiente con ManageEngine SaaS Manager Plus.