Zmniejszenie ilości danych

Czym jest zmniejszenie ilości danych?

Zmniejszenie ilości danych odnosi się do praktyki ograniczania gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych tylko do tego, co jest absolutnie niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Wiele organów regulacyjnych, w tym RODO, nakazało organizacjom przyjęcie zmniejszenia ilości danych jako najlepszej praktyki w celu zapewnienia integralności i prywatności danych.

Korzyści ze zmniejszenia ilości danych

Organizacje, które mogą swobodnie przechowywać i przetwarzać dane klientów bez ograniczeń, zagrażają prywatności i bezpieczeństwu tych danych. Poniżej wymieniono najważniejsze korzyści płynące ze zmniejszenia ilości danych w organizacji.

• 1. Zmniejszenie kosztów przechowywania danych

  Zarządzanie niechcianymi danymi w magazynach danych pomaga organizacjom sprostać gwałtownemu wzrostowi ilości danych. Należy regularnie skanować dane bez wartości biznesowej i zarządzać nimi, a także czyścić pamięć masową warstwy 1 dla informacji o krytycznym znaczeniu dla firmy.

• 2. Wzmocnienie bezpieczeństwa danych

  Przechowywanie ogromnych ilości niepotrzebnych danych osobowych i elektronicznych chronionych informacji o zdrowiu w wielu repozytoriach danych może narazić organizację na ukierunkowane ataki. Ponadto ochrona danych przed niepożądanym udostępnieniem, kradzieżą i utratą jest łatwiejsza przy mniejszej ilości danych do zabezpieczenia.

• 3. Wzmocnienie środków ochrony prywatności danych

  Nieograniczone gromadzenie danych osobowych przyniosło zbyt wiele konsekwencji, takich jak ukierunkowane reklamy i inwazyjne modelowanie zachowań konsumentów. Usunięcie danych osobowych po zakończeniu ich legalnego użytkowania zapewnia prywatność danych.

• 4. Zapewnienie płynności operacji biznesowych

  Optymalizacja usuwania danych ma kluczowe znaczenie, gdy użytkownicy muszą znaleźć kluczowe informacje biznesowe w magazynach danych i je przetworzyć. Łatwiej jest utrzymać integralność danych i zarządzać ich dostępnością przy mniejszej ilości danych do przejrzenia.

• 5. Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi danych

  Liczne organy regulacyjne, w tym RODO, HIPAA, CCPA i inne, nakazują organizacjom gromadzenie i przechowywanie tylko tych danych, które są niezbędne do dostarczania odpowiednich produktów i usług. Praktykowanie zmniejszenia ilości danych pomaga organizacjom spełnić te standardy zgodności.

RODO i zasada zmniejszenia ilości danych

RODO ma zastosowanie do wszystkich mieszkańców UE. Ma ono na celu zapewnienie im większej widoczności i kontroli nad sposobem, w jaki ich dane osobowe są gromadzone i przetwarzane przez firmy.

RODO pomogło wzmocnić koncepcję zmniejszenia ilości danych do minimum i sprawiło, że organizacje stały się bardziej świadome tego, jakie dane są gromadzone, w jakich celach, jak długo mogą być przechowywane i nie tylko.

Techniki zmniejszania ilości danych

Zmniejsz ilość danych, korzystając z różnych technik minimalizacji ilości danych wymienionych poniżej:

• Ogranicz proces gromadzenia danych tylko do tego, co jest konieczne i wystarczające.
• Gromadź dane wyłącznie od tych osób, które udzieliły na to wyraźnej zgody.
• Lokalizuj niepotrzebne dane bez wartości biznesowej i zarządzaj nimi.
• Monitoruj i ograniczaj próby gromadzenia danych przez pracowników.
• Przeprowadzaj regularne oceny w celu oszacowania konieczności przechowywania każdego przypadku danych osobowych.
• Archiwizuj lub usuwaj dane, których przydatność minęła.