Przeszukiwanie zawartości skrzynek pocztowych programu Exchange

Skrzynka pocztowa programu Exchange to repozytorium wiadomości e-mail, które często mogą zawierać poufne informacje biznesowe. Może ona zawierać szczegółowe informacje o transakcjach bankowych, numerach kont, kartach kredytowych, ofertach przetargowych i nie tylko. Skrzynki pocztowe są bardzo podatne na kradzież informacji i ataki wewnętrzne.

Natywne narzędzia programu Exchange umożliwiają wyszukiwanie elementów, takich jak wiadomości e-mail, dokumenty i konwersacje za pomocą wiadomości błyskawicznych przy użyciu zapytań z określonymi słowami kluczowymi. Ta metoda nie jest jednak kompleksowa i nie pomaga w przypadkach, gdy trzeba wyszukać konkretną informację w wielu wiadomościach e-mail wysyłanych i odbieranych przez organizację każdego dnia.

Program Exchange Reporter Plus oferuje proste rozwiązanie do wyszukiwania treści, za pomocą którego można tworzyć kryteria oparte na atrybutach, wzorcach lub słowach kluczowych. Korzystając z wielu filtrów warunków, można szybko i dokładnie zawęzić wyniki wyszukiwania. Można tworzyć i planować profile przeszukiwania zawartości, które w razie potrzeby będą generowane i wysyłane do interesariuszy.

Aby przeprowadzić wyszukiwanie błyskawiczne w skrzynkach pocztowych organizacji za pomocą programu Exchange Reporter Plus:

• Kliknij kartę Przeszukiwanie zawartości.
• Przejdź do opcji Exchange Server → Raporty o przeszukiwaniu zawartości → Profile zawartości poczty → Wyszukiwanie błyskawiczne.
• Wybierz odpowiednią organizację programu Exchange w okienku po lewej stronie.
• Wybierz skrzynki pocztowe i foldery, w których chcesz przeprowadzić wyszukiwanie.
• W polu Słowa kluczowe dodaj dowolną liczbę filtrów warunków.Dowiedz się więcej.
• Kliknij Zapisz.

Możesz również zapisać ten profil do wykorzystania w przyszłości. Wszystko, co musisz zrobić, to wyszukać zapisany profil po lewej stronie karty Przeszukiwanie zawartości i kliknąć go, aby uruchomić raport. Wygenerowany raport można wyeksportować w czterech formatach: CSV, HTML, PDF i XLS. Dowiedz się więcej

Program Exchange Reporter Plus umożliwia filtrowanie zawartości wiadomości e-mail przy użyciu jednego lub wszystkich wymienionych poniżej pól. Można utworzyć jedno lub wiele kryteriów w celu filtrowania wymaganej zawartości.

Lista pól, których można użyć do skonfigurowania takich kryteriów, jest następująca: Temat wiadomości, Adresat UDW, Zażądano potwierdzenia odczytu, Czułość, Rozmiar wiadomości, Odczytano, Identyfikator wiadomości internetowej, Nagłówki wiadomości internetowej, Od adresata, Do adresata, Klasa wiadomości, W odpowiedzi do, Identyfikator konwersacji, Temat konwersacji, Wersja robocza, Ode mnie, Ponownie wysłana, Przesłana, Skojarzona, Zmodyfikowana, Ma załącznik, Ważność, Data otrzymania wiadomości, Data utworzenia wiadomości, Data wysłania wiadomości i Treść.

Funkcja przeszukiwania zawartości programu Exchange Reporter Plus umożliwia wykonywanie następujących działań:

• Przeszukiwanie wielu skrzynek pocztowych: przeszukaj wszystkie lub wybrane skrzynki pocztowe w organizacji programu Exchange.
• Przeprowadzanie wyszukiwania opartego na warunkach: ustaw wiele warunków, aby odfiltrować wiadomości e-mail, które chcesz wyświetlić.
• Przeprowadzanie wyszukiwania opartego na wzorcach: Używaj warunków wyrażeń regularnych i dopasowania wyrażeń regularnych, aby identyfikować wiadomości e-mail zawierające dane osobowe.
• Automatyzacja przeszukiwania: twórz profile przeszukiwania, aby automatycznie przeglądać skrzynki pocztowe w określonych odstępach czasu.
• Wdrożenie elastycznych interwałów odpytywania: wybieraj i modyfikuj interwały odpytywania zgodnie z potrzebami.
• Delegowanie uprawnień do techników: udzielaj uprawnień do przeszukiwania zawartości tylko wybranym technikom bez podnoszenia ich poziomów dostępu.
• Wyświetlanie zawartości i pobieranie załączników: wyświetlaj zawartość wiadomości e-mail w formacie HTML i pobieraj załączniki, aby mieć pełną kontrolę.

Zgodnie z przepisami RODO, HIPAA, FISMA i innymi prawnymi zasadami zachowania zgodności, użytkownicy nie mogą udostępniać numerów ubezpieczenia społecznego, danych logowania i innych danych osobowych za pośrednictwem wiadomości e-mail. Niestety, nie zawsze tak jest.

Zaletą posiadania funkcji przeszukiwania zawartości jest to, że można łatwo śledzić wyciek poufnych informacji i uważnie monitorować potencjalne ataki. Możesz także zagwarantować, że pracownicy spełniają standardy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, a także regularnie monitorować rodzaj informacji przesyłanych za pośrednictwem wielu skrzynek pocztowych pracowników.