Data Classification ซอฟต์แวร์
Endpoint DLP Plus เป็น Data Classification Tool แบบครบวงจรที่สแกน Endpoint เพื่อค้นหาข้อมูลสำคัญด้วยกระบวนการ data classification และการจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ช่วยกำหนดได้ว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับองค์กรของคุณ การจัดประเภทนี้ช่วยในการตั้งค่าData Loss Prevention (DLP) policy เพื่อระบุได้อย่างแม่นยำว่าข้อมูลขององค์กรมีเนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อนหรือไม่
ฟีเจอร์หลักของ Data Classification ของเรามีอะไรบ้าง?
กฎข้อมูลที่แม่นยำ:
กระบวนการ data classification ที่มีประสิทธิภาพต้องให้ความสำคัญกับแนวทางการจัดประเภทที่ช่วยระบุข้อมูลสำคัญ Data rule ใน Endpoint DLP Plus คือหนึ่งในมาตรฐานที่ช่วยตรวจจับข้อมูลสำคัญขององค์กรได้อย่างแม่นยำท่ามกลางข้อมูลจำนวนมาก
เกณฑ์แบบกำหนดเองและแบบกำหนดไว้ล่วงหน้า:
Data rule เป็นมาตรฐานการจัดประเภทข้อมูล 2 รูปแบบ ได้แก่ Custom และ predefined โดย predefined criteria ช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลพร้อมกับระบุข้อมูลสำคัญ ส่วน custom criteria ใช้สร้างชุดกฎตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ
จัดหมวดหมู่ข้อมูลสำคัญ:
Data classification ยังครอบคลุมถึงการจัดหมวดหมู่ข้อมูลสำคัญด้วย การจัดกลุ่มข้อมูลสำคัญ เช่น PHI, PII และ PCI ช่วยให้กำหนด DLP policy ที่เหมาะกับข้อมูลที่จัดประเภทไว้ได้ง่ายขึ้น
Data Rule คืออะไร?
Data Rule คือแนวทางที่ช่วยตรวจจับเนื้อหาสำคัญในไฟล์หรือข้อมูล โดยใช้เกณฑ์การจัดประเภท เช่น RegEx, Keyword matching, File Extension และ Document/Fingerprint matching ระหว่างการสแกนไฟล์ หากแพทเทิร์นใน data rule ตรงกับเนื้อหาในไฟล์ ระบบจะทำเครื่องหมายไฟล์นั้นเป็นข้อมูลสำคัญ เกณฑ์ data classification จะได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง เพื่อรองรับความสำคัญของการรักษา Compliance และความปลอดภัย
Data Classification: กระบวนการ การนำไปใช้ และข้อดี
Endpoint DLP Plus ช่วยให้ผู้ดูแลระบบ IT ทำกระบวนการค้นหาและจัดหมวดหมู่ข้อมูลสำคัญที่จัดเก็บอยู่ใน Endpoint แบบอัตโนมัติ โซลูชันสำหรับองค์กรนี้ช่วยค้นพบและจัดประเภทข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทั้งข้อมูลแบบ structured และ unstructured โดยใช้กลไกขั้นสูง เช่น fingerprinting, RegEx, file extension based filter และ keyword search. นอกจากนี้ Endpoint DLP Plus ยังช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลสำคัญตามแหล่งที่มา รูปแบบ และคุณลักษณะอื่นๆ ได้ด้วย predefined criteria จำนวนมาก หรือสร้าง custom criteria ตามต้องการก็ได้ หลังจากขั้นตอนนี้ การสร้าง policy เพื่อกำหนดวิธีจัดการข้อมูลที่ระบุไว้จะทำได้ง่ายขึ้นมาก เพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูล
ManageEngine's Data Classification ช่วยคุณได้อย่างไร?
สรุปรายละเอียดของกระบวนการ data classification
การประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียด:
ระบุระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญแต่ละประเภทในองค์กรของคุณ รวมถึงข้อมูลของพนักงานและลูกค้า เพื่อให้คุณจัดลำดับความสำคัญของการปกป้องข้อมูลได้สร้างนโยบายอย่างเป็นทางการ:
ระดับความเข้มงวดของมาตรการรักษาความปลอดภัยควรสอดคล้องกับระดับความเสี่ยง หากข้อมูลบางประเภทถูกเปิดเผยหรือถูกขโมย องค์กรควรกำหนดข้อจำกัดอย่างชัดเจนว่าผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับข้อมูลสำคัญแต่ละประเภทได้อย่างไร เช่น สามารถจัดเก็บหรืออัปโหลดไว้ที่ใดได้บ้างการรวบรวมข้อมูล:
Endpoint ภายในเครือข่ายมักจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก วิธีที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาข้อมูลบน Endpoint คือการจัดกลุ่ม Endpoint ตามหน้าที่หรือแผนก เพราะข้อมูลบางประเภทมักอยู่ในแผนกที่เกี่ยวข้องของตนเอง (เช่น PII ใน Endpoint ของ HR) เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้ว ก็พร้อมสำหรับการจัดเรียงต่อไป
Data Classification โดยใช้ Predefined Criteria
Predefined criteria ช่วยตรวจจับตัวบ่งชี้ทั่วไปของข้อมูลสำคัญในเอกสารที่มี PII เช่น ที่อยู่หรือข้อมูลทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจาก PII แสดงผลในรูปแบบที่ต่างกันทั่วโลก จึงสามารถใช้ predefined criteria ตามแต่ละประเทศได้
Data Classification โดยใช้ Custom Criteria
มีอุตสาหกรรมเฉพาะทางจำนวนมากที่องค์กรต้องจัดการและประมวลผลข้อมูลซึ่งไม่ได้อยู่ในรูปแบบทั่วไปของ PII หรือ finance tokens สำหรับความต้องการเฉพาะขององค์กร จึงมีกลไกหลากหลายในการสร้าง custom rule criteria แบบละเอียด
RegEx
RegEx หรือ regular expression หรือ rational expression คือระบบเชิงตรรกะสำหรับอธิบายแพทเทิร์น ใน data classification นี่คือยูทิลิตีที่มีประสิทธิภาพสำหรับระบุรูปแบบข้อความที่พบในเอกสารสำคัญบางประเภท เช่น ลำดับตัวเลขบัตรเครดิตหรือหมายเลขประกันสังคม
Keyword search
สำหรับไฟล์ที่มี keyword เป้าหมายหรือชุดตัวอักษรเฉพาะอื่นๆ ที่อาจบ่งชี้ถึงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบุคคล ฟีเจอร์ keyword search สามารถใช้กรองข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ และค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ เครื่องมือนี้มีประโยชน์อย่างมากในงานสืบค้น เพราะช่วยจำกัดขอบเขตและตรวจจับเกณฑ์ที่ต้องการได้ชัดเจนขึ้น
Fingerprinting/Document matching
Fingerprinting คือความสามารถของ DLP ที่ใช้สร้าง criteria จากเอกสารที่ผู้ใช้อัปโหลดหรือเอกสารที่มีการถ่ายโอนบ่อยครั้ง รูปแบบเอกสารมาตรฐานขององค์กรสำหรับเอกสารที่ใช้งานเป็นประจำ สามารถใช้แยกความแตกต่างของเอกสารสำคัญแต่ละประเภทได้ โครงสร้างของสิทธิบัตร เอกสารทางกฎหมาย เวชระเบียน และเอกสารประเภทอื่นๆ สามารถวิเคราะห์ตามบริบทเพื่อสร้าง document fingerprints ที่สอดคล้องกันได้ หลังจากนั้น เอกสารประเภทเหล่านี้จะถูกจัดประเภทตาม layout ที่สอดคล้องกันเมื่อมีการประมวลผลหรือถ่ายโอน
File extension
เอกสารยังสามารถจัดประเภทเป็นข้อมูลสำคัญตาม file extension ได้ด้วย ขึ้นอยู่กับองค์กรหรือแผนก ไฟล์บางประเภทมีแนวโน้มสูงที่จะมีข้อมูลสำคัญ ตัวอย่างเช่น ในแผนกบัญชี ไฟล์ excel มักมีข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับ ดังนั้นไฟล์ที่มีนามสกุล .xlsx จึงสามารถทำเครื่องหมายเป็นข้อมูลสำคัญได้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Data Classification
Data Classification คืออะไร?
Data classification คือกระบวนการที่ใช้ตรวจจับเนื้อหาสำคัญ และจัดกลุ่มข้อมูลสำคัญเพื่อใช้ตั้งค่า DLP เพิ่มเติม
Data Classification software คืออะไร?
Data classification software คือซอฟต์แวร์ที่รองรับแนวทางการทำ data classification ที่เชื่อถือได้ในระดับสูง เพื่อให้กระบวนการ data loss prevention เป็นไปอย่างราบรื่น
ทำไม Data Classification จึงมีความสำคัญ?
ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ต่างก็มีข้อมูลจำนวนมากที่ถูกสร้าง เปิดดู แก้ไข และถ่ายโอนอยู่ทุกวัน การตั้งค่า data loss prevention policy สำหรับข้อมูลทั้งหมดอาจซ้ำซ้อนเกินความจำเป็น เพราะไม่ใช่ทุกข้อมูลจะมีความสำคัญ Data classification ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลสำคัญจากข้อมูลจำนวนมาก และดำเนินการตั้งค่า data loss prevention เฉพาะกับข้อมูลที่สำคัญจริง
ประเภทของ Data Classification มีอะไรบ้าง?
แบบอิงตามเนื้อหา: ระบบจะค้นหา keyword, แพทเทิร์น หรือ image matches ที่เฉพาะเจาะจงในเอกสาร โดยทั่วไปจะใช้ Fingerprinting และ RegEx เป็นกลไกในการจัดประเภทข้อมูลตามเนื้อหา
แบบอิงตามบริบท: เพื่อระบุบริบทของเอกสารแต่ละรายการ ระบบจะตรวจสอบแหล่งที่มาของข้อมูลและนามสกุลไฟล์ โดยทั่วไปองค์กรจะมีแอปและโดเมนอีเมลบางรายการที่จัดอยู่ในหมวดที่เหมาะกับการใช้งานระดับองค์กร หากไฟล์ใดถูกพิจารณาว่าถูกสร้างหรือถ่ายโอนผ่าน enterprise applications หรืออีเมล ไฟล์นั้นจะถูกทำเครื่องหมายเป็นข้อมูลสำคัญ
Data Classification ทำงานอย่างไร?
Data rules ทั้งแบบ custom และ predefined ถูกใช้เพื่อจัดประเภทเนื้อหาสำคัญในข้อมูลองค์กร เมื่อสร้าง data rule ใน Endpoint DLP Plus แล้ว ข้อมูลองค์กรของคุณจะถูกสแกนอย่างต่อเนื่องเพื่อค้นหาข้อมูลสำคัญตามกฎที่กำหนดไว้
ประโยชน์ของ Data Classification คืออะไร?
การจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ: การระบุลักษณะและระดับความสำคัญของข้อมูลช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม
การใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า: เมื่อรวมและปกป้องข้อมูลสำคัญทั้งหมดแล้ว เนื้อหาที่ไม่สำคัญสามารถนำไปตรวจสอบต่อได้ว่ายังมีประโยชน์หรือไม่ ข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นก็สามารถลบออกได้ง่าย เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการดูแลและจัดเก็บ
การทำ data loss prevention แบบครอบคลุม: ข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้รับการระบุและติดป้ายกำกับไว้ จึงตรวจพบการใช้งานที่ไม่เหมาะสมได้ทันที
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้: ขึ้นอยู่กับประเภท วัตถุประสงค์ และช่วงเวลาการใช้งานของข้อมูล ข้อมูลสามารถเปิดให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้สะดวกขึ้น และจำกัดการเข้าถึงจากผู้อื่น
จะเลือก Data Classification ที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
เครื่องมือที่มีองค์ประกอบด้าน data classification แบบละเอียด จะช่วยระบุข้อมูลสำคัญได้แม่นยำและจัดกลุ่มข้อมูลที่จัดประเภทแล้วได้อย่างเหมาะสม ซึ่งถือเป็น data classification tool ที่ดี กล่าวโดยสรุป data classification tool ที่ดีที่สุดควรมีความละเอียดรอบคอบในการค้นหาข้อมูลสำคัญ เพื่อรองรับการตั้งค่า data loss prevention
Endpoint DLP Plus คือโซลูชัน data loss prevention โดยเฉพาะของ ManageEngine ที่รวมทั้ง data classification และ data protection ไว้ในแพ็กเกจเดียว ด้วยระบบการจัดประเภทที่ทันสมัยซึ่งผสานทั้งวิธีแบบอิงตามเนื้อหาและแบบอิงตามบริบท Endpoint DLP Plus ช่วยระบุข้อมูลสำคัญและติดตามการเคลื่อนไหวของข้อมูลผ่านเครือข่ายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังตรวจจับและบล็อกการถ่ายโอนข้อมูลนี้ผ่านหลายช่องทางโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยอยู่เสมอ