Silos de dados: o que são, por que prejudicam o negócio e como quebrá-los
Na era digital, em que dados são os ativos mais importantes de qualquer organização, ter qualquer tipo de ruído entre informações ou colaboradores pode trazer inúmeros problemas.
Por esse motivo, os silos de dados podem trazer prejuízos fiscais, financeiros e legais. Quer saber mais sobre eles, como eles afetam os negócios e como quebrá-los? Continue neste artigo.
O que são silos de dados?
Segundo o dicionário Michaelis, uma dos significados de "silo" é:
Reservatório de alvenaria em forma de torre, usado para armazenar cereais, cimento ou outros produtos.
O silo de dados é um reservatório, mas ao invés de armazenar cereais, armazena dados, tornando-os inacessíveis a outros times e/ou colaboradores.
Vale ressaltar que ele é diferente de um cofre de dados, já que os silos são criados involuntariamente por qualquer membro de uma organização.
Como eles surgem?
Eles podem surgir de diferentes maneiras, dependendo da situação. Veja as mais comuns a seguir.
Cópias de arquivos
Ao lidar com documentos e arquivos digitais corporativos, é rotineiro que os colaboradores façam uma cópia e a salvem em suas nuvens particulares ou mesmo em seus dispositivos. Isso cria diversos silos de dados, já que diferentes colaboradores tem diferentes versões de um mesmo arquivo.
Cultura organizacional
Muitas empresas não tem uma cultura de transparência de informações. Isso faz com que novos colaboradores não adotem o costume de compartilhar dados, intensificando os silos.
Crescimento das empresas
O crescimento acaba por criar silos em diferentes etapas e setores, especialmente quando não planejado. Isso porque os novos funcionários podem não receber o treinamento correto, trazendo vícios e costumes de empresas prévias.
Além disso, um crescimento não planejado pode fazer com que antigos processos não sejam implementados propriamente.
Ferramentas sem integração
Uma das causas mais comuns é a falta de integração entre as ferramentas empresariais. As ferramentas utilizadas por um negócio devem ser bem pensadas e escolhidas, já que elas devem conversar entre si para evitar "falta de comunicação" e a criação de silos de dados.
Desvantagens dos silos de dados
Ter muitos silos de dados dentro das organizações pode causar alguns impactos negativos, especialmente quando não são bem administrados.
Aumento no espaço de armazenamento
A computação em nuvem proporcionou um aumento na facilidade de armazenar dados, especialmente para as empresas que tem muitos funcionários. Com essa facilidade, não é incomum ver cada funcionário salvando e armazenando arquivos em suas nuvens individuais. Isso faz com que diversos documentos sejam duplicados diversas vezes por diversas pessoas, aumentando gradativamente o espaço de armazenamento consumido.
Desconformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados prevê que dados, especialmente os sensíveis, sejam tratados de forma unificada e segura. Os silos de dados aumentam os riscos de vazamento, assim como a fragmentação dos dados dificulta a visualização e também armazenamento correto.
Além disso, é fundamental que haja segurança e transparência na retenção de dados, o que é difícil de comprovar quando existem silos.
Fragmentação de dados
Quando muitos silos existem dentro de uma mesma empresa, grande parte dos dados são fragmentados, já que uma parte fica no computador de um colaborador x, outra parte na nuvem do colaborador y, e assim por diante.
Informações perdidas
Imagine que uma empresa possui diversos silos de dados e que um dos funcionários muda de emprego. Já pensou em quantas informações importantes são perdidas?
Além disso, existe a possibilidade de um profissional ter tantos arquivos desorganizados que grande parte deles podem se perder em meio a tanta bagunça.
Redução na colaboração e comunicação entre profissionais
Quando todos os profissionais trabalham em um mesmo documento, ele se torna cada vez mais rico e completo. Além disso, dessa maneira a comunicação é mais fácil e direta.
Já o contrário também acontece. Quando os profissionais trabalham em documentos diferentes, dificulta a colaboração e a comunicação.
Dificuldade de supervisão
Quando um projeto é muito fragmentado, fica mais difícil para um gerente conseguir supervisionar tudo o que está sendo feito. Isso acaba impactando nos resultados e também na performance dos colaboradores envolvidos.
Esse fator também impacta no desenvolvimento de estratégias, já que não existe um entendimento completo do que está acontecendo.
Desperdício de recursos
A fragmentação de informações impacta nos recursos utilizados. Como citamos anteriormente, uma das desvantagens dos silos de dados é o aumento na utilização de espaço de armazenamento, que afeta diretamente no aumento de gastos com armazenamento, recursos naturais e recursos humanos.
Silos de dados vs. Controle de acesso
Estes dois termos podem se confundir, mas a verdade é que eles tem uma grande diferença.
Como dissemos anteriormente, os silos de dados são depósitos criados inconscientemente que armazenam dados. E, algumas vezes, esse tipo de repartição é vantajosa, mas não em forma de silos.
Ter dados que apenas determinadas partes de uma empresa ou times específicos têm acesso é uma maneira eficiente de fazer com que certas informações sejam acessadas apenas pelas partes que realmente precisam.
Por isso, desenvolver e aplicar uma política de controle de acessos é uma maneira eficiente de colocar isso em prática. Dessa maneira, é possível gerenciar, regular e determinar quem ou quais grupos de pessoas podem ter acesso a determinadas informações ou mesmo aplicações.
Além disso, é possível controlar e fornecer acessos específicos para diferentes situações, como:
Acesso Just In Time (JIT);
Controle de acesso baseado em função hierárquica (HRBAC);
Controle de acesso baseado em atributos (ABAC);
Controle de acesso discricionário (DAC);
Controle de acesso obrigatório (MAC);
Controle de acesso baseado em lista de controle de acesso (ACL).
Como contornar os silos de dados?
Pode parecer inevitável, mas a verdade é que existe sim maneiras de evitar que silos de dados se formem, ou pelo menos maneiras de contorná-los.
Impulsione uma cultura organizacional
Ter uma cultura organizacional é importante porque faz com que novos colaboradores aprendam com os antigos a armazenar e lidar com dados e arquivos da maneira correta.
Utilize sistemas compatíveis entre si
Um dos motivos para a criação de silos é a falta de compatibilidade entre sistemas e ferramentas, o que faz com que os funcionários façam inúmeras cópias.
Por isso, ao aderir a um novo software, tenha certeza que ele é compatível com todos os outros já existentes. Isso facilita a integração como também melhora a experiência digital do funcionário.
O ServiceDesk Plus é uma ferramenta de gerenciamento de serviços empresariais. Ele também proporciona gestores a administrar chamados de diversos tipos, ativos e inventário, endpoints, operações de TI e muito mais. Além disso, ele é compatível com diversas outras ferramentas, sistemas operacionais e possui uma inteligência artificial capaz de te ajudar com qualquer dúvida. Experimente o ServiceDesk Plus gratuitamente por 30 dias.
Realize auditorias frequentes
Outra maneira de evitar os silos são as auditorias, que possibilitam entender e visualizar os motivos e funcionários que os criam. Além disso, é possível entender o que leva a criação desses silos, e assim desenvolver maneiras para evitá-los.
O Endpoint Central é uma ferramenta de gestão de endpoints que é compatível com diversos sistemas operacionais. Além de possibilitar a identificação de arquivos duplicados, é possível prevenir o vazamento de dados, fazer a criptografia de arquivos e realizar auditorias periódicas.
O ADManager Plus é uma ferramenta de gestão do Active Directory, que possibilita fazer o gerenciamento de arquivos dos usuários no AD, além de fornecer relatórios completos.
Utilize data lakes
Data lakes são repositórios de dados centralizados, o que permite que diferentes setores e colaboradores tenham acesso as informações nele armazenadas.
Isso previne que silos se formem e também fomenta a contribuição entre equipes e colaboradores.
Insista no processo
Esse é um processo longo e que exige bastante perseverança, além da contribuição de todos os funcionários. Por isso, é normal que demore um certo tempo até sua empresa estar completamente livre dos silos.
Reforce sempre que precisar a necessidade do compartilhamento de dados entre as pessoas e também o trabalho em grupo.
Conclusão
Apesar de possuir alguns benefícios, os silos de dados podem gerar muitos problemas quando não são bem administrados. Por isso, tentar evitá-los ou contorná-los é a melhor opção para ter uma organização unificada.
As ferramentas da ManageEngine são compatíveis e possuem integração com muitas outras ferramentas e sistemas operacionais, evitando e diminuindo os silos de dados da sua empresa.
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Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.