Tool Sprawl: como o ITAM ajuda a controlar o excesso de ferramentas
As equipes de TI têm cada vez mais aplicações para gerenciar e a realidade é que a visibilidade do que está acontecendo dentro do ambiente fica comprometida na maioria das situações. Isso acontece por conta de um fenômeno chamado tool sprawl, ou proliferação de ferramentas, em português.
Segundo uma estimativa do Gartner, até 2027 haverá um excesso de gastos de 25% devido a recursos não utilizados e ferramentas sobrepostas. Em outras palavras: empresas gastarão mais dinheiro com licenciamento de aplicações, simplesmente porque é difícil controlar o tool sprawl.
Mas, será que esse gasto a mais faz sentido?
Por isso, no artigo de hoje, vamos entender o que é tool sprawl, como pode prejudicar sua empresa e como utilizar soluções de ITAM para controlar a proliferação. Continue lendo!
O que é Tool Sprawl?
Tool sprawl é o crescimento descontrolado de softwares dentro de uma organização. Acontece com mais frequência com ferramentas SaaS (Software as a Service).
Isso ocorre quando os departamentos adquirem ferramentas demais, resultando em um acúmulo de soluções que acabam sendo subutilizadas, redundantes, não inventariadas e potencialmente com brechas de segurança.
Diferentemente de uma expansão planejada, o sprawl não é intencional: ele nasce da facilidade de aquisição de novas ferramentas. Em muitos casos, o acúmulo de aplicações é causado pela falta de governança centralizada.
Com o tempo, a empresa acumula gastos com licenciamento de soluções que provavelmente serão abandonadas em pouco tempo. Um estudo da Zylo prevê que organizações irão gastar cerca de US$55,7 milhões anualmente com assinaturas SaaS em 2026; 8% a mais do que em 2025.
Além disso, a proliferação de ferramentas também representa uma brecha de segurança: devido ao portfólio extenso, é difícil garantir que todas as ferramentas estão em conformidade com leis ou regulamentos — principalmente porque, muitas vezes, a alta liderança não tem visibilidade do que está sendo utilizado.
Dados apontam que apenas 60% das aplicações são visíveis ao time de TI, enquanto as outras 40% operam em shadow.
Qual a diferença de tool sprawl e Shadow IT?
Shadow IT é o uso de qualquer tecnologia fora do controle da TI, incluindo softwares, hardwares e outros dispositivos que não foram aprovados, o que representa um risco ainda maior para a segurança da empresa. Afinal, funcionários podem adquirir novas ferramentas através de sites não oficiais ou confiáveis.
Por outro lado, o tool sprawl é o crescimento descontrolado de assinaturas (principalmente SaaS).
Uma aplicação pode ter sido aprovada, mas se não for gerenciada da maneira correta, pode acabar subutilizada. É comum que a proliferação de ferramentas seja impulsionada pela falta de revogação de licenças quando funcionários deixam a empresa ou pela aprovação de uma nova compra com recursos parecidos, por exemplo.
O Shadow IT é frequentemente o combustível do tool sprawl. Quando cada área adota suas ferramentas próprias sem o aval da TI, a empresa acumula aplicações redundantes, descentralizando a gestão e pulverizando o orçamento.
5 principais riscos associados ao tool sprawl
O excesso de ferramentas aumenta consideravelmente o número de desafios que uma empresa enfrenta, principalmente no que diz respeito à gestão, integração e eficiência. Confira cinco desafios do tool sprawl:
1. Ineficiência operacional
Ao adotar múltiplas ferramentas, é provável que a maioria delas terão funcionalidades sobrepostas, ou seja, desempenharão o mesmo tipo de serviço ou atividade. Assim, cria-se um ambiente complexo e difícil de gerenciar.
Vamos supor que sua empresa tenha duas ferramentas diferentes para monitorar vulnerabilidades de segurança. Cada uma pode apresentar métricas e gráficos de maneira diferente, tornando a gestão confusa.
Isso gera a chamada "fadiga de alternância", onde o colaborador perde produtividade e foco ao precisar saltar constantemente entre diferentes interfaces para realizar uma única tarefa.
2. Falha de comunicação entre times
Se cada departamento adota soluções diferentes, a comunicação entre eles fica comprometida.
Por exemplo: o time de RH utiliza uma solução para comunicação interna que é diferente da solução do time financeiro. Como será quando esses dois departamentos precisarem conversar entre si?
É importante destacar que, hoje em dia, a TI não é mais uma área isolada da empresa. Se a TI não conseguir se comunicar de maneira eficaz com outros times, é provável que não conseguirá resolver nenhum incidente ou falha grave.
3. Aumento de custos
Imagine que cada ferramenta assinada requer um licenciamento, suporte e gerenciamento diferente. Além de elevar os custos de forma significativa, essas ferramentas acabam sendo subutilizadas e a empresa não percebe que uma grande parte do seu orçamento está sendo consumida por conta dessa proliferação.
4. Brechas de segurança
O excesso de ferramentas, principalmente SaaS, cria pontos cegos na segurança de cada aplicação. Se não houver um monitoramento contínuo de descoberta, as vulnerabilidades passam despercebidas e contribuem para a exposição da empresa.
5. Falta de integração entre ferramentas
É preferível que todas as ferramentas dentro seu ambiente estejam integradas entre si para facilitar a coleta e visualização de dados.
Se isso não acontece, a gestão precisa lidar com informações descentralizadas, verificando a veracidade de cada dado obtido nessas ferramentas. Além de exigir muito tempo, pode levar a uma tomada de decisão atrasada ou com falta de contexto.
Contornando desafios: como evitar o excesso de ferramentas?
Centralize a visibilidade de todas suas aplicações
Sejam elas SaaS, cloud ou on-premise, é necessário que exista um acompanhamento rigoroso de todas as ferramentas que estão sendo utilizadas dentro do seu ambiente.
Dessa forma, você consegue realizar corte de gastos quando necessário, centralizar a governança de soluções de TI e garantir que todas as informações cruciais sejam armazenadas da maneira correta.
Calcule os gastos atuais com ferramentas
É difícil impedir o tool sprawl sem um bom acompanhamento financeiro. Para isso, certifique-se de organizar todas as assinaturas que existem dentro do seu ambiente.
Também é possível estimar quanto dinheiro sua organização está perdendo com o tool sprawl:
Some todas as assinaturas/licenciamentos. Vamos supor que o total deu R$ 1 milhão;
Desse montante, considere que 25% representam ferramentas subutilizadas;
Agora faça as contas: multiplique 1 milhão por 25%;
Resultado: cerca de R$250 mil estão sendo gastos com soluções inoperantes.
Você também pode incluir um cálculo do tempo-hora que seus funcionários precisam treinar e aprender a navegar em todas essas ferramentas, além de gastos com possíveis multas e penalidades por não estar em conformidade com órgãos regulatórios.
O valor real é bem maior.
Estabeleça um processo rigoroso para a aquisição de novas aplicações
A tomada de decisão na hora de adquirir uma nova ferramenta precisa ser centralizada e justificada por motivos plausíveis.
Instrua seus departamentos a não se inscreverem em testes grátis com cobrança automática e encoraje que eles estudem profundamente antes de solicitar uma nova aquisição. O que queremos evitar, além do gasto desnecessário, é o acúmulo de aplicações que possuem funcionalidades parecidas.
Endpoint Central: como a solução da ManageEngine pode evitar o tool sprawl
O IT Asset Management (ITAM), ou gestão de ativos de TI, é responsável por inventariar, monitorar e otimizar todos os ativos de uma organização ao longo do seu ciclo de vida.
Esses ativos incluem hardwares e softwares, permitindo que a gestão tenha total visibilidade de todas as aplicações que estão sendo adotadas no dia a dia das equipes. Assim, o tool sprawl pode ser evitado.
Dentro do Endpoint Central, é possível utilizar os módulos de ITAM para gerenciar todas as soluções adotadas pela empresa. Entenda como funciona:
1. Descoberta de softwares
A descoberta consiste em identificar, rastrear e inventariar todos os softwares que estão presentes na rede de uma empresa.
Os métodos de descoberta podem ser:
Baseada em agentes (Agent-based): um agente instalado em cada dispositivo (servidores, laptops e desktops) monitora o uso das aplicações em tempo real, registra novas instalações e atualiza o inventário atual;
Sem agente: o Endpoint Central faz uma varredura na rede para identificar dispositivos e os softwares instalados nela, sem precisar de agente local para descoberta.
2. Detecção de ameaças à segurança
A ferramenta da ManageEngine possui um módulo específico para identificar softwares não autorizados nas máquinas, que representam brechas de seguranças graves, podendo abrir portas para cibercriminosos atuarem na rede.
Sempre que uma aplicação não autorizada for detectada, um técnico é alertado. É possível definir quais softwares são proibidos dentro do Endpoint Central, diminuindo as ocorrências.
3. Gerenciamento de licenças
Além das brechas de segurança, o tool sprawl também provoca um gasto financeiro muito superior ao necessário. Com o módulo de gerenciamento de licenças, a liderança consegue visualizar com facilidade quantas licenças estão ativas, perto de expirar ou em fase de teste grátis.
Isso evita gastos com renovação de licenças que não serão mais utilizadas, por exemplo, ou gastos com cobranças automáticas por uma aplicação que não será adotada pela equipe.
O gerenciamento de licenças também atua para garantir a conformidade desses softwares, reduzindo os riscos de multas e penalidades por não seguir a regulamentação do fabricante.
4. Atualização automática do inventário
Sem visibilidade = sem gestão. O Endpoint Central realiza varreduras periódicas de todos os softwares presentes no seu ambiente e atualiza automaticamente seu inventário de ativos.
Dessa forma, você não perde nenhuma aplicação de vista e pode acompanhar até mesmo a frequência de uso, o que é muito útil para entender qual é a real usabilidade e aproveitamento de diferentes ferramentas.
Conclusão
O tool sprawl é um fenômeno comum nas organizações, mas que pode colocar a segurança e a saúde financeira em risco. Sem um gerenciamento eficaz de aplicações e softwares, é possível que sua empresa esteja perdendo dinheiro e comprometendo a segurança do ambiente.
Com o Endpoint Central da ManageEngine, você consegue visualizar todas as ferramentas que estão sendo utilizadas dentro da sua infraestrutura, garantindo que não haja um excesso desnecessário de aplicações redundantes ou não inutilizadas.
Além de controlar o orçamento, essa visibilidade é fundamental para adicionar uma camada de segurança em todos os seus dispositivos, garantindo a conformidade de licenças e software e impedindo o uso de aplicações que podem comprometer seus endpoints.
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Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.