Dados redundantes, obsoletos e triviais

O que são dados redundantes, obsoletos e triviais (ROT)?

Dados redundantes, obsoletos e triviais (ROT) referem-se a informações digitais que têm pouco ou nenhum valor comercial para a organização, mas que continuam armazenadas.

• Dados redundantes referem-se a arquivos duplicados, ou seja, várias cópias do mesmo arquivo armazenadas em repositórios de armazenamento. Eles se acumulam quando os colaboradores criam várias versões do mesmo arquivo.
• Dados obsoletos são informações desatualizadas que não são mais utilizadas pela organização, como arquivos antigos ou inativos. Exemplo: Arquivos de propriedade e uso de ex-colaboradores.
• Dados triviais referem-se a arquivos insignificantes ou não relacionados à organização, como e-mails não oficiais e arquivos pessoais de colaboradores, como fotos e listas de reprodução do iTunes.

Os dados ROT não possuem valor jurídico nem comercial, mas podem ser encontrados em diversos repositórios de armazenamento, como desktops, servidores de rede, servidores SharePoint, dispositivos móveis e na cloud. O Global Databerg Report mostra que cerca de 85% de todo o conteúdo armazenado em uma organização consiste em dados ROT.

Por que armazenar dados ROT é um problema?

Quando não são gerenciados corretamente, os dados ROT podem causar os seguintes problemas:

• Aumento dos custos de armazenamento de dados

  Os dados ROT ocupam uma quantidade significativa do espaço em disco primário (Tier 1) e geram custos excessivos de armazenamento e manutenção.

• Perda de produtividade dos colaboradores

  O armazenamento de várias cópias de arquivos desatualizados leva a um espaço de armazenamento desorganizado e difícil de gerenciar, o que dificulta que os colaboradores encontrem as informações certas no momento certo.

• Resultados empresariais insatisfatórios

  Ao trabalhar com informações desatualizadas, os colaboradores correm o risco de tomar decisões equivocadas e comprometer os resultados do negócio.

• Problemas de segurança de dados

  O acúmulo excessivo de informações eletrônicas aumenta o risco de segurança cibernética, pois as empresas deixam de saber quais dados são sensíveis. Esses arquivos geralmente não possuem medidas de segurança atualizadas ou relevantes, tornando os dados vulneráveis a violações e vazamentos.

• Riscos de conformidade

  As normas de conformidade exigem que dados sensíveis sejam armazenados com níveis adequados de segurança. A presença de informações pessoalmente identificáveis (PII) em dados ROT pode gerar consequências legais e multas elevadas se o armazenamento desses dados não atender aos requisitos de conformidade.