As equipes financeiras são a base da sua organização, impulsionando as decisões estratégicas para alinhar as funções de negócios com os objetivos organizacionais. Elas são uma das equipes mais importantes para adotar a transformação digital. Entretanto, essas equipes baseiam-se em ferramentas diferentes para gerenciar diversos processos financeiros, como orçamentação, contabilidade, cobrança e faturamento. Além disso, as informações estão dispersas entre os departamentos, e por isso as equipes financeiras enfrentam dificuldades com silos de dados. Por exemplo, quando os funcionários fazem solicitações de financiamento para explorar direitos como elegibilidade de crédito, as equipes financeiras podem não conseguir fornecer as informações de maneira oportuna. As equipes financeiras também podem não ter conhecimento da prioridade dessas solicitações. Além disso, elas precisam entrar em contato com as equipes de RH para levantar detalhes relevantes sobre os gerentes imediatos dos funcionários para garantir a aprovação dos pedidos de financiamento. Isso faz com que a prestação de serviços seja demorada e gera uma experiência do usuário insatisfatória.

As equipes financeiras precisam superar os seis obstáculos a seguir para garantir um serviço sem atritos:

Financial incidents

Respostas atrasadas a incidentes financeiros

Os funcionários registram incidentes financeiros, como o crédito do salário em uma conta errada e falhas de reembolso, por meio de vários canais, como telefonemas, e-mails ou pessoalmente. Quando as equipes financeiras utilizam canais primitivos, como planilhas Excel, para gerenciar incidentes, elas enfrentam informações não estruturadas e deficiência de dados. Portanto, quando os funcionários enfrentam grandes incidentes financeiros, como falhas de pagamento causadas por cartões de crédito não funcionais, as equipes financeiras podem ser ineficazes na resolução dos problemas a tempo, o que pode levar à interrupção dos serviços. Por exemplo, se os cartões de crédito corporativos falharem quando os gerentes tentarem renovar assinaturas de software, isso poderá encerrar os serviços de software, paralisando o funcionamento das equipes de negócios.

Serviços financeiros dissociados dos
requisitos de negócios

As equipes financeiras prestam serviços relacionados a pagamentos, faturas, contas, e muito mais, para unidades de negócios dentro e fora de suas organizações. Embora as equipes financeiras sejam responsáveis pelo bom funcionamento dos serviços financeiros, elas podem não estar preparadas para prestar serviços de acordo com os requisitos das diversas unidades de negócios. Por exemplo, quando as equipes de marketing e criação recebem faturas de fornecedores de todo o mundo, as equipes financeiras enfrentam o desafio de processar as faturas emitidas de vários países com moedas diferentes. Isto atrasa a prestação de serviços dos fornecedores, impedindo a conclusão oportuna das tarefas, como a organização de feiras comerciais ou webinars, para equipes de marketing e de criação.

Financial service decoupling
Unplanned downtime for finance teams

Mudanças financeiras não planejadas
que provocam a paralisação do negócio

As equipes financeiras estão no comando da infraestrutura financeira e das mudanças tecnológicas para assegurar a eficiência operacional. Idealmente, elas coordenam mudanças, como migrações de plataformas, com as equipes de TI. No entanto, considerando a expansão das aplicações, as equipes financeiras adquirem e usam aplicações financeiras de SaaS sem manter as equipes de TI informadas, resultando no que chamamos de TI invisível (ou shadow TI). Essas mudanças aumentam os riscos de segurança e de negócios. Além disso, as equipes financeiras podem fazer mudanças profundas nas políticas financeiras sem planeamento sistemático, avaliação de riscos e colaboração interdepartamental. Essas mudanças aleatórias podem afetar os padrões dos serviços financeiros em toda a organização.

A falta de uma visão centralizada
decompras e contratos

Business teams raise purchase requests according to their functional requirements and sign contracts with vendors to maintain service standards. As constituent business teams diversify their functions, finance teams might find it challenging to track their transactions without a consolidated view of them. Also, without automated approval mechanisms, finance teams have a hard time processing purchases and contracts systematically.

Centralized purchasing
Self-service finance solutions

A falta do autoatendimento pronto para financiamento

Os funcionários frequentemente têm dúvidas sobre os serviços e benefícios financeiros oferecidos pela sua organização. Elas variam de simples questões relacionadas com impostos a perguntas complexas sobre orientações financeiras e apólices de seguro. Mesmo que as equipes financeiras realizem sessões de treinamento periódicas, talvez não consigam atender tickets de Nível 1 solicitando informações financeiras rotineiras. Consequentemente, os funcionários enfrentam uma falta de informações, pois não estão munidos com os artigos de conhecimento e as perguntas mais frequentes para responder às dúvidas financeiras comuns.

Uma visão imprecisa das métricas das equipes financeiras

Conforme as organizações ampliam as suas operações, os funcionários fazem mais pedidos de financiamento. As pequenas equipes financeiras podem enfrentar ferramentas antiquadas que fornecem informações superficiais. Devido à falta de ferramentas analíticas sofisticadas, elas talvez não consigam monitorar as métricas de incidentes financeiros, como o número de falhas de cartões de crédito, erros na folha de pagamentos de bancos e problemas com a apresentação de reivindicações de seguros.

KPIs for finance teams

O que você pode obter com o ServiceDesk Plus

 

Sempre resolva incidentes financeiros com rapidez

Capture detalhes precisos dos incidentes financeiros e encaminhe-os para especialistas automaticamente.

 

Forneça serviços financeiros sob medida para as
suas necessidades de negócios

Personalize os serviços financeiros para atender às variações de moedas, locais, equipes de negócios, e muito mais.

 

Estruture mudanças financeiras para reduzir riscos de
negócios e paralisações

Veja e acompanhe as mudanças financeiras complementando-as com projetos e lançamentos.

 

Gerencie compras e contratos a partir de um console central e aprove-os no prazo

Obtenha insights detalhados sobre custos operacionais supervisionando as compras e os contratos e aprovando solicitações de compra rapidamente.

 

Organize um portal de autoatendimento para fornecer informações financeiras adequadas

Forneça artigos de conhecimento relevantes e as perguntas mais frequentes para capacitar os usuários finais com informações financeiras.

 

Ajuste o desempenho ao analisar sistematicamente as métricas
das equipes financeiras

Analise o desempenho financeiro graficamente usando relatórios e painéis que fornecem
gráficos visuais.

Como você pode aproveitar o ServiceDesk Plus ao máximo

Garanta que os incidentes financeiros sejam solucionados rapidamente com modelos (templates) personalizados e automação sem programação

  • Crie modelos dinâmicos para reportar incidentes financeiros, como problemas com cartões de crédito e falhas de reembolso.
  • Capture detalhes relevantes, priorize incidentes financeiros e encaminhe-os para os especialistas financeiros automaticamente.
  • Projete ações baseadas em condições para nortear o ciclo de vida do seu ticket financeiro.
  • Garanta uma disponibilidade 24 horas por dia dos agentes financeiros usando a atribuição round-robin, balanceamento de carga e previsão Zia para enfrentar incidentes financeiros rapidamente, como o mapeamento incorreto de contas bancárias.
Handling financial incidents
Financial service solutions

Utilize um catálogo diversificado de serviços financeiros para oferecer uma experiência de nível de consumidor

  • Exiba os serviços financeiros, incluindo folha de pagamentos, faturas e contas, para oferecer uma experiência de carrinho de compras aos usuários finais.
  • Cumpra os prazos para a prestação de serviços financeiros usando SLAs.
  • Configure permissões de acesso baseadas em funções para solicitações financeiras, como aprovações de despesas de viagem e faturas.
  • Simplifique os serviços financeiros com um mecanismo de aprovação integrado de cinco etapas.
  • Incentive a colaboração atribuindo tarefas financeiras e mapeando dependências de tarefas.

Oriente os agentes por meio de tickets financeiros usando
fluxos de trabalho visuais sem código

  • Padronize o ciclo de vida dos tickets financeiros, do início ao encerramento.
  • Encaminhe tickets para especialistas financeiros e simplifique esforços configurando as tarefas financeiras.
  • Configure aprovações automaticamente para implementar políticas financeiras e mudanças tecnológicas no prazo. Envie notificações periodicamente para permitir que as partes interessadas estejam cientes do status de suas solicitações financeiras, mudanças nas políticas financeiras, revisões nos prêmios de seguro, e muito mais.
Financial process automation
Digital transformation in financial services

Sincronize as atualizações de infraestrutura financeira, tecnologia e políticas com módulos
estreitamente alinhados para mudanças,projetos e lançamentos

  • Planeje atualizações de longo prazo na infraestrutura financeira, tecnologia e políticas com fluxos de trabalho visuais para nortear as mudanças.
  • Inclua equipes financeiras como parte dos conselhos consultivos de mudanças interdepartamentais para que elas possam supervisionar as mudanças estratégicas na política financeira.
  • Veja e gerencie recursos para concluir projetos financeiros no prazo usando marcos e gráficos de Gantt.
  • Evite descumprimentos de prazo e custos excessivos estimando a duração e o custo dos projetos.
  • Envolva as partes interessadas do lançamento interfuncional ao implementar melhorias nas aplicações financeiros para minimizar o tempo de inatividade do negócio.

Supervisione compras e contratos e os aprove rapidamente para assegurar a continuidade na prestação de serviços

  • Vincule ordens de compra a serviços e rastreie códigos do razão contábil para analisar as transações das equipes de negócios.
  • Associe faturas a compras para garantir aprovações e pagamentos em tempo hábil.
  • Compare os detalhes de fornecedores para otimizar os custos de compra de produtos e serviços.
  • Processe pagamentos de fornecedores na moeda especificada na fatura.
  • Forneça serviços e produtos de qualidade ao assinar e renovar contratos periodicamente.
Business continuity plans
Knowledge management in financial services

Permita que os usuários utilizem o autoatendimento e resolvam os tickets financeiros por conta própria com uma base de conhecimentos atualizada

  • Crie artigos de conhecimento sobre finanças para responder a perguntas comuns relacionadas a impostos, fundos de previdência, serviços de folha de pagamentos, contas bancárias, faturas, reembolsos, e muito mais.
  • Aproveite os recursos de IA para sugerir soluções automaticamente com base nas necessidades dos usuários.
  • Crie widgets de ação rápida e publique anúncios para ajudar os usuários a ficarem informados sobre as políticas financeiras.

Reúna insights em tempo real sobre as métricas financeiras usando análises avançadas

  • Gerar relatórios padrão e personalizados para explorar pontos fracos financeiros e iniciar ações corretivas para racionalizar os custos operacionais.
  • Agende relatórios financeiros periodicamente para analisar o desempenho das equipes financeiras e enviá-los às principais partes interessadas.
  • Acompanhe as métricas financeiras, como a abertura oportuna de contas bancárias,
    para avaliar o desempenho das equipes financeiras.
Financial performance metrics
Enterprise service management for finance teams

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