Exchange-Postfachinhaltssuche

Das Exchange-Postfach ist ein Repository für E-Mail-Kommunikation und enthält daher häufig auch vertrauliche Geschäftsinformationen. Es kann Details zu Banktransaktionen, Kontonummern, Kreditkarten, Angeboten und mehr enthalten. Postfächer sind äußerst anfällig für Informationsdiebstahl und Angriffe von Insidern.

Mit den nativen Tools von Exchange können Sie anhand von Schlüsselwörtern nach verschiedenen Elementen suchen, wie E-Mails, Dokumenten und Messenger-Konversationen. Allerdings ist dies keine umfassende Methode und hilft Ihnen nichts, wenn Sie die zahlreichen E-Mails nach bestimmten Informationen durchsuchen müssen, die Ihre Organisation jeden Tag sendet und empfängt.

Exchange Reporter Plus bietet eine einfache Lösung zur Inhaltssuche, mit der Sie Kriterien nach Attributen, Mustern und Schlüsselwörtern erstellen können. Außerdem können Sie nach mehreren Bedingungen filtern, um die Ergebnisse schnell und genau eingrenzen zu können. Sie können Profile für die Inhaltssuche erstellen und so planen, dass sie bei Bedarf erzeugt und an Stakeholder gesendet werden.

So führen Sie mit Exchange Reporter Plus sofortige Suchen in den Postfächern Ihrer Organisation durch:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Inhaltssuche.
• Gehen Sie dann auf Exchange Server → Berichte zur Inhaltssuche → Profile der Inhaltssuche → Sofortsuche.
• Wählen Sie links Exchange-Organisation aus.
• Wählen Sie die Postfächer und Ordner aus, in denen Sie die Suche durchführen möchten.
• Im Feld Schlüsselwörter können SIe eine beliebige Zahl von Bedingungsfiltern angeben. Mehr erfahren.
• Klicken Sie auf Speichern.

Sie können das Profil auch zur späteren Verwendung speichern. Sie müssen einfach links in der Registerkarte „Inhaltssuche“ auf das gespeicherte Profil klicken, um den Bericht auszuführen. Der erzeugte Bericht lässt sich in den folgenden Formaten exportieren: CSV, HTML, PDF und XLS.

Exchange Reporter Plus ermöglicht Ihnen, E-Mail-Inhalte mit einem oder allen unten genannten Feldern zu filtern. Sie können eine beliebige Zahl von Kriterien erstellen, um die gewünschten Inhalte zu filtern.

Hier eine Liste der Felder zur Konfiguration dieser Kriterien: Nachrichtenbetreff, Bcc-Empfänger, Wurde ReadReceipt angefordert, Vertraulichkeit, Nachrichtengröße, Wurde gelesen, Internetnachrichten-ID, Internetnachrichten-Header, Absender, Empfänger, Nachrichtenklasse, Antwort auf, Konversations-ID, Konversationsthema, Ist Entwurf, Ist von mir, Wurde erneut gesendet, Wurde Übermittelt, Wurde zugeordnet, Wurde geändert, Hat Anhänge, Bedeutung, Empfangsdatum der Nachricht, Erstellungsdatum der Nachricht, Sendungsdatum der Nachricht, Textkörper.

Mit der Inhaltssuche von Exchange Reporter Plus können Sie:

• Mehrere Postfächer durchsuchen: Suchen Sie in allen oder in ausgewählten Postfächern Ihrer Exchange-Organisation.
• Bedingungsbasierte Suchen ausführen: Legen Sie mehrere Bedingungen fest, um nach den gewünschten E-Mails zu filtern.
• Musterbasiert suchen: Verwenden Sie die Bedingungen „RegEx“ und „Matches RegEx“ zusammen mit häufig verwendeten Phrasen, um nach E-Mails mit persönlichen Informationen zu suchen.
• Suchen automatisieren: Erstellen Sie Suchprofile, um Postfächer automatisch in angegebenen Abständen zu durchsuchen.
• Flexible Umfrageabstände implementieren: Sie können die Abstände von Umfragen nach Bedarf anpassen.
• Berechtigungen an Techniker delegieren: Ermöglichen Sie die Inhaltssuche nur den ausgewählten Technikern, ohne ihre Zugriffsebene zu erhöhen.
• Inhalte anzeigen und Anhänge herunterladen: Zeigen Sie E-Mail-Inhalte im HTML-Format an und laden Sie Anhänge herunter, um sie sich näher anzusehen.

Wie gemäß GDPR, HIPAA, FISMA sowie anderer gesetzlicher Vorgaben und Konformitätsrichtlinien vorgeschrieben, dürfen Nutzer keine Sozialversicherungsnummern, Zugangsdaten und sonstigen persönlichen Daten per E-Mail austauschen. Leider hält sich nicht immer alle daran.

Der Vorteil der Inhaltssuche besteht darin, dass Sie preisgegebene vertrauliche Daten ganz einfach verfolgen und ein wachsames Auge auf mögliche Angreifer halten können. Darüber hinaus können Sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter die Sicherheits- und Konformitätsstandards einhalten, und regelmäßig die Informationen verfolgen, die verschiedene Mitarbeiterpostfächer durchlaufen.