So prüfen Sie die Postfachgröße in Exchange Server

Postfächer dienen als Repository für verschiedene Objekte (darunter E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge). Es ist wichtig, die Postfachgröße im Auge zu behalten. Nur so bleiben Sie zur Nutzung von oder den Verstoß gegen Quoten im Bilde und können Entscheiden, wann relevante Daten archiviert/gelöscht werden sollen, um Speicherplatz freizuräumen. Die Nutzer werden es Ihnen danken, da sie dadurch reibungslos E-Mails senden und empfangen können.

In Microsoft Exchange Server können Sie auf der Registerkarte Allgemein die Postfachgröße für jedes Postfach einzeln prüfen. In Exchange Online erreichen Sie das Gleiche über die Registerkarte Postfachnutzung. Außerdem können Sie PowerShell-Skripte verwenden um Einstellungen zur Nachrichtengröße vorzunehmen und diese zu überwachen. Bei einer riesigen Organisation mit tausenden von Postfächern ist es äußerst zeitaufwendig und lästig, die ganzen Postfächer einzeln im Auge zu behalten.

Berichte zu Postfachgröße in Exchange Reporter Plus

Exchange Reporter Plus bietet Ihnen verschiedene vorkonfigurierte Berichte zum Postfachspeicher, mit denen Sie Daten wie Größe, Wachstum, Quoten, verwendeten Speicherplatz, verfügbaren Archivspeicherplatz und mehr zu Ihren Postfächern anzeigen können. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, den verfügbaren Datenbankspeicher richtig einzuplanen.

Größenberichte zu Exchange-Server-Postfächern:

1. Postfachgröße

Zeigt die Größe der Postfächer zum Zeitpunkt der Berichtserstellung an.

2. Wachstum der Postfachgröße

Zeigt die Wachstumsrate der Postfächer über einen Zeitraum an.

3. Postfach-Größenbeschränkungen

Listet alle Größenbeschränkungen für Postfächer auf, darunter „Problem-Warnung bei“, „Senden verbieten bei“ und „Senden und Empfangen verbieten bei“, wie vom Administrator festgelegt.

4. Postfachgröße nach OE

Führt die Größe aller Postfächer in der angegebenen Organisationseinheit (OE) auf.

5. Aktuelle Postfachgröße versus Kontingent

Vergleicht die Postfach-Kontingentgröße mit der tatsächlichen Größe.

6. Postfachwachstum nach Servern

Zeigt die Wachstumsrate für Postfächer aller Postfachserver an.

7. Postfachwachstum nach Datenbanken

Zeigt die Wachstumsrate für Postfächer aller Postfach-Datenbanken an.

8. Archivpostfachgröße

Zeigt die Größe aller Postfächer mit aktivierter Archivierung an.

9. White Space

Zeigt den verfügbaren neuen Postfachspeicher in jeder Datenbank an. Dieser neue Postfachspeicher tritt auf, wenn Postfächer oder ihre Inhalte gelöscht werden.

Mit diesen Schritten erzeugen Sie Postfach-Größenberichte für Exchange Server:

1. Gehen Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Berichte.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Exchange Server > Postfächer.
3. Wählen Sie einen passenden Bericht aus der Liste verfügbarer Größenberichte aus.
4. Wählen Sie die Organisation aus dem Dropdown-Menü aus, für die Sie den Bericht erstellen möchten.
5. Sie werden gefragt, ob eine neue Aufgabe zur Erstellung dieser Berichte erstellt werden soll. Über Hier klicken gelangen Sie zur Aufgabenplanung.
6. Geben Sie einen passenden Namen und eine Beschreibung für den Zeitplan ein.
7. Wählen Sie Name der Sammlungsaufgabe als Postfachkonto-Eigenschaften aus.
8. Legen Sie Planungsfrequenz und Zeit aus, um den Bericht zu erstellen.
9. Klicken Sie auf Erstellen.

Nach einmaliger Planung werden diese Berichte regelmäßig zum festgelegten Zeitpunkt erzeugt und per E-Mail an die Stakeholder gesendet.

Hinweis: Berichte zu White Space und zur Archiv-Postfachgröße finden Sie unter:  Exchange Server → Speicher → Postfachdatenbank-Berichte. Erzeugen Sie den White-Space-Bericht, um den verfügbaren neuen Postfachspeicher in allen Postfachdatenbanken zu erfahren.

Berichte zur Exchange-Online-Postfachgröße:

1. Postfachgröße

Zeigt die Größe der Postfächer an einem bestimmten Datum an.

2. Postfach-Größenbeschränkungen

Listet alle Größenbeschränkungen für Postfächer auf, darunter „Problem-Warnung bei“, „Senden verbieten bei“ und „Senden und Empfangen verbieten bei“, mit Limits wie für Ihre Exchange-Online-Postfächer festgelegt.

3. Aktuelle Postfachgröße versus Kontingent

Vergleicht die Postfach-Kontingentgröße mit der tatsächlichen Größe.

4. Archivpostfachgrößen

Zeigt die Größe aller Postfächer mit aktivierter Archivierung an.

5. Postfachgrößenänderungen

Zeigt alle Änderungsaktivitäten an Postfachgrößen an, die vom Administrator im angegebenen Zeitraum durchgeführt wurden.

6. Freigegebene-Mailbox-Größe

Listet die Größen aller freigegebenen Postfächer in Ihrem Office-365-Mandanten auf.

Mit diesen Schritten erzeugen Sie Postfach-Größenberichte für Exchange Online:

1. Gehen Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Berichte.
2. Gehen Sie auf Exchange Online → Exchange Online → Postfachberichte → Größenberichte.
   Hinweis:
   Den Bericht Postfach-Größenänderungen finden Sie unter Exchange Online → Andere Services → Sicherheitsberichte → Administrator-Aktivitätsberichte.
   Der Bericht Größe freigegebener Postfächer steht unter Exchange Online → Exchange Online → Andere Exchange-Berichte → Freigegebene-Postfächer-Berichte zur Verfügung.
3. Wählen Sie einen passenden Bericht aus der Liste verfügbarer Berichte aus.
4. Geben Sie den Namen des Office-365-Mandanten ein.
5. Nehmen Sie weitere erforderliche Eingaben vor, darunter Postfachname, Größenbeschränkungen, Berichtszeitraum oder Name der Domäne.
6. Klicken Sie auf Jetzt erzeugen.

So hilft Ihnen Exchange Reporter Plus dabei, die Postfachgröße nach verschiedenen Aspekten zu überwachen. Diese Berichte können Sie in den Formaten PDF, CSV, HTML und XLS herunterladen. Hier erfahren Sie mehr dazu, wie Exchange Reporter Plus Sie Ihre Operationen in Office 365 vereinfacht.