Pourquoi devez-vous sauvegarder des données dans vos sites SharePoint Online ?

Dans SharePoint Online, les éléments supprimés sont déplacés vers la corbeille, où ils sont stockés pendant 93 jours. Si les utilisateurs vident la corbeille avant la fin des 93 jours, les éléments sont transférés vers la corbeille de deuxième niveau (corbeille de collection de sites), qui est masquée pour les utilisateurs finaux et y sont conservés pendant le reste des 93 jours. Que les éléments se trouvent dans la corbeille des utilisateurs ou dans la corbeille de la collection de sites, ils sont purgés 93 jours après la date de suppression et ne peuvent pas être récupérés par l'utilisateur ou l'administrateur.

Conseil : Microsoft conserve toujours une copie de tout le contenu du site pendant 14 jours supplémentaires au-delà des 93 jours. Les administrateurs peuvent contacter le support de Microsoft pour demander une restauration à tout moment dans la fenêtre de 14 jours. Cependant, vos SLA avec Microsoft ne comportent aucune clause à ce sujet, et il n'y a aucune garantie que vous puissiez récupérer les éléments supprimés lorsque vous en avez besoin.

Limites :

• Les éléments SharePoint Online et OneDrive Entreprise ne peuvent être récupérés que dans les 93 jours suivant leur date de suppression. Si les éléments sont supprimés des deux étapes de la corbeille, ils ne peuvent pas être récupérés par l'administrateur.
• Les éléments stockés dans la corbeille SharePoint Online sont comptabilisés dans le quota de stockage. Lorsque le volume de données dépasse votre quota, les éléments les plus anciens de la corbeille sont purgés pour faire de la place aux nouveaux éléments.

Des stratégies de conservation ou des conservations pour litige peuvent être appliquées à des sites SharePoint Online entiers afin d'empêcher toute suppression de données de quelque nature que ce soit. Les données d'un site ne peuvent pas être supprimées par l'utilisateur tant que la conservation est en vigueur.

Toutefois, des administrateurs ou les utilisateurs non autorisés disposant d'un accès privilégié peuvent toujours supprimer des éléments d'un site conservés pour litige en supprimant la conservation, en supprimant les éléments, puis en réappliquant la conservation. Pour éviter de telles situations, Microsoft fournit une fonction appelée verrou de conservation ou verrou de préservation qui garantit que personne, y compris les administrateurs, ne peut désactiver la stratégie de conservation ou la rendre moins restrictive. En outre, le verrou de préservation permet aux administrateurs d'élargir la portée d'une stratégie de conservation en ajoutant des emplacements ou en prolongeant sa durée.

Limites :

• Les conservations pour litige sont efficaces lorsqu'elles sont associées à un verrou de préservation, mais l'activation du verrou est une action irréversible. L'espace utilisé dans vos sites SharePoint Online peut rapidement s'accumuler et dépasser votre quota alloué, car vous ne pouvez supprimer aucun élément, ce qui vous oblige à acheter du stockage supplémentaire.

Pour surmonter ces limitations, vous pouvez déployer une solution de sauvegarde et de restauration SharePoint Online. Une solution de sauvegarde vous permet de conserver une copie de tous vos fichiers et documents dans un emplacement séparé à partir duquel vous pouvez facilement restaurer n'importe quel élément, quelle que soit sa date de suppression. En outre, étant donné que vous disposez déjà d'une copie de tous les documents dans vos sites, vous pouvez retirer périodiquement les fichiers les moins fréquemment utilisés de vos sites, ce qui vous permet de ne jamais manquer d'espace dans vos sites SharePoint Online.

Avec une solution de sauvegarde et de restauration SharePoint Online telle que RecoveryManager Plus, vous pouvez :

• Sauvegarder toutes les modifications des fichiers depuis le cycle de sauvegarde précédent en tant que version distincte afin de pouvoir restaurer les fichiers dans l'une de leurs versions précédentes, même si l'historique des versions est désactivé dans SharePoint Online.
• Restaurer des éléments de site supprimés, quelle que soit leur date de suppression.
• Stocker les sauvegardes de vos sites dans vos locaux ou sur votre Stockage Blob Azure et vos partages de fichiers Azure.
• Activer des stratégies de conservation personnalisées pour supprimer automatiquement les données de sauvegarde à l'expiration de la période de conservation.