Microsoft si occupa della disponibilità dei servizi Microsoft 365 (in precedenza Office 365), ma l’onere di proteggere i dati è sempre responsabilità dell’utente. Il presente articolo spiegherà la necessità di una soluzione di backup per le cassette postali Office 365, i metodi nativi offerti da Microsoft per la protezione dei dati e i loro svantaggi, e la migliore modalità di protezione delle cassette postali.
Microsoft 365 è responsabile per il 99,9% di registrazione del tempo di attività. Impiega inoltre la ridondanza geografica, secondo la quale i dati Exchange Online sono replicati in continuazione su più database in centri dati Microsoft di diverse località geografiche per offrire un ripristino dati in caso di errori su ampia scala all’infrastruttura.
Microsoft 365 fornisce inoltre un Cestino per mezzo del quale gli utenti possono ripristinare gli elementi delle cassette postali senza la necessità che l’amministratore debba intervenire. Anche se il Cestino viene svuotato, gli amministratori possono aiutare gli utenti a ripristinare tali elementi.
Anche se Microsoft fornisce tali misure, esse non sono un valido sostituto dei backup a causa dei seguenti motivi:
Solo una soluzione di backup e ripristino può aiutare a superare questi svantaggi.
Una potente soluzione di backup e ripristino Office 365 protegge contro i seguenti problemi:
Ransomware: Il ransomware dei file è una minaccia nota, tuttavia in caso delle email è qualcosa per la quale la maggior parte delle organizzazioni non si proteggono. La ridondanza geografica o il cestino non possono aiutare a recuperare i dati da un attacco ransomware, tuttavia una soluzione di backup e ripristino può aiutare a rimettersi in piedi velocemente senza dover pagare un riscatto.
Proteggere i dati dell’azienda è responsabilità dell’utente, ecco perché è necessario adottare delle misure volte a proteggere i dati email da eventuali perdite ed avere un backup in caso di problemi.
Adesso che è stato accertato che è necessario eseguire il backup dei dati Office 365 tramite una soluzione di backup specializzata, è giunto il momento di guardare quali fattori contribuiscono a rendere una soluzione di backup una buona soluzione per la propria organizzazione.
Anche se tutti i dati sono importati, non tutti hanno lo stesso valore. Alcuni dati sono fondamentali per il funzionamento dell’organizzazione, mentre altri dati potrebbero non essere necessari tutte le volte. È necessario classificare i dati in base alla loro criticità e determinare quanti dati è possibile perdere in caso di disastri. Il Recovery point objective (RPO) determina la quantità di dati che l’organizzazione può permettersi di perdere in seguito a un disastro senza causare delle perdite significative.
Una volta classificati i dati in base alla loro criticità, controllare se la soluzione di backup fornisca backup automatici ogniqualvolta RPO lo richieda.
Il Recovery time objective (RTO) è il tempo massimo di inattività che un’organizzazione può permettersi senza che ci siano ripercussioni sul ricavo o credibilità. Un RTO di un’ora implica che la soluzione di ripristino di emergenza sia in grado di ottenere tutti i dati online entro un’ora dall’interruzione.
Una volta identificato l’RTO, accertarsi che la soluzione di backup selezionata sia in grado di ripristinare tutti i dati necessari entro tale intervallo.
La regola di backup 3-2-1 è una strategia di base per il backup dei dati o di un’applicazione. Secondo la regola di backup 3-2-1 si hanno almeno tre copie di dati, due sono archiviate in supporti diversi e una è archiviata in un ambiente fuori sede.
Generalmente, una delle tre copie di dati è l’ambiente di lavoro e le altre due sono le copie di backup. È buona prassi avere le due copie di backup su supporti di archiviazione diversi. L’archiviazione dei backup su supporti diversi, quali unità SSD, backup su nastro, dispositivi di archiviazione removibili, backup su cloud, etc offre il vantaggio di avere pronta una versione di backup anche se un supporto di archiviazione è corrotto.
È necessario accertarsi di avere almeno una copia di backup archiviata nella posizione fuori sede. Se tutte le copie di backup sono conservate nella stessa posizione, circostanze inevitabili quali disastri naturali o attacchi dolosi quali ransomware, che incidono su tutti i dati della rete, possono portare alla perdita di tutti i dati. Con l’ampia disponibilità di soluzione di archiviazione su Cloud, quali Azure e Amazon Web Services (AWS), l’archiviazione dei dati su Cloud è la scelta ottimale per la posizione di backup fuori sede.
I disastri possono succedere in qualsiasi momento ed è necessario essere pronti a ripristinare le cassette postali Office 365 in qualsiasi istante. Per questo motivo, qualsiasi soluzione di backup selezionata deve essere in grado di eseguire backup incrementali a brevi intervalli. I backup incrementali consentono di eseguire il backup solamente delle modifiche apportate dall’ultimo ciclo di backup, in modo che il tempo di esecuzione dei backup sia breve.
Una buona soluzione di backup e ripristino deve inoltre essere in grado di ripristinare in modo granulare anche un singolo elemento dalla cassetta postale, anziché dover ripristinare tutti i dati della cassetta postale per poi recuperare un solo elemento.
L’utilizzo di un metodo non sicuro per l'archiviazione dei backup può portare a furto di dati e violazioni di conformità. Accertarsi che la soluzione di backup fornisca un metodo di protezione dei dati durante la trasmissione e la crittografia dei backup.
RecoveryManager Plus di ManageEngine è uno strumento di backup delle cassette postali di Office 365 che soddisfa tutti i seguenti criteri.
Backup di tutti gli elementi della cassetta postale: Consente di eseguire il backup di email, allegati, contatti, compiti, cassette postali di gruppo, cassette postali di archiviazione e voci di calendario.
Backup incrementali automatizzati: Consente di eseguire il backup delle sole modifiche apportate alle cassette postali e ai siti dall’ultimo ciclo di backup.
Numerose archiviazioni di backup: Archivia i backup delle cassette postali di Office 365 in locale o in Azure Blob Storage e Azure File Share.
Periodo di conservazione: Si consiglia di definire un periodo di conservazione dei backup ed eliminare automaticamente i backup precedenti.
Ripristino a livello di elemento: Consente di ripristinare i singoli elementi di una cassetta postale quali singola email o contatto dai backup.
Ripristino a livello di cassetta postale: Consente di ripristinare tutte le cassette postali dai backup in pochi semplici clic.
Numerose modalità di ripristino: Consente di ripristinare gli elementi della cassetta postale alla stessa cassetta postale o a una cassetta postale diversa nello stesso tenant, a una cassetta postale in un tenant Exchange Online diverso o persino a una cassetta postale nell'ambiente Exchange in locale.
Filtri di ricerca avanzata: L’utilizzo di filtri di ricerca avanzata consente di individuare un determinato elemento di una cassetta postale tra vari backup.
Anteprima di ripristino: Consente di visualizzare in anteprima contenuto, allegati ed email dai backup prima di ripristinarli.
Oltre a tutto questo, è possibile eseguire il backup e ripristinare i dati da altri servizi Office 365, quali SharePoint Online e siti OneDrive for Business, Active Directory e ambienti Exchange in locale tramite RecoveryManager Plus, rendendo il prodotto l’unico strumento necessario per le esigenze di backup e ripristino.