8 ejemplos para la automatización de flujos de trabajo
McKinsey informa que el 31 % de las empresas han automatizado completamente al menos una función clave en su organización. Esto podría no sorprender a quienes han probado y comprobado el poder de la automatización de flujos de trabajo. ¿Pero qué es la automatización del flujo de trabajo y cómo beneficia a las compañías?
En este blog, le guiaremos a través de los diferentes aspectos de la automatización del flujo de trabajo. Esto incluye la definición, los tipos y algunos ejemplos comunes de automatización del flujo de trabajo que pueden beneficiar a organizaciones de diversos departamentos y sectores.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo implica el uso de un software para realizar automáticamente tareas repetitivas basadas en mecanismos de activación predefinidos. Lo anterior ahorra tiempo y reduce los errores manuales.
En resumen, la automatización de flujos es el proceso de programar tareas para que se ejecuten automáticamente a partir de un comando.
El comando sigue una estructura básica: Desencadenador (Trigger) + Acción = Tarea automatizada.
Un desencadenador puede ser un evento que inicia una tarea. La acción es la serie de pasos que le siguen. En esencia, la automatización de flujos de trabajo implica la ejecución automática de un conjunto de acciones en respuesta a eventos específicos.
La principal ventaja de la automatización de flujos de trabajo es una finalización de tareas más rápida y consistente. Además, minimiza drásticamente la probabilidad de errores. Esto garantiza resultados fiables. Al automatizar los procesos rutinarios, los empleados pueden dedicar más tiempo al trabajo estratégico y prioritario. Lo anterior impulsa la productividad e impulsa el rendimiento general de la organización.
Tipos de flujos de trabajo
En cuanto a los flujos de trabajo, no existe una solución universal. Comprender los diferentes tipos es clave para elegir el adecuado para automatizar y optimizar los procesos de su negocio. Analicemos con más detalle los tipos de flujos de trabajo.
Flujos de trabajo secuenciales
Los flujos de trabajo secuenciales son el tipo más sencillo y estructurado. En este modelo, las tareas se ejecutan en un orden fijo, paso a paso. Cada tarea debe completarse antes de pasar a la siguiente. Este tipo de flujo de trabajo es ideal para procesos con una progresión clara y lineal, como la gestión de aprobaciones o el procesamiento de pedidos. Su simplicidad garantiza consistencia y eficiencia, lo que lo hace ideal para tareas donde la desviación o la flexibilidad son mínimas o nulas.
Flujos de trabajo de máquinas de estado
Los flujos de trabajo de máquinas de estado ofrecen un enfoque más dinámico y flexible en comparación con los flujos de trabajo secuenciales. En lugar de seguir una progresión lineal y fija, permiten que las tareas se muevan entre diferentes "estados" según condiciones específicas o decisiones tomadas en cada paso. Esto permite que el flujo de trabajo se adapte al contexto de la tarea, ramificándose o repitiéndose según sea necesario. Los desencadenadores, tales como las acciones del usuario o los cambios en los datos, determinan el siguiente paso del flujo de trabajo.
La adaptabilidad de este tipo de flujos de trabajo los hace ideales para gestionar procesos más complejos, como las solicitudes de atención al cliente o la gestión de inventario, donde la siguiente acción depende del resultado de decisiones previas.
Flujos de trabajo basados en reglas
Un flujo de trabajo basado en reglas es un proceso que automatiza tareas siguiendo un conjunto de reglas. Estas determinan la ruta que seguirá una tarea. Las tareas solo avanzan cuando se cumplen ciertas condiciones, como verificar la precisión de los datos, cumplir los requisitos de elegibilidad u obtener las aprobaciones necesarias.
Lo anterior hace que este tipo de flujo de trabajo sea muy personalizable y adecuado para procesos que requieren la toma de decisiones según parámetros específicos, como el procesamiento de solicitudes de préstamos y la gestión de solicitudes de licencia.
8 ejemplos para la automatización de flujos de trabajo
Se espera que la automatización de flujos de trabajo aporte valor a cualquier organización, independientemente del sector. A continuación, hemos recopilado ocho ejemplos de automatización de flujos de trabajo que pueden ahorrarle tiempo, reducir errores y aumentar la eficiencia general de su negocio.
1. Onboarding de nuevos empleados
La incorporación de nuevos empleados incluye recopilar información esencial, asignar tareas y garantizar una experiencia de incorporación fluida y agradable. Con las herramientas de automatización de flujos de trabajo, puede optimizar procesos como la aceptación de ofertas de trabajo, el envío de correos electrónicos de bienvenida, las notificaciones de los próximos pasos, la distribución automática de documentación y la programación de una fecha de orientación sin intervención manual. Esto permite que recursos humanos se centre más en aspectos como mejorar la experiencia del empleado y fomentar una cultura empresarial positiva.
2. Gestión de tickets en atención al cliente
Un sistema automatizado de gestión de tickets puede optimizar la atención al cliente al dirigir automáticamente las solicitudes entrantes al equipo correspondiente según criterios predefinidos. Estos sistemas pueden priorizar los tickets según su urgencia, lo que garantiza que los problemas críticos se aborden primero. Además, proporcionan actualizaciones en tiempo real tanto a los clientes como al personal de soporte. Esto los mantiene informados durante todo el proceso. De esta forma, no solo mejora la experiencia general del cliente y reduce los tiempos de respuesta. También permite que los equipos de soporte se centren en resolver problemas en lugar de gestionar el flujo de trabajo.
3. Monitoreo del cumplimiento
El monitoreo del cumplimiento normativo es una tarea y una responsabilidad crucial para sectores como el financiero, el sanitario y el legal. El mejor software de automatización de flujos de trabajo ayuda a supervisar los sistemas y procesos para garantizar que cumplan con las normativas. Los flujos de trabajo automatizados pueden programar comprobaciones periódicas, enviar recordatorios de auditorías y generar informes de cumplimiento. Esto minimiza el riesgo de infracciones. Al automatizar estos flujos de trabajo, las organizaciones no solo reducen el riesgo de infracciones y sanciones costosas. También liberan recursos, lo que permite a los equipos centrarse en proyectos más estratégicos sin dejar de cumplir con las normativas.
4. Soporte de TI de autoservicio
La automatización de flujos de trabajo permite a las empresas implementar sistemas de soporte de TI de autoservicio. Esto permite a los empleados resolver problemas comunes por sí mismos. Por ejemplo, las herramientas automatizadas de restablecimiento de contraseñas, la instalación de software o las guías interactivas de resolución de problemas permiten a los usuarios abordar rápidamente sus necesidades de TI sin esperar la asistencia del soporte técnico. Lo anterior no solo reduce la carga de trabajo de los equipos de TI, sino que también acelera la resolución de problemas. Esto permite a los empleados reincorporarse al trabajo más rápidamente.
Las soluciones de autoservicio ayudan a mejorar la eficiencia general, minimizar el tiempo de inactividad y aumentar la satisfacción de los empleados al brindarles las herramientas para resolver problemas de forma independiente.
5. Gestión de activos de TI
La automatización de los flujos de trabajo de gestión de activos de TI optimiza el seguimiento de los activos de hardware y software en toda la organización. Con flujos de trabajo automatizados, los negocios pueden supervisar fácilmente todo el ciclo de vida de cada activo, desde su adquisición hasta su eliminación.
Estos sistemas automatizados pueden enviar alertas sobre programas de mantenimiento, renovaciones de licencias o vencimientos de garantía. Lo anterior garantiza el correcto mantenimiento y cumplimiento de los activos. Los flujos de trabajo automatizados para el seguimiento también proporcionan visibilidad del inventario en tiempo real. Esto facilita la gestión y la optimización del uso de los activos.
6. Automatización de gestión de incidentes
Los flujos de trabajo de gestión de incidentes garantizan que los problemas de TI, las brechas de seguridad o los fallos del sistema se detecten, reporten y resuelvan con rapidez. La automatización desempeña un papel fundamental en la mejora de estos flujos de trabajo, ya que priorizan instantáneamente los incidentes según su gravedad categorizándolos y asignándolos al equipo correspondiente. Si un problema no se resuelve en un plazo determinado, los sistemas automatizados pueden escalarlo para garantizar una intervención oportuna. Este enfoque ayuda a los equipos de TI a responder con mayor rapidez, lo que reduce el tiempo dedicado al enrutamiento y la priorización manual de tickets. Como resultado, se minimiza el tiempo de inactividad y las operaciones continúan funcionando sin problemas. En última instancia, esto mejora la fiabilidad del servicio y garantiza que los problemas críticos se aborden sin demora.
7. Solicitudes de acceso de seguridad
La automatización de las solicitudes de acceso de seguridad simplifica y agiliza el proceso de otorgar o denegar permisos a sistemas, aplicaciones y redes. Los empleados pueden enviar solicitudes de acceso mediante formularios automatizados y proporcionar la información necesaria para su revisión. Estas solicitudes se evalúan, aprueban o rechazan según reglas predefinidas. Esto garantiza la coherencia y el cumplimiento de los protocolos de seguridad. Lo anterior no solo refuerza la seguridad, sino que también mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores humanos.
8. Gestión de cambios
La automatización de la gestión de cambios desempeña un papel fundamental para garantizar que las actualizaciones de sistemas, aplicaciones o procesos se implementen de forma fluida y sin interrupciones. Los flujos de trabajo automatizados pueden gestionar todos los aspectos del proceso de cambio. Lo anterior incluye las aprobaciones, la programación, las pruebas y la documentación.
Al automatizar estos pasos, las compañías pueden reducir el riesgo de errores y garantizar que todos los cambios se ajusten a las políticas de la empresa y a los requisitos normativos. Este enfoque optimizado mejora la eficiencia, optimiza la colaboración entre equipos y garantiza que los cambios se implementen a tiempo, dentro del presupuesto y con la mínima interrupción de las operaciones diarias.
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Si analiza con más detalle sus operaciones comerciales diarias, verá que muchas tareas son repetitivas y podrían automatizarse fácilmente. Una encuesta a 5.000 empleados a nivel mundial revela que dedican el 26 % de su tiempo a tareas administrativas o procesos obsoletos. Esto afecta drásticamente la productividad.
Su solución debe automatizar tareas comunes, permitir que usuarios —tanto técnicos como no— creen y utilicen herramientas personalizadas, y optimizar los flujos de trabajo en todas las plataformas. Este blog destaca algunos de los factores clave a considerar al seleccionar la plataforma low-code perfecta para su negocio.
MangeEngine AppCreator es una plataforma de automatización de flujos de trabajo por medio de low-code. Le ayuda a crear aplicaciones personalizadas desde cero, adaptadas a las necesidades específicas de su negocio. Ofrece compatibilidad multiplataforma e interfaces de arrastrar y soltar.
Las capacidades de automatización del flujo de trabajo varían desde funciones básicas —como enviar notificaciones automáticas por correo electrónico o SMS, redirigir a URL y mostrar u ocultar campos— hasta funcionalidades más avanzadas, como la integración con otros servicios de ManageEngine y de terceros a través de API personalizadas.
AppCreator también ofrece funciones como planos y funciones personalizadas como parte de sus capacidades de flujo de trabajo. Un plano actúa como una réplica digital de un proceso empresarial. Esto optimiza la gestión mediante la automatización, la validación y la colaboración. Permite la personalización completa de cada aspecto de los procesos dentro de la aplicación. Adicionalmente, una función personalizada ayuda a implementar lógica o acciones específicas que van más allá de las opciones integradas. Lo anterior permite automatizar tareas complejas, integrarse con sistemas de terceros y actualizar datos en diversas plataformas con facilidad.
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