Matriz RACI: qué es y cómo hacer una
Imagina que estás viviendo la siguiente escena: es un lunes por la mañana y el proyecto "Propuesta inicio de año" debía estar listo el viernes pasado. El cliente está furioso, tu jefe tiene ese tic en el ojo mientras te mira a ti (que eres el líder) y a tus tres compañeros de trabajo. Cuando les preguntas por qué no se envió el informe final, esas tres personas diferentes señalan a tres personas distintas.
— "Yo pensé que Juan lo enviaba".
— "No, yo solo hice los gráficos. El envío era cosa de María".
— "¿Yo? Nadie me copió en ese correo".
Si esta situación te suena familiar, bienvenido al club: este blog es para ti. Tienes un problema en tu equipo llamado ambigüedad de roles. Pero no te preocupes, porque hoy venimos a hablar de la pieza que salvará tu salud mental, la de tu jefe y la de tus compañeros: la Matriz RACI. Es la herramienta definitiva para poner orden en el caos.
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¿Qué es la Matriz RACI y por qué debería importarme?
En términos simples, como me gusta explicar las cosas, la Matriz RACI es un mapa. Es un cuadro que conecta directamente tareas con personas. Su objetivo es eliminar esa zona gris donde las tareas mueren olvidadas o donde dos personas hacen el mismo trabajo sin saberlo.
El término "RACI" es un acrónimo que define los cuatro niveles de responsabilidad que una persona puede tener sobre una tarea. Piénsalo como los créditos de una película: no todos son el director y no todos son el extra que camina al fondo. Cada uno tiene su papel.
Responsible
Accountable
Consulted
Informed
Vamos a desglosar estas cuatro letras mágicas. Pero para hacerlo más divertido, imaginemos que estamos organizando una fiesta sorpresa de cumpleaños.
R: Responsible (el responsable)
El Responsable es quien hace el trabajo. Es la persona que infla los globos, compra la tarta o crea el grupo de Whatsapp invitando a todos.
En la fiesta: es quien va a la tienda, compra las bebidas y las coloca en la nevera.
La regla de oro: siempre debe haber al menos una "R" por tarea. Si no hay "R", la tarea no se hace. ¿Pueden haber varias "R"? Sí, pero cuidado con el síndrome de "demasiados cocineros en la cocina".
A: Accountable (el aprobador/responsable final)
Aquí es donde la gente se confunde. En inglés, Responsible y Accountable se traducen parecido. Sin embargo, en la gestión de proyectos son muy distintos. El Accountable es el "dueño" de la tarea. Es quien tiene la última palabra y quien recibe el regaño si algo sale mal.
En la fiesta: es quien decidió el presupuesto y quien dará el "visto bueno" a la decoración. Si la fiesta es un desastre, el cumpleañero lo culpará por completo.
La regla de oro: ¡solo puede haber UNA letra A por tarea! Si hay dos jefes, no hay jefe.
C: Consulted (el consultado)
Estas son las personas a las que necesitamos preguntar antes de tomar una decisión o completar la tarea. Son los que tienen información valiosa o los expertos en la materia. La comunicación aquí es bidireccional: tú preguntas, ellos responden.
En la fiesta: llamas al mejor amigo del cumpleañero para preguntar "¿Es alérgico al maní?" u "¿Odia los payasos?". No compran el pastel, pero su opinión es necesaria para no meter la pata y que todo salga perfecto.
La regla de oro: no consultes a todo el mundo o nunca terminarás. Solo pregunta a quienes aporten valor real.
I: Informed (el informado)
A estas personas no se les pregunta, se les avisa. Solo necesitan saber qué está pasando, pero no deciden ni ejecutan, son... ¿omnipresentes? En este caso, la comunicación es unidireccional: tú informas.
En la fiesta: son los vecinos. No deciden la música, pero de igual forma les envías un mensaje diciendo: "Hola! oigan, habrá ruido hasta las 12, por favor no llamen a la policía".
La regla de oro: mantenlos felices con actualizaciones, pero no los agobies con detalles técnicos que no les importan.
Y así se vería una Matriz RACI con todo lo que acabamos de mencionar:
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¿Por qué tus proyectos necesitan una Matriz RACI?
Si crees que puedes llevar todo "por correo y ya", te equivocas. Aquí te doy las verdaderas razones para empezar a usarla hoy mismo:
Elimina el "yo pienso que...": cuando todos creen que deben opinar, nada avanza. La RACI deja claro quién decide (A) y quién solo opina (C).
Reparte la carga equitativamente: al visualizar la matriz, te darás cuenta si "Pedro" tiene 20 'R's y "Luisa" no tiene. Evita sobrecargar a tus empleados.
Adiós al "juego de la culpa": cuando algo sale mal, ya no hay dedos señalando. O tal vez sí, pero a la matriz. Allí se ve quién era la 'A' y se soluciona.
Onboarding más rápido: si entra alguien nuevo al equipo, solo tienes que enseñarle la matriz y sabrá exactamente a quién acudir para qué cosa.
Cómo crear tu Matriz RACI en 5 pasos
¿Listo para poner orden? Abre tu Zoho Sheets, Excel, Google Sheets o tu servilleta más cercana y sigue estos pasos:
Paso 1: identifica las tareas (el qué)
Haz una lista de todo lo que hay que hacer. Sé específico, pero tampoco microscópico. "Lanzar página web" es muy grande y "Escribir código CSS del botón de inicio" es muy pequeño. Busca el término medio: "Diseñar home page". Coloca las tareas en el eje vertical (filas).
Paso 2: identifica los roles (el quién)
En el eje horizontal (columnas), pon los nombres de las personas o los cargos (Project Manager, Desarrollador, Cliente, Diseñador).
Paso 3: rellena la sopa de letras
Aquí empieza la magia. Ve celda por celda asignando R, A, C, o I.
Tip: empieza asignando las 'R' y las 'A'. Estas son las más críticas.
Paso 4: la reunión de la verdad
No hagas esto solo en tu cueva. Reúne al equipo y muéstrales la matriz. Aquí es donde saltarán los ajustes, con los "¿Pero por qué yo soy responsable de esto si no sé programar?" o "¡Yo quiero ser consultado en el diseño!". Tú solo negocia y ajusta.
Paso 5: distribuye y respeta
Una vez aprobada, la matriz es la ley y el orden. Compártela y úsala como tu referencia diaria.
Los errores de novato
Incluso con una Matriz RACI, las cosas pueden salir mal si caes en estas trampas comunes:
La trampa de "todos son responsables": si pones 'R' a todo el equipo en una tarea, nadie la hará. Es el efecto espectador. La responsabilidad que es compartida es responsabilidad de nadie.
Recuerda que solo puede quedar uno: lo repito porque es muy importante que quede claro. Solo una A por tarea. Si tienes dos personas aprobando, entrarás en un bucle de contrapunteos y orgullo infinito.
La trampa de "consultar a Raimundo y todo el mundo": si tienes demasiadas 'C', tu proyecto será más lento que una tortuga con muletas. Consulta solo lo necesario a los necesarios.
La matriz fantasma: el error más común es crear la matriz, guardarla en una carpeta llamada "Documentos 2026" y nunca más volver a mirarla. La RACI es un documento vivo, dale vida.
Conclusión
La gestión de proyectos no tiene por qué ser un campo de batalla ni un drama de telenovela. La Matriz RACI es una herramienta sencilla, pero increíblemente poderosa para alinear el flujo de trabajo.
Así que, la próxima vez que sientas que tu equipo corre como pollos sin cabeza, respira hondo, saca tu matriz y empieza a asignar letras. Tu "yo del futuro" te lo agradecerá. Y mi yo del presente te dice: de nada.