Inhoud zoeken in Exchange-postvakken

Het Exchange-postvak is een opslagplaats van e-mailcommunicatie die vaak vertrouwelijke bedrijfsgegevens bevatten. Dit kan details bevatten over banktransacties, rekeningnummers, creditcards, offerteaanvragen en veel meer. Postvakken zijn een bijzonder kwetsbare bron van gegevensdiefstal en insideraanvallen.

Met de systeemeigen hulpprogramma’s van Exchange kunt u items zoeken, zoals e-mails, documenten en expresberichten met de hulp van query's met specifieke trefwoorden. Deze methode is echter niet uitgebreid en helpt niet in gevallen waar u specifieke informatie zoekt in talrijke e-mails die dagelijks zijn verzonden en ontvangen door uw organisatie.

Exchange Reporter Plus biedt een eenvoudige oplossing voor het zoeken van inhoud waarmee u op kenmerken, patroon of trefwoord gebaseerde criteria kunt maken. Door gebruik te maken van meerdere voorwaardenfilters, kunt u de resultaten snel en nauwgezet verfijnen. U kunt profielen voor het zoeken van inhoud maken en plannen. Deze moeten worden gegenereerd en verzonden naar belanghebbenden zoals en wanneer vereist.

Om directe zoekacties uit te voeren in de postvakken van uw organisatie met Exchange Reporter Plus:

• Klik op het tabblad Inhoud zoeken.
• Navigeer naar Exchange Server → Rapporten voor inhoud zoeken → Profielen e-mailhoud → Direct zoeken.
• Kies een geschikte Exchange-organisatie in het paneel aan de linkerzijde.
• Selecteer de Postvakken en Mappen waarin u de zoekactie wilt uitvoeren.
• Voer in het veld Trefwoorden zoveel voorwaardenfilters in als u wilt. Meer informatie.
• Klik op Opslaan.

U kunt dit profiel ook opslaan om het later te raadplegen. U hoeft alleen het opgeslagen profiel te zoeken in het linkerdeel van het tabblad Inhoud zoeken en klik erop om het rapport uit te voeren. Het gegenereerde rapport kan worden geëxporteerd in vier indelingen: CSV, HTML, PDF en XLS.

Met Exchange Reporter Plus is het filteren van e-mailinhoud mogelijk met één of alle hieronder vermelde velden. U kunt een of veel criteria maken om de vereiste inhoud te filteren.

De lijst van velden die kunnen worden gebruikt voor het configureren van dergelijke criteria zijn: Onderwerp bericht, Bcc-ontvanger, Leesbevestiging gevraagd, Gevoeligheid, Berichtgrootte, Gelezen, Internetbericht-id, Internetberichtkopteksten, Van ontvanger, Aan ontvanger, Berichtklasse, in antwoord aan, Conversatie-id, Onderwerp conversatie, Is concept, Is van mij, Is opnieuw verzonden, is gekoppeld, is gewijzigd, Heeft bijlage, Belang, Datum bericht ontvangen, Datum bericht gemaakt, Datum bericht verzonden en Inhoud.

Met de functie Exchange Reporter Plus voor inhoud zoeken, kunt u:

• Zoeken in meerdere postvakken: Zoek in alle of geselecteerde postvakken in uw Exchange-organisatie.
• Op voorwaarden gebaseerde zoekacties uitvoeren: Stel meerdere voorwaarden in om de e-mails die u moet weergeven, uit te filteren.
• Op patroon gebaseerde zoekacties uitvoeren: Gebruik de voorwaarden RegEx en Treffers RegEX samen met algemeen gebruikte woordgroepen voor het identificeren van e-mails met persoonlijke informatie.
• Zoekacties automatiseren: Maak zoekprofielen om automatisch volgens opgegeven intervallen in postvakken te zoeken.
• Flexibele polling-intervallen implementeren: Kies en wijzig de polling-intervallen zoals en wanneer vereist.
• Machtigingen delegeren aan technici: Geef machtigingen voor het zoeken van inhoud alleen aan de geselecteerde technici zonder hun toegangsniveau te verhogen.
• Inhoud weergeven en bijlagen downloaden: Geef de e-mailinhoud in HTML-indeling weer en download bijlagen om ze in het oog te houden.

Zoals gemandateerd door de GDPR, HIPAA, FISMA en andere regelgevende en compliancebeleidsregels, mogen gebruikers geen nummers van de sociale zekerheid, aanmeldingsreferenties en andere persoonlijke informatie delen via e-mails. Dit is helaas niet altijd het geval.

Het voordeel van het beschikken over een functie voor het zoeken van inhoud, is dat u het lek van vertrouwelijke informatie gemakkelijk kunt traceren en nauwgezet mogelijke aanvallers in het oog kunt houden. U kunt ook controleren of uw werknemers de beveiligings- en - nalevingsnormen naleven en of ze regelmatig bijhouden welke soort informatie wordt overgedragen via meerdere postvakken van werknemers.