Backup de e-mails do Office 365

O Microsoft 365 detém um recorde de tempo de atividade de 99,9%. Ele também emprega redundância geográfica, onde os dados do Exchange Online são continuamente replicados para vários bancos de dados em data centers da Microsoft geograficamente dispersos para fornecer restauração de dados em caso de falhas de infraestrutura em grande escala.

O Microsoft 365 também oferece uma lixeira com a qual os usuários podem restaurar itens excluídos da caixa de correio sem a necessidade da intervenção do administrador. Mesmo que a lixeira seja esvaziada, os administradores podem ajudar os usuários a restaurar esses itens.

Embora a Microsoft forneça essas medidas, elas não são um substituto válido para backups pelos seguintes motivos:

• A lixeira no Exchange Online é limitada, pois os itens excluídos são retidos na lixeira por no máximo 30 dias (máximo de 120 dias para entradas de calendário). Assim que o período de retenção terminar, os itens serão excluídos permanentemente e não poderão ser recuperados.
• Um backup é uma cópia de dados que você pode usar para restaurar dados históricos. Embora a Microsoft tenha uma cópia de todos os seus dados em vários locais, ela não pode ser usada para restaurar itens específicos, como um único e-mail ou contato, de volta à sua caixa de correio.

Somente uma solução de backup e restauração pode ajudá-lo a superar todas essas desvantagens.

Uma solução potente de backup e restauração de caixas de correio do Office 365 pode protegê-lo contra os seguintes problemas:

• Exclusões acidentais: A exclusão acidental de itens da caixa de correio pode acontecer a qualquer momento e, quando os usuários perceberem que um item foi excluído, ele poderá ter sido eliminado da lixeira. Com uma solução de backup e recuperação implementada, você pode restaurar o item excluído em um instante. Ao contrário da lixeira nativa, não há limitação de tempo para realizar a restauração.
• Exclusões intencionais: As ameaças internas são um grande risco para qualquer organização, e um funcionário desonesto pode facilmente excluir quaisquer dados propositalmente. Com uma solução de backup e recuperação implementada, você pode restaurar o item excluído em um instante, mesmo que o item tenha sido eliminado da lixeira.
• Mau funcionamento de hardware: Os servidores Microsoft estão localizados em locais geograficamente diversos, mas é sempre uma boa prática fazer você mesmo um backup dos seus dados.

Ransomware: O ransomware para arquivos é uma ameaça amplamente conhecida, mas o ransomware para e-mails é algo contra o qual a maioria das organizações não protege. A redundância geográfica ou a lixeira não podem ajudá-lo a recuperar dados de um ataque de ransomware, mas uma solução de backup e recuperação pode ajudá-lo a se recuperar rapidamente, sem ter que pagar nenhum resgate.

Manter os dados da sua empresa seguros é de sua responsabilidade, por isso você deve tomar medidas para proteger os dados de e-mail contra perda e também ter um backup para quando algo der errado.

Agora que estabelecemos que o backup dos dados do Office 365 deve ser feito usando uma solução de backup especializada, é hora de analisar quais fatores contribuem para tornar uma solução de backup adequada para sua organização.

• Capacidade de cumprir seus RPOs e RTOs

  Embora todos os dados sejam valiosos, nem todos os dados são igualmente valiosos. Alguns dados são essenciais para o funcionamento da sua organização, enquanto outros dados podem não ser necessários com tanta frequência. Você precisa classificar seus dados de acordo com sua criticidade e determinar quantos dados você pode perder em caso de desastres. O Objetivo do Ponto de Recuperação (RPO) determina a quantidade de dados que sua organização pode suportar a perda como resultado de um desastre sem causar perdas significativas.

  Depois de classificar os dados com base em sua criticidade, verifique se a solução de backup fornece backups automatizados com a frequência exigida pelos seus RPOs.

  O Objetivo de Tempo de Recuperação (RTO) é a quantidade máxima de tempo de inatividade que sua organização pode suportar sem afetar sua receita ou credibilidade. Um RTO de uma hora implica que você precisa da sua solução de recuperação de desastres para poder colocar todos os seus dados online novamente dentro de uma hora após qualquer interrupção.

  Depois de identificar seu RTO, certifique-se de que a solução de backup de sua escolha possa restaurar todos os dados necessários dentro desse período.

• Capacidade de cumprir a regra de backup 3-2-1

  A regra de backup 3-2-1 é um princípio básico de backup de dados ou de um aplicativo. A regra de backup 3-2-1 significa essencialmente ter pelo menos três cópias de dados, das quais duas são armazenadas em mídias diferentes e uma é armazenada em um ambiente externo.

  Geralmente, das três cópias dos seus dados, uma é o seu ambiente ativo e as cópias de backup constituem as duas restantes. É considerada uma boa prática ter duas cópias de backup em diferentes tipos de mídia de armazenamento. Ter seus backups em diferentes meios de armazenamento, como unidades de estado sólido, backups em fita, dispositivos de armazenamento removíveis, backups em nuvem, etc. oferece a vantagem de ter uma versão de backup pronta, mesmo se um meio de armazenamento for corrompido.

  Você também deve certificar-se de ter pelo menos uma cópia de backup armazenada em um local externo. Se todas as suas cópias de backup forem armazenadas no mesmo local, circunstâncias inevitáveis, como desastres naturais ou ataques maliciosos como ransomware, que afetam todos os dados da sua rede, podem resultar na perda de todos os dados. Com a ampla disponibilidade de soluções de armazenamento em nuvem, como Azure e Amazon Web Services (AWS), o armazenamento de dados na nuvem é a escolha ideal para um local de backup externo.

• Capacidade de fazer backups incrementais automáticos e realizar restauração granular

  Desastres podem acontecer a qualquer momento e você deve estar preparado para restaurar suas caixas de correio do Office 365 a qualquer momento. Por esse motivo, qualquer solução de backup escolhida deve ser capaz de fazer backups incrementais em intervalos curtos. Os backups incrementais garantem que você faça backup apenas das alterações feitas desde o último ciclo de backup, de modo que o tempo necessário para concluir o processo de backup seja curto.

  Uma boa solução de backup e restauração também deve ser capaz de restaurar granularmente até mesmo um único item de sua caixa de correio, em vez de restaurar dados de uma caixa de correio inteira para recuperar um único item.

• Capacidade de armazenar backups com segurança

  Usar um método inseguro para armazenar seus backups pode levar ao roubo de dados e violações de conformidade. Certifique-se de que sua solução de backup forneça uma maneira de proteger os dados durante a transmissão e criptografar seus backups.

O ManageEngine RecoveryManager Plus é uma ferramenta de backup de caixa de correio do Office 365 que atende a todos esses critérios.

Backup de todos os itens da caixa de correio: Faça backup de e-mails, anexos, contatos, tarefas, caixas de correio de grupo, caixas de correio de arquivo e entradas de calendário.

Backups incrementais automatizados: Faça backup apenas das alterações feitas em caixas de correio e sites desde o último ciclo de backup.

Armazenamento de backup múltiplo: Armazene os backups de caixa de correio do Office 365 em suas instalações ou no Azure Blob Storage e em compartilhamentos de arquivos do Azure.

Período de retenção: Defina um período de retenção para seus backups e descarte automaticamente os backups mais antigos.

Restauração em nível de item: Restaure itens individuais da caixa de correio, como um único e-mail ou contato, a partir de backups.

Restauração em nível de caixa de correio: Restaure caixas de correio inteiras de backups com apenas alguns cliques.

Modos de múltiplas restaurações: Restaure itens de caixa de correio para a mesma caixa de correio ou para uma caixa de correio diferente no mesmo locatário, para uma caixa de correio em um locatário diferente do Exchange Online ou até mesmo para uma caixa de correio em um ambiente local do Exchange.

Filtros avançados de pesquisa: Use filtros avançados de pesquisa para localizar um item específico da caixa de correio em vários backups.

Visualização da restauração: Visualize conteúdo, anexos e e-mails de backups antes de restaurá-los.

Além de tudo isso, você também pode fazer backup e restaurar dados de outros serviços do Office 365, como sites do SharePoint Online e OneDrive for Business, Active Directory e ambientes Exchange locais usando o RecoveryManager Plus, tornando o produto a única ferramenta que você precisa para suas necessidades de backup e restauração.